制药企业物料管理全部流程

现有业务流程调研报告物料管理模块综述组织结构供应部组织结构 储运部组织结构：管理综述 供应部 供应部共有人员四名，其中：经理一名，主管一名，业务员二名。岗位职责如下： 供应部经理：在生产副总的领导下，负责整个部门的采购业务、部门日常工作及供应 商评估工作。采购主管： 在供应部经理的领导下，协助经理负责生产所用原辅包材的具体采购以及 向两名业务员分配共用物品的采购业务，供应商评估过程中数据的收集 整理。业务员： 负责共用物品的采购及部门临时工作。 储运部储运部共有五十三名人员，其中：经理一名，主管三名，报关员一名，仓管员（含记 帐员）八名，统计员一名，员工三十九名。岗位职责如下： 储运部经理：在生产总监的领导下，负责整个部门的日常工作。 储运部主管：在供应部经理的领导下，主要负责安排原辅、包装材料以及成品的接 收、储存、发放工作。报关员： 主要负责公司进出口业务。仓管员： 负责原辅包装材料以及成品的接收和发放，并且填写相应的记录和做月末 报表。统计员：负责成品当日出库和入库的统计，共用物品收发的记录工作。员工：负责仓库所有物料和成品的转运和装卸。 其它业务相关部门设备部、财务部及生产部主数据描述 物料主数据目前XX股份所使用的物料共分为五种类型：1. 包装材料（21 个品种）2. 原辅材料（其中中药材有板有眼 6 个品种，化学原料有 20 个品种）3. 宣传品及促销品（指即可用于生产或用于促销宣传的材料，现有 100 个品种）4. 成品（21 个品种）5. 共用物品（含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件） 物料的编码范围：物料类型编码范围成品10000 19999半成品20000 29999原料、辅料30000 39999包装材料40000 79999宣传品及促销品80000 89999共用物品低值易耗品劳保品化玻品机物耗五金配件由设备部自行编制及管理 供应商主数据i. 目前XX股份的供应商分以下四大类:1. 中药材（1 家）2. 辅料（15 家）3. 包材（26 家以上）4. 共用物品（3 家较为固定，其余经常变动）ii.XX股份现无任何供应商的编码管理系统。 货源清单主数据目前太太股份所使用的物料根据类型不同，货源也不相同:1. 包装材料以及宣传品及促销品 一种物料有两家供应商供货2. 原辅材料 中药材:一种物料只有一家供应商供货3. 共用物品 货源不固定 价格主数据1. 每年供应部对每种物料进行一次招标，以制定全年的指导价格。年中根据市场的价格变动对物料 进行相应的价格调整。同一物料具有一家或多家供应商，但价格完全相同。2. 所有物料的采购价格均为到厂价格。其价格由两部分组成:材料价及材料的进项税。3. 付款方式有两种:月结（共用物品）及 60 天（其余物品）。 供应商评估目前XX股份已制定了完善的供应商评估制度，涉及供应商准入及信誉度两个方 面。1. 供应商准入机制 主要指标为:报价及上一年供应商的信誉度分数及硬件设施情况。2. 供应商信誉度机制 每月对供应商的交货期、物料质量及物料使用情况进 行评比并打分，实行末位淘 汰制。主要问题/需求1. 部分库存物料的库存信息反映不及时。2. 对供应商实际交易的评估不及时（如供应商的交货期、质量情况、生产使用情况等），只有在月 末时对供应商进行评估。3. 各种物料采购订单执行情况的跟踪查询繁琐，导致各部门无法准确的了解订单的执行情况。4. 各种物料采购价格的历史记录查询繁琐。5. 储运部与业务相关部门之间信息交流不及时:如库房未根据采购订单收货，库房不能及时了解各 部门申领的数量与报批数量是否相符。6. 无法及时对库存物料进行有效的控制，如库存金额、有效期及其它分析指标（ABC分析）等。7. 各种原辅包材的安全库存量目前尚未完全定义。