《资料管理办法》PPT课件

张江集电港四期西块新建项目,资料管理办法,目录,一、编制依据 二、资料清单 三、整理收集 四、保管存放 五、竣工归档 六、结语,一、编制依据,中华人民共和国建筑法 建设工程文件归档整理规范GBT 50328-2001 建筑工程项目管理规范GB/T 50326-2006 建设工程资料管理规程JGJ/T 185-2009 建设项目（工程）竣工档案编制技术规范DGTJ0820462008 建设项目(工程)竣工档案编报实务新编2009年7月1日编制,二、资料清单,1）富达公司： 工程概况、监理规划、监理实施细则、监理工作联系单、监理工程师通知单及回复、监理月 报、监理评估报告、监理工作总结、工程例会及专题会议纪要、专题报告、有特殊施工工艺 或代表性的工程施工组织设计或施工方案、工程照片及声像档案、建设工程竣工验收报告、 质量评定获奖情况证明、其他相关资料。 2）建设单位： 监理合同、监理规划、监理实施细则、设计交底与图纸会审纪要、监理通知单及回复单、监 理工作联系单、工程变更单及附件、工程开/复工审批表、工程暂停令、施工组织设计（方案） 报审表、分包单位资格报审表、报验申请表、工程款支付申请表、 工程款支付证书、工程临 时延期申请表、工程临时延期审批表、 工程最终延期审批表、费用索赔申请表、费用索赔审 批表、 工程材料/构配件/设备的质量证明文件、工程竣工报验单、测量核验资料、工程进度 计划、检查试验资料、隐蔽工程验收资料、会议纪要、来往函件、监理日记、监理月报、质 量缺陷与事故的处理文件、分部工程/单位工程等验收资料、竣工结算审核意见书、工程质量 评估报告等专题报告、监理工作总结、其他。 3）城建档案馆： 监理合同、监理通知单及回复单、监理工作联系单、监理月报、质量缺陷与事故的处理文件、 工程质量评估报告等专题报告、监理工作总结、其他。,建设项目(工程)竣工档案编报实务新编 ： 建设工程文件归档整理规范：,三、整理收集,1）外部单位往来联系文件 原件及时分类归档，复印件发放至相应责任人传阅。 2）报验审核资料 1、监理部各专业监理人员负责自己专业的资料管理及审核工作。 2、所有报验审查资料均由各专业监理人员根据现场实际内容逐项审核，同意项则签署意 见并签章完善后，自留一份原件移交至内业监理处归档；不同意项暂不填写或直接注明存在 问题，退回施工单位。 3、工程资料须与现场同步，若资料滞后，涉及到的专业监理人员须配合内业监理督促施 工单位及时上报。 3）监理内部资料 1、监理规划 监理规划可在签订建设工程监理合同及收到工程设计文件后由总监理工程师组织编制，并应在召开第 一次工地会议前报送建设单位。 监理规划编审应遵循下列程序：a.总监理工程师组织专业监理工程师编制；b.总监理工程师签字后由工 程监理单位技术负责人审批。 监理规划应包括下列主要内容：a.工程概况；b.监理工作的范围、内容、目标；c.监理工作依据；d.监 理组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责；e.监理工作制度；f.工程质量控制；g.工程造价 控制；h.工程进度控制；i.安全生产管理的监理工作；j.合同与信息管理；k. 组织协调；l.监理工作设施。 在实施建设工程监理过程中，实际情况或条件发生变化而需要调整监理规划时，应由总监理工程师组 织专业监理工程师修改，并应经工程监理单位技术负责人批准后报建设单位。,2、监理实施细则 监理实施细则应在相应工程施工开始前由专业监理工程师编制，并应报总监理工程师审批。 监理实施细则的编制应依据下列资料：a.监理规划；b.工程建设标准、工程设计文件；c.施工组织设计、 （专项）施工方案。监理实施细则应包括下列主要内容：a.专业工程特点；b.监理工作流程c.监理工作要 点；d.监理工作方法及措施。 在实施建设工程监理过程中，监理实施细则可根据实际情况进行补充、修改，并应经总监理工程师批 准后实施。 3、监理月报 监理月报由监理工程师编制，总监理工程师签认。 施工阶段监理月报内容：a、本月工程概况；b、本月工程形象进度；c、工程进度；d、工程质量；e、 工程计量与工程款支付；f、合同其他事项的处理情况；g、本月监理工作小结。 