外贸基本知识和操作流程

外贸基本知识流程培训第一部分简单谈谈外贸:为什么客户还是宁可花高一点的价格向外贸公司购货呢?大家都知道，如果客户直接从工厂采购，价格肯定会比通过贸易公司低，但为什么客户还是宁可花高一点的价格 向外贸公司购货呢？1、成本：虽然从工厂直接采购的价格会比通过外贸公司要低，但一个客户往往需要多种产品，有时候很难从一家 工厂那里都能得到满足。那么为了满足自己的需求，他就必须配备足够的人手和不同的工厂打交道，这其实增加 了他的人力成本，也抵消了从低价采购当中得到的好处2、风险：作为一个客户，他需要一个稳定的供应渠道，毕竟他并非一个直接的消费者，所以他要能随时正常的采 购来保证正常的供给（给客户的下家）。如果他直接从工厂采购，一旦工厂方面出现问题时，他就面临着如何寻 找替代者的问题，而寻找个替代者并非易事，也需要时间，这就存在着整体供应链脱节，而通过外贸公司采购， 肯定要稳定的多。3、市场秩序：大家都知道生态系统保持平衡才能保持发展，否则就会出大问题。大家应该知道到国内采购的客户 很多都不是直接用户而是中间商。那为什么国外直接用户不到国内采购呢？主要也是因为以上两个原因。同时还 因为在长久的商业历史中形成了一个稳定的工厂-外贸公司-中间商-直接用户这样一个稳定运转的链条，作为客户 他本身并不希望破坏这一结构，产生不稳定的因素，毕竟要形成新的链条需要时间和金钱。4、二者之间服务意识的差别：外贸公司由于长期从事外贸工作，在这方面积累了许多经验，而这些经验恰恰是工 厂所缺乏的，工厂在初期最容易犯的错误有以下几点：1）、吝于供样：对我们而言，就是对图册等资料的供应2）、反应缓慢：市场变化快，而且竞争激烈，客户通常都是同时向几家供应商询盘的，如果你反应缓慢，无疑你 会丧失商机。同时，客户还会对你产生不好的印象，认为你并不重视他们，不珍惜机会，一旦不良印象产生，要 想更改就太难了；3）、急功近利：我经常在向工厂询价时，工厂第一反应是你有订单吗？订单量有多大？这反应了工厂在考虑问题 时，只考虑了所得，却在忽视如何去取得，不愿付出取得的代价。其实，很多订单的争取是要通过双方的良好合 作去争取的？这是一个漫长的过程。如果你在这样急功近利的思想指导下开展工作，无疑无法取得对方的信赖；4）、考虑不周：经常碰到这样的情况，向工厂询单，工厂报价简单，不专业清晰。这样一来，其实就浪费了双方 的时间和精力。二：效率至关紧要由于竞争日益激烈，海外客户一方面在离岸价格成本上面临很大的压力，另一方面买家越来越重视缩短交付周期， 通过在最恰当的时机让最恰当的产品入库来提高对商品销售/库存的控制。阿里巴巴对5100多家“中国供应商”企业的服务和调查发现上述趋势非常明显，外贸订单平均交付周期从六十天 减少到了四十五天（在过去几年中，交付周期已平均缩短了 30%）。和以前相比，越来越多的海外买家为了缩短 货物交付周期而愿意增加运输费用，随着资讯科技的发展，尤其是互联网出现以后，国际贸易中的信息交流成本大大下降，交流速度大大加快，为了 获得更大的利润，最大限度减少风险，买家势必会利用信息革命所带来的好处，这就要求出口企业充分理解买家 对效率的要求，在研发、生产、营销等各个环节上提高效率，几个客户或几个订单就能打天下的时代已不复存在。结论：外贸人员收到买家询盘后必须在规定时间内给予专业的答复三：服务意识很多海外买家反映，选择供应商的3个基本标准是：有竞争力的价格、质量和按时交货。但是近几年来，很多买 家在采购中的做法有所改变，现在要考虑的因素远超出上述3个标准，其中，突出的一点就是要求增加附加值， 对我们而言就是服务。文化认同也非常重要，要想和海外客户建立长久的合作关系，就需要溶入当地的文化和企业氛围中，了解买家的 价值观和企业发展目标，当地的风俗人情、节假日和商业禁忌等，只有这样才能深刻体会当地做生意的方式，当 买家提出要求时供应商才不会感到茫然。例子：有一家经营灯泡的美国买家告诉我们，“有40多家中国供应商会员能给我们供货，但我们目前只从一家进货，因 为那个供应商和通用电气曾经有过业务，理解附加值的概念。他能告诉我们通用电气的发展方向，他理解通用电 气的价值观，他也知道如何在清仓处理方面协助我们。虽然我们可以在其它供应商那里买到同样产品，甚至还便 宜一分钱，但也许省这一分钱不值，因为那家供应商的附加值值5分钱。四；关于电子商务电子商务应用于国际贸易并不是想象中由供应商建立起一个自己公司的网站，全世界进口商/买家就能搜寻到该供 应商的产品，而后发出查询、询价、要求样品等直至签定合同、安排货运、收付货款等等如此简单。国际贸易的开展，进口商/买家和出口商/供应商有各自独立的商业目的。只有把双方的目的有机地连接起来，贸 易才能展开。同样，运用互联网和电子商务优化国际贸易进程也必须将进口商/买家和出口商/供应商各自独立的 商业目的通过互联网，运用新的技术手段，软件，服务和相配套的流程将其相互连接，这样才能使双方达到各自 的目的。一般地说，进口商/买家希望能通过互联网：1）对于所采购的产品找到最合适的供应商2）比较、评估不同供应商的产品特点及公司的能力3）获取供应商的最新、最及时的信息4）通过进口商/买家公认的产品分类方式和行业最通用的词汇，以最快、最简便的方式搜寻所需采购的产品。而出口商/供应商方面则希望通过电子商务： 1）获得更多的关于本公司产品的信息查询并把这些查询发展成新业务2）在世界不同的地理范围内建立并维护自己的品牌3）将最新的公司及产品介绍能随时在进口商/买家需要的时候呈现在他们面前4）随时了解市场状况，发展趋势，进口商/买家需求，同行活动等等。因此，无论是出口商/供应商还是进口商/买家，在运用电子商务进行国际贸易事都面临着挑战。出口商/供应商必 须在第一时间将自己的产品及公司介绍展示在互联网上；而进口商/买家必须将供应商的信息收集、编辑成通用的 形式以做比较。这一切的完成在技术方面有极高的要求。