常用几个办公软件的结合使用和使用技巧.ppt

TCL空调事业部家用空调研发制造中心品质管理部,常用几个办公软件的结合使用 和使用技巧,常用的几个办公软件,1. 文字出来软件：WORK 和 WPS 等; 2. 报表处理软件：EXCEL 和 WPS 等; 3. 演示文件和课件的制作：POWERPOINT 等; 4. 流程制作软件：VISIO.,WORD的使用技巧,一、多处剪切，一处粘贴 用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为: 选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤; 单击要插入图文场的位置； 若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键。,二、同时编辑长文档的多个部分 同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。 方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。 方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”菜单项。,三、同时保存或关闭多个文档 同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。,WORD的其他小技巧,一）、使用格式刷 在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为： 1选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状； 2将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字； 3重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。,二）、选定文字的技巧 1用鼠标快速选定。双击鼠标左键，在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word 2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。 2使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。 3选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。 4使用快捷键f8：按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。,四）、给跨页的表格自动添加表头 如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作： 1选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）； 2在Word 97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word 2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。 五）、编辑时的快速定位 按下shiftf5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shiftf5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shiftf5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。,在Word2000中灵活运用Ctrl键,.与字母联合使用Ctrl+A（全选）Ctrl+B（对所选文字设置或取消加粗）Ctrl+C（复制）Ctrl+D（打开字体对话框）Ctrl+E（段落居中对齐）Ctrl+F（查找）Ctrl+G（定位）Ctrl+H（替换）Ctrl+I（所选文字设置或取消倾斜）Ctrl+K（插入超级链接）Ctrl+L（段落左对齐）Ctrl+M（可缩进所选段落）Ctrl+N（新建文档）Ctrl+O（弹出打开对话框）Ctrl+P（打印）Ctrl+Q（取消编号）Ctrl+R（段落右对齐）Ctrl+S（保存文档）Ctrl+T（设置悬挂式缩进）Ctrl+U（可为所选文字设置或取消下划线）Ctrl+V（粘帖）Ctrl+W（关闭文档）Ctrl+X（剪切）Ctrl+Y（可重复大部分命令和操作）Ctrl+Z（可撤销最后一步编辑操作如果要撤销多步编辑操作，可再按此快捷键）,.与光标键联合使用Ctrl+（可将插入点移到上一个英文单词或中文词）Ctrl+（可将插入点移到下一个英文单词或中文词）Ctrl+（可将插入点移到上一个段落）Ctrl+（可见插入点移到下一个段落） .与部分数字联合使用Ctrl+0（可迅速在段前增加或删除磅的行距）Ctrl+1（改变段落的行距为单倍行距）Ctrl+5（改变段落的行距为.