第四章1秘书的组织管理

第四章第四章 秘书的组织管理秘书的组织管理 第一节第一节 秘书招聘应聘秘书招聘应聘第二节第二节 考核晋升等组织管理和激励机制考核晋升等组织管理和激励机制第一节第一节秘书招聘应聘与考核晋升秘书招聘应聘与考核晋升n一、求职途径一、求职途径n1学校推荐 2结合实习，寻找契机n3借助于人才市场n 有形人才市场，无形（网上）人才市场n4 亲友介绍 5 留意招聘启事n 行动必须迅速，争取第一印象深刻n6直接求职 将自己的求职信、简历复印多份，分寄或分送相关单位，主动推销自己。二、写应聘信二、写应聘信n应聘信如实介绍自己的知识、技能、品行、优点，目的是让招聘单位对应聘者产生兴趣，认为应聘者能胜任秘书工作，列为候选对象。n第一印象非常重要。手写应聘信必须字迹端正、切忌错别字。n投递涉外单位的应聘信一般要求以英文写，多用电脑或打字机打印，信笺纸质要好，切忌用公用信笺。n如果招聘单位要求附上照片，则应选择形象朴素自然，头部大些的免冠照，不要寄艺术照。n应聘信的内容要坦诚充实、语言得体、应聘信的内容要坦诚充实、语言得体、文字通顺、格式符合要求。文字通顺、格式符合要求。n以下是一份应聘信参考样本，李小姐是以下是一份应聘信参考样本，李小姐是启事的联系人。启事的联系人。n 应聘信应聘信n尊敬的李小姐：尊敬的李小姐：n 读了贵公司读了贵公司20112011年年3 3月月5 5日刊登于日刊登于XXXX日报日报上的招聘秘书的启事，我十上的招聘秘书的启事，我十分感兴趣，特来应聘。分感兴趣，特来应聘。n n 我今年即将由我今年即将由xxxx大学涉外秘书专业大学涉外秘书专业毕业，通晓英语和日语，英语达到专业毕业，通晓英语和日语，英语达到专业级水平，日语达到普通中级水平，都级水平，日语达到普通中级水平，都能顺利地运用它们与外国人对话和阅读、能顺利地运用它们与外国人对话和阅读、书写，并能用中文写作各种文书信函。书写，并能用中文写作各种文书信函。我掌握办公室工作的技能，计算机操作我掌握办公室工作的技能，计算机操作达到中级水平，英文打字达到达到中级水平，英文打字达到B B级。我曾级。我曾在在XXXX公司实习公司实习6 6个月，该公司对我的评价个月，该公司对我的评价良好。良好。n 在学校的推荐书上，您会看到我学习成绩在学校的推荐书上，您会看到我学习成绩优良，组织、协调能力较强，曾任校学生会副主优良，组织、协调能力较强，曾任校学生会副主席两年。我愿意并适合于从事秘书工作，能胜任席两年。我愿意并适合于从事秘书工作，能胜任此项工作，并将勤奋工作，努力进取。此项工作，并将勤奋工作，努力进取。n 期待您的回复。期待您的回复。n 我的通讯地址：我的通讯地址：XXXXXXXX，邮编，邮编XXXX，电话，电话XXXXXXXX。n 敬祝敬祝n健康健康n n 2011.3.6 2011.3.6n除了称呼、问候和结尾语、署名、日期除了称呼、问候和结尾语、署名、日期外，应聘信正文一般包括四部分：外，应聘信正文一般包括四部分：n 第一部分，写明获悉招聘启事的时第一部分，写明获悉招聘启事的时间、途径，表达愿为该公司服务的愿望。间、途径，表达愿为该公司服务的愿望。n 这部分要开门见山，要言不烦。这部分要开门见山，要言不烦。n 第二部分，介绍自己胜任涉外秘书第二部分，介绍自己胜任涉外秘书职位的技能（如通中英文，会操作电电职位的技能（如通中英文，会操作电电脑，达到什么程度等）。脑，达到什么程度等）。n 第三部分，介绍其他方面能力，如第三部分，介绍其他方面能力，如活动能力、组织能力、交际能力、刻苦活动能力、组织能力、交际能力、刻苦勤奋等，最好能摘录学校或单位的推荐勤奋等，最好能摘录学校或单位的推荐信中的要点，以示有证据。信中的要点，以示有证据。n 这部分尤其要注意实事求是、突出这部分尤其要注意实事求是、突出重点。重点。n 第四部分，写清自己的联系地址、第四部分，写清自己的联系地址、邮编和电话，以便对方回复。