北京百事可乐饮料有限公司ERP需求解决方案

第一章 前言1第二章 企业概况3第一节企业简介3第二节 企业组织结构及职能范围3第三节 企业常用词解释6第三章 企业整体销售流程概况7第一节 销售流程7311 销售计划7312 销售合同7313 销售订单及结算10314 促销管理22第二节 整体需求描述23321 整体需求23322 价格、促销管理需求24323 货品管理需求27324 客户管理需求30325 系统需求35第四章 企业各部门需求37第一节重点客户部37411 部门职责37412 部门岗位结构39413 岗位职责40414 主要业务流程52415 重点问题描述71416 典型客户业务模式74417 其他要求和说明78418 目前急需解决的问题79419 报表、单据80第二节 即饮部119421 部门职责119422 岗位设置121423 岗位描述122424 主要业务流程133425 其他要求和说明150426 目前需要解决的问题152427 报表（单据）说明153第三节 郊县部183431 部门职责183432 岗位设置186433岗位描述187434主要业务流程200435 重点问题描述219436 其他要求和说明220437 目前急需解决的问题221438 报表（单据）说明222第四节 市内拓展部271441 部门职责271442 岗位设置274443 岗位描述275444 主要业务流程288445 重点问题描述306446 其他要求和说明307447 目前急需解决的问题308448 报表（单据）说明310第五节外埠411451 部门职责411452 岗位设置413453 岗位描述415454 主要业务流程424455 重点问题描述442456 其他要求和说明445457 目前急需解决的问题446457 石家庄分公司的重点需求446第六节营业室457一 部门职责457二 岗位设置458三 岗位描述458466 信控室470467 报表473第七节 仓库492第八节 储运部511481 岗位结构511482 工作流512483、储运部需求分析515484 报表523第九节财务部537第十节销售总监办公室报表5414101 销售总监秘书报表5414102 综合分析员报表564第十一节 市场设备部600第十二节 市场部649第五章 企业系统应用解决方案664第一节 销售流程665511 客户信用事前控制665512 订单流转667第二节 仓储管理流程679521 库房结构679522 库房业务680523 库房重点问题681第三节 运输管理流程681531 运输部门结构681532 运输流程682533 运输重点问题描述682第四节 财务管理流程682541 应收帐款明细管理683542 存货管理683543 转账方案683第六章 解决方案确认684第七章 系统实施成功经验685第八章北京英克科技项目实施保障体系69181 工程级的实施体系69182 培训计划693821 培训方法694822 培训计划69483 售后服务质量及能力695831 售后服务质量及能力695832 实施成功关键因素：695833 验收方法696834 项目管理696835 工作计划控制697836 英克科技咨询顾问的实施时间控制697837 报告和决策机制697838 问题的书面记录698839 报告机制6988310 定期和不定期会议6988311 实施范围控制6988312 范围改变文档内容6988313 批准程序6998314 跟踪执行6998315 质量管理6998316 风险控制70084 技术开放及交接程度702第 61 页 共 704 页第一章 前言一、目的北京英克科技有限公司与北京百事可乐饮料有限公司协商合作，对北京百事可乐饮料有限公司（以下简称北京百事）进行实地调研工作。本方案针对此次实地调研所掌握与了解的诸多问题与需求，提出“北京百事销售系统”解决方案二、方式此次北京英克科技有限公司（以下简称英克科技）在实际调研中主要采取与企业各运作部门高，中层管理人员座谈的方式，对企业现存的运作模式及管理流程进行了解，并为企业确定未来的管理流程提出英克科技解决方案。通过此次对北京百事实地调研，英克科技结合北京百事实际管理特性，将企业在现行运作中存在的和今后可能发生的各项问题加以论述，并且结合英克科技PM系统提出解决方案，有效的将问题提前屏蔽或加以解决。使北京百事尽快摆脱手工管理的沉重包袱，踏上高质、高效的先进管理之路。三、承诺与致谢企业实施信息化工程，是一项耗资大，耗时长，耗力强，长期化的系统工程，任何一家系统需求商对此一行为都非常谨慎，在对系统提供商的选择上非常的严格。英克科技承诺，在此次北京百事信息化工程项目中，英克科技将本着为客户服务为基本原则，为北京百事此次企业信息化提供最优的解决方案和服务体系。真正的将系统使用者的利益与系统提供者的责任有机的结合，形成一个共同发展、共同成长的共同体。及时为北京百事提供最优秀的管理思想及理念，为北京百事的长期发展提供有力的支持及协助。感谢北京百事对英克科技的大力支持与信任，英克公司将不遗余力的为此次企业信息化工程提供最佳的服务。