文书档案归档存在问题与改进]

文书档案归档文书档案归档 存在问题与改进存在问题与改进一、收集环节一、收集环节（一）存在的问题：、有的文件只是底稿，缺正文；、有正文，缺附件；、只有请示件，缺批复件；、未注意收集工资审批表、人员花名册、会议记录、业务文件、外单位来文（二）建议的解决方法：通过会议或行文，理顺机关档案室与办公室及其他业务科室关于文件移交和接收的关系。档案干部可以事先根据机关档案室统一的分类方案或与各科室研究好的分类方案，准备好不同的档案盒，并在盒面、盒脊做好必要的标识，分别存放已办理完毕但未整理的文件，避免文件的遗失。一、收集环节一、收集环节二、鉴定环节二、鉴定环节 鉴定环节包括两步工作：第一步：确定文件是否属于归档范围。第二步：确定文件的保管期限。二、鉴定环节二、鉴定环节（一）鉴定归档范围时存在的问题：1、将上级机关普发的，不需要本机关办理的文件材料归档。如：省、市领导的讲话（非本机关职能业务）。、将下级机关的供参阅的简报、情况反映、抄报的文件材料归档。u 海口市美兰区档案局关于开展档案培训工作情况的报告 归档单位：市档案局 不应归档二、鉴定环节二、鉴定环节、将非本机关工作人员的任免、奖惩文件材料归档。u海口市卫生局党组关于同志（市卫生局工作人员）任职的通知。归档单位：市中医院 u海口市人民政府办公厅关于表彰同志（市卫生局工作人员）的通报归档单位：市中医院 不应归档、不把具有保存价值的外单位来文存档。二、鉴定环节二、鉴定环节（二）建议解决方法：熟练掌握并严格执行机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第四条。二、鉴定环节二、鉴定环节（三）鉴定保管期限时存在的问题：保管期限划分不够准确。（四）部份文件类型确定保管期限释疑。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 1、对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，如何确定保管期限？文书档案保管期限表第1.2条表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 首先，人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，毫无疑问定为永久。根据议案、提案涉及的内容，有的是由一个职能主管机关单独办理，有的是两个机关以上联合办理。一个机关办理时，这类文件材料的保管期限定为永久，这是毫无疑问的。当两个机关以上联合办理时，大家就要注意了：这时，主要承办机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。其他协办机关归档时定为30年。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑u海口市食品药品监督管理局关于答复市政协179号提案提升我市学龄前儿童教育水平逐步实现学龄前儿童义教育的协办建议 30年 归档单位：海口市食品药品监督管理局u海口市食品药品监督管理局关于对政协海口市委员会第十二届四次会议第5号提案关注农村食品安全 促进乡村旅游发展的答复意见 永久归档单位：海口市食品药品监督管理局（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 2、如何理解“上级机关、上级领导检查、视查本地区、本机关工作时形成的重要或一般的文件材料”？文书档案保管期限表第7条，将上级机关、上级领导检查、视查本地区、本机关工作时形成的文件材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定为永久保管，“一般的”定为30年保管。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 那么，如何界定这“重要的”和“一般的”呢？我们可以从两个方面来判断。一是机关领导的行政级别，一是领导视查事由的重要程度，两者要兼顾考虑。党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本机关工作形成的文件材料，属“重要的”。省部级以下领导检查、视察本机关工作形成的文件材料，就要具体问题具体分析了，如果是现场办公解决具体问题，那相关材料就属“重要的”，保管期限定为永久；如果是一般性的检查、视查工作，作了一番讲话、指示，相关的材料应属“一般的”，保管期限定为30年。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑u韩美市长到市卫生局检查工作，现场办公解决了市卫生局新办公楼的建设问题，所形成的相关文件，保管期限应定为永久。归档单位：市卫生局u韩美市长国庆节前到市教育局检查工作，就国庆期间学生安全工作问题作了指示，要求市教育局一定要做好国庆期间学生的安全工作。其形成的相关文件，保管期限应定为30年。归档单位：市教育局（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 3、如何区分重要业务与一般业务问题 文书档案保管期限表第8条，多处提到“重要业务问题”与“一般业务问题”。那么，“重要业务问题”与“一般业务问题”的区分关键在于对业务内容的把握。涉及法规政策性和重大业务建设内容的业务文件，属于重要的业务问题。涉及基础性、技术性、常规性的业务文件，属于一般性的业务问题。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑u海口市民政局关于下拨冬令棉被的通知 10年 归档单位；市民政局u海口市民政局关于报送14条道路名称更名有关材料的报告 30年 归档单位；市民政局u海口市民政局 海口市编委办 海口市财政局关于转发贯彻执行婚姻登记条例有关问题的通知 永久 归档单位；市民政局（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 4、如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料？文书档案保管期限表第8.7条中有规定：行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”文件材料，归档时定为永久保管，“一般的”定为30年保管。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 根据中华人民共和国行政处罚法，行政处罚的种类分为：警告，罚款，没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留和法律、行政法规规定的其他行政处罚七种。