办公自动化系统解决方案

某某集团办公系统建设方案一、项目概述51.1项目背景51.2项目建设实施的必要性61.3项目建设的意义61.4、经济和社会效益评估7二、行业信息化的现状和需求82.1行业信息化现状分析82.2行业信息化需求分析92.3参考资料10三、总体建设目标113.1指导思想113.2基本原则123.3总体目标12四、建设方案134.1、办公系统设计144.2、数据处理和存储系统设计184.3、数据维护设计的原则204.4、终端系统及接口设计214.5、网络系统设计234.6、安全系统设计234.7、备份系统设计244.8、运行维护系统设计254.9、系统软硬件物理部署方案26五、项目实施计划275.1、项目实施的十大关键成功因素27相关领导重视与承诺27确定的项目目标、实施前提条件和实施计划28良好的项目沟通28双方的积极参与和密切配合29关注教育和培训29关注流程优化29严格的质量保证计划30保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性30项目里程碑的划分和执行、检查31注意解决项目实施中的瓶颈问题325.2、实施策略32规范化的运作32快速开发、部署32先易后难、以点带面335.3、组织架构与职责33加强领导，健全机构，为办公信息系统建设提供组织保障.33严格程序，完善制度，促进电子政务办公系统建设的健康发展35突出重点，分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果.36加大培训力度、加快人才队伍建设365.4、实施计划375.5、实施步骤38项目启动阶段39需求调研阶段39系统安装调试阶段40系统培训阶段41系统试用阶段44系统正式运行阶段44六、培训介绍446.1、培训需求分析456.2、设计培训方案456.3、培训实施466.4、评价培训46七、软件项目管理467.1、软件项目管理46项目管理原则46项目管理目标47项目管理的方法论47项目管理组织机构49项目计划范本497.2、项目测试控制51项目测试管理机制51项目测试工作流程52测试项目测试工具537.3、项目质量控制53项目质量管理遵循标准53项目质量管理和软件配置管理机制53项目质量管理和软件配置管理工具547.4、项目风险管理与控制54风险管理54风险防范56推荐的项目组织结构57项目管理方法论的组成部分594、项目概述1.1项目背景信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。信息技术的飞速发展正在引发着一场深刻的生产和生活方式的变革，极大地推动了经济和社会的进步。信息技术的广泛应用，既对政府管理提出了更高要求，也为政府管理提供了新的技术手段。电子政务是政府机构运用现代计算机和网络技术，在互联网上建立起开放的交互式管理和服务系统，超越时间、空间和部门分隔的制约，向全社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务，同时实现办公自动化、无纸化，实现组织结构和工作流程的重组优化。以电子政务为主要内容的政务信息化建设不仅可以大大提高政府的工作效率，缩短办事时间，优化办事程序，同时还有助于实现政务公开、加强监督、塑造清正廉洁的政府形象。在XXXXXXXXXXX对公文电子化应用的进一步推进的大背景下，XXXXXXXX根据自身的业务特点和要求，提出了XXXXXXXX办公业务和公文交换系统平台建设的需求，建设办公自动化和公文交换系统，实现公文的规范化流转，确保管理的严肃性及安全性，实现无纸化办公，建立政令的上传下达，下级部门间的公文交换和流转。