注：本方案共分为八章：第一章 ：前言第二章 ：企业概况第三章 ：企业整体业务流程概况第四章 ：企业各部门需求第五章 ：企业系统应用解决方案第六章 ：解决方案确认第七章 ：系统实施成功经验第八章 ：实施服务体系第二章 企业概况第一节 企业简介北京百事可乐饮料有限公司于1988年由原北冰洋食品公司与美国百事可乐国际集团合作兴建,1989年正式投产,1994年转为合资,生产百事可乐、七喜、美年达等国际品牌饮料。产品包装有：355ml易拉罐、250ml和200ml玻璃瓶、600ml塑料瓶、1250ml塑料瓶、2L胶瓶、BIB散装包和糖浆桶（现调机）等。在全体员工的共同努力下，在北京市、河北省及其周边地区建立了完善的销售渠道，产销量连续大幅增长。第二节 企业组织结构及职能范围由于本次北京百事可乐饮料有限公司计算机管理信息系统并不涵盖公司所有部门，在此只描述与本项目相关的部门。总经理销售总监财务总监生产总监市内拓展部重点客户部郊县部即饮部外埠部石家庄分公司财务部营业室电脑部信控室大兴库龙爪树库千树库储运部市场设备部销售副总监1、市内拓展部：职能范围：负责北京市内百事可乐系列饮料的销售，下辖四个营业所和一个批发部。四个营业所主要负责WAT积极销售系统其核心是WAT分销商。主要特点：、WAT积极销售系统：百事支持分销商，并划定该分销商的经营区域，由北京百事的销售代表跑零售客户，经销商负责送货、结款（也可以自己开发客户，送货）；该系统下，要考核销售代表的业绩（如销量、回款）。、WAT分销商下属公司直销客户：要求系统能详细记录WAT下属客户的详细信息，非常关注此类客户的销量、销量结构；目前此类客户的销量由业务员上报百事和WAT分销商，业务员的考核就根据此本分数据。业务员每天统计此类客户的库存和订单。、WAT分销商自有客户：WAT分销商也可以自己开发客户，此类客户的信息公司不是很关注，也不算是公司的客户，其销量也不计入公司直销的销量2、重点客户部职能范围：负责大客户和连锁超市百事可乐系列饮料的销售，下辖大客户部、南区、北区、门店部。连锁机构：有的连锁机构统一进货、同一结款，有的是分店各自进货分别结算。统购的就会存在一个客户多个送货地点的问题。要分别统计各分店销量。3、郊县部职能范围：负责北京周边的郊县地区百事可乐系列饮料的销售。主要业务特点是有专营分销商系统。主要特点：、专营分销商系统：与WAT系统类似。但不是由北京百事的业务员（CR）跑终端客户，而由助理业代（DCR归专营经销商自己，但由百事发给补助）负责终端客户。要考核DCR的业绩。、DCR客户销量：由DCR上报百事，并据此发放补助。、下级分销：专营分销商还会有下级分销商，下级分销商对终端客户信息及销量北京百事不关心；百事公司年底根据专营分销商对下级分销商的销量给下级分销商返利，也就是说要统计下级分销商的销量。对于此种情况北京百事同专营分销商、下级分销商签订了三方协议，协议中明确了各方的利益即专营分销商、下级分销商在年底各获得多少比例的年底扣。如果是返货物，货物由北京百事直接运送到下级分销商处，因此要对下级分销商的送货地址进行备案。4、外埠部职能范围：下辖省内部、省外部，省内部负责河北省内，省外部负责河北省、北京市以外的地区。5、即饮部职能范围：下辖餐饮部、现调机部，餐饮部负责餐饮业的销售、现调机部负责现调产品的销售。6、石家庄分公司（归属于外埠部）职能范围：负责石家庄地区百事可乐系列饮料的销售。7、财务部职能范围：负责公司整体会计核算、财务管理。8、电脑部：职能范围：负责信息系统建设、网络、设备的管理9、营业室职能范围：负责发票管理、包装物管理、日常统计、销售日报表。10、信控室职能范围：负责客户信用管理。11、储运部职能范围：车辆管理、运输调度、执行运输任务。下属部门：调度中心、车队、技术安全、行政车。调度中心职能范围：合理安排运输任务、提高运输效率、减少不良运输、避免不经济运输。车队：职能范围：执行运输任务、对现结客户收款、管理客户包装物。12、库房职能范围：保管库内物资，收管理发货，库存统计报表。下属部门：大兴库、百业库、千树库。千树库隶属于大兴库，百业库独立于大兴库。第三节 企业常用词解释 1、SKU：SKU（举例说明）：2L的胶瓶百事可乐就是一个SKU.一个SKU可认为是一个产品，2L表示了产品有效物质的含量，胶瓶表示产品的包装形式，百事可乐表示产品的品牌。2、WAT分销商：百事支持分销商，并划定该分销商的经营区域，公司统一送货到WAT分销商并向其收款，由WAT分销商对终端客户送货、收款，由百事的业务员跑终端客户销售，公司要考核该部分销售代表的业绩（如销量、回款）；WAT分销商也可以自己开发客户，但此部分销售部计入该WAT分销商区域销售代表的业绩。3、专营分销商：与WAT分销商类似。公司统一送货到专营分销商，由专营分销商给终端客户送货、收款，公司统一与专营分销商结算款项。由助理业代（DCR）负责终端客户销售。百事公司考核DCR的业绩。4、CR：北京百事销售部的销售代表。直接负责北京百事产品对客户的销售工作。5、DCR：全称客户发展代表，专营分销商的销售代表，负责百事产品在其归属专营分销商的渠道内的销售工作。由北京百事根据其销售业绩发放经济补助。第三章 企业整体销售流程概况第一节 销售流程311 销售计划销售部门按时作销售计划用于指导销售和安排生产。在年初/月初，公司根据公司AOP(全年预算)并将计划销量分解到各个销售部门及渠道，使各部门对公司的销售目标有比较清晰的认识，并以实现此目标为本年/本月销售工作指导思想。