邮编和电话，以便对方回复。n三、写简历三、写简历n n简历指个人修学、工作经历的简单概况。要简历指个人修学、工作经历的简单概况。要求能表现出求职者的全部资历，并突出自己求能表现出求职者的全部资历，并突出自己的长处。的长处。n简历要求简洁，是一张表格，不能写成整段。简历要求简洁，是一张表格，不能写成整段。n反映求职者意愿的文字写在应聘信内，而不反映求职者意愿的文字写在应聘信内，而不应写在简历内。简历显示出是是实际情况的应写在简历内。简历显示出是是实际情况的客观反映，避免使用客观反映，避免使用“我我”字。字。n简历一般包括以下部分：n 第一部分，标题。第一部分，标题。n 一般是XXX简历。应善于创新，如 王英应聘王英应聘ABCABC公司秘书的资历公司秘书的资历。n 第二部分，性别、年龄、籍贯、通讯地址、第二部分，性别、年龄、籍贯、通讯地址、电话、邮政编码。电话、邮政编码。（在（在untiluntil后面标明有效日期）后面标明有效日期）n 第三部分，学历。中学起始的学校、系科、第三部分，学历。中学起始的学校、系科、专业及期限，最后学历及所获学位，附上成绩表。专业及期限，最后学历及所获学位，附上成绩表。n 为了突出所受教育，应先列出所取得的最为了突出所受教育，应先列出所取得的最高学历、学位及毕业学校的名称，然后由近至远高学历、学位及毕业学校的名称，然后由近至远追溯列出就读过的其他学校。追溯列出就读过的其他学校。n （第四部分，工作经历。）（第四部分，工作经历。）n四、面试四、面试n（一）招聘者的面试重点（一）招聘者的面试重点n 面试是企业代表对应聘者作出评估，面试是企业代表对应聘者作出评估，是决定是否录用的重要环节。是决定是否录用的重要环节。n 包括初试、复试，有时附加技能测包括初试、复试，有时附加技能测试、笔试。试、笔试。n 初试一般由为人事部（人力资源部）职员负初试一般由为人事部（人力资源部）职员负责，对应聘者作出初步评估。责，对应聘者作出初步评估。n 复试由将来的上司当面与应聘者交谈，以作复试由将来的上司当面与应聘者交谈，以作出最后决定。出最后决定。n附加技能测试，检验工作技能，如打字、英文书附加技能测试，检验工作技能，如打字、英文书写函电、电脑操作等能力。写函电、电脑操作等能力。n笔试测验专业知识和行业知识。笔试测验专业知识和行业知识。n整个面试所关注的无非是：能力、形象、人品整个面试所关注的无非是：能力、形象、人品n（二）应聘者的适宜表现（二）应聘者的适宜表现n。面试前的准备。面试前的准备n （1）了解招聘单位的情况）了解招聘单位的情况n （2）梳理自己的情况）梳理自己的情况n （3）修饰仪表仪容）修饰仪表仪容n2。面试中常见提问。面试中常见提问n （）“你为什么选择当秘书你为什么选择当秘书?”?”n （）（）“你了解本公司吗你了解本公司吗?”?”n （）（）“你知道秘书该干些什么吗你知道秘书该干些什么吗?”?”n （）（）“你有什么弱点你有什么弱点?”?”n （）（）“你喜欢哪样的上司你喜欢哪样的上司?”?”n （）（）“你期望的薪水是多少你期望的薪水是多少?”?”针对教材针对教材444页例二进行应聘面试情境模拟页例二进行应聘面试情境模拟n3。面试注意要点：。面试注意要点：n（）独自前往（）独自前往n（）带一本你感兴趣的读物（）带一本你感兴趣的读物n（）步人试场，点头微笑，问好、就（）步人试场，点头微笑，问好、就座。座。n（）目光柔和地注视考官。（）目光柔和地注视考官。n（）面试一般以自我介绍开始，（）面试一般以自我介绍开始，5 5分钟分钟左右的时间。左右的时间。n（）考官提出问题（）考官提出问题n 尊重每一位考官；尊重每一位考官；n 迅速、清楚、准确地回答；迅速、清楚、准确地回答；n 不能犹豫不决、目瞪口呆；不能犹豫不决、目瞪口呆；n 从容、坦然；从容、坦然；n 婉转陈述，不作反驳。