系统通过对XXXXXXXX组织结构管理、工作流程等进行信息化规范、管理，实现公文的电子化流转、审批和跨部门的公文交换，以达到提高工作效率的目的XXXXXXXX协同办公业务系统就是要建立一个集成的办公环境，使单位内部所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作，从而起到“办文、”“办会”“办事”“信息发布”的功能，最终达到日常办公的信息化。办公业务应用系统与公文交换系统之间，通过系统提供的相关接口可以无缝实现XXXXXXXX办公业务应用系统与公文交换系统协同运用，实现单位与单位之间的在一个相对集中、统一的大平台上进行公文及相关公文数据的处理，进而达到单位与单位之间协同办公的目的。1.2项目建设实施的必要性企业需要借助计算机技术不断提升自身的管理、服务水平，需要通过建立起办公自动化系统（0A），依托电子政务专网，搭建办公、管理、业务于一体的综合办公平台。XXXXXXXX的传统的办公模式因其办理分散、效率低下、监管不足等弊端，成为XXXXXXXX行政改革中迫切关注的问题。随着电子政务建设的不断探索，借助信息技术及其它领域的方法构建新的办公平台，提升和改进XXXXXXXX内部办公效率成为必要。办公自动化作为电子政务的重要组成部分，对提高政府部门的管理能力、决策能力、公共服务能力起到至关重要的作用。1.3项目建设的意义党的十七大明确提出了加快行政管理体制改革，建设服务型政府。着力转变职能、理顺关系、优化结构、提高效能，形成权责一致、分工合理、决策科学、执行顺畅、监督有力的行政管理体制。健全政府职责体系，完善公共服务体系，推行电子政务，强化社会管理和公共服务。XXXXXXXX办公系统的顺利实施能够使局内的公文流转更加科学快捷，便于文档查询，通过信息技术的应用提高办公能力，实现行业信息资源的整合、沟通与共享，完成行业管理部门工作由管理型向管理服务型的转变，提高行业管理水平和效率。1.4、经济和社会效益评估经济效益：通过该项目的实施，可充分利用现有资源，全面的整合XXXXXXXX现有的基础数据，避免单独重新的构建基础应用系统，提高了信息数据共享，为后期信息化发展打下坚实基础，可大大减少电子政务建设的风险投入，从而为我局带来了良好的经济效益。同时随着该系统的使用，在传统的办公模式的基础上可以降低办公成本，节省办公经费。社会效益:通过本次项目的建设，从而重新梳理和规范起局内办公业务流程和规范；通过公文数据库的建设，提高公文数据共享、提高公文办理效率，减少繁杂工作步骤及业务操作；通过本次项目将建立摸索出一套属于XXXXXXXX办公系统建设的标准，不断扩充电子政务建设的规范和标准；最重要的是在办公业务方面，将办公管理工作融入到日常管理中，减少独立办公现象，并通过系统及时处理公文，增进公文办理工作的时效性、透明性。二、行业信息化的现状和需求2.1行业信息化现状分析目前在XXXXXXXX仅有3个人在管理7个网站，有4个政务信息公开，1个人在负责电子政务网上2个系统。各信息化系统都处于较集中应用的局面，纸质件办公现象仍然占有主要趋势，最近加大了电子政务的建设力度，同时对领导的批示件制定了“四项制度”、“限时办结；因此需要通过现代的办公手段提升办公效率，对现有的网络和计算机进行维护升级和加大投入。2.2行业信息化需求分析系统采用大集中的B/S架构，在局政务信息网络控制中心机房部署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用。在功能组件上，为了适应需求的变化要求，所有的应用功能和模块具有灵活的可扩展性和适应性，能够根据需求的变化调整系统以达到满足需求变化的要求。主要技术要求如下：.具有较强的系统安全性和灾难恢复能力。系统应提供7疋4小时的连续运行，平均年故障时间：1天，平均故障修复时间：30分钟。.系统采用B/S架构，支持IE等通用的浏览器；平台运行在开放的TCP/IP网络环境下。数据库服务器和应用服务器应支持主流产品一种或几种。客户端操作系统：Windows2000/XP/Vista;服务器操作系统：Windows2003或UNIX或LINUX等。.