《学院例会制度》

学院例会制度一、中国传媒大学南广学院院长办公会议定于每周一上午 9: 00召 开， 参加人中国传媒大学南广学院院级领导。二、凡涉及中国传媒大学南广学院运行与发展中重大的、带有全局性的I可题，如中国传媒大学南广学院各项规章制度的制定，以中国传媒大学南广学院名义对外发出的重要文件、公函，财务预算、财务决算、资 金支出计划、大额经费例外支出，主要人事任免、奖惩，以及其他需要在院 长办公会议上沟通、协调和决定的事宜，均应在院长办公会议上集体研究、 讨论，通过后方可实施。三、院长办公会议实行民主集中制，由院长或常务副院长主持。在院长缺席 的情况下所做出的决议，原则上应报院长同意后方可执行。四、在院长办公会议召开前，先由院长办公室征询并汇总各位院领 导的上 会议题，并由常务副院长确定。需要决策的议题在上会前应经 有关部门协冏 提出解决议案。五、院长办公室负责院长办公会议的安排、记录和文字整理工作,院长办公室负责人列席办公会议六、院长办公会议研究、讨论的议题涉及到相关部门有必要到会的，经分 管副院长提出，由院长办公室通知该部门负责人参会。七、如遇突发事件，按突发事件预案的规定办理；其他急办事件先由分管 副院长和其他副院长沟通，达成一致意见后办理，并于事后向院长汇报，在 下次院长办公会议上追加议题。八、每周一下午14:00时（夏季为13: 30）在会议室召开中国传媒大学南 广学院行政工作例会，参加人包括中国传媒大学南广学院各位院级领导、各 系主任、各部门负责人以及各系党总支书记。行政工作例会的议题为：由各部门、各系负责人通报上周的主要工作、部署本周重点工作、公布院长办公会议做出的有关决议。行政工作例会 由各位常务副院长或其他院领导主持。院长办公室负责行政例会的安排、 记录和文字整理。九、中国传媒大学南广学院教学工作例会、学生工作例会、总务工作例会及 各系工作例会原则上每周召开一次，由各分管副院长或部门负责人主持。为切实加强我校学生住宿管理，保护学生人身安全和学校的安全稳定，强化因特殊情况经学校审批允许外住学生的法纪观念和白律意识，根据教育部办公厅关于进一步加强高校学生住宿管理的通知（教社政厅2005） 4号）精神及我校实际情况，特制定本规定：第一条本规定所称“学生校外住宿”指我校在籍学生在学院统一安排的学 生集体公寓以外任何地方的居住行为。第二条我校学生实行集中学习与管理，所有在籍学生原则上不允许白行在 校外居住。因特殊原因需在校外居住者，必须按规定办理相关 手续，并白觉 遵守相关管理规定。第三条有下列特殊情况者可以申请在校外居住：1、患有疾病不能正常住校生活或对宿舍其他成员身体健康产生影响，且同时能提供县级以上医院的病情诊断证明，可申请外住，并办理退宿。2、因特殊情况由家长在校内雅宝宾馆陪读，可申请外住，但学校宿舍不得 退宿。3、毕业班学生由于实习等原因，可申请外住，但学校宿舍不得退宿。4、大学一年级学生除符合上述第1条申请条件者外，其他原因原则上 一律不得外住。第四条符合外住条件的学生按下列程序办理手续：学生本人持书面申请、家长签署的书面意见和相关证明材料，到所在系领取南广学院学生外住申请表填写，经所在系审核，签署意见后 报学务部审批，获得批准后，学生及家长到学务部签署“外住协议书”。符 合退宿条件的学生到公寓管理中心办理退宿后，到财务处办理退住宿费手 续。第五条办理外住手续及走读期间相关管理规定：1、学生申请外住手续只在每学年的第一学期的第一个月内集中办理，无特 殊情况，逾期不予受理。有效期为一年，到期后需重新提出申请。2、学生申请外住的事由必须实事求是，符合申请条件第三条规定的，如发 现学生隐瞒真实情况，提供虚假材料或在校外私白租房等行为，将取消该生外住资格。必须限期搬回指定的公寓居住。对拒不搬回的，一律 按夜不归宿给予纪律处分。3、学生在走读期间必须严格遵守正常上课学习作息制度，按学校、系、班 要求参加各项集体活动。4、被批准外住的学生，必须与家长共同到场和学校签定外住协议，走读期 间学生在校外一切安全责任由其本人及家长负责。5、学生走读期间必须白觉遵守国家法律法规和学校规章制度，不得在校 内外从事违法乱纪活动或有违反大学生行为规范的活动，如由此造成一切 后果，由学生本人承担。6、学生在走读期间，辅导员、班主任要与学生及家长经常保持联系，掌握 学生走读期间学习、生活、行为规范等方面情况。7、被批准外住的学生在走读期间如个人表现已不符合申请走读条件的，将 取消该生走读资格。8、批准外住的学生在走读有效期期满后，学生所在系要对走读学生综合情 况进行调查了解。如符合条件，可以批准继续申请；如不符合条件，必须将相关情况通知学生家长，取消该生外住走读资格。9、因特殊情况在学期中途提出退宿申请，经学校批准后，其所交住宿费学校不予退还。第六条各系要严格学生住宿管理，坚决杜绝学生不办理任何手续在校外私 白租房居住行为。第七条本规定白颁布之日起执行。由学务部负责解释。第一章总则第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率， 特制定本制度。第二条 所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规 定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用 书。第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的 文书管理，也应参照本制度。第二章文件的收发和催办第四条 对文件、信函的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信函，均由学院机要 员统一签收、登记、传递、催办或承办。