第八章管理信息系统的运行维护与评价

第九章管理信息系统的项目管理提要：管理信息系统的开发工作是涉及企业管理、计算机相关技术、数据库技术等多领域的系统工程。为了更好地对管理信息系统的开发工作进行管理，本章从人员管理、任务管理和文档管理三个方面讲述管理信息系统开发中项目管理的内容和应注意的问题。第一节管理信息系统项目管理概述一般来讲，企业管理信息系统的建设是一个比较大型的项目，完全达到预先设定的系统目标几乎是不可能的，也曾有专家指出“计划完成或者达到预定目标的大型工程从来都只是梦想”。在项目的开发过程中会出现很多我们所预想不到的问题，我们不得不采取相应的措施来预防和解决，而这些问题在制定系统目标时是无法控制的。虽然我们不能完全达到系统的预定目标，但是我们必须不断地向系统目标前进，明确能够实现的目标，顺利地完成相应的工作，以最经济、资源利用最有效的方式最终满足项目相关各方的需要。“三分技术、七分管理”是对管理信息系统项目开发与实施的高度概括，这种概括说明了项目管理的重要性。项目是创建一种特定的产品或服务的阶段性的工作。在项目开始之前，必须制定工作计划，明确项目开始和结束的时间及项目结束的基本标准。成功地进行项目管理的关键是明确各阶段的工作内容和工作完成的标准，并监督控制工作的进行。工作内容应该明确而详细，这样在出现问题时，就能够快速地发现问题所在，并且及时地解决问题，或者及时地对工作计划做出调整。进行管理信息系统项目的管理，需要合理安排项目的各种资源，包括办公室的分配、硬件软件系统的管理、项目经费的筹集与使用、各项工作任务的人员配备等。其中，人力资源的价值越来越受到重视。项目管理工作做得好，能避免人浮于事现象的出现，节省不必要的开支。而且，如果能够做到人尽其才，不仅能够提高工作的效率，还能够为项目组留住优秀的员工，这是一笔巨大的财富。在管理信息系统开发的整个过程中会形成很多的文档资料，包括工作文档和技术文档。这些文档资料是未来进行系统维护或升级所必须的。文档管理是管理信息系统项目管理中非常重要的一部分工作。在文档管理方面，目前还没有统一的标准。但是，在实践过程中，人们已经认识到了管理信息系统文档管理的重要意义，并且已开始体现在管理信息系统的项目管理工作中。另外，在项目管理的过程中，还需要不断地协调项目组同软硬件供应商、投资企业及其他相关部门的关系。尤其对于投资企业，我们必须了解他们的实际需求及对项目的实际期望值。项目的投资企业直接影响着项目的计划与实施。如果不能正确地理解投资企业的需求，在出现问题时就不能成功地进行沟通协商，这样会直接影响到项目的进度，甚至会影响到项目的最终完成。下面从项目团队的组织、项目开发工作的管理和项目的文档管理等几个方面来进一步地讨论管理信息系统的项目管理工作。第二节项目的团队组织项目团队的组织是管理信息系统成功开发的重要因素之一。管理信息系统的建设是比较大的工程项目，必须进行任务的分解，由不同的人员共同来完成。项目团队的组建一般包括项目经理（项目负责人）、系统分析员、系统设计员、数据库系统管理员、系统管理员、程序设计员、文档管理员等。另外，管理信息系统项目的团队还要邀请部分投资企业的业务人员参加。项目团队中的各种角色的成员在项目开发的过程中分担着不同的工作，相互协作，共同来完成系统的开发工作。（1）项目经理项目经理负责管理项目的开发活动和开发方向，应该具有很强的管理才能、丰富的组织经验和协调能力，掌握项目开发过程中的转折点，在参与项目的各方之间找到一个让各方都满意的方案。项目经理负责下述工作： 制定项目计划，明确各项具体任务需要的时间，控制项目的进度。 确定开发所用的技术和方法，并在项目的进行过程中应用这些技术组织完成具体的工作。 有计划地分配现有的各种资源，合理安排技术人员的工作，正确处理各种资源的短缺和技术人员离开项目团队的情况。 掌握项目参与各方的实际需求，协调项目参与各方的关系。 控制项目的规模。随着管理信息系统项目的开发，会出现功能需求及系统规模不断增长的情况，项目经理须合理地控制项目的规模。 