具有良好的安全机制，严格合理的权限设置；系统日志能自动记录公文的运转过程和出错信息；能保留正文修改痕迹；能提供经法律认可的手写签名及电子印章功能。1 .支持超过50个注册用户。支持最高10个部门、100个并发用户，正常50个并发用户的性能要求。2 .在100个用户并发访问时要求达到的指标：(1) 打开一般系统界面、网页的响应时间在2秒内。(2) 对于一般的系统提交操作，响应时间在2秒内。(3) 对于简单的查询操作，响应时间在2秒内，对于较复杂的组合查询，响应时间在4秒内。3 .支持年数据量为20000文件数、200万记录数、5GB字节的数据量。每年文件及档案应能单独管理、单独备份、分年储存。4 .可以对系统各种关键业务参数进行配置和自定义。具有强大的流程定制功能，保证系统能随时适应政府流程的变换及新应用的扩展。&公文拟稿过程中支持Word、excel等常规编辑工具。9 .具备文号、流水号自动生成功能，具备自动提醒和催办功能。10 .界面美观，操作尽可能简单，尽量减少弹出的窗口，以加快操作速度。11 .对于各种查询和统计模块，提供复制、打印、EXCEL格式导出功能。2.3参考资料【国发200023】国家行政机关公文处理办法【云政发20086号】云南省人民政府关于省政府部门及地州市行政负责人问责办法【云政发200811号】云南省人民政府关于在全省行政机关推行服务承诺制、首问责任制、限时办结制的决定【云发20082号】中共云南省委关于在全省实行领导干部问责制的决定【云南省政府令第137号】云南省电子政务管理办法中华人民共和国保守国家秘密法云南省实施中华人民共和国秘密法细则云南省电子政务建设指导意见国务院XXXXXXXX信息化建设规范国资监管相关业务规范政府办公管理相关业务规范网络及信息安全规范软件工程规范国家公务员管理暂行条例三、总体建设目标3.1指导思想XXXXXXXX信息化发展规划的指导思想是：紧跟昆明市委市政府电子政务信息化发展的规划进行设计，利用网络和计算机技术提高公务员行政效率的整体水平，统筹规划，各项信息化工作落到实处。3.2基本原则项目建设的基本原则是：（1）加强领导，统筹规划。作为一项巨大的系统工程，必须统一领导、统筹规划，建设项目要突出重点、分层建设、各负其责、共同发展、稳步推进，要贯彻以人为本和全面、协调、可持续发展的方针。（2）以需求为导向，以应用促发展。要满足行业业务管理的需要，满足社会公众对信息服务的要求，以网络设施为基础，加强信息资源的开发利用。（3）互联互通，资源共享。要在整合行业现有信息资源的基础上建成统一的信息系统，协调各子系统间的数据交流，实现互联、互通和资源共享。（4）统一标准，安全可靠。建设项目要在网络互联、数据通信、信息采集、信息传输、信息加工、信息资源管理、安全保密等方面按照统一标准进行开发、建设和管理。3.3总体目标XXXXXXXX电子政务办公系统是机关使用的办公自动化管理平台，该平台要要满足机关党委内部的公文收发、流转需要，又能实现与市政府公文传输系统进行对接，通过“业务流程化、信息规范化，流程软件化、信息电子化，软件网络化、信息共享化”的信息化建设过程，提高XXXXXXXX办公效率。通过该系统的建设，主要实现以下目标：该系统可以和市政府公文传输系统进行对接，向市政府接收或上报的文件；实现XXXXXXXX机关单位内部的公文及信息等的无纸化办公流转。对无流程的办公业务进行业务流程化工作，制定清晰的业务流程。对有流程的业务进行流程的梳理、优化等工作，实现办公业务流程化的目标。对未规范化的公文信息（包括结构化和非结构化公文信息）进行规范化工作，对较为规范化的公文信息进行优化，实现公文信息规范化的目标。根据优化的业务流程开发办公信息系统应用软件，使办公业务以软件的方式固化，实现办公流程软件化的目标。根据规范化的公文信息进行结构化和非结构化数据设计，使规范化的公文信息以电子化方式固化，实现信息电子化的目标。