公司及各部门领导在销售过程中收集销售信息，对比销售计划发现问题，调整销售政策及支持力度，以更好的完成销售目标。312 销售合同销售合同即销售协议。每年与客户签订年销售合同，合同中规定双方在当年的合作方式、销售方式、销售的品种、享受的价格及优惠政策等。按合同规定不同的内容，分为销售合同、瓶箱借用合同、市场设备租用合同等。按具体业务类型分为赊销合同、现销合同。3121 新增合同管理（流程图见下页）开发新客户调查客户经营执照，税务登记，经营情况签定赊销销售合同签订现销销售合同现销合同赊销合同请销售总监、财务总监、总经理审批审批是否通过审批是否通过主任、部门经理、销售总监、财务总监、总经理逐级审批销售合同客户数据库新增销售合同管理结束录入销售合同、信用数据等YNNY销售代表调查客户的基本情况，如经营手续是否合法、税务登记是否齐全、经营状况是否良好等；如果可能还要调查该客户经营竞争对手产品的情况。销售代表调查之后，认为符合合作要求，与客户签订销售合同，详细制订各种条款：经营品种、协议价格（AOP价）、销量、信用额度和期限（赊销客户）、包装物、促销政策、合作模式等等。销售部审核合同的条款是否符合公司的销售政策，销售代表有无越权行为等。北京百事对于现销合同的变更进行逐级即部门主任，部门经理，销售总监和财务总监。现销合同申请审核通过后，该合同生效；现销合同申请审核没通过，不符合公司政策，返回销售代表处理。现销的特殊价格需要财务总监审批。赊销合同经销售主任、部门经理批准后交于信控部。信控室审核赊销合同申请的信用额度、信用期限，信控部审批后交销售总监及财务总监审批。财务总监审批通过后报送总经理审批。总经理审批通过后交信控部存档。赊销合同审核没通过，返回销售代表处理。信控室审核赊销合同的信用额度、信用期限，审核通过合同生效，审核没通过返回销售代表处理。3122 合同变更管理流程图如下：修改客户合同客户信用销售申请调整客户合同审批是否通过销售部信控部审核客户信用情况客户数据库客户合同变更管理结束YN销售代表根据公司政策（如公司统一调整供货价、促销政策发生变化等）和客户实际经营状况（业务量迅猛增长要求降低供货价、主营品种调整、增加经营品种、超期超额等），与客户协商变更合同，达成一致后，提出合同变更申请。销售部审核合同变更申请是否符合公司的销售政策，销售代表有无越权行为等。北京百事对于现销合同的变更进行逐级即部门主任，部门经理，销售总监和财务总监。现销合同变更申请审核通过后，该合同生效；现销合同变更申请审核没通过，不符合公司政策，返回销售代表处理。现销的特殊价格需要财务总监审批。变更的赊销合同经销售主任、部门经理批准后交于信控部。信控室审核赊销合同变更申请的信用额度、信用期限，信控部审批后交销售总监及财务总监审批。财务总监审批通过后报送总经理审批。总经理审批通过后交信控部存档。赊销合同变更申请审核没通过，返回销售代表处理。信控室审核赊销合同变更申请的信用额度、信用期限，审核通过合同变更生效，审核没通过返回销售代表处理。3123 合同终止管理流程图如下：因经济等问题与客户终止合同的由销售相关部门提出申请信用控制和财务部门审核客户欠款，包装，预收款，押金，设备等情况)清除客户合同客户档案审批是否通过客户数据库终止合同管理结束YN因经济等问题与客户终止合同的由销售相关部门提出申请。财务部门审核客户的欠款，包装占用，有无预收款，包装物押金，使用设备等情况。与客户进行款项交割。库房收回包装物，设备部收回相关设备。313 销售订单及结算目前公司并没有使用计算机系统处理销售业务。整个销售环节过程如下：由业务员或客户将要货情况交给TC（业务员也可自行填制）填制销售订单-销售审核订单-营业室审核订单-审核通过开具相关票据（发票）-车队分配运输任务-司机提货-司机送货-司机收回相关票据（货款）和包装物-票据（货款）交回营业室，包装物入库。详见流程图，流程图见下页。开始业务代表订货客户订货审核是否通过销售部门审核订单销售审核通过送交营业室审核订单业务代表或内勤填订单审核是否通过营业室审核订单内容，包括包装物返回销售信用有问题？申请特批解决信用问题YN打印发票，送货单信用未解决，退回销售赊销订购现销订购21车队根据发票，送货单取货送货打印发票，欠据，送货单储存订单发票等数据现销现结21 客户收货付款* 注 信用问题指：1 客户未结帐货款是否 超过信用期限。2 客户未结帐货款是否 超过信用额度。司机将回执，钱款带回营业室，并带回返包装订单结束车队根据发票，订单取货送货客户签收，签欠据司机将票据带回营业室，并带回返包装从数据库中撤销订单，相关票据作废订单处理结束后，营业室根据回款来勾兑应收账款，此时自动转接到财务系统，生成凭单。如果现销现结而没有结款的，司机将货拉回，退库，取消订单。订单取消3131 销售环节一、销售订单的产生：销售代表拜访客户根据客户的库存和销量走势建议客户订货，并达成一致，由销售代表向公司订货、填制销售订单；客户根据自己的库存和销售预测直接向公司订货，当然不同渠道的客户要向不同的销售部门订货，由内勤人员填制销售订单。WAT积极销售系统下的销售代表、专营分销商系统下的助理业代填制的销售订单要分别传到北京百事和所属WAT分销商、专营分销商。