婉转陈述，不作反驳。n。面试后的查询。面试后的查询n面试后未得到任何答复，可以采用写感谢面试后未得到任何答复，可以采用写感谢信的方法查询。引起再度注意，有助于被信的方法查询。引起再度注意，有助于被录用。录用。n比如，“上周三下午，与您谈论了贵公上周三下午，与您谈论了贵公司办公室秘书职位之事后，我感到那正是司办公室秘书职位之事后，我感到那正是我在寻求的职位。感谢您同我的面谈。我在寻求的职位。感谢您同我的面谈。n我觉得我符合贵公司这一职位的要求，并我觉得我符合贵公司这一职位的要求，并且期待着您也认为我是合适人选的消息。且期待着您也认为我是合适人选的消息。”n感谢信要简短，首段表示感谢，下面表感谢信要简短，首段表示感谢，下面表示这一职位的兴趣，结尾让对方知道你示这一职位的兴趣，结尾让对方知道你在盼待答复。在盼待答复。n第二节第二节 秘书的组织管理和激励秘书的组织管理和激励n 参考教材参考教材-n一、秘书机构的设置一、秘书机构的设置n秘书机构是任何机关或单位不可缺少的。秘书机构是任何机关或单位不可缺少的。n 狭义的秘书机构，仅指各级办公厅（室）狭义的秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。中的秘书部门。n 广义的秘书机构：广义的秘书机构：n 一般来说，秘书机构指各级各类机关、单一般来说，秘书机构指各级各类机关、单位中的办公厅（室）或秘书厅、处、科、股等，位中的办公厅（室）或秘书厅、处、科、股等，有些在名称上虽不叫秘书机构但实际从事秘书工有些在名称上虽不叫秘书机构但实际从事秘书工作的，也属秘书机构。作的，也属秘书机构。n 所以，广义的秘书机构不仅指各级负责综所以，广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工作的办公厅（室），而且包括其下属的秘合性工作的办公厅（室），而且包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、警卫等部门。书、档案、机要、调研、信访、警卫等部门。n秘书机构的性质秘书机构的性质n 机构部门，按担负任务的性质分：机构部门，按担负任务的性质分：n 职能性机构（或称职能部门、业务部门）；职能性机构（或称职能部门、业务部门）；n 综合性机构。综合性机构。n 职能性机构，分工专管某项业务。每一职职能性机构，分工专管某项业务。每一职能部门担负着机关职能的一部分，如组织、人事、能部门担负着机关职能的一部分，如组织、人事、宣传、保卫、财务等。宣传、保卫、财务等。n秘书机构是一种综合性机构：秘书机构是一种综合性机构：n （1）不承担具体业务工作，但有些无法分）不承担具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供帮助和服务、人事沟通、综合协调、掌管导提供帮助和服务、人事沟通、综合协调、掌管事务等，都要由秘书机构承担。事务等，都要由秘书机构承担。n （2）它处于枢纽地位，为机关领导之外唯）它处于枢纽地位，为机关领导之外唯一了解全面情况的机构。一了解全面情况的机构。n （3）它能从组织系统的整体利益出发，对）它能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的行动进行调节，把各部门的工作有各职能部门的行动进行调节，把各部门的工作有机地联系在一起，从而提高组织系统的整体效能。机地联系在一起，从而提高组织系统的整体效能。n秘书机构所处的机关机构分类系统秘书机构所处的机关机构分类系统n针对职责、任务及工作需要，可分别采针对职责、任务及工作需要，可分别采用分理制与综理制的形式设置下属机构。用分理制与综理制的形式设置下属机构。n所谓分理制，就是采用分部门办公的形所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。