加油站财务管理制度.docx

加油站财务管理制度第一节 一般规定第一条 独立核算的加油站控股、参股加油站、特许经营型加油站实行独立核算。独立核算的加油站必须按照企业会计准则、企业财务通则、控股加油站还要按照中油股份公司内部会计制度的规定设立独立的会计核算体系，建立健全财务管理制度，依法经营，照章纳税，实行严格的财务预算管理。第二条 非独立核算的加油站全资、长期租赁加油站实行非独立核算，由主管公司采取“资金、债务、财务核算”三集中的管理办法，实行“集中管理，统一核算”的财务管理模式。1. “资金收支两条线”。所有销售收入必须当日上交，不准坐支销货款。2. 费用支出实行报账制。日常零星费用根据主管公司规定的使用权限，从加油站的备用金中暂支，定期向主管公司报账。日常零星费用开支较少的加油站，也可直接到主管公司报销。3. 单站核算或模拟核算。加油站上级主管部门应对加油站经营成果实行财务核算或“模拟核算”，主要核算指标有收入、成本、费用、利润等。第二节 现金及银行存款管理第三条 备用金管理1. 备用金的借入。加油站可存放一定数额的备用金(具体金额由各单位根据实际需要由财务部门核定)，加油站填写借款单，由站长签名，到财务部门借款。该备用金由出纳(报账员)保管，用于日常零星费用的开支。2. 备用金的支付。出纳(报账员)必须认真审核原始单据，经相关人员（审批人和验收人）签批后，方可支付现金，报销人应在原始凭证上签名确认。预计备用金不足时，出纳应及时向主管公司财务部门报账，补足备用金。一次性支出数额较大时也可直接到主管公司财务部门报账。3. 备用金的归还。年末会计结账前，出纳应归还油站全部备用金，财务部门应出具收款凭据。次年再根据实际需要，重新核定备用金数额，办理相关手续。4. 备用金的监管。站长应加强对备用金的管理，定期检查或不定期抽查备用金的使用情况。如发现异常，应及时报告上级公司进行处理。第四条 营业现金的管理1. 找赎金（零钞）的管理（1） 找赎金由加油站直接向财务部门借支建立，每台收银机的找赎金为人民币500元。（2） 收银员及当班主管应在当班期间时常检查并保证有足够的零钞。（3） 交接班前收银员必须清点找赎金，并应保证移交给下一班有足够的零钞。（4） 出纳应负责找赎金的“银行找零”工作，以保证零钞流通顺畅。2. 当班过程的现金管理（1） 收银机内可存放的现金最高上限为2500元（具体金额由各加油站站长根据实际情况而定）。（2） 当收银机内的金额达到上限时，必须按以下程序将款项及时投进保险箱：收银员应当在当班主管的监督下，准确数出1000元（一般情况下），并在证明单和每日保险箱记录表上面填写：当天日期、投钱当时的时间、班次、金额、收银员签名和当班主管签名，填好后，将款捆扎好投入保险箱。以上工作由应由两人以上完成，并确保操作安全。（3） 涉及当班时的退还顾客款项时，必须填写现金退款单，并由收银员和当班主管一起执行。3. 交接班时的现金管理（1） 收银员与出纳（班长）清点收银机里的现金，按规定程序将本班最后一批交易现金全部投入保险箱，如发现长款时，填写现金长款单，不允许把长款抽走，发现短款时，应立即赔偿，收银机里只留找赎金。（2） 本班收银员足额地将找赎金移交给下一班的收银员，双方人员清点核实。4. 现金营业收入的处理（1） 每天由加油站站长和出纳一起从收银台的保险箱中将营业收入款项取出进行清点核查。在清点核查过程中，必须由出纳点钱，站长监督，二人同时进行。（2） 出纳在清点现金前，必须与加油站站长、当班主管核对投款数量与每日保险箱存款记录表是否一致，然后按班次分开清点按要求填制销售日报表。（3） 如当天现金清点完后不能立刻送入银行，必须将现金封存好，放回保险箱中。（4） 现金清点后应立即入库，及时填写现金盘点报告，注明：开柜时间、经手人、金额、点的是哪几个班次的现金、长短款及责任人、假钞和责任人。现金报告一定要连续编号。（5） 现金送存。现金送存必须由站长和出纳完成，填写现金进账单，送存银行，或由银行来取；将现金进账单回单随同销货日报表送财务部门入账。（6） 出纳员应根据现金收支情况及时登记现金日记账。（7） 出纳员应根据现金收支情况与销售收入核对，二者必须一致。（8） 现金长短款处理（专指开柜清点营业现金时）。假钞/短款的赔偿。点钱时发现，由收银员和主管赔偿；送存时发现，由出纳赔偿；长短款不能由任何人垫付，必须如实反映。