公司对销售代表和助理业代的业绩考核，只考核这部分销售，如果所管辖的客户直接向所属WAT分销商、专营分销商订货，则此部分销量不计入销售代表和助理业代的业绩考核。二、销售部门审核订单：销售代表或内勤人员填好销售订单后，交由所属销售部门进行销售部门内部的订单审核。例如万客隆、普尔斯马特的订货交由重点客户部审核，肯德基的订货交由即饮部审核。此环节的审核，包括：客户的欠款情况、欠包装物情况、品种、价格、数量等基本情况。检查订单是否全填、是否规范。审核通过后订单转交信控室进行客户信誉额度审核，之后营业室进行包装物审核，开具发票、送货单；审核没通过订单返回销售代表处理。3132 营业室环节 一、总体业务描述销售部门审核通过的销售订单转到营业室，营业室对订单进行下列内容审核：1、订单具体内容审核。包括SKU、单价、数量、有无特殊政策等内容。2、包装物审核。客户订货涉及包装物要进行包装物审核，订货数量超过在押包装物数量，销售订单返回销售代表；营业室订单审核开始包装物审核结束是否新客户审核定单是否含包装开包装物押金票押金是否足够开补交押金票客户是否同意补交押金客户不同意，退回订单退回订单YNNY3、营业室信用审核。销售订单送到营业室后，营业室根据订单上的金额对比财务部提供的“超额度汇总表”，如果该客户的订货金额小于剩余信用额度，则该订单不用退回，信用审核通过；如果该客户的订货金额大于剩余信用额度，则该订单退回销售。需要特批的走特批手续。对超期一般不予特批，对超额客户按信用审批权限必须由销售经理、信用审核部经理、销售总监、财务总监和总经理审批，同时特批次数要控制到最低。所谓超额金额包括本次申请特批的进货金额。4、开发票、送货单。订单内容审核、包装物审核、营业室信用审核均通过的销售订单，由营业室根据客户需要开具增值税发票和补充票或普通发票；如果营业室信用审核没通过，但信控室进行信用审核，经过信用特批后，该订单转回营业室，由营业室根据客户需要开具增值税发票和补充票或普通发票。任何一项没有审核通过，则不予开发票。普通发票：营业室开具普通发票后，将第二联发票联、第四联出库联、第五联回执联、第六联客户对帐联、第七联欠据联连同销售订单传递到储运部调度中心。如果是现销订单不开欠据联，欠据联主要用于赊销客户。增值税发票：由于增值税发票只有四联不够流转使用，因此有补充票配合使用。营业室开具增值税发票和补充票后，将增值税发票第二联发票联、第三联抵扣联，补充票第二联提货联、第三联回执联、第七联副据联连同销售订单传递到储运部调度中心。副联作用同普通发票的欠据联，如果是赊销订单不开副联，副联主要用于现销客户。二、包装物管理1、基本描述：只对于玻璃瓶装饮料有包装物管理问题。包装物按套管理1套=24瓶+1空箱，并且对客户不区分品种，只论包装，例如：瓶装250ml的可乐、七喜、美年达的包装物视为相同的包装物，客户买5箱250ml可乐可以用5套250ml七喜的包装替代5套250ml可乐包装。开发新客户时会根据合同预收相应数量的包装物押金，随今后业务的发展，客户会增加或减少包装物押金；铺货期间经批准可以打一借一。公司给客户千分之三的包装物破损率。2、包装物审核：如果该客户订货品种涉及包装物要进行包装物审核，根据瓶装包装箱收发卡（包装本）统计客户的已交押金包装物数量余额，如果订货数量。销售订单必须经过包装物审核才能下达，销售部门将未确定销售订单传递到营业室，由包装物管理员根据客户的包装物已交押金套数、最高信用限额（+50套）确定是否执行销售订单。3、送货时临时增加要货：送货时客户有可能要货数可交回包装物套数，司机拒绝给客户卸货。4、营业室只管包装物的账目，实物由库房管理。5、瓶装包装箱收发卡：又称包装本，每个客户都有一个包装本，包装本记录日期、发出数（实箱数、缺瓶数）、收回数（实箱数、缺瓶数）、结欠数、押金票号、送货人、收货人、审核人、瓶箱验收单号等信息，相当于流水帐。没有台帐，做包装物统计时只能一本一本的翻。现在用包装物台帐和统计报表进行管理 。6、包装物退回：由业务代表开退包装单，由司机将包装物拉回或由客户直接送回包装物；库房验收后，开包装物验收单转到营业室退押金；营业室检查客户没有归还的包装物，如果未还包装物数量与退回数量相等，由财务退还包装物押金，如果未还数量与退回数量不等，则差额退还客户或由客户补交差额。年底统计销量，如果破损率在千分之三以内，不扣客户押金；年底统计销量如缺损超出破损率千分之三时按相应标准扣除押金；在年底统一对客户进行补损，一般是对客户进行补货，可以是分批进行补货，北京百事对客户的这部分补货是单独送货，送货后只带回包装箱不带回空瓶平时业务进行中客户包装物周转时，客户一般不会退不足套的包装物。流程图见下页。业务代表开退包装单检查客户未还包装量比较未还包装量与退包装量结算差额与押金相抵车队拉回包装入库，仓库开具包装验收单并转回营业室客户直接拉回包装退包装押金是否不足客户付款 结算余额退还客户包装结算结束YN未还量退还量相等三、发票管理1、基本描述：有普通发票（自己印制，7联）和增值税发票（4联，不够用有自己印制的4联补充票），没有出库单，完全用发票（补充票）出入库。普通发票：第一联存根；第二联发票联，给客户；第三联记账联，财务记账；第四联出库联，用于仓库出库；第五联回执联，赊销客户签字由司机带回；第六联客户对帐联，给客户；第七联欠据联，现销未结款客户签字，由司机带回，赊销客户不开欠据联。