文秘资料 Microsoft Word 文档

。文秘资料员1. 文秘工作的职业特点？答：一、辅助性。二、附属性。三、服务性。四、综合性。五、灵活性。1. 文秘工作人员的能力？答：口头体现能力；书面体现能力；办事能力；应变能力；心理调适能力；洞察能力。1. 文秘工作人员的道德规定?答：1忠于职守、敬业爱岗。2严守机密、求真务实。3遵守信用、严谨细致。4甘当助手、任劳任怨。5富有积极性和创新意识。1. 值班工作的任务、工作制度？答：任务：承办上级批示；负责电话应对；接待来访人员；掌握领导的行踪；承办临时事项；保证机关安全；编写值班材料。工作制度：岗位责任制度；请示报告制度；交接班制度；保密制度；安全防备制度。1. 印章刻制、颁发、使用、保管规定？答：印章刻制的权限：应当按照党政军最高领导机关和其她各级领导机关的有关规定执行。印章刻印的规格：一般由形状、尺寸、字体、图形、排列等项目构成。印章的颁发和使用：印章刻制后，必须由上级领导机关向其所属下级领导机构颁发，颁发和领取必须严格履行有关手续，新印章的应用和旧印章的停用，必须事先向所属单位发出告知，并注旨在新印章上的刻制暗记，印章的使用，应根据具体状况拟定，或经本机关领导人批准，或由秘书部门负责人批准，或由秘书人员根据惯例承办。同步，秘书部门必须建立用印登记簿，严格执行监印制度，对的盖印，印章停用后，要做好印章的上交，清退，存档和销毁工作。印章的保管：1）印章必须有专人保管，不可容易交给她人代管，更不可“齐抓共管”。2）印章使用在办公室内进行，不可带出办公室，以防丢失或被坏人运用。3）用印时，文秘人员应亲自盖章，不可由她人代劳。4）印章要定期清洗，保持清洁。5）印章必须严加保管，避免丢失或被盗，寄存要有专用盒，存进保险柜，随时上锁，不可失控，也不可放在办公室的抽屉里，以防撬窃。一旦丢失，除报告上级机关外，还应立即向本机关所在地公安部门登记，报案，并声明刻印章作废。7、领导交办事项的办理规定？答：1)积极积极，千方百计。2）既要符合政策，又要灵活变通。3）件件有着落，事事有回音。8、机要文献打印规定？答：文献、资料的“打”和“印”是机关机要工作的两个重要环节。1）打字：机要文献的打字人员应与一般打字人员分开，避免泄密。2）付印：文献室接受机要文献也要登记，并注明付印时间和份数，规定专人承印，与一般文献、资料分开，对印后的蜡纸和废印文献都要当场销毁。9、机关保卫工作的范畴、重点答：省以上机关的高档领导，属于安全保卫的重点范畴。根据省市县的机关的一般状况，保卫工作范畴大体如下：1）文献资料和机要室。2）机要的档案室、馆、库。3）章印保管室。4）会计室。5）办公设备。6）物库、油库、车库。7）武器弹药。8）水、电、煤气、消防、通讯等系统。9）高档领导的办公室、会议室和接待室，都是机要的地方。10）某些重要或秘密会议的场合。11）机关住宅区。12）机关附属的宾馆、接待所。10、危机事件的解决程序和措施？答：一、现场保护和报告。重大危急事件发生后，事发地的有关单位必须严格保护事件现场，具体做到：1）立即将发生重大事件的状况，报告上级归口管理部门和所在地人民政府，并报告所在地的省、自治区、直辖市人民政府和国务院归口管理部门。2）在24小时内写出事件报告，报上级主管部门。3）波及军民两方面的重大事件，事发单位必须立即同步将所发生重大事件的状况报告本地警备司令部或最高军事机关。4）重大危急事件报告应当涉及事件发生的时间、地点、单位、简要通过、伤亡人数、直接经济损失的初步估计、发生因素的初步判断、发生后的采用的措施及时间控制状况、报告单位等。5）本地人民政府接到重大危急事件报告后，应当立即告知公安部门、检察机关德不孤有关部门，立即派人赶赴事件现场，负责事件现场的保护和收集取证的工作。6）本地人民政府负责组织有关部门参与的重大事件现场勘查工作。7）本地政府可根据实际需要，将重大事件的有关状况通报本地驻军，请驻军参与事件的急救或给与必要增援。二、调查和判断。1）全面调查与系统判断。2）集中进一步调查与综合判断。三、预测和监控。1）事件预测。2）事件演习。3）事件监控。四、解决和重建。1）查明状况。2)报告领导。3）组织急救。4）掌握动态。5）写出要事急报。6）重建组织形象。11、信息获取范畴：1上级信息2内部信息3社会信息4同业信息5历史信息6国际信息信息获取渠道：1信息网络渠道2文书渠道3书刊渠道4调查渠道5会议渠道6信访渠道7科研渠道8档案渠道信息获取措施：1网络查询法2文字阅读法3收看收听法4会议记录法5互相交流法6专项调查法7随时观测法8索取求购法12、信息加工的措施：1、归纳法2、浓缩法3、纵深法4、扩大法5对比法6转换法7图表法8剪接法13、信息工作的概念，特指文秘人员获取、加工、传递、储存、运用和反馈信息的一系列活动。