相关报表/单证 相关单证编号单证名称1生产计划2采购计划3采购订单4合同审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购买设备申请报告13招标申请审批表14标书评审记录15采购订单16设备开箱点收单17设备安装验收报告18固定资产异动单19包装材料补（退）料单20不合格成品台帐21原辅、包装材料总帐22宣传品、促销品检验记录23偏差处理单24发货通知单25原辅料称量记录26药品购进记录27原辅、包装材料外观检查记录28不合格原辅、包装材料台帐及处理记录29合格证30原辅、包装材料分类帐31原辅、包装材料库存货位卡32库存物料台板卡33成品库存货位卡34成品台板卡35限额领料单36原辅包装材料接收单37包装材料批料卡38产品退货记录39退货申请表40退货及接收处理单41退货通知单42不合格品处理反馈单43成品总帐44成品入库单45入库单编号报表名称1合同台帐2供应商档案3供应商供货统计4合同审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购买设备申请报告13日发货和库存报告14宣传品、促销品月报表15原辅材料综合月报表16辅助材料各部门领用统计表17月各部门共用品领用明细表18月成品报废表19月零售统计表20月送礼抽检统计表21月末库存成品盘点表22仓库红字出库月统计表23月成品入库统计表24月仓库成品出库月统计表25月平衡表相关报表相关现有流程清单流程名称流程编号原辅料、包装材料的采购AI-MM-010共用物品的采购AI-MM-020退货至供应商AI-MM-030外协加工的采购AI-MM-040采购发票校验AI-MM-050固定资产的采购AI-MM-060原辅包材及宣传促销品的收货AI-MM-070成品的收货AI-MM-080共用物品的收货AI-MM-090成品的发货（对分部库存及客户）AI-MM-100原辅包材及宣传促销品的发货（对生产需求）AI-MM-110共用物品的领用AI-MM-120车间退货（合格品/不合格品）AI-MM-130成品的退货（从分部到总部）AI-MM-140成品及原辅、包装材料、中间品的报废AI-MM-150运费的支付AI-MM-160盘点流程AI-MM-170系统功能实现范围主数据管理 供应商 物料 货源清单 信息记录采购订单管理 采购申请处理 采购订单处理 采购申请及订单审批策略 外协加工订单处理 发票校验库存管理 采购订单收货 无采购订单收货 生产订单收货 物料在库位间转移 物料领用 成品发货物料管理信息系统关于物料采购及库存情况的系统报表业务蓝图流程设计清单流程编号流程图名TB-MM-010主数据维护流程（MM模块）TB-MM-020标准采购流程TB-MM-030固定资产采购流程TB-MM-040委外加工的采购流程TB-MM-050对采购订单收货流程TB-MM-060无采购订单的收货TB-MM-070物料状态转换流程TB-MM-080物料在不同库位间的转移流程TB-MM-090物料的领用流程TB-MM-100对生产的发料流程TB-MM-110退货流程TB-MM-120盘点流程TB-MM-130发票校验流程共用物品采购本流程主要描述了共用物品的采购过程。相关岗位职责分工 质保部：提供化验用品需求计划，由部门经理审核，储运部复核，主管副总审批。 储运部：提供月劳动保护用品及低值易耗品需求计划由部门经理审核，报主管副总审批。 设备部：提供月五金配件需求计划，由部门经理审核。报主管副总审批。 供应部：根据相关需求计划进行采购。 储运部：负责收货。单据/报表 需求计划 入库单问题分析此流程不能及时反映采购员物品采购到位情况，全部要人工去查询才能了解采购任务完成情况，各部门 投诉较多，物品价格不能长期稳定。流程详述流程名称：共用物品采购(AI-MM-020)备注1、质保部、储运部、设备部根据当月生产 计划制订各种共用物品需求计划，需求 计划包括：物品名称、规格、数量、品 牌等，需求计划由部门经理审核、储运 部复核。主管副总审批，需求计划一式 四联，第一联由需求部门存档，第二联 交储运部，第三、四联交供应部。2、供应部对所有需求计划进行量的分配， 将各部门不同的需求计划第三联交二名 业务员，第四联供应部存档，并在存档 的需求计划上填写采购员的姓名以便追 踪。材料退货本流程主要描述了生产使用过程中出现不合格材料的退货过程。 相关岗位职责分工 生产部：填写偏差处理单。 质保部QA:进行质量确认。 供应部：提出处理意见。 质保部经理：对处理意见进行确认。 储运部：根据结果作退货处理。财务部：进行冲帐。单据/报表 偏差处理单 不合格品反馈单 原辅包装材料接收单问题分析 流程处理时间长，发现问题要层层审批。 单据过多。