增值税发票：第一联存根；第二联发票联，给客户；第三联抵扣联，给客户；第四联记账联，财务记账；补充票：第一联存根；第二联提货联，仓库出库；第三联回执联，赊销客户签字由司机带回；第四联记副联，相当于欠据，现销未结款客户签字，有司机带回，赊销客户不开欠据联。；2、发票登记本：营业室有发票发出登记本，但只记录发出流水并没有按客户分帐管理，平时检查发票发出情况时非常不方便。3、普通票换增值税票：赊销客户一般都是每月结一次款，由于平时就开普通发票（财务部随时根据发票确认收入）用于出库，所以月末根据客户所结款额，开相应金额的普通发票（红字）冲回平时入帐的普通发票，并开具同金额的增值税发票，用于给客户结款，财务入账确认收入。这样每到月末统计客户开具的普通发票张数、金额就尤为重要，目前除发票登记本外无另外的辅助措施，工作量相当大。4、连锁店发票管理：有的连锁店（如华普）又总店统一开票统一结款；有的连锁店各分店分别开票、分别结款。5、发票追踪：由于目前北京百事通过发票来预防坏帐、追踪回款，要经常统计哪些客户开了发票没回款，还有多少款没回，所以对哪些客户开了发票非常关心（现销客户没付款一般不给货或不给发票），目前虽有发票登记本但由于业务量很大，跟踪发票的难度非常大。百事提出发票管理不但要便于追踪，还要有回款标志。6、商业折扣：在发票上体现商业折扣，例如：单价5元，买100赠1，发票要开两行，第一行数量为100，单价5，金额500，第二行数量1，单价、金额均为0；7、在系统中发票的管理将作为一个重点。3133 信控室环节信控室接到销售申请的特批申请单，申请特批解决客户信用问题，经销售部经理、销售总监、财务总监、总经理在各自的权限范围内批准后，转回营业室开发票、送货单，继续向下流转执行；如果仍然没有解决客户的信用问题，退回销售代表处理。客户的信用管理一般是指客户的应收帐款信用，对客户的应收帐款制订信用额度、信用期限，以达到杜绝坏帐损失的目的。从目前调研情况看，公司现在的信用控制主要是在事后控制。销售代表开完销售订单后，经过部门内部审核，传递到营业室进行包装物信用审核，审核通过后再传递到信控室进行应收张款信用审核，如果任一道信用审核没通过，再将订单打回销售部。这种方式确实可以严格控制客户的信用，但单纯在订单已传递到信用审核环节时进行控制是不是会造成公司资源的浪费呢？首先是时间的浪费，销售代表花费大量精力跑客户得到订单，将订单传递会公司，再在各部门进行相关审核，等到信用审核时已经花费了一定时间，这时才知道这个客户的信用不足。我们换一个角度来想，如果销售代表在拜访客户之前能够方便、快捷地查询到客户的信用情况，客户订货时，销售代表就可以马上判断出该订单的有效性，如果信用有问题可以马上处理，不用等到信用审核没通过之后再采取相应的措施，可以更有效的利用时间，提高销量。在手工条件下，比较难以提供客户信用事前控制的基础数据，但上了系统之后，可以在系统中定义客户的信用情况（包括应收帐款信用、包装物信用），每天或定期给每个销售代表出具所辖客户的信用报表，让销售代表时刻掌握每个客户的信用情况，包括客户欠款的情况、欠款的时间，从而提高工作效率。3134 运输环节在每天早晨7：30之前，调度中心根据接到营业室传来的销售订单、发票，核对客户的送货地点，根据每个客户的送货地点的远近和订货量派车，下达路单，在路单上算好各品种的数量、金额合计、送货时间，将路单连同路单所对应的发票、包装本等单据交给司机。司机依据上述手续到库房提货、送货。3135 仓储环节库房保管员根据司机的路单、发票、包装本等单据开具出库单。出库单一式三联，第一联库房、第二联统计、第三联拣货出门证。拣货工（叉车司机）根据出库单拣货联，装车出库。如果需要从千树库发货，又大兴库开具调拨单，司机根据调拨单到千树库提货，千树库保管员根据调拨单开具出库单，由拣货工（叉车司机）根据出库单拣货，装车出库。3136 结算环节赊销回款流程图：取票结束业务代表收款赊销款将回执，钱款交回营业室入帐核对换票返回现销回款流程图：开始结束司机收款收现销货款将回执，钱款交回营业室入帐客户是否付款是询问业务员/部门经理是否允许卸货否否是运回现销和赊销业务都要涉及回款勾对发票和发票追踪的问题，要统计给客户开了多少发票，哪些发票已回款，是否全额回款，每张发票分别是谁领出交给客户的，以督促销售代表向客户催款，降低回款风险。l 司机将货物送达客户后，由客户签字确认下列手续：1、确认收到货物。在普通发票的回执联、增值税发票补充票回执联，签字确认收到公司送货，收到哪些品种、数量。2、确认欠据。赊销客户在普通发票的欠据联、增值税发票补充票副联签字确认所欠货款。3、确认包装物交接。涉及到包装物的客户在包装本上签字，确认实际收到的包装物数量、交回包装物数量。l 现结客户交款。对于现结客户，司机将货物送到后直接收取货款。如客户拒绝付款，司机将货物拉回，该订单取消。司机将上述客户签署的票据、货款带回，交到营业室，由营业室根据回款来勾兑应收账款，转财务登记入账。314 促销管理北京百事针对不同渠道、客户制订不同的价格策略，在此策略的基础之上，又会在不同时期分别制定促销政策，价格管理具有很强的灵活性。有的客户存在随车扣。