将电子化的公文信息进行网络部署并对各级公务员分配相应权限，以实现办公信息依权限共享的目标。四、建设方案4.1、办公系统设计办公业务系统建设内容包括：公文办理，日常办公，个人办公，系统管理，查询统计以及数据接口的建设。办公业务系统用于管理人员的日常办公，是一个以应用为核心、以协同办公为指导的办公系统。业务处理流程基于统一的工作流平台，给系统极大的扩展性和灵活性。传统的书面文件不仅浪费大量的纸张，而且在管理控制过程中，很难保证文件控制版本的一致性。采用电子化文档，实现标准文件的计算机控制，可以解决纸质文件控制问题。同时有利于文件历史版本的控制以及文件的检索。公文办理公文办理是办公业务系统的核心，用于工作人员的日常办公。支持发文、办文、审批等公文的流转，以及公文和批示件的归档。系统还具有对政府部门日常事务的查询、管理功能。发文管理：包括公文拟稿、办理、催办，公文流转审批，查询，模板管理维护，流程设置等。办文管理：包括公文拟稿、办理、催办，公文流转审批，查询，模板管理维护，流程设置等。领导批示：领导批示意见登记，催办，查询，统计等。来电管理：对来电的登记，处理，查询。来文导入：导入来文数据（标准的XML格式数据文件），支持党政机关电子公文交换系统来文数据的导入。公文导出：将公文导出为标准的XML格式数据文件，提供党政机关电子公文交换系统进行公文交换和档案管理系统进行归档。日常办公日常办公平台主要实现对政府部门内部信息、资料以及会议的管理。信息发布管理：对政府部门内部信息进行管理、在办公业务应用系统中发布信息，如：领导动态、部门简报、政府通报等信息的登记、维护和查询。通知、公告：对政府部门内部的通知、公告进行管理和发布，可设置通知、公告的时效。领导日程管理：对领导的日程安排进行登记，维护，查询，打印。会议室管理：包括会议室的登记，维护，查询，签收，有会提醒等功能。人员通讯库：包括个人及处室的人员登记，维护，查询。资料管理：用于个人及处室的各类电子资料的管理，方便保存和检索。个人办公个人办公包括待办事宜、在办事宜、已办事宜、资料收发、消息查看等功能模块。同时平台还提供一些辅助性的功能，如滚动阅览、设置定时提醒、查看待办事项等。领导动态：醒目地显示领导的最新动态。通知、公告：醒目地显示政府部门内部发的通知。会议室管理：醒目地显示会议室安排情况。公文办理：包括个人待办事宜，在办事宜，已办事宜，个人已批，已阅等。领导日程：醒目地显示领导的日程安排。信息、简报:醒目地显示政府部门或者各处室最新发布的部门信息、简报或者是政府通报。查询统计数据查询统计并不是单独的一个模块，它是集成在各个功能模块中，各模块都需要功能强大的检索、查询功能，这里单独把它提出来设计，目的是为了高度概括本系统在查询、检索、统计功能方面的共性与特征。数据查询为各模块提供多种查询方式。既支持按各种分类以树型结构分层显示数据，又支持模糊查询和列表查询，还可以按各种分类查询统计出各类数据的数量。按照各个子系统及功能模块对业务数据的不同要求，系统将提供不同类型的统计，并按照要求将这些数据生成Excel，及word格式的报表。系统管理系统管理是保证办公业务系统正常运行的基础，用于对支撑系统运行的各类基础数据的维护。包括对组织机构、用户、菜单权限、业务基础数据、系统参数的维护，同时还具有数据备份/恢复功能以及对登录日志的查询功能。公文审批流程配置及公文流转管理员用于对公文流程进行配置、定义。支持“用户管理员”对各自科室公文办理流程的预定义用户在实际办理公文的过程当中，只要选择预定义好的相应流程，就能实现公文处理中的文件流转。4.2、数据处理和存储系统设计可扩展标记语言（XML）是Web上的数据通用语言。XML是种开放的标准，XML语言不受任何实体的控制也不归任何实体所有XML可以扩展，XML标签可以被任何人创建并被其他人所采用。它使开发人员能够将结构化数据，从许多不同的应用程序传递到桌面，进行本地计算和演示。