对行政处罚中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类视为“一般的”，对其他的视为“重要的”。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 根据中华人民共和国公务员法，对公务员违法违纪应当承担纪律责任的，要给予处分，处分分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种。对受到“警告”处分形成的文件材料，视为“一般的”，保管期限定为30年；对受到“警告”以上处分形成的文件材料，视为“重要的”，保管期限定为永久。国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属于“重要的”，保管期限定为永久。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 5、如何区分重要职能活动与一般活动的总结，重要专题与一般问题调研材料？文书档案保管期限表第8.8条，将机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料归档时定为永久保管，一般活动的总结、一般问题的调研材料归档时定为30年保管。重要职能活动、重要专题与一般活动、一般专题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考虑。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑u海口市档案局关于海口市2009-2011年民生档案工作情况的总结 永久 归档单位：海口市档案局u海口市档案局关于2011年档案培训工作情况的总结。30年 归档单位：海口市档案局u海口市教育局关于海口市中小学课改成果的调研报告 永久 归档单位：海口市教育局u海口市教育局关于中小学饭堂伙食营养标准的调研报告 30年 归档单位：海口市教育局（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 6、如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”综合性报告、调查材料？文书档案保管期限表第9.11条，将机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”，归档时其保管期限定为永久，“一般的”，归档时其保管期限定为30年。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 “重要的”与“一般的”主要区分的标准是案件违规违纪的程度，就是看案件最终处理结果。如果案件违规违纪的程度只达到受警告的处分条件，那么，形成的相关综合性报告、调查材料就属“一般的”，其档案保管期限定为30年。如果案件违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件，那么，形成的相关综合性报告、调查材料就属“重要的”，其档案保管期限定为永久。如果调查结论是查无实据，形成的综合性报告、调研材料，归档时其保管期限定为10年。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 年度的纪检、监察工作综合性工作报告，其档案保管期限定为永久。年度以下的纪检、监察工作综合性工作报告，其档案保管期限定为10年。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 7、如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料？文书档案保管期限表第10.2条，机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其保管期限定为永久；机关与有关单位签订的“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其保管期限定为10年；（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 对这类文件材料价值判断标准应从文件材料的法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定、协议等的时效时限，或涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般性”，合理界定保管期限。u海口电视台与广州市汇统影业有限公司节目权益转让合同 永久 归档单位：海口电视台u海口电视台与海南美都贸易有限公司购买空气调节设备合同 10年 归档单位：海口电视台（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 8、如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料？文书档案保管期限表第10.6条，机关重要的国有资产（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料，归档时划为永久保管，一般的划为10年保管。此条“重要的”和“一般的”的区分原则是国有资产的规模、数量及价值大小。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑u如机关房产、机动车等价值较大、使用寿命周期较长，有关这类国有资产（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料，归档时划为永久保管。u如机关办公使用的计算机、打印机、传真机等设备，价值不大、使用寿命相对较短，几年就需淘汰更换，有关这类国有资产（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料，归档时划为10年保管。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑 9、如何区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”的文件材料？文书档案保管期限表第11.1条，上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料中，“重要的”定为永久保管，“一般的”定为30年保管。“重要的”和“一般的”区分的原则，在于把握上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。