4、会议纪要 （1）监理例会纪要 监理例会应由项目监理部总监理工程师主持，由内业监理或者指定的监理工程师记录会议进行中与会人员的发言，并根 据会议记录情况编写会议纪要。 监理例会纪要内容：a、核实工程施工进度计划完成情况，分析进度滞后或超前的原因，研究制定解决措施，同时制定 下期进度目标；b、材料、构配件和设备供应情况及存在的质量问题和改进要求；c、工程质量与技术方面的问题，明确主要 改进措施；d、工程变更、工程量核定及工程款支付中的有关问题；e、解决参建各方需要协调的有关事项；f、其他有关事 项或上次例会形成的有关决议执行落实情况。 （2）专题工地会议纪要 专题工地会议由项目监理部总监理工程师根据工作需要组织召开，或者建设单位、施工单位提出建议，总监理工程师审定同 意后也可召开；其目的是为了解决施工过程中技术问题、管理问题及专业协调等工作。 专题工地会议由总监理工程师或其授权的专业监理工程师主持，与专题会议内容有关的参建单位代表及专业人员参加。 专题会议纪要由内业监理或专业监理工程师编写。 （3）会议纪要的签发 会议纪要由总监理工程师审核后方可打印，分发前由专业监理工程师应对会议纪要中专业部分进行核对，确认无误后签发。 签收单位对会议纪要内容有异议时在签收后24小时内以书面文件反馈至项目监理部，由总监理工程师负责协调处理。 与会讨论确定的内容须及时形成书面记录，由建设单位、监理单位、施工单位三方主要负责人内部流转审阅，确定内容齐全 无误后方可作为书面依据文件。,5、监理指令 （1）监理工程师通知单 监理工程师通知单师工程项目监理部按照委托合同所授予的权限，针对承包单位出现的各种问题而 发出的要求承包单位进行整改的指令性文件。监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应用此文件事 后确认。 本指令文件一般由专业监理工程师签发，但发出前必须经过总监理工程师同意，重大的问题应由总 监理工程师签发。 （2）工程暂停令 1、工程暂停令由总监理工程师签发，可签发工程暂停令的情形： 建设单位要求暂停施工，且工程需要暂停施工； 施工单位未经批准擅自施工或拒绝项目监理机构管理的； 施工单位未按审查通过的工程设计文件施工的； 施工单位未按批准的施工组织设计、（专项）施工方案施工或违反工程建设强制性标准的； 施工存在重大质量、安全事故隐患或发生质量、安全事故的。 2、总监理工程师在签发工程暂停令时，应根据停工原因的影响范围和影响程度，确定工程项目停 工范围。 3、工程暂停令签发前，应征得建设单位同意。在紧急情况下未能事先报告的，应在事后及时向建 设单位做出出书面报告。施工单位拒不整改或不停止施工时，项目监理机构应及时向有关主管部门报监 理报告。,4）施工图管理 1、原版施工蓝图： 由内业监理负责接收，清点数量，加盖项目章，核实无误后发放至监理部各专业监理负责人员签收； 签发后一周内，各专业监理负责人员对照目录，核查图纸份数，无图纸缺漏问题，视为图纸交接手续完善。 2、设计变更及补充图纸： a、由内业监理负责接收，建立台账，清点数量，加盖项目章，核实无误后发放至监理部相关专业监 理负责人员签收； b、签发后一周内，相关专业监理负责人员对照目录，核查图纸份数， 无图纸缺漏问题，视为图纸交 接手续完善； c、内业监理须在一周内将设计变更及图纸补充情况详细告知监理部人员，每次变更、补充情况须记 录在办公室小黑板上，请监理部人员实时关注变更信息，确保告知工作落实； d、设计变更通知单原件留存归档，复印件发放至相应责任人传阅。 3、所有参与施工图资料管理人员须严格注意施工图的存放及保管，传阅方便，不得遗失、 不得胡乱涂改。 5）其他资料管理 1、规范图集由内业监理统一登记管理，借阅必须填写文件借阅表，未经总监理工程师或内业监理同意，监理部任何人不得随意借阅。 2、工作用计算机由内业监理管理，未经总监理工程师或内业监理同意，不允许挪作他用。 3、工作用计算机资料由内业监理统一分类整理，未经总监理工程师或内业监理同意，不允许随意复制流传或删除。 4、监理部其他人员使用工作计算机时，相关未成稿资料须及时留存至“桌面待处理事宜”，否则将视为垃圾文件清除。 5、影像资料主要为每周照片、质量管理、安全文明施工、材料检测、全景照片，监理部人员现场巡视检查留存影像资料时需及时告知内业监理分类整理。 