XML允许为特定应用程序创建唯一的数据格式。它还是在服务器之间传输结构化数据的理想格式。在系统应用中使用XML技术有以下的优势：它提供用于本地计算的数据向用户提供正确的结构化数据视图允许集成不同来源的结构化数据描述来自多种应用程序的数据通过粒度更新来提高性能宏观经济管理业务协同系统数据库建设方案根据对现有数据和应用系统的分析以及考虑以后可能的扩展及问题，我们提出数据库设计方案是集合式数据库方式。集合式数据库的模型采用数据整合方式：属性、管理、人员、机构等系统的数据都放在一个数据库中。在这种模式中，所有的数据处在同一个数据库中，是一个大而全的数据集，优点是应用访问数据库时比较方便，在一个数据连接中就可以处理所需要的数据记录。集合式数据库特点集合式数据库对实现云南省宏观经济管理业务协同系统来说，有其独特的地方。现总结如下：指标集合式说明安全性*集合式将所有数据放在同一个物理环境中，能在物理上避免一些人为操作导致的数据安全；另外不同的应用系统对数据库访问的安全级别可以从单独位置维护。可管理性*安全管理、数据访问控制、数据逻辑管理比较集中可维护性*任何一个冋题，只需要处理出现冋题的数据。可扩展性*在增加新的系统时，只需要考虑和数据处理逻辑层的关系就行，其管理是独立的。性能当数据库性能出现问题时，集合式可以通过分布式布置数据库集群很容易解决性能问题开发难度这是一个相对指标，集合式开发上要方便一些，技术上的难度和工作量会相对少些。号表示该指标的程度，从一个到五个*号分别表示：一到五级4.3、数据维护设计的原则1、数据在数据库中的维护应该是唯一的，也就是说对某一个具体的数据，对其增加、删除、修改的操作应该是在一个表中、甚至只是在一个功能中完成。其它表中应用到该字段的地方只能是引用，而不能再出现一个该数据的副本，更不能对该副本再进行维护，这样就避免了同一数据在同一应用的不同值。同时提高了数据维护的效率。2、为了提高数据处理的性能，数据处理逻辑尽可能用存储过程来实现。4.4、终端系统及接口设计通过办公业务系统和电子公文交换系统提供的XML数据文件导入、导出接口可以实现办公业务应用系统与电子公文交换系统协同运用，实现单位与单位之间的在一个相对集中、统一的大平台上进行公文及相关数据的处理，进而达到单位与单位之间协同办公的目的。公文交换系统支持与目前的0A系统的文件交换功能。在公文交换时，公文交换系统将收到的公文导出到本地，文件格式为XML,然后0A将该文件导入到0A系统中，0A处理完后需要发的文件导出到本地，文件格式为XML，公文交换系统将该文件导入到公文交换系统中，然后在发到相关的单位。交换过程中交换的文件格式均为双方统一定义的XML文件。4.5、网络系统设计公文交换工作站交换机路由器4.6、安全系统设计安全保护基本安全要求分为安全策略、安全组织、安全技术和安全运行四个方面。1. 安全策略安全策略是为了指导和规范XXXXXXXX信息安全工作而制定的安全方针、管理制度、规范标准、操作流程和记录模板等文档的总和。安全策略具有层次化的结构，包括整体安全策略、部门级安全策略、系统级安全策略等。2. 安全组织安全组织是为了保障市XXXXXXXX信息安全而建立的组织体系，包括各级安全组织机构、岗位安全职责、人员安全管理等方面。3. 安全技术安全技术是指保障市XXXXXXXX信息安全的安全技术功能要求和安全技术保障要求，包括网络与通讯安全、主机与平台安全、数据库安全、应用安全、数据安全、物理环境安全等方面。4. 安全运行安全运行是为了保障市XXXXXXXX系统运行过程中的安全而制定的安全运维要求，包括风险管理、配置和变更管理、信息系统工程安全管理、日常运行管理、技术资料安全、应急响应等方面。4.7、备份系统设计关键数据库服务器必须启用数据库审计类管理策略。在操作系统和数据库系统层面对网络中的用户操作行为（如读、写记录等）、用户事件（如用户帐号的创建、删除等）和系统状态（如数据库的启动和关闭等）加以审计，审计信息作为安全事件分析和追踪的基础。