在考虑将电子商务与国际贸易结合时，一定要认真考虑 如何通过电子商务将进口商/买家与出口商/供应商的目的有机地结合、协调起来，在考虑到进口商/买家利益的同 时也为供应商提供了实现其目的平台，否则，花费了大量人力、物力、财力和时间建立起来的电子商务平台将很 难达到预期的效果。五：从本行业看外贸虽然近年来我国植物提取物产业取得了长足发展，产业集中度明显提高。但是植物提取物企业仍存在规模偏小、 产品创新能力低等缺点，更重要的是国际市场开拓能力较弱.目前我国涉及植物提取物生产的厂家有500多家，其中出口经营的公司有200多家。出口经营仍以外贸公司为 主，占到出口总额的80%以上。500多家生产厂家，规模大小不一一：技术力量相差很远，存在很多问题；二是严重的低价竞争。很多小厂依靠低质量的价格竞争，往往造成热一个品种就垮一个品种，搞乱了市场，砸 掉了中国商品的牌子；三是生产经营分散，一些大型医药企业都有涉足，专门做提取物的企业也有相当数量，但多以中小企业为主， 其中做的较大、较有影响的只有10几家左右；四是营销的困难，原料性产品很难产生知名品牌，技术越低，越容易受冲击。我国药用植物提取物发展至今， 还没有产生一个叫得响的品牌。这不利于企业的规模化发展。那么公司的核心竞争力在哪里呢？我们的考虑方向是：建立产品差异性战略；建立市场差异性战略，适当时机逐 步扩大产品的面，在调研和评估后针对部分附加值高的，和国外能接轨并优势巨大的产品做出特殊的主动出击的 战略。总而言之是优化业务结构。第二部分外贸基本流程1. 客户询盘：做一些细节上的了解。2. 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规 格及柜型等，做报价记录表，尽可能将各种预计费用都列明。根据该表给客户做正式报价。3. 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单。4. 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5. 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产：5.1：如果是L/C付款的客户，通常是收到L/C后审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其 他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。5.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账6 .验货：6.1：在交货期前一周-二周，要通知公司验货员验货。6.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知采供部。6.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要提前与验货公司联系，预约验货时间，确保在 交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。7, 制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员 制作）。8, 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所 需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/ 条。9，租船订仓：9.1. 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代 联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周 以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开 船一周前可拿到定仓纸。9.2. 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价 格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。 开船前两周书面定仓，程序同上。9.3. 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间， 入仓报关要求，等内容。9.4. 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差 错。10.安排拖柜：10.1. 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签 定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号， 拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要 专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。10.2 .传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。10.3. 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等， 并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。11 .委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报 关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。