F4.2.3第二矿区文书类档案管理办法

大港油田第二矿区管理服务公司管 理 作 业 文 件 文件编码：GYK05/F4.2.3文书类档案管理办法版 本：F编制部门：劳动人事部编 制 人：王祖英审 核 人：王俊楼 审 定 人：吕勋志批 准 人：王海林2010- 05 -18批准 2010-05 -28实施 大港油田第二矿区管理服务公司 发 布发行版本：F修 改 码：0文件编码：GYK05/F4.2.3页 码：1/8文书类档案管理办法1 范围为规范公司文书类档案管理,制定本办法。本办法规定了公司文书类档案的管理内容，是对GYK05/F4.2档案管理程序的补充。本办法适用于公司文书档案管理。2 术语和简略语2.1 本办法采用GB/T 190012000、GB/T 240012004、GB/T 280012001和Q/SY 1002.12007标准规定的术语。2.2 文书档案：指公司职能部门在其职能活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。2.3 归档文件：归档部门在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种载体文件材料。2.4 归档文件整理：对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.5 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件较厚不便与正文合为一件的可独立组件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文（如请示与批复、函与复函等）为一件。个别不便分散适合立卷整理的文件材料应整理成案卷，一卷可看作为一件。3 职责3.1 档案形成部门的兼职档案人员负责完成档案的归档工作。3.2 档案形成部门的主管领导负责监督、审查归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。3.3 公司档案室负责对档案形成部门归档工作的监督、检查、指导，负责归档文件材料的整理、编目、保管、利用等工作。4 管理内容4.1 归档范围与要求4.1.1 归档范围 a）基本归档内容参见GYK05/F4.2.1档案分类规则和大港油田公司档案保管期限表。b）具体归档范围依据归档部门（单位）确认后的归档范围进行文件材料的归档工作。4.1.2 归档要求a）归档的纸质文件除有特殊纸型规格要求的文件材料外，一般要采用A4纸型的纸张，要使用蓝黑或碳素墨水、墨汁、油墨等耐久或较为耐久的材料书写，不能以复印件代替，以便于档案的长期保管和利用。b）归档的文件材料应按要求填写页号，对破损的文件材料进行托裱，字迹扩散的采取技术保护措施，对组卷的文件材料实行线装，要使用指定的档案装具，按要求填写各项内容。c）归档文件材料应依据档案分类规则进行科学的分类，保持文件材料内在的有机联系，依据大港油田公司档案保管期限表，正确划定归档文件材料的不同保管期限。d）归档文件材料属国家秘密、商业秘密部分，必须按照上级和石油港党密发（2004）4号大港油田公司机关及直属单位商业秘密管理规定标识密级。e）归档的文件材料必须由档案形成部门（单位）进行系统整理，组成保管单位，符合归档质量要求。公司档案室接收时按标准进行验收，不符合要求的由档案室提出整改意见，限期整改，合格后方可向档案室移交。f）归档部门要负责编制移交目录见“归档文件目录”（GY01JL4.2.101）一式两份，移交档案时由归档部门和档案室双方依据移交目录认真清点、核实无误后，填写”档案交接清单”（GY01JL4.201），双方签字，并由双方的部门领导确认签字后，加盖部门（单位）公章，附在移交目录前，一份交移交单位留存，一份由档案室归档永久保存。4.1.3 归档时间自档案形成之日起，于次年五月底前向档案室移交。4.2 归档文件整理4.2.1 整理原则文件整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管与利用。4.2.2 整理方法归档文件以“件”为保管单位进行整理。a）装订1）归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。2）归档的文件材料要拆除金属物，较厚的文件采用线装订或燕尾夹固定，文件左边和上端齐平，页数少的文件可用彩色曲别针固定，固定物（如夹子、彩色曲别针等）与文件接触的部位用纸张垫付。