对关键业务信息实现备份恢复机制，必须开启数据库操作日志归档功能，包括关键的系统、数据库及应用的备份，实现数据的自动备份，并且能按照设定的时间间隔进行自动全备份、增量备份。为了减少备份、恢复对业务系统的影响，提高服务能力，要求备份系统提供数据快速恢复的机制和手段，缩短数据恢复过程对业务系统的影响。为缩短主机故障对业务系统的影响，提高系统维护能力，降低维护复杂度,要求备份软件能对出现故障的主机自动恢复包括操作系统在内的应用软件和数据。备份系统包括备份服务器、磁带机以及备份软件，备份软件包括对系统、Oracle数据库、灾难恢复等的备份恢复功能，具有完全备份、增量备份、差额备份等备份策略。4.8、运行维护系统设计系统切换后可开始投入运行，系统运行包括系统的日常操作、维护等。业务协同的思想只有在运行中才能得到检验，而运行中不断积累问题是新的开发思想的源泉。(1) 维护内容程序的维护程序的维护指改写一部分或全部程序，一般是针对程序本身漏洞问题维护。目前系统维护在发现错误或条件发生改变时进行，效率不高的程序和规模太大的程序也应设法予以改进。一般说来，管理信息系统的主要维护工作量是对程序漏洞的维护。(2) 数据的维护数据维护指的是不定期的对数据文件或数据库进行修改，这里不包括主文件或主数据库的定期更新。数据维护的内容主要是对文件或数据中的记录进行增加、修改和删除等操作，通常采用专用的程序模块。(3) 代码的维护随着用户环境的变化，原先的代码已经不能继续适应新的要求，这时就必须对代码进行变更。代码的变更(即维护)包括订正、新设计、添加和删除等内容。当有必要变更代码时，应有现场业务经办人和计算机有关人员组成专门的小组进行讨论决定，用书面格式写清并事先组织有关使用者学习，然后输入计算机并开始实施性的代码体系。代码维护过程中的关键是如何使新的代码得到贯彻。维护组织本系统需要长期运行维护、不断完善扩充。鉴于本系统运行的实际情况，应从省级运行维护机构的领导、协调、运维三个层面建立系统组织管理体系，明确分工，各负其责，共同保障系统的持续稳定高效运行。省级维护机构：XXXXX负责日常维护管理工作，协调和组织业务组织进行维护工作。灵活多样的维护形式平台支持用户通过远程异地客户端对应用系统进行开发、维护和发布。提供具有新增功能的更新，提供主要维护版本的更新，提供修补包及替代方法。4.9、系统软硬件物理部署方案数据库服务器管理工作站交换机路由器公文交换工作站务网公文交换工作站交换机路由器服务器均部署在市商务局的局域网五、项目实施计划5.1、项目实施的十大关键成功因素作为项目实施的专业化服务厂商之一，我公司认为项目实施主要有以下十大关键成功因素：相关领导重视与承诺XXXXXXXX领导同志对此次项目的重视和承诺是成功完成项目实施的最关键的因素，承诺的内容主要包括:从全局的角度给予切实、明确、有益的支持；从管理层到项目组织形成良好的沟通渠道；在本项目启动会上，包括一把手在内的所有委领导进行现场动员。确定的项目目标、实施前提条件和实施计划在项目实施前，项目小组必须通过周密的讨论与沟通，达成共识，共同制定明确的项目目标、实施前提条件和实施计划，为后期的实施工作奠定良好基础。在实施过程中，项目目标、实施前提条件和实施计划的不确定性将直接导致项目进度延迟、实施成本增加等不良后果。所以，必须在项目启动以前将这些明确下来。良好的项目沟通良好的项目沟通是项目成功的重要保障：项目涉及很多各种性质的决策点，决策的失误是项目拖延的关键原因之一。必须建立定期沟通的制度，但是遇到特殊的决策点，应及时召开领导小组会议。沟通文档必须清楚并由双方保存。双方的积极参与和密切配合项目实施要求项目参与人员投入极大的时间、精力和努力。参与人员必须按项目计划严格保证工作时间。尽早确定合作双方所需要的相互支持并跟进计划。