正确地评价团队中的每一位成员，正确地评价他们的工作成绩，并给予适当的激励，肯定团队中每一位成员的贡献。（2）系统分析员系统分析员负责确定具体的商务需求，并正确地传达给系统设计员和其他开发人员。系统分析员应该具备丰富的相关业务领域知识，能够与企业的业务负责人员很好地交流，并明确地表达实际的业务需求。系统分析员的工作包括下列内容： 设计业务需求调查问卷。 同业务人员进行交流，明确具体业务需求。 了解企业组织结构及人员配备。 明确企业内部职能的划分及同其它部门的关系。 获取相关业务的原始单据和报表。 确定需要输入和输出的内容及数据的处理流程。 明确数据间的计算关系。 参与系统使用人员的培训。（3）系统设计员系统设计员是管理信息系统项目团队中非常重要的角色，负责管理信息系统的总体设计和详细设计。系统设计员不仅要具备相关领域业务知识，理解具体的业务需求，而且要具备丰富的计算机硬件软件知识，设计如何实现系统分析中提出的业务需求。系统设计员要完成下列工作： 根据业务需求，设计目标系统的运行模式及业务流程。 评估并选择系统的网络设备、硬件设备和相关软件。 确定目标系统的功能结构。 完成数据库数据模型的设计。 确定数据编码方案。 对系统功能结构中的模块进行处理过程和输入、输出设计。（4）数据库系统管理员数据库系统管理员负责数据库系统的正常使用管理，保证数据库系统的安全性和保密性。数据库系统管理员应该非常熟悉所应用的数据库系统，负责的主要工作如下： 数据库系统的逻辑设计及物理实现。 数据库系统的升级。 采用适当的措施对数据库系统进行加密，保证只有经过授权的用户才能够使用相应的数据。 确定衡量数据库系统性能的指标，并监控数据库系统的性能及规模增长，保证数据库系统的正常运行。 确保数据库系统正确的备份和恢复。 数据库系统的日常管理。5）系统管理员系统管理员也是管理信息系统项目团队中很重要的角色，负责计算机系统的管理，保证计算机系统的安全。系统管理员必须具有丰富的计算机硬件和软件知识，并能够随时投入工作。系统管理员的工作包括如下内容： 硬件系统的安装和软件系统的配置。 硬件、软件系统的升级。 创建系统安全机制，保证系统的安全运行。 确定衡量系统性能的指标，并监控系统的性能。 计算机系统的日常管理和突发问题的解决。（6）程序设计员程序设计员的工作是进行程序设计，即使用应用开发工具来实现系统设计中的内容。程序设计员应该熟悉系统的硬件环境，熟练掌握所使用的数据库系统和计算机程序设计语言。程序设计员的工作包括： 按照统一的规范书写程序源代码。 系统交付使用前的程序调试。 合同所规定的系统维护期内的程序维护。（7）文档管理员在管理信息系统的开发过程中，存在着普遍不愿意在开发阶段书写文档的不良现象。但实际情况表明，没有完整系统的文档会给未来系统的维护带来巨大困难，也是管理信息系统项目管理的一种失败。配备专门的文档管理员来负责项目文档的书写和管理是一种比较好的选择。文档管理员应该具有比较强的写作能力，且具有无限的耐心和细心，主要负责如下工作： 参照统一的文档书写规范，撰写及整理项目开发各阶段的文档。 对文档分类，并编制文档目录。 文档的日常管理。（8）企业业务人员管理信息系统项目的开发需要系统开发人员和系统使用人员之间的相互配合。开发人员和使用人员的配合与协作非常重要，这主要源于以下两个方面的原因：一方面是管理信息系统的开发人员往往对计算机系统非常熟悉，但是对具体业务不是很了解，所以一般从计算机技术的角度考虑问题，在进行系统的分析与设计时不容易正确理解系统的需求；另一方面，系统的使用人员对具体业务非常熟悉，但是对管理信息系统的开发方法不是很了解，可能会提出计算机系统难以实现的要求。系统的开发人员和使用人员必须相互配合，反复讨论，才能做好管理信息系统的分析与设计工作。在项目团队中的业务人员主要负责下述工作： 协助系统分析员了解企业的组织机构、人员配备、组织内部的职能划分及各部门之间的关系直接或协助系统分析员填写相关需求调查表。 