作用：1）辅助领导对的决策。2）协助领导科学管理。3）开阔领导与文秘人员的思路。4）提高文秘人员工作效率。特点：1、服务性2、综合性3、针对性4、适时性14、信息工作的规定：敏锐精确及时全面合用经济15、信息简报的编写：1、标题醒目。2、主题集中。3、内容新鲜。4、构造简朴。5、篇幅简短。6、语言简洁。16、信息提供的对象、方式：文秘部门应把为上级领导机关提供高层次、高质量的信息作为工作重点。另一方面是为下级和基层单位提供信息的责任，通过提供信息指引基层工作。方式：1简报递送2电报递送3传真递送4网络传送5电话报送6音像制品递送。17、信息工作的重要制度：1信息专报制度2信息报送数量定额制度3紧急信息报送制度4信息稿件送审制度5信息采用通报制度6信息专项分析制度7信息业务培训制度8信息工作奖惩制度18、信息存储方式：1、计算机存储。2、信息简报存储。3、多媒体存储。4、信息资料存储。5、缩微胶片存储。19、调研工作的概念：指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现。调研是人们在实践中故意识的通过客观实际状况的考察、理解和分析研究，以结识事物的本质及其发展规律的自觉活动。20、文秘人员调研的原则：1、点上调研与面上调研相结合。2、定性调研与定量调研相结合。3、直接调研与间接调研相结合。4、信息与调研相结合。21、选题的原则：1、针对性2、创新性3、可行性22、调查的方式：1、全面调查2、重点调查3、典型调查4、抽样调查调查的措施：1、个别交谈法2、开调查会3、现场观测法4、问卷调查法5、文献调查法6、记录调查法7、专家调查法23、研究措施：比较法类比法分析法综合法24、调研成果的转化：1、以文转化2、以会转化3、以信息转化4、以宣传转化25、会议工作概念：是指文秘机构对会议的筹办、组织和保障工作。26、会议准备期间，文秘人员重要工作：1）制定会议预案。2）组建会议机构。3）发送会议告知。4）准备会议文献。5）布置场合。6）人员编组。7）制作会议证件。8）安排食宿和车辆。9）会前检查。10）接站与报到。27、会议召开期间，文秘人员重要工作：1）会场签到。2）会间调度。3）会议设备的操作与维护。4）会议记录。5）会议简报。6）会议选举。（如果会议有选举）7）会议总结。8）后勤保障28、会议结束后，文秘人员重要工作：1）印发会议记录。2）清理睬议文献。3）组织代表离开。4）搞好宣传报道。5）会议工作总结。6）会后催办工作。29、接待工作的一般程序：1）迎接及安排来宾生活。2）看望及商定活动日程。3）礼仪性会面与宴请。4）按日程展开活动。5）送别。6）小结。30、接待实行的具体规定：一、接待上级机关来宾的规定。（请本单位的领导亲自出面接待）二、接待平级机关来宾的规定。（一般由本单位领导出面接待。如不在，经领导委托，文秘部门领导或工作人员可出面接待。）三、接待本系统来宾的规定。（来访目的：一是报告请示工作，二是反映问题，出领导点名找来的以外，一般由机关部门负责接待。）四、无约接待的规定。（根据不同的状况灵活解决。）31、如何做好接待的准备工作：一、心理准备：诚恳、尊重、合伙、公平。二、信息准备：1、对来宾的基本状况要做到心中有数。（单位、姓名、身份、人数、民族、来意、大体停留时间。）2、接待材料准备。（如报告材料、发言材料、参照材料、欢迎词、祝酒词、合同书、会议纪要等。准备越充足，接待工作越积极。）32、随从工作的类型：1、调查研究型。2、检查考核型。3、解决问题型。4、看望慰问型。5、商务谈判型。6、参与会议型。随从工作的特点：1、流动性大。2、时限性强。3、环境复杂。4、状况多变。5、工作规定高。33、出差途中文秘人员的工作：1、周密安排领导活动。2、热情接待来访人员。3、认真做好多种记录。4、及时上传下达。5、起草文字材料。6、做好通联工作。34、出差结束后文秘人员的工作：1、安排返程交通。2、解决出差资料。3、抓紧有关问题的贯彻。4、清理经济账目。35、通话的程序和规定：1、打电话（发话准备、通话、结束通话。）2、接受电话（接电话时顺手准备好笔和纸，拿起电话时应积极自报家门，通话结束前，应询问对方与否有别的事情。）36、多种意外电话的解决：1、灾害电话。（如实记录、即刻向领导报告、迅速传达领导的批示。）2、纠缠电话。（明确谢绝，不要伤害对方感情；要佯称领导不再单位，或称“你的意见尚未研究”；可请对方留言，并表达可以转达。）3、匿名电话。