这样，秘书机构就是整个机关中的式。这样，秘书机构就是整个机关中的一个部门。一个部门。n中共中央、国务院实行的是分理制，办中共中央、国务院实行的是分理制，办公厅是相当于部委一级的机构，下设局公厅是相当于部委一级的机构，下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、级机构，如秘书局、机要局、信访局、警卫局、机关事务管理局等。局以下还警卫局、机关事务管理局等。局以下还设处、室或科等。国家档案局是同属于设处、室或科等。国家档案局是同属于党中央、国务院的机构。党中央、国务院的机构。n国务院机构设置通知如下：国务院机构设置通知如下：n 一、国务院办公厅一、国务院办公厅n 二、国务院组成部门二、国务院组成部门 n外交部外交部 国防部国防部 教育部教育部 商务部商务部 文化部文化部 卫生卫生部部 n 三、国务院直属特设机构三、国务院直属特设机构 n 国务院国有资产监督管理委员会国务院国有资产监督管理委员会 n 四、国务院直属机构四、国务院直属机构 n 海关总署海关总署 税务总局税务总局 n 五、国务院办事机构五、国务院办事机构 n 侨办侨办 港澳事务办港澳事务办 法制办法制办n 六、国务院直属事业单位六、国务院直属事业单位 n 新华通讯社新华通讯社 中国科学院中国科学院 中国气象局中国气象局 n所谓综理制，就是采用不分部门办公的所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书机构综合管理领导机关的形式，由秘书机构综合管理领导机关的一切日常工作。一切日常工作。n全国人大常委会、中央军委、全国政协全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的是综理制，由秘书长领导常委会实行的是综理制，由秘书长领导办公厅负责综合承办日常工作，办公厅办公厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。下设若干局、处、室等。n二、秘书的组织管理二、秘书的组织管理n评价秘书工作的标准评价秘书工作的标准n秘书工作是管理工作的一部分，有效性秘书工作是管理工作的一部分，有效性是评价秘书工作的标准。它包括效益与是评价秘书工作的标准。它包括效益与效率（或效力）两部分。效率（或效力）两部分。n秘书工作本身并不直接反映出效益，对秘书工作本身并不直接反映出效益，对其效益性，不可能直接从其活动结果上其效益性，不可能直接从其活动结果上加以衡量或计算，而只能通过秘书部门加以衡量或计算，而只能通过秘书部门所处的组织的整体目标的实现程度来衡所处的组织的整体目标的实现程度来衡量。量。n秘书工作主要是办事，秘书工作的效率秘书工作主要是办事，秘书工作的效率主要体现在办事效率上。时间的控制则主要体现在办事效率上。时间的控制则是提高效率的必要途径。是提高效率的必要途径。n国家计委机电局在端正党风中自己检查，1995年审批的机械工业13个大中型项目，从国家计委机电局领导签字之日到文件批复发出，平均每个项目88天，其中技术改造项目94天。辽宁轴承工业公司项目用了181天，四川仪表厂项目是一位参加讲师团的同志出发前（1985年8月）办的，到这个同志即将完成讲师团任任务（时间一年），批文还没有结果。n秘书的管理与激励秘书的管理与激励n 秘书工作管理包括两个方面，一是秘书工作管理包括两个方面，一是对秘书人员的管理，二是对秘书工作的对秘书人员的管理，二是对秘书工作的管理，两者密不可分。管理，两者密不可分。n指导原则：四个转变指导原则：四个转变（教材页）（教材页）n 三服务三服务（教材页）（教材页）n具体方法：微观管理具体方法：微观管理（教材页）（教材页）n人的心理活动及行为的规律是从需要引人的心理活动及行为的规律是从需要引发动机，由动机发动行为。