随车扣就是在每次按订单送货时根据预定的随车扣率，直接给与的折扣。例如：订货100箱，随车扣1%，本次送货数量为101箱，其中一箱为随车折扣。自提补助：公司对于自提客户给予自提补助，以弥补提货的费用。鼓励客户自提，不是促销手段。目前的处理办法是，直接在单价中扣除。例如：订货1000箱，单价1元/箱，自提补助10元，则发票价格为0.99元/箱，金额为990元。年底扣：公司给予特定客户年底返利，根据签订合同中的返利条款，在年底一次性或分几次开优惠单给客户赠品或增加客户预收款。第二节 整体需求描述321 整体需求1、信息共享程度低、信息滞后北京百事可乐饮料有限公司没有集成的企业管理系统支持，各部门之间完全是手工协同处理业务，信息共享程度很低，并且存在一定程度的信息滞后。例如：销售部门、营业室、车队都要知道库存情况，以便于销售部门决策结单、营业室审核、车队根据库存安排运输，目前只能每天早上库房将库存情况报表报给相应部门，由于每天的业务量很大，到下午时可能有些品种的库存已经没有了。2、手工工作量巨大由于行业特点和管理上的需要，公司管理层要及时的得到公司经营的各种数据，而且日常业务量又相当大（尤其在销售旺季），目前统计人员只能手工按照各种统计口径（如渠道、客户、部门等）逐笔加和手工单据，效率低，出错的概率达，容易在数据上误导公司决策层的决策。3、控制不严密在手工管理的限制下，很多业务要靠人根据规章制度判定，加之工作量大、信息滞后等因素，难以形成严密的管理体系，即使有系统的规章制度和规范，由于这些客观情况的存在，也会形成控制盲点或漏洞。例如：在促销时，有可能已经超出了促销数量限额，但没能及时统计每个客户的已发货数量，又给客户按照促销价发货，不光给公司造成经济损失，还有可能引起串货的一系列问题。4、经验很重要由于没有充分的信息支持，很多岗位不能根据实际数据进行业务判断，只能依赖于以往经验。经验固然不可忽视，但事实更为重要，只有以事实为依据、以经验为辅助才能达到高质、高效的企业运行状态。5、业务追踪难度非常大由于缺乏有效跟踪手段，造成很多业务进行到何种状态很难查询，销售部门与设备部、储运部、仓库、营业室、财务、市场部协同处理业务时，有时根本就不知道现在业务已经处理到何种程度，必须大量询问之后才知道，现在处理到那个阶段。例如：申请市场费用的审批手续很慢，甚至长达半年，如此长的时间段，如何对业务处理过程进行追踪就很重要。6、灵活、全面的报表目前手工的报表量非常大，必须有方便快捷的报表工具生成报表。322 价格、促销管理需求北京百事在销售中以公司的全年AOP价为基准。3221 价格策略不同渠道不同客户不同产品有不同价格策略，能根据渠道，客户和产品分配价格。可以根据AOP价格策略进行调整。公司在不同时期、不同地区针对不同的客户群、产品会制订不同的促销政策，必须在系统中能够针对不同渠道不同客户不同产品设置不同的价格，并能够在不同渠道、不同客户和产品之间灵活组合。价格策略一旦批准执行，就会在相应的范围内严格执行。3222 定调价管理要求系统能够做到财务审核，总经理审批，按时生效执行，按时失效终止的价格体系。根据公司的价格文件对产品进行定价，依据公司的价格调整文件调整产品价格。对每个渠道统一定价、调价。例如：公司2002年对20A传统渠道的200ml玻璃瓶美年达定价20元/箱。对渠道定价后，传统渠道所属客户自动执行该价格。北京百事以AOP价格策略为原则：1、AOP价格为全年目标2、可根据实际情况进行调整3、价格调整一般为销售作出提议，财务审核，总经理批准4、一旦定价方可执行变价程序3223 价格类型对于同一个客户可以有多种价格类型，价格类型能确定使用优先级 。对同一客户公司会根据具体情况灵活调整其价格，如日常订货执行AOP价，在促销时执行特定促销价。同一客户在一段时期内可能执行不同的价格类型，也有可能每次订货时所执行的价格类型都不同，因此在系统中要能够针对同一客户制订多种价格类型，制订价格类型的优先级，并能根据特定情况灵活调整。3224 促销品的搭配管理产品促销时经常会采取搭配促销，往往会实行买几赠几的方式，但赠品可能是不同的产品，有可能是饮料、也有可能是食品、也有可能是饮料杯。赠品费用来源是市场部。搭配方式有两种：l 一次性给完：即双方签订协议本次促销的数量是多少、赠品是多少，一次性付给客户。l 随车送：客户每次订货时根据订货数量发放。这要求系统能够根据搭配方式，采用不同的搭配送货策略。由于可能搭配的赠品不是公司正常经营的产品如署片，这就带来外购赠品的管理问题。外购赠品的管理可视同本公司产品。3225 年底扣的管理：在统计客户年销量以计算年底扣时，并不是简单地将客户全年销量汇总，要将促销期间客户享受优惠价格的销量从全年总销量中减出，得出计算年底扣的基数。例如：合同全年价格为29元/箱七喜，全年总销量30000箱，其中促销价20元/箱的销量为10000箱，则计算年底扣时，以20000箱为计算基数。年底扣有两种形式：l 支付同等金额的产品。例如：最后算出的年底扣金额为10000元，则支付给客户50元/箱的百事可乐200箱。l 冲减客户的应收帐款。年底扣预测与折算年初定政策每月随时与跟踪预测，与财务进行比对。每年年底支付客户年底扣之前要进行年底扣预测，预测出年底要支付给客户那些品种、每个品种多少数量，以便安排生产，保证按期支付给客户，提高客户满意度。