第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件， 粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为 避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速 办。第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件 的要求进行传阅不得个人保存。第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将 文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专 人办理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二 天（特殊情况除外）。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公 室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、 检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果， 承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号 的文件要及时处理、归档，不得分散或白行保存，所有附件不得抽存，以防 丢失。第三章文件的借阅和清退第十条 各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导 签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。第十一条借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以 免影响文件的使用和保管。第十二条 严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办夕卜，实 行月终一小清，季末一中清，年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行 一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报，不得延误 积压。如文件丢失，必须查明原因和责任者，写出书面报告，按情节轻重， 给予必要的处分。第四章文件的保管和归档第十三条凡下列文件统一由学院档案室保管归档:(1) 上级机关来文，上级对学院报告、申请的批复；(2) 学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产 计划、总结、领导发言、人事、组织、各类年报等；(3) 学院党代会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联 席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录；(4) 参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等；(5) 反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等；(6) 反映学院有关奖惩的材料；(7) 学院日志、南广大事记和工作简报；(8) 向上级请示批复的文件及上报的有关材料等；(9) 上级部门直接发至学院各单位的文件，如涉及到学院全局的，应交 院长办公室由机要员登记，由分管院领导批示后再下发办理。第五章文件立卷与销毁第十四条立卷要求(1) 文件立卷应按内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归 档；(2) 按立卷要求分卷装订，写明案卷标题，卷内文件以时间顺序排列，列 好案卷目录，清点案卷无误后方可归档；(3) 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保 持文件、材料的完整性；(4) 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议 形成的文件材料，要及时立卷归档；(5) 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正 式向档案室移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。第十五条文件的销毁(1) 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院长办公室机要员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续；(2) 经审核同意销毁的文件，应由机要员和院办主任在场负责销毁。第六章文件传阅第十六条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件 带回家、宿舍或公共场所。第十七条阅读文件应抓紧时间，不影响他人传阅，当天阅后应签名以示负 责。如有：“提示”、拟办意见”，院长办公室应责成有关部门和人员按 文件所提要求办理有关事宜。第十八条阅文时不得抄录全文，以防泄密第十九条不得任意取走文件夹中任何文件，如确工作需要，要办理借阅手 续。第二十条文件阅完后，应送交机要员，避免横传，以便保管。第二一条对于紧急文件要速阅速办