单份归档文件固定后放入特制的归档文件封袋中（封袋参见档案装具的一般要求），归档文件必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字，便于保存和利用。3）个别不便分散而适合立卷整理的文件材料，线装订组卷成册，按件整理归档。b）页号标注文件每页的流水号应统一在有文字或图表的正面右下角、反面左下角用铅笔进行标注。原件已有的页号可不另编写页号。大张图纸或图表折叠后编一个页号。c）分类1）区分年度：将文件按其形成年度分开。其中总结、计划、报表、预算、决算类文件，归入文件的针对年；总结、计划写在一起的文件，视文件侧重的问题归入针对的年度归档；长远规划、计划归入规划和计划的开始年归档；跨年度办理的文件，归入文件办结年归档；跨年度的表彰、评审、批复类文件，归入批准年归档；跨年度举行的会议文件归入开幕年归档；法规性文件及制度、标准等规范性文件，归入批准或公布年归档；纪念、回顾性文件归入文件形成年归档。2）区分保管期限：按照现行档案保管期限表要求，将文件划分为永久、长期、短期三种保管期限。3）区分类别：按照现行档案分类规则,将文件按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四个一级类目分开，并将同一个二级类目、同一问题的文件放在一起。d）排列同一大类、同一年度的归档文件应在分类规则的最低一级类目（二级类目）内。按文件的保管期限（永久、长期、短期三种保管期限）结合形成时间、事由、责任者等排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。同一个二级类目文件排列完毕后，按顺序排列下一个二级类目文件。e）加盖归档章与编号归档文件应逐件填写标识符号,分别以一级类目为一个流水号,每件文件的排列在该分类目录下从该大类的第一个二级类目开始,按顺序依次排列编号,不受年度限制,直到需要再设新的分类目录本为止。在每份文件首页右上角的空白处要加盖归档章并填写相关内容。归档章内设“全宗单位全称、全宗号、目录号、件号”等字样。件号由一级类目号、二级类目号、年度、保管期限、文件排列顺序号组成。（归档章示意图见下图）件 号目录号全宗号全宗单位全称单位:mm66181875201）全宗号：由大港油田公司档案馆给定的单位代号。2）目录号：同一全宗下归档文件目录的编号。3）件号（档号）：档案检索语言的主要表现形式，它包括类号、年度、保管期限、文件排列顺序号。 A 01 2008 Y 0001 文件排列顺序号（第一件） 保管期限（永久） 公元纪年（年度） 二级类目代码（党务工作） 一级类目代码（党群工作类）类号：是指档案类目的标识符号或代码，一级类目号用大写英文字母表示，二级类目号用阿拉伯数字表示，取两位数。年度：文件形成年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。保管期限：用大写汉语拼音字母表示，Y、C、D分别表示为永久、长期、短期。文件排列的顺序号：同一大类同一本目录下形成的文件排列顺序号，取四位数。 f）录入按照中油档案信息管理系统软件要求，归档文件材料按件逐条录入该系统软件中管理。g）编目归档文件应根据档案分类规则和件号顺序，在中油档案信息管理系统下，打印输出纸质归档文件目录，一级类目下建立检索目录，不受年度限制。1）归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号（档号）、责任者、文件编号、题名、文件日期、页数、保管期限、系统平台、存放位置、备注等内容。件号：归档文件的保管号。责任者：制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的可自拟标题，自拟标题填写在“ ”内，写在文件标题后；当来文与复文（函）作为一件时，题名按复文（函）标题拟写；当请示文件无正式批复文件只有批示意见时，批示意见与请示文件组成一件，文件标题拟写为“关于请示的批示”；无批复的重要事项请示文作为一件，文件标题拟写为 “关于的请示”。文件日期：文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,并用“.”间隔，如2006.06.10。页数：每一件归档文件的页数，文件中有文字和图表的页面均为一页。保管期限：按规定的保管期限填写。可分为永久、长期、短期三种。存放位置：档案存放库房号、柜号、节号等内容。如4 号库房3号柜第2 节，可标注为4-3-2。备注：注释文件需要说明的情况。