6、工作用计算机未经内业监理同意，不允许下载任何软件及文件，由使用人承担因此引起的一切后果。,6）资料的时效性,监理资料的配合形成、外部资料的督促上报及内业监理对相关资料的收集整理，构成了监理 单位日常的资料管理工作。现将部分具有时效性的资料的形成时间罗列如下： （1）内部资料形成 1、旁站记录：旁站监理人员完成旁站作业，需及时填写旁站记录，涉及到施工单位签章事 宜请相关监理人员联系专职施工员，签章完善后进行归档，两天内落实。 2、平行检测记录：主要体现在监理台账。应业主要求，每月末25日前需提交电子台账至造 价部。请监理部材料管理人员配合，于每月25日前统计材料报审资料，提交纸质台账供参考， 方便形成电子台账。 3、监理细则：本项目部已编制监理细则编制计划，形成时间及责任人已确定，请监理部各 编制责任人配合，按时按期完成监理细则。内容不齐全，格式不正确，内业监理可拒不接收。 超过编制时限一周未提交归档者，造成后续审批、工作交底、资料归档等整理工作无法完成由 该细则编制者承担责任。 4、监理工作报告：主要针对于每周例会汇报。目前本项目部例会为每周五下午，内容为工 程进度情况、工程质量情况、安全文明施工情况、安装施工情况、影像资料。为保障周五例会 的顺利汇报，请各专业相关、人员于每周四下午5点前将各专业发言汇报资料提交。 5、监理月报：应公司要求月底上报，且作为归档资料之一，请相关编制人员在每月27日前 提交。 6、工作小结：应公司要求月底上报，请监理部人员于每月27日前提交。,（2）外部资料收集 1、工序报验：每道工序完成后，监理工程师需督促施工单位资料管理人员及时报验相 关资料，资料滞后不得超过一周时间。 2、材料报验：材料进场前，两天内，材料监理人员需督促提报厂家资质及材料规格、数 量等质保资料，资料滞后不得超过三天时间。 3、监理指令回复：请相关专业监理人员督促三天内整改回复，最迟不得超过一周。 7）关于资料整理收集的说明 （1）监理部人员需履行相应的资料管理职责，配合形成相关监理资料。 （2）对于时效性较强的资料，监理部人员需按时完成，内容齐全，格式正确。 （3）逾期未完成相关资料或未履行相关职责，导致资料的收集、整理工作无法顺利完成由 该资料的形成者承担责任。 （4）上报资料逾期未完成的，由形成人自行提交公司。 （5）关于外部资料收集，希望相关专业监理人员人员加大督促力度。,四、保管存放,1）分类整理 a、按归档对象划分，可分为富达公司、建设单位、城建档案馆； b、按资料内容划分，可分为合同文件、勘察设计文件、资质文件、工程进度文件、工程 造价文件、工程监理文件、监理质量验收文件、质量验收及备案文件、安全监理文件、监理指 导性文件、会议纪要、监理工作报告、监理日记、监理工作小结、监理内部文件、工程管理往 来函件； c、同类资料按产生时间的先后排列。 2）固定存放 1、根据现场实际，配备专用资料柜，A/B柜存放质量、成本、进度资料，C柜存放安全生产 文明施工资料； 2、资料存放要做到排列有序、指引醒目、存取方便，并做好“六防”工作：防火、防盗、 防虫、防霉、防尘、防光 3、内业监理定期对资料保管状况进行全面检查，并做好记录，发现问题及时向总监理工程 师汇报，采取有效措施，保护资料的安全性和完整性。 3）借阅使用 1、因工作需要须借阅资料，原则上在资料室内查阅，确实要借出的资料，必须办理借阅手 续。 2、借阅者不准在档案资料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁。 3、借阅者归还档案资料时，应认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象， 将按照公司相关规定予以处罚。 4、档案资料的借出时间，不得超过一个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键 性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。