此过程中，发动机，由动机发动行为。此过程中，须有源源不绝的激励力量，主要的是来须有源源不绝的激励力量，主要的是来源于心理的激励。源于心理的激励。n马斯洛的需要层次理论把人的需要分成马斯洛的需要层次理论把人的需要分成五种类型：生理、安全、社交、尊重、五种类型：生理、安全、社交、尊重、自我实现，结构如层级塔，是由低到高，自我实现，结构如层级塔，是由低到高，有层次的组合，是由低到高的满足过程，有层次的组合，是由低到高的满足过程，分析了多种需要之间相互依赖的关系。分析了多种需要之间相互依赖的关系。n秘书工作动机的特点秘书工作动机的特点n 1 1、以就业为目的、以就业为目的n 2 2、以职业兴趣为目的、以职业兴趣为目的n 3 3、以成就需要为目的、以成就需要为目的n秘书工作激励的几种有效方式秘书工作激励的几种有效方式n 1 1、目标激励、目标激励n 2 2、参与激励、参与激励n 3 3、奖励激励、奖励激励n 4 4、关怀激励、关怀激励n 5 5、支持激励、支持激励n考评与晋升考评与晋升n涉外秘书在受聘后涉外秘书在受聘后3-6个月内，一般属考察期，期个月内，一般属考察期，期满的考评，决定着是否正式录用。满的考评，决定着是否正式录用。n此后，至少每年要经历一次考评，决定是否有资此后，至少每年要经历一次考评，决定是否有资格加薪或晋级。格加薪或晋级。n考评是企业评定员工工作优劣、决定是否继续聘考评是企业评定员工工作优劣、决定是否继续聘用和晋级的途径，在用和晋级的途径，在“三资企业三资企业”中常称为中常称为“工工作表现评估作表现评估”。n（一）为考评、晋升积极准备（一）为考评、晋升积极准备n任职的第一个星期，了解工作职责，设计发任职的第一个星期，了解工作职责，设计发展目标。展目标。n提高业务技能提高业务技能-n计算机操作、打字等办公自动化技术；计算机操作、打字等办公自动化技术；n中英文商务函电写作；中英文商务函电写作；n商务贸易操作程序；商务贸易操作程序；n办公室业务和信息处理办法；办公室业务和信息处理办法；n处理人际关系的技巧；处理人际关系的技巧；n组织协调的能力组织协调的能力n充实自己充实自己n本单位所需的专业知识，如化工、海运等。本单位所需的专业知识，如化工、海运等。n短期、非学历的培训班，短期、非学历的培训班，n高校进修。高校进修。n国际通用的秘书专业资格证书。国际通用的秘书专业资格证书。n英语剑桥证书考试（英语剑桥证书考试（BEC），是），是“三资企三资企业业”，尤其是外资企业招聘雇员，特别是招，尤其是外资企业招聘雇员，特别是招聘高、中级秘书时普遍承认的资格证书。聘高、中级秘书时普遍承认的资格证书。n 教材页教材页n（二）考评的陈述与工作日记（二）考评的陈述与工作日记n考评时，由涉外秘书填写自我评定表，同时，考评时，由涉外秘书填写自我评定表，同时，上司填写一份鉴定表。上司填写一份鉴定表。n双方填毕后，上司会进行面谈，如果双方填双方填毕后，上司会进行面谈，如果双方填写的基本一致，上司会对你讲些鼓励的话；写的基本一致，上司会对你讲些鼓励的话；如果有较大差别，被考评者可以陈述自己的如果有较大差别，被考评者可以陈述自己的意见，向上司提问，进行讨论。意见，向上司提问，进行讨论。n工作日记工作日记:日常工作，工作范围逐步扩展，工日常工作，工作范围逐步扩展，工作量逐步增加，设法胜任日益增多的事务，作量逐步增加，设法胜任日益增多的事务，突出贡献。突出贡献。n便于回顾发展历程、总结经验，将业务搞得便于回顾发展历程、总结经验，将业务搞得更好，也能作为自我考评时的材料。更好，也能作为自我考评时的材料。n考评讨论时，上司常提出改进工作的建议，考评讨论时，上司常提出改进工作的建议，认真、虚心听取，在以后的考评中，可能会认真、虚心听取，在以后的考评中，可能会被要求就这些期望作出陈述。被要求就这些期望作出陈述。