2）归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。3）归档文件目录要装订成册并编制封面。归档文件封面设置全宗名称、档案一级类目名称、年度、起止件号、目录号等项内容。其中全宗名称即为第二矿区管理服务公司。h）装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒,尽量满足同一保管期限的档案装入同一盒内，件数要适度,并填写档案盒脊背、备考表项目。1）档案盒规格：档案盒封面标明全宗名称，全宗号名称的字体为宋体加粗1号字并加边框。档案盒的外型尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度根据需要设置为20mm、40mm、60mm。档案盒采用无酸纸制作，印刷字体的颜色为蓝黑色。（参见档案装具的一般要求）2）档案盒脊背的填写：盒脊背设置全宗号、目录号、年度、起止件号、盒号（参见档案装具的一般要求）。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”连接；盒号即档案盒的排列顺序号（在同一类档案的一级类目同一本归档文件目录下档案盒的流水编号）。3）归档文件盒内备考表置于盒内文件最后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等。（参见“归档文件盒内备考表”（GY01JL4.2.102）盒内文件情况说明：是说明盒内文件数量、起止件号、保管期限及缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：是由负责整理归档文件的人员签名（一般由各业务部门、本单位文书人员整理并签名）。检查人：是由本单位的档案人员对归档文件齐全、完整及整理的质量进行检查,合格后签名。日期：是指归档文件整理完毕的时间。4.3 档案的鉴定与销毁4.3.1 在档案归档前,档案形成部门的归档人员应按照归档范围,对归档文件材料进行鉴定,剔除不归档的文件材料，检查归档文件的质量，划定文件的保管期限，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。4.3.2 保管期限已满的档案鉴定销毁工作按档案管理程序执行。4.4 档案的保管4.4.1 文书类档案是以件为保管单位。档案排列是按全宗号、一级类目、年度、归档文件排列保管顺序号从左至右，自上而下入柜排列。4.4.2 档案的保管按GYK05/F4.2.8档案保管工作规定的要求执行。4.5 档案的统计按档案管理程序执行。4.6 档案的提供利用按GYK05/F4.2.9档案利用工作规定执行。5 更改本办法的更改执行公司GYK05/F4.2档案管理程序的规定，如程序文件更改影响本办法的执行需要更改时，应一起组织更改。6 相关文件、实施证据和表单6.1 相关程序文件和作业文件GYK05/F4.2 档案管理程序 GYK05/F4.2.8 档案保管工作规定 GYK05/F4.2.9 档案利用工作管理办法 6.2 相关法律法规和标准 GYK05/F4.2.1 档案分类规则6.3 相关技术文件档案保管期限表档案装具的一般要求石油港党密发（2004）4号 大港油田公司机关及直属单位商业秘密管理规定6.4 实施证据和表单(各种表单按油田公司统一表单)GY01JL4.2.101 归档文件目录GY01JL4.2.102 归档文件盒内备考表GY01JL4.201 档案交接清单中国石油大港油田公司归 档 文 件 目 录编码： GY01JL4.2.101 第 页序号题 名档 号文件编号电子文件名页数系统平台责任者日期保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门 保存期：永久中国石油大港油田公司档案交接清单编码：GY01JL4.2-01今接收全宗（部门）年至.年.类档案件、卷、张、盘。 附移交目录 页 交接说明（原因、质量、载体、保管期限等）：.移交单位. 接收单位.移 交 人. 接 收 人 审 核 人 审 核 人 移交时间 ： 年 月 日备注：保存部门：档案管理部门 保存期：永久中国石油大港油田公司归档文件盒内备考表编码： GY01JL4.2.102盒内文件情况说明：盒内文件共 件，起止件号为 至 ，保管期限为永久 件、定期30年 件、定期10年 件，盒号为 。 其它需要说明的事项： 整理人： 检查人： 年 月 日保存部门：档案管理部门 保存期：永久