,五、竣工归档,1）建设项目（工程）竣工档案报送的范围 1、工业、民用建筑工程； 2、市政基础设施工程； 3、公用基础设施工程； 4、公共交通基础设施工程； 5、园林建设、风景名胜建设工程； 6、市容环境卫生设施建设工程； 7、城市防洪、抗震、人防工程； 8、军事工程（除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程位置图）； 9、整个建设项目（工程）建筑面积小于2000的，经城建档案管理机构验收合格后，委托建设单位保管； 10、整个建设项目（工程）建筑面积虽小于2000，但属于古建筑、园林建筑、宗教建筑、特殊公寓、重点保护建筑、雕塑等，均要向城建档案管理机构报送一套建设项目（工程）竣工档案。,2）监理单位在建设项目（工程）竣工档案编报工作中的职责,1、监理单位必须配备专职或兼职工程资料管理人员负责收集、整理监理文件，对监理 文件进行科学化、规范化管理，确保监理文件的完整性。 2、监理单位应按照工程监理规范及有关文件精神，认真规范编制监理文件资料，确保 监理文件的真实可靠。 3、监理单位在施工过程中依照法律法规以及有关技术标准、设计文件和承包合同，代 表建设单位认真履行监理职责，督促施工单位做好施工技术文件资料的收集、整理工作， 形成的材料参照现场工程质量和实物进行认真核查，并做好各项签证工作，确保监理文件 和施工文件的完整性、准确性和真实性。 4、建设项目（工程）竣工后，现场监理人员和监理总工程师应及时做好监理文件、施 工技术文件和竣工图的审核会签工作，确保施工技术文件盒竣工图的完整和准确。 5、建设项目（工程）竣工后，监理单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位 移交，协助建设单位做好竣工档案的编报工作。 3）建设项目（工程）竣工档案验收内容,1. 工程档案完整、齐全、系统； 2. 工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 3. 文件的形成、来源符合实际，要求个人或单位签章的文件，其签章手续完备； 4.勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的工程档案向建设单位移交。,4）建设项目（工程）竣工档案归档质量要求,1. 归档的工程文件为原件。 2. 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技 术规范、标准和规程。文件材料、图纸、图表等签章、签字手续必须完备，做到完整、准确 、系统，编制的竣工档案必须真实反映项目（工程）竣工后的实际情况。 3. 工程文件必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料 ，如彩色笔、红色墨水、铅笔、圆珠笔和复写纸，不得随意涂写，禁止使用修正液。 4. 文件材料纸张尺寸统一使用中华人民共和国国家标准（GB/T11822-89）A4（ 297mm210mm）。 5. 编制报送的建设项目（工程）竣工档案缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要 技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量以适应长期保管要求。 6. 归档的照片（含底片）要求图像清晰，文字说明准确。录像必须是经剪辑、配音、制作 合成后的专业级录像带，其内容必须反映建设项目（工程）活动中的整体过程。 7. 竣工档案中工程文件材料或竣工图为外文版的，应全部译成中文，并由翻译责任者签名。 5）建设项目（工程）竣工档案组卷要求 1、建设项目（工程）竣工档案要进行科学组卷，一般可按阶段进行分类组卷，一个建设工程 由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 2、监理文件材料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 3、文件材料立卷篇幅为150200页，且其厚度不超过2 cm。 4、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 5、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后和主件在前、附件在后顺序排列。