会议操作手册

会议操作手册第一章总则1、为进一步规范会议组织程序，明晰会务工作流程，按照公司会议工作管理规定，特制定本手册。2、本手册适用于公司属各单位、各部门。第二章会议准备1、会议审定。公司级综合性会议由公司主要领导审定，其他会议由公司分管领导审定。综合性会议的主责单位应填写综合性会议审批单，提请公司主要领导审定，请示内容包括：会议时间、地点、名称、会序、出席领导、参会人员范围及人数、会场标语内容、会议费用、表彰人员及费用、领导讲话起草、宣传方案等事宜。2、会议指南。综合性会议原则上应制发会议指南，内容包括会议须知、会议日程、出席人员名单、会议分组、座位安排、乘车及就餐安排、住宿安排、会场平面图、HSE须知、工作人员联系方式等。3、会议材料。由会议主责单位负责印制，原则上一律采用普通纸张黑白印刷，按会议要求发至与会人员手中或摆放至会场，并符合保密要求。4、会场布置。（1）会议氛围营造。综合性会议：会场内可布置会标、徽- 1 -标，悬挂旗帜，主席台上可围挂旗帜，不得摆放花卉植物；原则上不作场外布置。 其他会议：会场内可用多媒体形式布置会标 （如有投影设备），不得摆放花卉植物，不作场外布置。（ 2）物品配备。 会议不配发资料袋、记录本和笔。会议瓶装纯净水配备，由会议主责单位填报用水审批单 （在行政事务中心主页政务服务栏目下） ，提前到行政事务中心领取并摆放至会场（ 80 人以上的大型会议或 5 箱以上用量，由主责单位持领用单到纯净水厂自行领取）。（ 3）主席台。 会议主责单位负责摆放领导名签和会序、主持词、领导讲话、表彰通报等会议材料；行政事务中心负责摆放湿巾、纸巾、水杯、茶杯；会议室管理部门负责会场桌椅布置及摆放麦克， 原则上主席台前排每位领导均配备麦克，如确实不具备条件则为发言领导配备。主席台座位安排：依次为左右排列，主席台座位要满座安排，不可空缺。（4 ）发言席。 发言席原则上设在主席台右侧方，并配备麦克。（ 5 ）领导休息室及茶歇。 公司领导班子集体出席的会议，主责单位应准备领导休息室， 要求卫生整洁， 配备纯净水、 茶水。（ 6 ）会议室环境及设施。 会议室应保证卫生整洁，灯光、音响、空调系统完好备用，噪声在 40dB 以下。大型会议召开前，会议室管理部门要提前组织相关单位（部门） 检查会议室内部设施以及供电系统、安全疏散通道的完好情况。5、信息沟通。会议主责单位应填写大庆炼化公司会议执- 2 -行卡，由单位领导签字确认后送至相关单位，便于协调相关单位（部门）共同做好会务工作。第三章会议组织1、签到入场。 会议主责单位负责签到工作、会议资料发放，引导参会人员进入会场就座。2、安全保卫。综合性会议应制定治安保卫应急预案，各类会议均应制定 HSE预案，会议现场应有紧急疏散路线图。会议主责单位应在会前将相关HSE信息通告与会人员。3、会议记录及录音。会议主责单位负责会议记录、纪要整理。集团公司领导层成员（党组成员、 总经理助理、 管理层成员、副总师）以上领导、地方党委政府厅级以上领导、 公司主要领导的会议讲话整理由办公室负责。4、会议保密和宣传。严格按照保密管理规定组织会议，原则上综合性会议应安排现场录音和照相、摄像，必要时邀请有关媒体参加。 主责单位应确定邀请媒体范围及宣传口径， 并及时与企业文化处、 文化新闻中心联系。 综合性会议应制定宣传报道方案，宣传内容报公司领导审核。5、会议合影。会议休息间隙，可根据需要安排与会代表合影留念。合影人员位次，比照会议座次规则进行安排。第四章其他要求1、会议室检查。会议结束后，会务人员应及时对会议室进- 3 -行检查，确保现场不遗留与会人员物品及会议材料。2、领导讲话上传公司门户。需要上传至公司门户的领导讲话，会议主责单位应及时请示公司领导确认后，登录办公室网页政务服务栏目下载门户上传文件审批单，履行公司门户文档上传手续。3、会议文书立卷归档。由会议主责单位负责，相关单位（部门）配合。