流程详述流程名称：材料退货(AI-MM-030)备注1、生产部在使用材料时发 现材料出现质量问题， 由生产部操作工填写偏 差处理单，并由班长、 主管、经理进行确认。2、质保部QA人员对此批材 料质量问题进行确认， 供应部、质保部经理也 同时对质量问题进行确 认。3、偏差处理单填写完毕后 由生产部将此批不合格 材料退至储运部，并开 退货单。4、储运部材料主管收到退 货单后填写不合格品处 理反馈单交供应部。5、供应部填写不合格材料 的处理的意见，并将反 馈单交储运部材料主 管。6、储运部填写红色材料接 收单，注明材料品名、 数量批号交供应部。7、供应部在红色材料接收 单注明材料单价、金额 交财务部。8、储运部根据红色材料接 收单退货供应商并记 帐。本流程主要描述了外加工物品的采购过程相关岗位职责分工 生产部计划员：负责制定生产计划，分发供应部。 供应部计划员：根据生产计划制定采购计划。 供应部经理：负责对采购计划的批准。 质保部：制定相关技术要求及加工工艺。 供应部经理及计划员：下达加工订单。 法律事务部：审核加工订单。 财务部主管：对加工订单复核。 生产副总对：加工订单进行审批。单据/报表生产计划表采购计划表加工订单订单审批表订单台帐供应商档案流程详述流程名称：外加工采购(AI-MM-040)备注1、供应部计划员根据月 生产计划、供应商的 应标价，结合产品需 要的物品需要量及损 耗率制定采购计划。2、批准后的采购计划由 采购部经理或计划员 结合储运部提供的材 料日报表扣减库存材 料及未完成的采购订 单量进行筌订月外加 工订单。同时质保部 确定外加工订单的技 术要求和加工工艺。3、外加工订单及技术要 求、加工工艺由法律 事务部进行条款的审 核。4、财务部主管对外加工 订单金额、付款方式 进行复审。审批合格的订单交供 应商，由供应商按订 单要求组织生产，并 由质保部QA人员进行 全过程监控。采购发票校验本流程主要描述了对供应商发票进行处理的过程。 相关岗位职责分工供应部：负责对发票和材料接收单进行复核 财务部：负责对供应部提供的付款申请书以及供应商发票进行复核 单据/报表 材料接收单 付款申请书问题分析流程详述流程名称：采购发票校验(AI-MM-050)备注9、供应部根据储运部提 供并经过质保部确认 合格的材料接收单对 发票进行复核。固定资产的采购本流程主要描述了固定资产的采购以及货物的接收过程.相关岗位职责分工 需求部门：填写购买设备申请报告。 需求部经理：负责购买设备申请报告的审核。 设备部经理：负责购买设备申请报告的复核，对招标申请审批表的审核，对超过 5 万元的不招标设备申 请报告的审核。 生产总监：负责对购买设备申请报告的审批 生产副总：负责对购买设备申请报告的审批，对招标申请审批表及标书评审记录的审批，对超过5万元的不招标设备申请报告的审核。 供应部：负责对能在商场购买的成型设备的采购。 设备部：负责对不能在商场购买的成型设备的采购。 法律事务部：负责对采购订单条款的审批。 财务部：负责对采购订单付款方式及采购金额的审批，入固定资产台帐，给出固定资产财务编号并进行折旧。 需求部门、设备部、供应部：共同负责对设备进行验收。 招标委员会：对招标申请表及标书评审记录的审批，对超过 5万元的不招标设备申请报告的审核。 招标审批表 标书标审记录 采购合同 开箱验收单 安装验收报告 固定资产移动单问题分析 由于财务部与设备部在固定资产的确定时间不统一，常发生财务对设备(固定资产 的确定时间远远迟于设备实际使用时间。流程详述流程名称：固定资产的采购(AI-MM-060)备注1、各部门需求人员根据批准的 年度固定资产申购计划及相 应的财务计划填写购买设备 申请单，交部门经理进行审 批。如无年度计划，必须经 生产副总审批通过。2、购买设备申请报告需经设备 部经理、生产总监、生产副 总审批。3、如在商场能购买的设备交供 应部处理；其余专用设备或 较大设备由设备部处理。4、对金额小于五万的设备，不 需要进行招标；金额大于五 万而不需要进行招标的设 备，则必须通过审批；其余 情况则必须进行招标。5、所有固定资产的采购合同在 经过律师事务部审批通过 后，交财务部及生产副总进 行审批6、设备部及供应部经理审核 后，生产副总审批;财务审核 月资金预算，经财务副总审 批后，财务付款。7、不合格设备直接返回供应 商；安装验收或验证后，验 收人员填写开箱验收单、固 定资产验收报告，交设备部 或供应部。