提供相关的原始单据和报表。 提供相关的数据指标体系及相应的计算关系公式。 协调企业与项目组及其它各方之间的关系。在管理信息系统的开发过程中，上述各角色是必须的，但工作的划分不是绝对的。例如，在很多应用系统中会出现这样的情况：系统管理员同数据库系统管理员由同一人担任；不一定配备专门的文档管理员。系统设计员同时负责系统的分析等。另外，在有些关键的技术问题上，还可能外聘相关领域的专家，请他们提供帮助和提出建设性的意见。第三节项目的任务管理在实际的项目开发过程中，项目管理工作侧重在以下几个方面：（1）任务分配，并为各任务组提供必要的资源，做到人、财、物各方面的保证。资源的合理分配是各阶段任务顺利完成的重要保证。在出现设备短缺或使用时间冲突时，必须及时协调补充，以免耽误工作的进行。（2）明确各阶段任务结束的标准，检查并监督各阶段任务的完成情况。将任务分配给各任务组之后，必须及时地了解各任务组的工作情况，控制项目的进度。在任务不能按计划完成时，需要及时对计划进行调整。（3）在各项任务完成之后，组织阶段性成果的验收。不论是硬件系统的调试、系统的分析与设计，还是软件的编制，在完成之后都应该进行鉴定验收，确定是否保质保量地完成了任务。在项目的开发过程中会出现很多我们所预料不到的事情。这些事情可能会影响系统的进度，为整个项目的完成带来风险。风险可能来自如下几个方面：（1）投资企业的经营战略发生变化给项目的进行带来影响。（2）系统的使用人员提出新的需求。（3）硬件、软件供应商不能及时交货，影响项目进度。（4）因接受新项目而出现项目计划冲突。（5）开发人员离开项目团队。（6）项目开发成本过高，超出预算。（7）项目规模不断攀升。（8）采用的技术不成熟，出现困难。（9）相关法律被修订。(11) 10）相关国家政策发生变化行业市场发生变化。(12) 出现新的竞争对手。(13) 合作伙伴退出或遇到一时难以解决的困难。(14) 火灾、洪水等不可抗力影响到项目。这些风险都可能对项目开发产生影响，使实际的项目开发滞后于计划时间表。所以，应该正确地评价这些风险，使损失减少到最小。在制定管理信息系统开发工作计划及进行进度控制时，常常采用甘特图的方法。甘特图(GanttChart)是一种对各项活动进行计划与控制的图表，比较简单，易于使用。在甘特图中，一般以横向表示时间，纵向列出工作。图9-1是反映开发工作计划的甘特图例。计划工作项目2000.5.2000.6.2000.7.2000.8.2000.9.需求分析与总体设计详细设计建立模拟开发环境事务操作模块开发统计、查询模块开发报表计算打印模块开发编写程序说明书编写系统使用说明书编写系统维护说明书现场安装调试系统验收图9-1开发工作计划甘特图例另外，项目中的各项任务是相互联系的，并且有些任务之间存在着一定的依赖关系。在制定计划时间表时，应该寻找关键路径，争取在最短的时间内完成各项任务。表9-1是一个进行关键路径分析的例子。表9-1关键路径分析任务步骤1天数步骤2天数步骤3天数步骤4天数天数总计A579627B1261129C26834D659626在该表中ABC、D是相互独立的任务，每项任务分别需要通过不同的步骤来完成，各步骤所需要的天数不等，完成各项工作的具体时间约束为任务A:经过4个步骤完成，总共需要天数为5+7+9+6=27（天）任务B:经过3个步骤完成，总共需要天数为12+6+11=29（天）任务C:经过2个步骤完成，总共需要天数为26+8=34（天）任务D:经过4个步骤完成，总共需要天数为6+5+9+6=26（天）从上述分析可以看出，任务C需要的时间最长，为34天，是关键路径。因此，在安排任务时，必须尽快启动任务C,并且应该努力在34天内完成，避免出现拖延，因为任务C的完成情况直接影响整个项目的进度。第四节项目的文档管理在管理信息系统总体规划、系统分析、系统设计到实施应用的整个过程中会形成很多的文档资料，例如各种图表、文字说明材料、数据文件、报告等。