（以礼相待，不可强行规定对方说出姓名；记录对方通话的内容，及时向领导转达；设法理解对方的姓名和身份，涉及向领导打听。4、推销电话。（问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导，不可回答“要”与“不要”；根据领导的批示或单位的规定，婉言谢绝。）5、吓唬电话。（要处之泰然，安静的与之周旋，但要保持高度警惕；运用既有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；要及时向领导报告，或请警方协助侦察。）6、性骚扰电话。（即刻挂上话机，回绝通话；运用录音设备进行录音，以便见机报警。）7、错打电话。（告诉对方“您大概打错了电话）37、文秘人员寄发邮件的程序和规定：1、核对。（地址、姓名；邮件标记；邮政编码。）2、登记。（常用：簿册式、卡片式、联单式。）3、封装。（四种：筒、捆、套、袋。）4、交寄。（当面清点，按邮局规定填写交寄挂号邮件收据单。）5、结算。38、文秘人员接受邮件的程序和规定：1、点收。（件数与否与收据相符；发件人地址与收件人地址与否一致；包装和封口与否损坏；邮件有无错投现象。）2、分拣。（函件可分拣为：电报；报纸、杂志；信函、小册子和其她印刷品；国内包裹和快件；国际邮件。）3、拆封。（寄给机关的函件，文秘人员可以拆封；凡有标记某领导的函件，应交给领导本人；秘密、机密函件，交给指定的文秘人员拆封。）4、登记。5、分发。（把函件分为：急办件、缓办件、阅知件。）39、文秘人员如何讲究保密艺术：1、熟记范畴2、按章办事3、弄清身份4、判断用意5、以礼回绝6、佯装不知40、文书保密工作：1、涉密文献的撰制。2、涉密文献的传递。3、涉密文献的承办。4、涉密文献的移送。5、档案资料的保管管理。6、废旧资料的销毁。7、复印机的管理。41、公文解决工作：就是运用科学的原则、程序和措施对机关公文的拟制、办理、管理和整顿归档所进行的一系列衔接有序的工作。42、公文解决工作的基本任务：1、文献的收发、登记和分送。2、文献的拟办、批办、承办和催办。3、文献的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。4、会议、报告、电话的记录和整顿。5、文献材料的平时整顿、提供借阅运用等工作。6、归档文献材料的系统整顿、编目和归档工作。7、解决群众来信。8、为机关领导准备有关资料并完毕机关领导人交办的其她文书工作的任务。43、公文办理程序：指公文在机关内部从形成到运转解决所必须通过的一系列环节。44、公文登记的具体范畴：1、上级机关文献。2、下级机关文献。3、重要的带有密级的刊物、资料。4、其她机关商洽问题和需要答复的文献。5、上级机关召开会议印发的会议文献资料。45、缮印公文的注意事项：1、缮印公文要忠于原稿，不容许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及调换层次、段落。2、缮印公文要做到：文字精确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式规定，便于阅读办理。3、缮印公文不要浮现末页无正文的想象。4、缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。5、公文的缮印要建立登记制度。46、公文用印的注意事项：1、公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为根据，经核对无误后始得用印。2、公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。（做到上不压正文，下要骑年盖月。）3、两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4、公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5、公文用印要核算份数，超过份数的不能盖印。47、归档文献整顿工作：1、归档文献整顿可以保持文献之间的有机联系，便于文献的查找运用。2、归档文献整顿可以维护文献的完整与完全，也便于文献的保管。3、归档文献整顿为档案工作奠定了基本。48、公文整顿（立卷）的范畴：1、上级机关的文献材料。2、本机关的文献材料。3、同级机关和非从属机关的文献材料。4、下级机关的文献材料。49、归档文献整顿的工作环节：1、装订。2、分类。3、排列。4、编号。5、编目。6、装盒。50、应用文的特性：1、价值的实用性。2、建构的模式性。3、体现的简约性。