记录控制程序管理制度

记录控制程序1 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体 系有效运行的证据。2 范围涉及公司食品安全质量管理体系要求的所有记录的管理。3 责任3 .1品质部负责对记录进行标识、收集、编目和处理。3.2各部门负责对本部门记录填写、归档、贮存和保管，保证记录的真实性、可靠性和完整性。4 内容41 记录样本的编制、备案、标识4.1.1记录的编制由各归口管理部门按文件控制程序执行。4.1.2记录的格式要满足相关文件的要求，适用性强，可操作，易于识别和修改。4.1.3品质部要每年对全公司的记录样本汇总并组织编制成册，发至各部门并以模板方式存于 指定目录下。品质部每半年对全公司记录进行审查，统一归档存储。4.1.4记录表格要有系统的编码。以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用和发放过时的记 录表格4.1.5需对记录样本修改时，各部门将修改后样本报部门主管审核，管理者代表者批准后，再 交由品质部备案。4.2记录的填写4.2.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改。各相关栏目负责人签名 不允许空白。4.2.2如记录需要修改时，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更 改后的数据，并签上更改人的姓名和日期。4.3记录的归档和保存4.3.1各部门由相应部门负责管理。按规定时间进行收集，并分类存放于通风、干燥、安全的 地方，所有记录保持整洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记 录定期交品质部存档4.3.2产品检验记录由品质部归档管理。产品批生不记录由生产部门归档管理。以便存取、查未经许可不得翻版传送第1页共2页阅和检索分析。4.3.3品质部每三个月要检查一次个各部门记录的使用和管理状况4.3.4所有的生产、检验、销售记录至少保存至该批有效期。有永久保存价值的记录资料，应 整理成档案，长期保存。4.4记录的借阅、复制、销毁4.4.1借阅记录应填写文件借阅表，经相关各部门领导审核，管代批准后方可借阅；借阅人 员不得涂改、损坏记录，并在指定的日期内归还。4.4.2合同有规定时，本企业记录可提供给顾客或其代表查阅。4.4.3记录可以复制使用，经相关各部门领导审核，管代批准后方可复制，由文件管理员复制， 填写记录复制登记表并签名。未经批准，严禁复制，否则一经发现，当即对复制件予以 收回，并追究违规人员的责任。4.4.4到期或作废的记录，由文件管理员填写文件销毁表，经相关各部门领导审核，管代批 准后，予以销毁。未经许可不得翻版传送第2页共2页