这些都是未来进行系统维护、升级或扩展的重要参考。可以说，文档管理是管理信息系统建设过程中非常重要的一部分工作。但是，在管理信息系统的文档管理方面，目前还没有统一的标准或规范。另外，在系统建设的实际工作中，有时会因为意识不到文档管理的重要性，而未给予足够的重视，使得工作做得不够细、不够好,为未来的系统维护、扩展等带来了不必要的困难。现在，人们已经开始逐渐认识到系统的文档管理具有着非常重要的意义，并且已开始体现在实际的管理信息系统项目管理工作中。一、文档的内容与分类在信息系统建设过程中涉及到的文档类资料多而且杂，资料的格式、内容、载体等都有着很大的区别。为了做好系统的文档管理工作，方便归档和将来使用时的检索，必须对他们进行适当的归类。下面我们针对技术类文档给出几种文档的分类方法。按照生命周期法的五个阶段来进行划分，各阶段包含的主要文档如下:表9-2管理信息系统开发各阶段的文档阶段文档相关内容1.系统规划 可行性研究报告 系统开发计划01.项目背景02.系统目标及总体功能需求和关键信息需求03.系统可行性分析04.开发进度2.系统分析系统分析报告01.组织结构及人员配备02.组织职能划分及同其它部门关系03.业务及相关数据调查表04.业务及相关数据原始单据和报表05.调查记录和整理结果06.业务流程图07.数据流程图08.数据字典09.U/C矩阵图10. 管理模型及相应的计算关系公式11. 各种图表的辅助文字说明12. 目标系统的逻辑功能结构3.系统设计 总体设计报告 详细设计报告01.目标系统的硬件配置方案02.目标系统的系统软件配置方案03.目标系统的业务流程描述04.目标系统的数据类描述05.目标系统的功能结构06.数据库文件的设计07.安全保密机制08.编码方案09.功能模块的输入/输出设计10.功能模块的处理流程4.系统实施 程序设计说明书 源程序备份文件 系统测试报告01.变量说明02.程序处理流程03.程序间的调用关系用户使用手册04.使用的数据库文件05.公共程序等的特殊功能说明06.测试环境、数据准备07.测试时间、人员安排08.测试结果09.用户培训计划10.系统使用说明01.系统试运行阶段的试运行和修改记录5.系统运行维护与评价 系统运行日志 系统修改与维护报告01.系统运行阶段的运行记录02.系统运行阶段的维护和修改记录03.系统的评价或鉴定结果在表9-2中，根据生命周期法的五个步骤，我们给出了管理信息系统文档的主要内容及分类。这是普遍采用的一种管理信息系统文档归类方法，实际应用也比较广泛。由于信息系统文档多而杂，除了上述归类方法，我们还可以根据格式或载体对系统文档进行划分。按照这种划分方法分为：原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等几大类。（1）原始单据或报表在管理信息系统的调查分析阶段会获取大量的原始单据和原始报表。这类资料一般都是以纸张为存储介质，大小、格式一般都没有统一的标准，容易散落、破损及丢失，例如入库单、领料单、过秤单、材料台帐、生产日报等。对这类文档资料应编好目录，装订成册。如果需要，可以同时复印并装订一个副本。（2）磁盘文件磁盘文件是目前管理信息系统文档最主要的存储方式。由于计算机办公软件的普遍使用，各类报告或说明书一般都是通过使用文字处理、幻灯片制作等软件工具生成的，例如采用软件工具WPSWordExcel、Powerpoint等。可行性研究报告、系统分析说明书、系统设计说明书、程序设计说明书等一般都采用这种方式编写和保存。磁介质的文档资料占用空间小、信息量大、易于保管。但是，如果磁盘发生损坏，会引起数据的彻底丢失。因此，需要做好备份工作。（3）磁盘文件打印件磁盘文件打印件同磁盘文件是同时存在的，这主要是出于交流和使用上的方便。对于这些打印出的文档，应该装订成册，切忌散页存放，以免部分丢失。另外，各种报告和说明书都有一个反复修改的过程，要注意区分修改前的版本和修改后的版本，避免混淆带来使用上的不便，甚至出现错误（3）大型图表在管理信息系统文档中，还可能出现一些大型图表。