假钞/长短款的报告和处理。凭现金盘点报告表，根据会计处理原则做相应的会计分录。反映现金短少：借：待处理财产损益-待处理流动资产损益 贷：现金 如有责任人： 借：其他应收款-xxx责任人 贷：待处理财产损益-待处理流动资产损益 收回责任人赔款： 借：现金 贷：其他应收款-xxx责任人 注：独立核算在加油站做账务处理，报账制单位在财务部门做财务处理。5. 月末现金盘点每月28日由出纳盘点现金，会计监督。盘点后必须立即填写现金盘点报告表，报告表上必须有出纳、会计和站长的签名。长短款应及时反映，做法如日常盘点。结账前必须把手工账与电脑明细账核对一致。6. 营业现金收入会计处理 借：现金 贷：营业收入（或其他业务收入） 应交税金-应交增值税（销项税） 借：银行存款 贷：现金现金及银行存款应每日清算，保证账实相符，每日报送现金和银行存款和收入日报表，收入应划分营业收入和其他业务收入（便利店）收入。注：独立核算在加油站做账务处理，报账制单位在财务部门做财务处理。第五条 保险箱管理1. 保险箱内保存营业现金、票据、印鉴等。法人章和财务章必须分开保管。2. 保险箱的钥匙由加油站站长保管，出纳掌管密码。3. 出纳请假时，密码只能告知最近一个油站的出纳；站长请假时，钥匙只能交接给主管部门指定的人选。4. 出纳的工作交接，必须由主管公司财务部门指定监交人。交接后，接任出纳必须立刻更改保险箱密码。5. 交接有困难，必须通知上级主管公司财务部门。第六条 银行存款管理1. 开设银行账户独立核算的加油站必须填写银行开户申请表上，经主管公司批准，财务部门根据要求批准加油站开设银行账户。开户工作由出纳办理，开户行必须是公司认可的商业银行。报账制加油站在应用公司账户操作困难时，经公司财务部门批准可开收入辅助账户，只收不支，一切支出在费用账户。2. 银行支票的管理（1） 需要购买支票时，出纳填写好有关凭证，由财务主管批准后购买。购回支票，出纳员应立即记录该本支票的起止号码。（2） 出纳必须建立一个专用的支票登记本，记录支票的购买、使用和作废等资料。（3） 使用应按号码顺序。作废支票，应划线、写“作废”字样并保留。（4） 出纳有责任保管好所有支票（包括作废支票）。（5） 银行印鉴应妥善保管，不能一人保管所有银行预留印鉴。3. 收取银行支票的管理 用户用银行支票购买商品时，收到银行支票后不能直接付货，应首先填写进账单，送存银行，待确认货款到账后，通知加油员或便利店售货员付货。4. 信用卡收款的管理 用户使用与银行有约定的信用卡，应首先确认此卡是否在止付名单，再确认是否在有效期、确认用户身份是否为该卡的拥有人，如：验看身份证件、核对卡上照片是否与持有人一致或密码是否正确等，待确认好后刷卡通知付货。5. 支票及信用卡等非现金收入的账务处理 借：银行存款（或往来账户） 贷：营业收入（或其他业务收入） 应交税金-应交增值税（销项税）先交款后发货或加油卡等： 借：银行存款 贷：往来账户注：独立核算在加油站做账务处理，报账制单位在财务部门做财务处理。6. 银行余额调节表（1） 根据银行存款日记账，逐笔核对银行对账单，编制银行对账单余额调节表。（2） 未达账必须写清楚原因。（3） 若未达账账龄超过1个月而自己又不能解决的，必须及时向公司财务部门汇报。第三节 固定资产管理第七条 固定资产的购置1. 固定资产是指使用期限在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产。2. 固定资产申购及审批程序（1） 大型固定资产的购置必须列入年度财务预算，基建性支出须纳入基建计划，专项审批后组织实施。（2） 具体申购及审批程序参照股份公司的有关规定执行。（3） 收到货物或工程竣工，有关职能部门应组织验收；验收合格后，作出相关记录并交财会入账。第八条 固定资产转移、报废、出售1. 固定资产的转移。固定资产转移、改变用途或暂停使用时，加油站必须以书面形式提出申请，报公司资产管理和财务等部门，按公司审批权限经公司领导批准后，财务部门据此作相应账务调整。2. 固定资产的报废。固定资产符合报废条件时，站长应书面报告主管部门批准，财务部门根据报废审批单，做报废此项固定资产的账务处理。3. 固定资产的出售。资产不用或不需要使用时，站长向主管部门书面报告，经资产管理、财务等部门批准后，报公司总部批准后出售，财务部门收到出售货款后，进行账务处理。