倍行距）Ctrl+2（改变段落的行距为双倍行距）,.与Fn功能键联合使用Ctrl+F2（选择“文件”菜单上的“打印预览”命令）Ctrl+F3（剪切至图文场）Ctrl+F4（关闭文档）Ctrl+F5（还原文档窗口）Ctrl+F6（前往下一个窗口）Ctrl+F9（插入空域）Ctrl+F10（将文档窗口最大化）Ctrl+F11（锁定域）Ctrl+F12（选择“文件”菜单上的“打开”命令） .与Shift+Fn功能键联合使用Ctrl+Shift+F3（插入图文场的内容）Ctrl+Shift+F5（编辑书签）Ctrl+Shift+F6（前往上一个窗口）Ctrl+Shift+F8（扩展所选区域或块然后按方向键）Ctrl+Shift+F9（取消域的链接）Ctrl+Shift+F10（激活标尺）Ctrl+Shift+F11（取消对域的锁定）Ctrl+Shift+F12（选择“文件”菜单上的打印命令）Ctrl+Shift+End（可选定从插入点到文档结尾的文本）Ctrl+Shift+Home（可选定从插入点到文档开头的文本）,.与Shift+字母键联合使用Ctrl+shift+P（在通过按“”和“”改变字号）Ctrl+shift+（增大所选文字的字号）Ctrl+shift+（减小所选文字的字号）Ctrl+shift+A（将所有选定的字母设为大写）Ctrl+shift+C（复制选定内容的格式）Ctrl+shift+D（段落最后一行文字占满全行）Ctrl+shift+E（打开或关闭任务栏上的“修订”标记）Ctrl+shift+F（再通过按“”和“”改变字体）Ctrl+shift+H（应用隐藏文字格式）Ctrl+shift+K（将所选字母中的小写字母设成大写，但字母字体大小不变）Ctrl+shift+L（应用“列表”样式）Ctrl+shift+M（取消左侧段落缩进）Ctrl+shift+N（选定段落变为“正文”样式）Ctrl+shift+Q（将所选英文字母变为Symbol字体）Ctrl+shift+S（在通过按“”和“”改变样式）Ctrl+shift+T（减小悬挂缩进量）Ctrl+shift+V（对选定内容粘帖格式）Ctrl+shift+W（只给字、词家下划线，不给空格加下划线）Ctrl+shift+*（显示非打印字符）,.与Alt+字母键联合使用Ctrl+Alt+D（在文章末尾插入尾注）Ctrl+Alt+F（在当前页插入尾注）Ctrl+Alt+K（启动“自动套用格式”）Ctrl+Alt+L（Listnum域）Ctrl+Alt+M（创建批注）Ctrl+Alt+N（切换到普通视图）Ctrl+Alt+O（切换到大纲视图）Ctrl+Alt+P（切换到页面视图）Ctrl+Alt+Z（返回到光标先前位置）Ctrl+Alt+1（对当前段落应用“标题1”样式）Ctrl+Alt+2（对当前段落应用“标题2”样式）Ctrl+Alt+3（对当前段落应用“段落3”样式）Ctrl+Alt+PageUp（将插入点移到窗口开始处）Ctrl+Alt+PageDown（将插入点移到窗口结尾处）Ctrl+Alt+连字符（然后单击要删除的命令，可将此命令从菜单中删除）Ctrl+Alt+F2（“文件”菜单中的“打开”命令） .其他Ctrl+（增加所选定文字的尺寸）Ctrl+（缩小所选定文字的尺寸）Ctrl+加号（选定文字变为上标）Ctrl+等号（选定文字变为下标）Ctrl+Home（回到文档的开始处）Ctrl+End（回到文档的结尾处）Ctrl+Enter（可插入分页符）Ctrl+Tab（可在表格单元中插入制表符）,现状描述,18/24K内机G系列面板变形图（客户提供）,客户提供的照片（见下图1、图2），18/24K内机G系列面板（以下简称面板）的进风栅严重下凹，导致面板变形，严重影响外观，不可接受。对此展开分析。,图1 客诉面板变形照片1,图2 客诉面板变形照片2,问题分析,1、由于堆码试验中，存在面板变形，经进一步的分析：从3月11日开始，未通过任何验证蜂窝被改窄（见下图3和图4）。,2、从下面两张照片看出G系列面罩比E系列面罩高（见图5和图6），蜂窝高度则未变化,图3更改后的蜂窝,图4更改前的蜂窝,G系列面罩比E系列高10mm,E系列,G系列,G系列,E系列,图5,图6,更改前的蜂窝为宽蜂窝，蜂窝与面板的接触面积大，受力比较均匀，不容易变形。 而被更改后的窄蜂窝，蜂窝与面板的接触面积小，而且蜂窝刚好压到面板最薄弱 的地方面板的进风栅而且此处无加强筋，很容易变形（见图7和图8）。,图7更改后的窄蜂窝受力面积 小，容易导致面板变形,图8更改前的蜂窝受力面积大， 面板变形的几率小,分析总结，G系列面板变形的重要因素有：蜂窝的宽度、高度及面板高度。蜂窝过窄造成 受力不均，易变形；现G系列面板高10mm蜂窝还是原高度，造成面板受力，严重变形。,改善方案一：加宽加高蜂窝及效果,改善后的蜂窝,改善前的蜂窝,根据前述分析原因，决定将蜂窝宽度改为原有宽度，高度加高10mm（见图9和图10 ）：,窝图11 蜂窝加宽（即恢复更改前的宽度），并加高10mm,图12蜂窝加宽（即恢复更改前的宽度），并加高10mm,图13 加宽加高蜂窝后堆码试验结果面板只有轻微的变形,图14加宽加高蜂窝后堆码试验结果面板只有轻微的变形,蜂窝加高10mm,面板有轻微变形,从堆码试验可以看出，加宽加高蜂窝后面板变形明显改善，面板只有轻微的变形。