（四）部份文件类型确定保管期限释疑四）部份文件类型确定保管期限释疑u海南省住建厅关于印发省外建筑企业进海南省开展业务备案管理办法（试行）的通知 永久 归档单位：市住建局u海南省住建厅关于转发关于坚决制止和查处开展工程建设领域突出问题专项治理工作期间发生新的违规违纪问题的通知的通知 30年 归档单位：市住建局三、装订环节三、装订环节存在问题与改正1、一个钉子左上角装订。2、文件装订顺序有误。正确顺序：u来文：文件处理单正文u 发文：正文签发单底稿 A4纸文件左上角装订（）三、装订环节三、装订环节 A4纸文件左侧装订（）三、装订环节三、装订环节3、错误理解“来文与复文”装订为1件。将报表、计划、总结与要求报送报表或计划、总结的通知装订在一起u错误的：海口市住建局关于海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划落实情况的报告。中共海口市委督查室关于报送海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划落实情况的通知三、装订环节三、装订环节u正确的：市住建局关于美房函2009036号文的复函 海口市美兰区房产管理局关于划拨美舍岭下两小区172套廉租房面向全区统一配租的请示三、装订环节三、装订环节4、多份文件装订为1件。海口市住建局关于海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划落实情况的报告。中共海口市委督查室关于报送海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划落实情况的通知 海口市人民政府关于印发海南国际旅游岛海口市建设发展规划纲要及海南国际旅游岛海口市建设发展近期行动计划责任分解表的通知 四、排列环节四、排列环节（一）存在问题：按文号排列、按时间排列 以这样的原则来排列，必然割裂了文件间的有机联系，使文件仍处于零散杂乱状态。四、排列环节四、排列环节l在海口市归档文件整理规则实施细则中要求，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。l归档文件排列时要注意遵循“事由原则”。l事由原则事由原则：同一事由的归档文件排列在一起。l事由事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。例如：一项工程、一次会议、一次活动可看作是一个事由。四、排列环节四、排列环节（二）建议的解决方法：u文件量多的单位宜采用的排列方法：机构小类问题事由以市住建局2010年度永久保管期限的归档文件为例：机构办公室人事处法规处房管处物业处住房保障处招标处市政处建工处市场处总工处四、排列环节四、排列环节（二）建议解决方法：u文件量多的单位宜采用的排列方法：机构小类问题事由人事处的小类问题综合性文件（总结、报告、意见等）机构成立人事任免人事奖惩工资变动房管处的小类问题重要的工作报告注销房屋所有权证的决定四、排列环节四、排列环节（二）建议解决方法：u文件量少的单位宜采用的排列方法：问题小类问题事由以市档案局2010年度永久保管期限的归档文件为例：问题党群行政工作档案指导工作档案管理工作档案征集编研工作四、排列环节四、排列环节（二）建议解决方法：u文件量少的单位宜采用的排列方法：问题小类问题事由党群行政工作的小类问题会议记录综合性文件（总结、报告、意见、统计报表等）机构成立人事任免人事奖惩工资变动资产核销等后勤行政管理问题重要合同等档案指导工作的小类问题档案指导工作方面的重要总结、调研报告方针政策性的业务指导文件重大监督检查工作的方案五、编号环节五、编号环节 存在问题与改正：（一）归档章的填写不规范：l件号填写在馆编件号一栏；l件号填写为“001”；l项目填写不完整，只填写了件号；l全宗号只写数字没有字母。错误1：件号填写在馆编件号一栏全宗号全宗号B014年年 度度2010室编件号室编件号 机构（问题）机构（问题）*保管期限保管期限永永 久久馆编件号馆编件号26 （）错误2：件号填写为“001”全宗号全宗号B014年年 度度2010室编件号室编件号 001机构（问题）机构（问题）*保管期限保管期限永永 久久馆编件号馆编件号 （）错误错误3：项目填写不全：项目填写不全全宗号全宗号年年 度度室编件号室编件号 26机构（问题）机构（问题）*保管期限保管期限馆编件号馆编件号 （）（）全宗号全宗号014年年 度度2010室编件号室编件号 26机构（问题）机构（问题）*保管期限保管期限永永 久久馆编件号馆编件号错误错误4：全宗号只写数字没有字母：全宗号只写数字没有字母 （）正确的归档章填写正确的归档章填写全宗号全宗号B014年年 度度2010室编件号室编件号 26机构（问题）机构（问题）*保管期限保管期限永永 久久馆编件号馆编件号 （）五、编号环节五、编号环节（二）页码编制不规范：l页码编写在归档章项目内；l会议记录本页码连续编；l未编页码；l按案卷整理方法编大流水号。五、编号环节五、编号环节 正确的应是：归档文件须编页号，页号用钢笔标注于归档文件页面正面的右上角和背面的左上角。文件中有图文页面为一页。若在空白页加盖归档章，那么此页也算作一页。1件文件编制一个流水号。六、装盒环节六、装盒环节存在问题与改正：（一）盒脊填写不规范：l没填写全宗号；l年度填写大写数字；l内容格式全部为竖式；l起止件号填写格式为“-”、大“/”分隔；l填写了盒号；l保管期限为定期的填写为“30”、“10”而非“30年”“10年”；l用纸粘贴填写。错误1：没填写 全宗号 （）全全 宗宗 号号年年 度度2002006 6保保 管管 期期 限限永久永久 机构（问题）机构（问题）起起 止止件件 号号室室1 1 4545 馆馆盒号盒号 错误2：年度填写 大写数字 （）全全 宗宗 号号B014B014年年 度度二六二六保保 管管 期期 限限永久永久 机构（问题）机构（问题）起起 止止件件 号号室室1 1 4545 馆馆盒号盒号 错误3：起止件号 用“”分隔 （）全全 宗宗 号号B014B014年年 度度20062006保保 管管 期期 限限永久永久 机构（问题）机构（问题）起起 止止件件 号号室室 1 14545馆馆盒号盒号 错误4：填写了盒号 （）全全 宗宗 号号B014B014年年 度度20062006保保 管管 期期 限限年年机构（问题）机构（问题）起起 止止件件 号号室室1 1 4545 馆馆盒号盒号 1 1l错误：保管期限填写 为“30”、“10”而非“30年”“10年”（）全全 宗宗 号号B014B014年年 度度20062006保保 管管 期期 限限机构（问题）机构（问题）起起 止止件件 号号室室1 1 4545 馆馆盒号盒号 正确的盒脊填写（）全全 宗宗 号号B014B014 年年 度度2002006 6保保 管管 期期 限限永久永久 机构（问题）机构（问题）起起 止止件件 号号室室1 1 4545 馆馆盒号盒号 六、装盒环节六、装盒环节（二）盒面填写不规范：l在填写全宗号处填写了年度；l没有填写全宗名称。（）2003（）（）海口市档案局谢谢！