12. 获得运输文件：12.1. 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要 求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。12.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果 提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。12.3. 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13. 准备其他文件13.1. 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货 期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应 显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。13.2. FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在 L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书需提供报关单，提 单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进 行再加工。13.3. 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内 补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。13.4 .装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预 计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报 告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。13.5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。 按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量， 体积要于提单相符。13.6保险单核销单14. 交单：14.1. 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议 付。14.2. 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件 寄给客人。14.3. 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给 客人。15. 业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。16. 文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。17. 单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。18. 催回核销单、交人行核销网上交单第三部分外贸的几种基本术语E组贸易术语EXW这一贸易术语达成的交易，在性质上类似于国内贸易。因为卖方是在本国的内地完成交货，其所承担 的风险、责任和费用也都局限于出口国内，卖方不必过问货物出境、入境及运输、保险等事项，由买方自己 安排车辆或其他运输工具到约定的交货地点接运货物，所以，在卖方与买方达成的契约中可不涉及运输和保 险的问题。二、F组贸易术语F组中包括的三种贸易术语FCA、FAS和FOB，它们在交货地点、风险划分界限以及适用的运输方式等方面 并不完全相同，然而它们也有相同之处，其共同点是按这些术语成交时，卖方要负责将货物按规定的时间运 到双方约定的交货地点，并按约定的方式完成交货。从交货地点到目的地的运输事项由买方安排，运费由买 方负担。买方要指定承运人，订立从交货地至目的地的运输合同，并通知卖方。可见，按这些术语达成交易， 卖方承担的费用在交货地点随着风险的转移而相应地转移给了买方。另外，按照2000通则的解释，采用 这三种贸易术语成交时，均由卖方负责货物出口报关的手续和费用；由买方负责货物进口报关的手续和费用。由于按F组术语成交时，卖方负责在交货地点提交货物，而由买方安排运输工具到交货地点接运货物，所以， 如何做好船货的衔接工作至关重要。为了避免因货等船或船等货而造成当事人的损失，卖方和买方之间应加 强联系，将备货和派船的情况及时通知对方，遇到问题加强协商，妥善解决。三：C组贸易术语C组贸易术语中的CFR和CIF是在装运港交货，风险划分均以船舷为界，适用于水上运输方式；CPT和CIP 则是在约定地点向承运人交货，风险划分以货交第一承运人为界，适用于各种运输方式。但它们同为一组也 具有共同之处，那就是卖方在约定的装运港（地）交货后，还要负责办理货物从装运港（地）到目的港（地） 的运输事项，并承担相关费用，因按本组术语成交，货价构成因素中都包括运费，故国际商会在2000通则 的引言中称本组术语项下“主要运费已付”。当然，其中的CIF和CIP下，卖方还要负责办理货运保险，并 承担保险费用。由于卖方承担的风险仍然是在装运港（地）交货时转移，所以，不应将它们看作是到货合同。C组术语下，风险划分和费用划分是两个不同的概念，风险划分在装运港（地），费用划分则是在目的港（地）。 