因此，要求系统能够提供年底扣预测功能，并能够根据既定的折算方法，计算出年底要支出的年底扣品种、数量，并做出预测建议，以便公司及早计划安排生产、发货。到达年底扣计算截止日时，能够根据合同计算出每个客户确切的年底扣品种、数量，并做出发货建议。3226 价格分析以AOP价格为基础，对公司不同时期的各种价格进行价格分析，各种促销价格对销量的促进、对例如目标的贡献大小，同等销量下AOP价的销售额是多少，公司促销的代价有多大，得到的收益如何，是否达到预期的目的等等。以不同时期为基础，对公司各年同期，或同年不同期的价格政策对公司销量的影响，对公司利润目标的贡献进行分析，以得出公司销售系统的运行是否健康，价格体系的有效性。3227 促销对包装物的影响公司促销时，如果促销产品范围涵盖涉及包装物的产品，对包装物的影响很大。促销时的赠品部分往往不收包装物押金或者押金只收一半，对销售订单的开具方式、包装物的审核、运输调度、司机送货、与客户的包装物结算、对库房、生产产生重大影响。1、对销售订单的影响销售订单必须注明销售数量、品种，注明赠品的品种、数量、包装物数量、包装物赊借方式、包装物结算方式。例如：客户定购200ml玻璃瓶美年达100箱，买一赠一，包装物打一借一，促销期结束后统一结清赠品包装物。2、对包装物审核的影响营业室接到订单后审核订单内容，根据订单上包装物条款，如包装物数量、赊借方式、结算方式等，进行包装物审核。以上述订单为例：包装物打一借一，即订货100箱，实际发货200箱，但包装物审核时只审核正常销售部分产品的包装物。 3、对运输调度、司机送货的影响促销时会造成运力需求的增大，客户订货100箱，买一赠一，实际发货量为200箱，如果涉及包装物，司机与客户交接包装物的工作量、运力寻求也增大。调度在派车时，正常情况下，一个车次可以满足5个客户的送货，但促销时，可能只能满足3个客户的订货。调度必须在促销开始之前，根据促销预测，做好运力评估，及时调整运力，必要时要借助外部运输力量满足促销对运力的需求。由于促销对包装物的影响多种多样，司机还承担着与客户交割包装物的重要任务，因此司机在送货之前必须详细了解，所送客户的包装物情况、本次送货的包装物如何结算等，货物送达后，与客户将包装物交割清楚。4、对仓库、生产的影响仓库的物理条件限制了最大的库存量，促销时，对产品的需求，库存无法完全满足。各仓库之间必须做好库存调配，尽量弥补库容不足的矛盾，满足客户的需求。各仓库内部必须充分利用每一寸空间。仓库必须及时将生产下线产品入库，按正常手续出库发货，避免事后补办出库手续的非正常现象，保障产品的安全，杜绝非正常的产品损失。生产部门必须在促销开始之前，根据促销计划做出产量预测，及早安排生产，以有限的生产能力满足最大的客户需求。3228 限量促销的控制目前的限量促销控制不严，主要是手工条件下，及时取得必要数据的难度很大，信息滞后。例如：A客户买一赠一的销量上限是1万箱，总发货量上限2万箱，但由于促销时，公司的整体业务量急剧增加，以目前的资源，对单一客户的管理跟不上，造成实际给客户发货4万箱，公司蒙受了巨大损失，不光是经济上的，公司在客户的形象、管理上也连带受损。因此，对限量销售的数据统计、严格管理十分迫切。3229 随车扣管理有的客户存在随车扣。随车扣就是在每次按订单送货时根据预定的随车扣率，直接给与的折扣。例如：订货100箱，随车扣1%，本次送货数量为101箱，其中一箱为随车折扣。3229 自提补助自提补助：公司对于自提客户给予自提补助，以弥补提货的费用。目前的处理办法是，直接在单价中扣除。例如：订货1000箱，单价1元/箱，自提补助10元，则发票价格为0.99元/箱，金额为990元。自提补助也可能以实物支付。323 货品管理需求3231 货品管理现状北京百事主要以“SKU”为产品的基本管理口径。北京百事制订销售计划，签订销售合同；下达销售订单必须明确指定每个SKU的数量；促销时的赠品也要指定对那个SKU发放赠品，那个SKU是赠品。在销售和运输环节中主要以“箱”为单位，但在退货、换货、退残包装物周转等环节也会用到“瓶”、“听”等更小的单位。在库房管理中会涉及“拍”、“箱”、“瓶”、“听”等单位。3232 货品管理的重点需求分析在企业的经营过程中货品基础数据的管理尤为重要，基础数据的管理口径决定了企业管理层得到决策依据的明细程度。基础数据划分的越细，管理层得到的经营数据越精确，会在最大限度上避免管理层因统计数据的不精确造成决策失误。当然，基础数据管理也不完全是越细越好，管理的越细工作量越大，关键还是看公司在不同时期关注的重点是什么，对重点问题重点管理，这样才能做到在有限的时间内、使用有限的资源达到管理效益的最大化。1、能够灵活的实现按SKU的各种管理单位进行相关业务处理及统计。SKU是北京百事主要的管理基本点之一，因此PM系统要能够以SKU为基础进行销售业务流转与统计（销售计划、销售合同、销售订单、销售结算收款）；在库房管理中也要以SKU来管理库存、收发货、库间调拨。l 销售计划：制订销售计划时，详细做出每个SKU在计划时间内、不同地区的计划情况，并针对不同口径（如地区、销售代表等）。根据SKU的内涵，做出类别计划，例如：七喜系列饮料的年、季、月销售计划；胶瓶装系列饮料的销售计划等。