设备部填写固定 资产移动单。8、财务部校验发票并入帐，同 时返给设备部固定资产的财 务编码原辅、包装材料及宣传、促销物料的收货介绍原辅料、包装材料接收的整个过程，包括接收条件、接收方法、接收过程及其过程中所应有的单据、表格等。相关岗位职责分工 供应部主管负责提供到货的相关信息 储运部包管员负责分类对来货的初检、请验、标识；搬运工负责搬运； 记帐员负责记总帐和分类帐 质保部负责对来货的检验判断 原辅包装材料外观检查记录 原辅、包装材料接收单（五联） 收货单(二联) 原辅包装材料货位卡 物料台板卡 原辅包装材料总帐 原辅包装材料分类帐 合格证 不合格证 原辅包装材料综合报表 药品购进记录 宣传品、促销品检验记录 宣传品、促销品综合报表问题分析 物料到货不及时 仓库物料库存没办法控制流程名称：原辅包材及宣传、促销物料的收货(AI-MM-070)备注1、供应部、市场部主管 通知储运部仓管员将 要到货的明细；2、储运部仓管员对到货 物料的外观、数量等 进行实步检验并填写 相应记录；3、此单为原辅馐材料接 收单一式五联，一联 仓库留底，另外四联 交质保部请验；4、储运部仓管员填写原辅、包装材料库 存货位卡、库存 物料台板卡（待 检）5、质保部将原辅、包 装材料接收单、储 运部联系仓库并发相 应合格证或不 合格证6、此反馈单为不合格 品反馈处理单由储 运部填写，副总做最 后审批储运部接收车间成品入库流程.相关岗位职责分工 生产部组长开入库单。 储运部仓管员负责接收、标识。 拉料工负责成品入库。 质保部负责成品检验、 记帐员负责成品记帐。 储运部统计员负责成品库存报告单据/报表 入库单（三联） 成品入库单（三联） 成品总帐 不合格成品台帐 成品库存货位卡 成品台板卡 合格证 不合格证 成品库存报告 成品月生产统计表 成品平衡表问题分析流程详述流程名称：成品的收货（AI-MM-080）备注管员填写成品台板卡和成品货位 卡（待检）并挂 在待检成品台板 卡上2、整批次生产完毕 后，填写成品入 库单一式三联其 中一联生产部留 底，另二联收储 运部交质保部请 验共用物品的收货介绍低值易耗品、劳保用品、化学试剂、玻璃器皿、机物耗等共用物品的接收相关岗位职责分工 共用物品需求部门主管每月提供下月的耗用量。 供应部主管提供采购信息。 储运部仓管员负责接收检验来货。 搬运工负责搬运。 统计员负责记帐。单据/报表 共用物品月计划申请表 辅助材料入库单 辅助材料库存表 请购单问题分析 经常出现所来货物，不知为何部门需求 在控制货物单价方面比较困难。流程详述介绍储运部成品的发货流程相关岗位职责分工 客帐部主管开发货通知单。 储运部主管开配货通知单、产品调拨单、送货单并通知承运商 仓管员、搬运工负责配货装车。 记帐员负责记成品总帐、月出库统计表、月平衡表。 统计员负责填写当日成品库存报告。单据/报表 发货通知单 配货通知单 产品调拨单 送货单 成品总帐 月出库统计表 月平衡表 当日成品库存报告 发运跟踪表问题分析 到货不及时较难控制 当成品还处于待检状态时，出库应加强控制 如何更进一步保证发货通知单、配货通知单与实际装车数量严格一致 成品委托第三方保存时，其发放流程不明确流程详述流程名称：成品的发货一对分部库房及客户(AI-MM-100)备注1.成品主管开配货单交 成品仓管员和搬运工 并依此单进行配货2调拨单一式六联，其中 分部和总部各二联，仓 库留一联，回单一联； 送货单一式四联，其中 仓库一联，分部一联， 回单一联，结算一联原辅、包装材料及宣传品、促销品的发货介绍储运部原辅、包装材料、宣传品、促销品发放流程相关岗位职责分工 生产部计划主管负责批生产记录，批包装记录。 市场部主管负责宣传品分配表。 储运部仓管员负责填写原辅、包装材料库存货位卡、库存物料台板卡、限额领料单 备料工负责备料并填写物料卡、称量记录。 拉料工负责拉料。 记帐员负责记原辅、包装材料分类帐，宣传品、促销品分类帐。单据/报表 批生产记录 批包装记录 原辅、包装材料库存货位卡 库存物料台板卡 限额领料单 批料卡 称量记录 原辅、包装材料分类帐 宣传品、促销品分类帐 原辅、包装材料综合报表 宣传品、促销品综合报表问题分析 批馐记录经常更换。 仓库出现短料现象。 备好的材料车间不生产。流程详述流程名称：原辅包材的发货一对生产需求备注1. 