第九条 固定资产保管1. 建立固定资产实物明细账。加油站必须按固定资产名称、数量、存放地点、实物保管人等建立固定资产实物明细账（或固定资产卡片）。2. 站长是加油站资产保管的第一责任人；实物保管人是直接责任人，对其所保管的资产负有直接责任。第十条 固定资产盘点1. 每半年对加油站的固定资产进行一次全面盘点。盘点由主管公司财产清查领导小组负责。盘点采用实地盘点制，进行逐一盘点、核实。2. 固定资产盘点必须做到账账相符、账实相符。若出现盘盈、盘亏的固定资产，应查明原因，填制固定资产盘盈、盘亏报告表并写出书面报告，经公司总部批准后做相关账务处理。第四节 商品资金的管理第十一条 商品购进管理1. 根据油品入库单登记库存商品进货明细账，每月至少与业务部门、财会部门核对一次账务，做到证实、账账相符。2. 便利店购进商品必须分品种按月编制预算，经批准后方可执行。购进的商品经验收后，应填写商品验收单。加油站如系一般纳税人的，应取得销售方的增值税发票，核对无误后交有关人员审批后，方可付款，根据入库单登记库存商品进货明细账。3. 购进油品原发数与实收数存在差异时，通知业务部门查找原因，根据业务部门的处理结果进行账务处理。第十二条 商品销售管理1. 严禁赊销油品。2. 销售油品时，应出具正式销售发票。3. 销售电子货币卡应实行专门管理。4. 便利店的商品销售，应与加油站油料销售严格分开，货款单独保管，单独存入银行，在“其他业务收支”科目中进行核算。5. 根据销货日报表登记商品销售明细账，并按月与业务、财务部门核对账务，做到账账一致。第十三条 商品储存管理1. 根据油品入库单、销货日报表登记库存商品明细账和分客户的客存明细账。2. 库存商品的盘点。加油站必须按规定时间盘点，盘点时间为月未最后一日和年未最后一日。对月盘点的账务处理在下月进行，年度盘点的账务处理在决算中处理。对盘点出现的盘盈、盘亏，必须按品种、规格登记，并按公司有关规定处理。3. 客存商品的管理。严格控制客存油品数量和存储时间，建立完善的收发控制程序。4. 商品盘亏盘盈的账务处理。 借：待处理财产损益-流动资产盘亏或盘盈 贷：库存商品 批准处理后： 借：管理费用 贷：待处理财产损益-流动资产盘亏或盘盈 注： 盘盈以“-”号记账注：独立核算在加油站做账务处理，报账制单位在财务部门做财务处理。第五节 税收管理第十四条 税务登记全资及租赁加油站原则上与地(市)公司或区域公司共用一个税务登记号。并办理注册税务登记。第十五条 增值税的缴纳1. 加油站增值税的纳税义务人应由税务部门确定是否为一般纳税人。2. 与公司同一税号的全资及租赁加油站，在同一地点纳税的，应当以地(市)公司或区域公司为单位，汇总缴纳增值税。与公司同一税号的全资及租赁加油站，不在同一地点纳税的，应当以异地加油站为增值纳税人，根据销售额与进项税差交纳增值税及其他税金，公司根据该加油站增值税及其他税金进行合并或直接编制报表。3. 与公司不属于同一税号的加油站，应以加油站为纳税义务人单独计算缴纳增值税。第六节 费用管理第十六条 可控费用的管理1. 加油站费用实行全面预算管理，通过预算达到降低费用支出的目的。应按公司分解下达的费用预算安排日常经营活动。2. 可控费用主要包括短途运输费、商品损耗、工资福利费、业务招待费、差旅费、办公费、水电费、其他费用等。3. 油站主管部门应根据本单位的实际情况，制定相应的可控费用管理办法。如销售“吨油含量工资制”，费用的报销与销量完成任务百分比挂钩等具体措施，以达到节约费用支出的目的。4. 可控费用报销程序（1） 预算范围内日常零星费用支出由加油站主管部门签字报销。大额支出、专项支出、非预算费用等必须先报公司财务部门，由公司领导根据实际情况，经研究同意后方可开支。（2） 员工应如实填写费用报销单，票证符合税务要求，并在经手人处签名。（3） 费用报销单的审批，按公司审批权限的规定严格执行。第十七条 不可控费用的管理1. 不可控费用主要包括折旧费、劳动保险费、土地使用税、房产使用税、印花税等。以上费用支出应当纳入财务预算，实行预算管理。财务部门按加油站站名列账，作为单站核算的依据。2. 不可控费用应由公司财务部门直接报销，报销手续齐全方可支付。第七节 内部往来管理第十八条 加油站之间的往来管理1. 加油站之间的固定资产调拨，按照固定资产管理制度执行。加油站只对固定资产明细账（卡片）作相应的增减记录。