例如，在大型企业管理信息系统建设过程中用到的U/C矩阵图、E-R图等。有时这类图表的大小可以占用一面墙。由于这些图表需要折叠存放，因此在绘制时，一定要选择不易被折断的纸张。在保存时，需要放在档案袋或档案盒里，以免磨损。（5）重要文件原件管理信息系统的文档主要是技术文档，但也有一些涉及到权利义务关系的重要文件，例如：项目合同或协议书，系统验收或评审报告等。（4）光盘存档光盘存档是近几年发展起来的文档保存方式。由于光盘的存储量大，体积小,所以光盘存档得到了普遍的欢迎。二、文档的规范化管理在上一节中，我们介绍了管理信息系统文档的内容和分类。下面我们来讨论文档规范化管理的方法。由于在管理信息系统文档管理方面尚没有统一的标准，在具体工作中也没有固定的模式。但是，在一个管理信息系统项目的由始至终，必须有一个统一的内部标准，并应该严格执行。管理信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准、文档管理制度等几个方面。（1）文档书写规范管理信息系统的文档资料涉及文本、图形、表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括：符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等；（2）图表编号规则在管理信息系统的开发过程中用到很多的图表。对这些图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。根据生命周期法的五个阶段，可以给出如图9-2所示的分类编号规则。根据该规则，我们就可以通过图表编号判断：该图表出于系统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档、文档中的哪一部分内容及第几张图表。对照上一节中对系统文档的分类，我们可以知道图表编号2-1-08-02对应的是系统分析阶段系统分析报告中数据字典第二张第05-6位，流水码第3-4位，文档内容第2位，各阶段的文档第1位，生命周期法各阶段(3) 文档目录编写标准为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录。管理信息系统的文档目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、保管人等。文档编号一般为分类结构、可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要书写完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等。管理信息系统文档目录的编写可以采用表9-3所示的形式。表9-3xxx管理信息系统文档目录文档文档名称份数页数或存储地点存档日期保管人编号格式或载体件数1-1可行性研究报告软盘21507档案柜2001/2/9龙东华1-2系统开发进度软盘21507档案柜2001/2/9龙东华2-1系统分析说明书软盘21507档案柜2001/2/9龙东华2-1-04业务原始单据和报表原始单据或报表156507档案柜2001/2/9龙东华2-1-09U/C矩阵图大型图表11507档案柜2001/2/9龙东华55555-2-03系统鉴定报告13506档案柜2001/3/9尹利重要文件原件(4)文档管理制度为了更好地进行管理信息系统文档的管理，应该建立相应的文档管理制度。文档的管理制度需根据组织实体的具体情况而定，主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录，并且需要考虑借阅人是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下，还应注意保密。