,改善方案二：方案一+加高包装,从方案一结果中可以看到，由于蜂窝加高了10mm，而纸箱没有相应加高，导致蜂窝的高度高过纸箱的内腔高度，打包后，蜂窝被压变形并压着面板，导致加宽加高蜂窝后，面板还是有轻微的变形 ，决定在方案一基础上加高包装10mm（见图15和图16），使蜂窝不会受到力。加高纸箱后进行堆码试验，试验结果见下图17和图18,从上堆码试验可以看出，加宽加高蜂窝和加高纸箱后进行的堆码试验，面板变形不明显，基本看不出面板变形的情况,图15,图16,图17,图18,包装加高10mm,新包装,新包装,面板看不出变形,EXCEL使用技巧,一、两次选定单元格 有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。 例如：相对湿度计算程序,二、任意大小的字号设置 在Excel中，设置字号时一般都在工具栏的“字号”中选取。但在“字号”栏中Excel 给定的字号只是用户常用的一部分，如一号字、五号字、20磅字等，其中最大的字号为72磅，最小为5磅。如果用户希望设置任意大小的字号或者设置一些特殊需要的特大字，则无法选择。解决以上问题的具体操作方法如下。 1选中欲设置的文档内容。 2将鼠标指向字号栏处，单击鼠标确认键，使光标处于字号栏处（注意不是将鼠标指向字号栏的下拉键处）。 3删除当前字号值，输入用户需要的字号值（Excel 97字号取值范围是1409），即可按用户要求设置任意字号的文档。 关于显示比例（取值范围是10%400%）和字体选择等也可按此方法操作。,其他小技巧： 1、选定单元格后，鼠标在左上角时是移动，在右下角时是复制，还可以复制计算公式； 2、,巧用EXCEL的函数,1.巧用IF函数(1).设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1B1，当A1、B1单元格没有输入数据时，C1单元格会出现“DIV0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，特别是在报表打印时出现“DIV0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为：=IF（B1=0，A1B1）。这样，只有当B1单元格的值是非零时，C1单元格的值才按A1B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的出现。,(2).设有C2单元格的计算公式为：=A2B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=，B2=），A2B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就不进行A2B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。 (3).设C3单元格存放学生成绩的数据，D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计算公式为：=IF（C360，不及格，及格）。,POWERPOINT使用技巧,一、在桌面上激活幻灯片放映 ： 1.打开要保存为幻灯片放映的演示文稿。 2.选择“文件”*“另存为”，出现“另存为”对话框。 3. 在“保存类型”列表框中选择“PowerPoint放映”选项。 4.在“文件名”框中输入一个文件名，单击“保存”按钮。 说明: 保存为幻灯片放映的文件扩展名为.pps，无论从PowerPoint或从桌面上打开这类文件，它都会自动放映。如果从桌面上启动，则放映退出时，PowerPoint 2000会自动关闭回到桌面上。如果从PowerPoint启动，则放映退出时，演示文稿仍然会保持打开状态，并可进行编辑。,二、隐藏幻灯片 有时，由于放映幻灯片的时间有限，有些幻灯片将不能逐一演示，用户可以将它们隐藏起来，而不必将它们删除。如果要显示这些幻灯片，只需取消隐藏即可。 要隐藏幻灯片，可用如下方法: 1. 选择“视图”*“幻灯片浏览”，切换到幻灯片浏览视图中，选择要隐藏的幻灯片。 2. 单击“幻灯片浏览”工具栏中的“隐藏幻灯片”按钮，则在所选择的幻灯片右下角的编号上出现一个斜线方框。 - 说明: 如果要取消隐藏，只要在幻灯片浏览视图中选择隐藏的幻灯片，再单击“隐藏幻灯片”按钮即可。,三、幻灯片放映时显示被隐藏的幻灯片 1. 当正在放映任何一张幻灯片时单击鼠标右键，从出现的快捷菜单中选择“定位”。 2.选择“幻灯片漫游”，出现“幻灯片漫游”对话框，在“幻灯片标题”列表框中选择要显示的幻灯片，单击“定位至”按钮，即可显示相应的幻灯片。,四、其他 母板： 多个母板：,VISIO使用介绍,一、可以做流程图； 二、可以做鱼骨图； 三、等等,通用使用技巧,1、把文件转换成图片； 2、数码相机照片瘦身法； 3、 屏幕取图； 4、,