财务部门与有关加油站核对固定资产明细账。2. 加油站油品原则上不得互相调拨。因特殊情况，经公司领导同意作为公司直接发油至调入加油站。调出油品的加油站，账务上只冲减公司发油量，不得记为向调入加油站的油品销售。第十九条 加油站与公司之间的往来管理1. 由公司设立零售账套核算的各加油站，在编制会计报表时应予以合并。2. 加油站与公司之间的固定资产、货款回笼等通过内部往来科目核算的，必须核对一致。不一致的必须查明原因，在当月调整有关账务。第二十条 员工借款制度1. 员工（不含站长）因工作需要借款应填写借款单，每次最高借款额为500元。经加油站站长、主管部门经理、公司经理、财会负责人签名后，方可在财务部门借款，累计借款额不得超过1000元。2. 油站站长因工作需要借款的，应填写借款单，经有关负责人签字后，在财务部门借款。工作完毕后及时报销还款。3. 加油站站长有责任敦促员工按时还款。工作完毕后30天未能归还者，将在工资中予以扣除第八节 发票的使用和管理第二十一条 发票的领购1. 加油站使用的各种发票由主管公司财务部门统一向国家税务机关申请购买或印制。加油站记账员在财务部门办理领用手续。增值税专用发票在税务机关购买后二个月内有效。普通发票可由公司向税务部门申请按年印刷。2. 财务部门对发票实行验旧领新限量发放。加油站领用时，财务部门在空白发票上统一盖财务专用章或发票专用章。空白发票必须专人保管，存入保险箱内。第二十二条 发票的使用1. 按规定开具发票（1） 据实向付款单位（个人）开具发票。填写项目应齐全，字迹清楚，应当按照规定时限、顺序、逐栏、全部联号一次性如实填写，不得跳号缺号。发票作废，必须在原发票上注明“作废”字样并加盖“作废”章，一式数联全部完整保存。（2） 配置的增值税防伪税控系统，应按照税务部门的规定由专人负责使用和管理，保证增值税防伪税控系统的正常使用。不得将系统的密码告知他人，不得将专用防伪税控系统的计算机用作其他用途。（3） 增值税专用发票不得随意开具红字发票。如发生退货、销售折让确需开具红字发票的，在购货方退回抵扣联、发票联的可以直接重新开具；若对方已经记账抵扣的，必须取得对方税务机关的“进货退出或索取折让证明单”后，方可开具红字发票。（4） 未经税务部门批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。不得转借、转让、代开发票。不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票。2. 按规定填报发票使用明细表。应由记账员按月填写“增值税（专用/普通）发票使用明细表”，其中对增值税发票应按号码顺序填列，加油站普通发票可分月按本汇总填列，次月5日前交财务部门审核后申报缴纳增值税。第二十三条 发票的保管和存档1. 发票的保管（1） 发票应当按照税务机关的规定存放、保管。（2） 空白发票发生丢失，应于丢失当日书面报告主管税务机关、上级公司，并采取必要措施挽回损失。（3） 购买商品包括生产性低值易耗品、材料物资、消防器材等必须从销售方取得增值税专用发票，并由财务部门按月填写“增值税（专用发票/收购凭证/运输发票）抵扣联明细表”，随抵扣联向税务机关申请抵扣增值税。（4） 取得的增值税抵扣联必须妥善保管，不得污损、折叠、挤压或用大头针、曲别针扎结，以免影响税务机关对抵扣联的自动扫描识别。2. 发票的存档和销毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年。不得擅自损毁，保存期满，应报经主管税务机关审查后，方可销毁。第九节 财务核算、会计报表及主要财务指标第二十四条 遵循的会计制度 必须按照企业会计准则、企业财务通则、中油股份公司内部会计制度进行会计核算，每月真实、完整、及时、准确编制会计报表。全资和租赁加油站只编制收入和费用报表，损益类报表为模拟核算报表，控股公司按照规定的报表格式编制会计报表。第二十五条 成本核算方法 油品及便利店的成本核算方法全部采取“加权平均法”。第二十六条 加油站经营情况季（年）度报表加油站经营情况季（年）度报表见附表3-18。第二十七条 财务指标1. 吨油销售收入：指加油站对外销售每吨成品油的加权平均收入。不包括从事副营及对外提供洗车等服务性收入。2. 吨油费用：加油站销售一吨成品油所发生的全部费用（包括管理、营业及财务费用）。