会议的材料、音像资料等应及时搜集，并按公司档案管理规定存档。4、会议请假：各参会单位（部门）要严格按照会议主责单位的要求参会。参会人员因故不能参会或参会人员发生变化的，应按会议主责单位的要求提前请假。5、会议费核销。财务处统一管理，各单位（部门）承办会议后在预算金额内据实报销。会务工作相关单位（部门）应及时清算会议费用，报送主责单位一并核销（填写费用报销审批单）。第五章附则1、本手册的解释权归总经理（党委）办公室。2、本手册自发布之日起执行。附件： 1、综合性会议审批单2、会议通知模板- 4 -3、会议指南模板4、主席台座位安排规范5、会议室座位安排规范6、会议材料排版规范7、会议名签规范8、费用报销审批单- 5 -附件 1：大庆炼化公司综合性会议审批单*( 部门或单位 )年月日会议名称会议时间会议地点出席领导参会人员范围及人数主持人：第一项：会序第二项：第三项：表彰人员及费用预算会议费用预算会场标语宣传方案公司主要领导批示- 6 -（具体内容可附件说明）附件 2：关于召开会议的通知（二号方正小标宋简体）公司属各单位、各部门：（正文：三号方正仿宋简体），现将有关事宜通知如下：一、会议安排（三号方正小标宋简体）1. 会议时间：（三号方正黑体简体）年月日时月日时（三号方正仿宋简体）。2. 会议地点：会议室3. 参会人员：4. 会议主要内容：二、会议要求1. 与会时间。2. 着装要求。3. 车辆安排。4. 会场秩序。附件 :1. 名额分配表2. 座位分布图（主责单位）- 7 -年月日- 8 -附件 3：*会会议指南* *（会务组或主责单位）* *年*月（地点）- 9 - 1.2.时间内容地点主持人时月时日时月时日 注：项目类别可根据需要适当调整-10-三、参会领导名单及乘车、住宿、分组讨论、就餐安排用餐安排姓名乘车住宿讨论分组早中晚注：项目类别可根据需要适当调整四、会场座序图主席台第一排第二排第三排-11-五、会场平面图六、工作人员联系方式-12-附件 4：主席台座位安排规范领导人数为单数：主席台1197531246810参会人员席领导人数为双数：主席台97531246810参会人员席-13-附件 5：会议室座位安排规范图 1会议桌门注：门在会议室一侧时，重要领导或客人的座位应安排在面向门的一侧，即图中上侧。 两侧座序安排均参照主席台座序安排。图 2门会议桌注：门在会议室中间时，重要领导或客人的座位应安排在右手侧，即图中下侧。两侧座序安排均参照主席台座序安排。-14-附件 6：会议材料排版规范会议材料应统一格式，用纸采用A4 型纸，幅面尺寸为：297mm 210mm ,版心尺寸为： 225 mm156mm 。上边距为 37 mm ，边距为 35 mm ，左边距为 28 mm ，右边距为 26 mm 。行距 28 磅。页码为外侧设置，单页码在右，双页码在左，距页底边 25 mm 。用 4号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号“一”字线，并与数字间前后各空半个字符。装帧印刷形式为双面印刷，书本式对折鞍式装订。-15-页面式样：37单位： mm版心：高宽 =225156282635-16-排版式样：二号方正小标宋简体（标题）（单位或名称）三号方正楷体简体（时间）三号方正仿宋简体：（正文）。一、（一）三号方正小标宋简体三号方正黑体1. 。三号方正楷体简体加粗（ 1）。附件 7：-17-会议名签规范字体：华文新魏字号： 13080mm姓名20mm字体：华文新魏字号： 13080mm单位名称20mm-18-附件 8：中国石油大庆炼化公司费用报销审批单表单号： NKMP-091年月日单位：元单位费用项目报销事由报销金额（大写）百拾万仟佰拾元角分报销金额（小写）原借款金额现付款（收回）金额（小写）（小写）付款方式附件张数公司领导：财务处长：单位领导：经办人：1920