注：（具体的销售计划制订请查阅销售计划章节）l 销售合同：与客户签订销售合同时，合同中如果有具体到SKU的条款，不仅可以细化到SKU（如2L胶瓶百事可乐年年销量10万箱），也要可以根据产品的品牌、产品包装形式订立合同条款，例如：百事可乐系列年销量20万箱/年，塑料瓶包装饮料50万箱/年。l 销售订单：开具销售订单时，要明确指定每个SKU的数量、单价；如果每个SKU有不同的促销政策，在每个SKU的订货数量、单价确定时，能够分别指定每个SKU的赠品、赠品数量或折扣。l 销售结算收款：如果对应收帐款管理到产品，在结算收款时分别核算每个SKU，将每笔回款对应到每张发票上的每个SKU，并可以对每张发票、每个SKU多次勾对，记录每次回款的明细。l 库房管理：库房管理中以SKU为产品的基本管理单元，产成品入库时详细记录每个SKU的数量、生产日期；在库内管理中对每个SKU进行货位管理，移库业务必须指定SKU；发货时，严格按销售订单指定的SKU、数量出库。l 运输管理：运输调度根据订单、发票安排运输任务，下发路单时必须明确指定每个客户定购那些SKU、每个SKU的数量，并按客户对每个SKU进行汇总，便于仓库发货。2、开具销售订单时能够指定广告标志（如音乐、足球等），并进行相关统计。由于不同地区、不同消费者群存在不同的消费喜好，公司针对不同地区、不同消费者群制订了多样的广告模式，以提高产品的市场占有率，客户在向公司订货时往往会根据本地区的特点或个人喜好指定产品的广告形式或标志，在体育馆中零售店可能会指定与体育相关的广告形式，在王菲的个人演唱会上可能就要指定以王菲为广告标志的产品，但也有客户完全是自己是王菲追星族就在订货时指定以王菲为广告标志的产品。指定广告标志的客户需求肯定客观存在，但不会很多。l 在开销售订单时指定广告标志：必须所有相关部门密切协同并制定相应的操作程序与制度。销售部门必须要知道库存中该广告标志的产品还有多少？能否满足客户订货？如不能满足订货如何处理？仓储部门必须对库内不同广告标志的同一产品区别管理，以便于统计上报和收发货、库内管理。运输部门必须加强送货管理，给客户送货时往往是若干客户合并在一车一次送货，以节约运输成本，司机在送货时必须将不同客户指定的不同广告形式的产品管理好，不能送错，否则可能发生退货和不良运输。优点：可以最大限度地满足客户需求。可以对各种广告形式对销售的促进进行详细分析。缺点：操作复杂。工作量(尤其是库房)成倍增加。l 在开销售订单时广告标志只作为备注信息向下流转：销售部门开据销售订单时要与库房沟通该种广告标志的库存情况，如库存满足开订单，并在备注中标明广告标志，库房根据订单中的备注信息发货；如库存不满足，销售部门要与客户沟通如何处理。库房部门必需非常严格的管理不同广告标志的同一产品库存。优点：操作简单。工作量相对较小。没有打破目前SKU的涵盖范围。缺点：对各种广告形式对销售的促进的数据统计较慢、精确程度较差。3、有物品定义功能，包括：类别 ( 产成品 / 原材料 / 市场设备 )、品牌 ( 国际 / 地方)、包装 (易拉罐/玻璃瓶/胶瓶)、容量（600ml/2L/1.25L等）。将产品按不同属性分类管理有利于从不同角度分析产品的属性组合对市场的影响、对销售的促进、对公司利润的贡献大小，为决策层制订相应的经营战略打下基础。类别 ： 将货品按照货品的用途属性分为产成品 、 原材料（含包装物）、 市场设备 ，根据其不同的特性对其分别进行管理，便于企业的统计分析，提供详细的管理数据，为企业安排生产、预测销售、减少库存损失、提高市场响应速度。品牌：根据不同口径，如国际品牌、地方品牌，百事可乐、七喜、美年达，将产品进行细分，对每个品牌的销售计划、利润目标、公司的品牌经营策略详细分析，提供各品牌的经营数据（如销量、主要客户群、消费特点等指标），为企业的品牌经营提供决策依据。包装、容量：产品不同的包装形式、不同的容量，对公司所获利润的贡献也有所不同。企业的经营就是追求利润的最大化，利润高的产品要多销售，利润低的产品要在生产能力满足的情况下通过薄利多销来增加利润。企业的资源是有限的，对不同利润贡献的产品进行深入分析是进行资源平衡的基础。4、能定义包装的大小，如：24 瓶/箱、听等；支持多级单位的管理；今后可能存在拆零销售，存货发出以箱（桶）为计量单位，存货回收以瓶（桶）为计量单位。目前对产品的销售与管理主要以箱为主，销售时也要求客户按箱订货，但退货、换货时很难保证每个客户每次退、换货都保证成箱完成（如果真能每次都成箱成箱的退换货，公司的管理上肯定出现了大问题），而且随着市场的发展，今后也不能保证不出现以箱的下一级(瓶、听等)单位销售。因此系统支持拆零销售非常必要。支持多级单位对包装物的管理尤为重要。在包装物返回时，每种不同品牌的瓶子很难保证整箱返回，多数是不同品牌的瓶子凑成的整箱，但在生产环节中必须将其分类整理清楚，因此单纯用箱来管理根本无法满足企业的经营需要。324 客户管理需求3241 客户管理描述记录了客户的基本信息：名称、地址、送货地点、信用额度、税号、银行帐号、联系人等。有针对客户的很多统计报表，但没有形成完整的客户管理体系。新增客户流程图见下页开发新客户调查客户经营执照，税务登记，经营情况签定赊销销售合同签订现销销售合同赊销合同客户(信用期、信用额)请信控审核审批是否通过逐级审批销售合同