,6）建设项目（工程）竣工档案案卷一般编制方法,1、案卷包括封面、卷内目录、文件材料、备考表和封底五个部分。 2、以独立案卷为单位，在有书写内容的页面编写页号；单面书写的文件材料编写张号，编写在右下角；双面书写的文件材料编写页号，正面编写在右下角，反面编写在左下角；竣工图纸页号一律编写在右下角。 3、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。 4、 卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首。（顺序号为案卷内文件排列先后；责任者为文件材料的直接形成单位或主要责任者；文件材料题名即文字材料或图纸名称，无标题的文件，应根据内容拟写标题；填写日期为文件材料形成的年、月、日；页次为文件在卷内所排的起始页号。） 5、卷内备考分为上、下两栏，上栏由立卷单位填写，下栏由接收单位填写。备考表上栏部分工标明本案卷已编号的文件材料的总页号，指文字、图纸、照片等的页数；立卷人，由责任立卷人签名。年、月、日，按立卷、审核时间填写。下栏部分，由接收单位根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。 6、案卷题名应由三个部分组成：应简明、完整、准确地揭示卷内文件材料的内容；第一部分为建设单位名称；第二部分为项目、单体名称；第三部分为卷内文件材料的名称。 7、报送城建档案管理机构的一套档案的编制单位应填写建设单位名称。 8、编制日期应填写整套竣工档案编制完成的日期。 9、移交城建档案管理机构的保管期限一律为“永久”。 10、移交城建档案管理机构的密级一律为“秘密”。 11、档号、档案馆（室）号、缩微号统一由建设单位根据城建档案馆机构要求编制填写。,8）建设工程声像档案的整理要求,1、建设工程声像档案以项目为单位，按照建设程序、施工过程整理编目。 2、照片档案案卷包括卷盒相册、照片档案卷内目录、工程项目照片说明、照片材料、文字说明卡、卷内备考表等。 3、照片要装入相册，插入相册内芯页，每张照片必须有文字说明，写清楚该照片反映的内容、时间、地点、单位、任务、拍摄者和底片编号。 4、照片卷内目录应与卷内照片材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首。（照片号以每一卷为单位，按案卷内照片排列先后；题名应根据照片反映的内容拟写标题，在第一个照片材料的题名前必须加上项目名称和单体名称；拍摄时间应填写照片材料拍摄的年、月、日。） 5、照片文字说明卡应与卷内照片材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并插入相册。要填写照片号/底片号、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者和参见号。 6、卷内备考表分为上、下两部分内容。备考表上栏部分为本卷情况说明，要标明本案卷已编号的照片材料的总张数，以及其他需要说明的情况。备考表下栏部分，立卷人由责任立卷人签名；根据案卷的完整及质量情况由审核人检查合格后签名。年、月、日按立卷、审核时间填写。 7、案卷题名应简明、完整、准确地揭示卷内照片材料的内容。案卷题名应由三个部分组成：第一部分为建设单位名称；第二部分为项目、单体名称；第三部分为卷内照片材料的名称。 8、编制单位为案卷内文件直接形成单位或主要责任单位。报送城建档案管理机构的一套档案要填写建设单位名称。 9、编制日期为填写整套竣工档案编制完成的日期。 10、移交城建档案管理机构的保管期限一律为“永久”。 11、移交城建档案管理机构的密级一律为“秘密”。 12、档号、档案馆（室）号、缩微号统一由建设单位根据城建档案馆机构要求编制填写。,六、结语,文件资料是保证工程竣工验收的需要，是维护企业经济效益 和社会信誉的需要，是开发利用企业资源的需要，是管好企业国 有资产的需要，是保证城市规范化建设的需要。 对于本项目的资料收集、整理、保管及竣工归档，离不开领 导的指导监督和监理部人员的合作支持，希望大家可以继续配合 ，确保文件资料管理工作的顺利进行。 谢谢！,