就是说，卖方虽然承担从交货地至目的地的运输责任，并负担相关费用，但是，他并不承担从交货地至目的 地的运输途中货物发生损坏、灭失及延误的风险。三、D组贸易术语D组包括的五种贸易术语中，除了 DAF是在两国边境指定地点交货外，其他四种术语都是在进口国的 目的港或目的地交货，这就与前面各组术语有了明显的区别。按照 D组术语成交的合同称到货合同 （Arrival Contract），到货合同是与装运合同（Shipment Contract）相对而言的，按照F组、C组术语成交 的合同称作装运合同，在装运合同下，卖方要支付将货物按照惯常航线和习惯方式运至约定地点所需的 通常运输费用，而货物灭失或损坏的风险以及在货物以适当方式交付运输之后发生意外而导致的额外费 用，则由买方承担。按D组术语成交时，卖方要负责将货物安全及时地运达指定地点，包括边境地点、 目的港口以及进口国内地，实际交给买方处置，才算完成交货。卖方要承担货物运至该地点之前的一切 风险和费用。可见，D组术语条件下，卖方所承担的风险要大于前面各组，特别是按照DDP术语成交时，卖方负责 将货物交到进口国内的约定地点，承担在此之前的一切风险、责任和费用，其中包括办理货物出口和进 口的手续以及相关费用。所以，作为卖方在对外成交时，一定要认真考虑该项业务中可能会遇到的各种 风险以及可以采取的防范措施。另外，在打算采用DDP条件对外成交时，卖方还应考虑办理进口手续有 无困难，如果卖方不能直接或间接地取得进口许可证，则不应采用DDP条件成交。第四部分出口业务中的6种风险一般情况下，出口收汇风险主要有以下六种情况: （一）、出货规格、日期与合同规定不符造成收汇风险。出口方未按合同或信用证规定交货，一是生产厂误工，造成晚交货；二是用类似规格的产品代 替合同规定的产品；三是成交价格低，以次充好。（二）、单证质量差造成收汇风险。虽然规定了以信用证方式结汇，并且按时保质出货，但出货之后，交议付行的单据没有做到单 单相符、单证相符，使信用证推动了应有的保护作用。这时即便买方同意付款，却白白支付了昂贵 的国际通讯费用和不符点扣款，且收汇时间大大推迟，尤其对数额较小的合同，七扣八折下来会出 现亏损。（三）、信用证规定的陷井条款所造成的风险。某些信用证规定，客检合格证是议付的主要单据之一。买方会抓住卖方急于出货的心理，故意挑剔， 但同时提出种种付款的可能，诱使企业出货。一旦放货给了买方，买方极可能故意验货不符，拖延 付款，甚至钱、货两空。信用证规定运输单据出具后7个工作日内在国外到期等等。这类条款议付 行及受益人都无法保证做到，必须认真审证。一旦出现陷井条款，应及时通知修改，千万勿贪一时 省事，给日后埋下风险隐患。（四）、没有一套完整的业务管理制度。出口工作涉及方方面面，且两头在外，易出现问题。如果企业没有完整的业务管理办法，一旦出现 官司，会造成有理打不赢的局面，尤其对那些只注重电话联系的企业。其次，由于每年企业的客源 在扩大，为了企业在贸易中有的放矢，必然要对每一个客户建立业务档案，包括资信度、贸易量等 等，逐年进行筛选，降低业务风险。（五）、与代理制相悖操作造成的风险。对出口业务来讲，代理制的真正做法是代理方不向委托方垫付资金，盈亏由委托方承担，代理方仅 收取一定的代理费用。而现在实际业务操作中，不是这样。其原因一是自己本身客户少，收汇能力 差，又要力争完成指标；二是想多盈利，嫌代理费少。（六）、使用D/P、D/A远期付款方式或寄售方式造成的风险。延期付款方式是一种远期商业付款方式，如出口方接受了这种方式就等于给进口商融资优惠，虽然 开证人自愿支付延期的利息，表面上仅需出口商垫款、放款，实质上是客户等待货物到港后查验到 货的数量。如市场变化销路不畅，进口商可申请银行拒付。有些公司放货给国外做生意的同学、朋 友。以为是关系客户，不存在收不了汇的问题。一旦出现市场销售不畅，或客户问题，不但钱收不 回，货也可能收不回。第五部分关于信用证一：信用证的种类目前我们通常涉及到的为不可撤消跟单L/C二：信用证主要内容1. 对信用证本身的说明。如其种类、性质、有效期及到期地点。2. 对货物的要求。根据合同进行描述。3. 对运输的要求。4. 对单据的要求，即货物单据、运输单据、保险单据及其它有关单证。5. 特殊要求6. 开证行对受益人及汇票持有人保证付款的责任文句。7. 国外来证大多数均加注：“除另有规定外，本证根据国际商会跟单信用证统一惯例即国际商会600号 出版物（UCP600）办理。”8. 银行间电汇索偿条款（T / T Reimbursement Clause）。三：信用证支付方式的特点1, 信用证是一种银行信用。信用证是一项约定，按此约定，根据规定的单据在符合信用证条件的情况下， 开证银行向受益人或其指定人进行付款、承兑或议付。2, 信用证是一种自足文件。信用证与其可能依据的买卖合同或其他合同，是相互独立的交易。即使信用证 中提及该合同，银行也与该合同无关且不受其约束。3, 信用证是一种单据的买卖。在信用证业务中，各有关方面处理的是单据，而不是与单据有关的货物、服 务及其他行为。只要受益人或其指定人提交的单据表面上符合信用证规定，开证行就应承担付款或承兑并支 付的责任。四：跟单信用证操作的流程简述如下：1. 买卖双方在贸易合同中规定使用跟单信用证支付。2. 买方通知当地银行（开证行）开立以卖方为受益人的信用证。3. 开证行请求另一银行通知或保兑信用证。4. 通知行通知卖方，信用证已开立。5. 卖方收到信用证，并确保其能履行信用证规定的条件后，即装运货物。6. 卖方将单据向指定银行提交。该银行可能是开证行，或是信用证内指定的付款、承兑或议付银行。7. 该银行按照信用证审核单据。如单据符合信用证规定，银行将按信用证规定进行支付、承兑或议付。8. 开证行以外的银行将单据寄送开证行。9. 开证行审核单据无误后，以事先约定的形式，对已按照信用证付款、承兑或议付的银行偿付。10. 开证行在买方付款后交单，然后买方凭单取货。