原辅料按称量操作规程进 行称量，并填写称量记录2. 原辅料发给车间时仓管员 填写限额领料单，车间确 认；记帐员依限额领料单 作帐共用物品的领用介绍各需求部门对共用物品的领用过程。相关岗位职责分工 各需求部门主管及经理负责对辅助材料领料单进行审核 辅助材料领料单 经常出现需求部门领用数量比当月申请数量多的情况介绍生产车间向储运部库房退合格品及不合格品的过程。相关岗位职责分工 生产部车间生产人员负责填写偏差处理单（不合格品）或退料申请单（合格品）。 生产部车间班组长负责对退料申请单（合格品）及偏差处理单（不合格品）的复核 生产部车间主管负责对偏差处理单（不合格品）的复核。 QA 主管负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。 供应部主管负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。 质保部经理负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。 退料申请单 偏差处理单 红色领料单 红色材料接收单流程详述流程名称：车间退货一合格品/不合格品（AI-MM-130）备注1.车间生产人员对需退回库房的合格品开退料申请单，不合格品则开偏差处理单。2.退料申请单只由车间班组长进行复核，同意后物料直接 退回库房。偏差处理单需经 过车间班组长及主管的复 核，同意后将处理单交质保部及供应部进行审核。3.QA及供应部主管审核同意后，质保部经理再进行确认。4.库房仓管员根据退料申请单或偏差处理单进行收货。5.库房仓管员对合格品开一式四联的红色领料单（仓库两 联，车间及财务各一联）； 对不合格品开一式五联的红 色材料接收单（仓库两联, 质保、供应及财务各一联）成品的退货（从分部至总部丿介绍将成品由各分部退回至总部的过程。相关岗位职责分工分部业务员负责填写退货申请单,由分部及片区经理签名。 客帐部经理负责审批退货申请单。 销售副总负责审批退货申请单。 质保部经理负责审批退货申请单。储运部仓管员负责根据退货申请单收货并粘贴标识。 储运部记帐员负责根据退货通知单开红字调拨单并记录库存帐。单据/报表退货申请单退货通知单红色调拨单成品总帐月退货统计表月平衡表退货台帐问题分析 无法判断所退之货为储运部所发。 由于分部、客帐部与储运部之间信息沟通不畅，经常出现退货通知单、退货申 请单与实际退货数量三者不相符。流程详述流程名称：成品的退货-从分部至总部(AI-MM-140)备注1. 分部及片区经理需签 名。2. 客帐部经理、销售副总 及质保部经理审批；3. 仓库搬运工将货物放置 在指定的地点，仓管员 标明货物的实际状态(待检状态)；4. 红色调拨单共六联，其中 库房保存一联，分部和 总部各二联，回单一 联。5. 储运部仓管登记退货总 帐原辅包装材料的采购本流程主要描述了由生产计划生成采购计划，采购计划生成采购订单的操作过程。相关岗位职责分工 生产部计划员：负责制定生产计划，分发供应部。 供应部计划员：根据生产计划制定采购计划。 供应部经理：负责采购计划的批准。 供应部经理及计划员：下达采购订单。 法律部：审核 30 万金额以上的采购订单。 财务部主管：对采购订单进行复核。 生产副总：对采购订单进行审批。单据/报表生产计划表采购计划表采购订单订单审批表订单台帐供应商档案供应商供货统计问题分析 生产计划为了满足销售需求有时会调整生产计划，会给采购带来采购周期短，不合格材料批次增加等 问题，导致不必要的库存材料积压或缺货，相关部门提供的供应商考评不及时。 对采购订单执行情况、物料历史采购价格以及库存状况的查询困难。流程详述流程名称：原辅包装材料的采购(AI-MM-010)备注1、供应部计划员根据 月生产计划，结合 产品需要量及损耗 率制定月采购计 划。采购计划包 括：材料品名、数 量、单价、金额、 损耗率、采购时 间。2、批准后的采购计划 由采购部经理或计 划员结合储运部提 供的材料日报表扣 减库存材料及未完 成的采购订单量进 行，并依照供应商 的应标价签订月采 购订单。3、月采购订单金额 30万以上交法律 事务部审核。4、法律事务部对采购 订单的条款进行审 核。5、法律部审核后的采 购订单及金额30 万以下的采购订单 由财务部主管进行 复审。