关注教育和培训在项目期间，系统教育和培训能按正确的方式并在适当的时间进行是很重要的。我公司保证针对XXXXXXXX工作人员的需求制定培训方案。没有足够的知识将导致用户对软件功能不准确的理解和使用，也不可能实现软件和业务的完美结合。培训中需要有足够的训练时间，这就需要必要的设施和便利条件，如安静的工作环境、完善的硬件设备。关注流程优化信息化通常意味着组织的变化，人们对变化有一种内在抵触性，特别是连接通用业务系统的实施。XXXXXXXX技术中心必须对此有所认识并且有能力面对抵触。其次，我公司项目经理应向XXXXXXXX技术中心提供关于必要变化的建议。XXXXXXXX技术中心必须控制和管理对项目成功完成所要求的政策变化程度。成功实施的前提是协调技术变化和组织变化，使之相结合。严格的质量保证计划在项目实施过程中，我公司将根据我们以往的系统实施经验，贯彻一套完整的质量保证计划，实现对客户的质量承诺。该计划内容框架为：对项目的期望以及实现期望的衡量标准维护质量保证计划的权责定义划分质量监督的工具意见收集程序项目小组认同计划沟通计划培训课程质量评审程序项目质量保证计划的核准签字保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性必须建立XXXXXXXX的系统管理员和我公司数据移植工程师之间良好的沟通和合作关系。相互提供不完全或者不正确的数据容易导致误解，并有下列不良后果：无休止的讨论业务流程引用错误数据质量的和数量的估计错误流程/方法不停地调整以上每一项对于项目都会有拖延的后果，将直接影响项目的实施效果。项目里程碑的划分和执行、检查由于本项目是解决全XXXXXXXX的整体电子政务办公系统应用的工程，因此它是一个较大的复杂工程，特别对于实施过程更是一个非常严峻的考验。如果没有很好的组织或规划，都会导致项目的在实施过程中前功尽弃。因此对于该项目实施过程的里程碑划分是非常重要的。通过我司近十年建设和实施OA的经验，我们会根据客户的情况等诸多因素，把整个项目实施分为若干个大的阶段，每个大的阶段又分为若干个小的阶段，并在每个大阶段的交界处建立关键里程碑，并在每个阶段交界处建立小的里程碑。在每个里程碑（特别是关键里程碑），甲、乙双方都必须对前阶段工作进行客观总结和分析，找出实施过程中的问题和不足，为下一个实施阶段的工作做出更为合理、科学、实际的计划。在执行计划过程中，又要不断的进行检查，发现问题后要及时进行工作方式的调整和改进。总之，在整个实施过程要严格按照“PDCA”的方式进行。即P（Plan）计划、D（Do）执行、C（Check）检查、A（Act）调整。注意解决项目实施中的瓶颈问题在项目实施的过程中必须注意及时地解决导致瓶颈的问题，而且要进行良好的沟通。有效地把握上述关键因素，使得我公司能够保证系统的成功实施。5.2、实施策略规范化的运作我公司针对此次XXXXXXXX办公信息系统项目主要是依据CMMI3结合公司服务理念，并遵照实施方法论来进行管理。快速开发、部署我公司是一家有丰富政府机关办公业务软件及各类网站制作经验的专业公司，所以在建设本次XXXXXXXX办公信息系统项目的过程中，要充分借鉴已有产品的功能和流程，结合XXXXXXXX个性化需求实现快速程序开发及功能模块的搭建。先易后难、以点带面由于XXXXXXXX内各部门的计算机水平参差不齐，在办公信息系统实施期间我们建议优先实施计算机水平相对较高的部门（例如：财务处），在单位内部启用办公信息系统时，把80%的精力放到计算机水平较高的工作人员身上，在计算机水平较高的工作人员掌握该系统后再来带动其他工作人员一起使用办公信息系统。5.3、组织架构与职责加强领导，健全机构，为办公信息系统建设提供组织保障我们应充分认识到办公信息系统建设是一个复杂的过程，是一个动态的、不断更新和进步的过程，几乎是XXXXXXXX全员参与建设的一个项目。同时也是一项涉及面广、使用对象多、协调任务重的综合性工程。如果没有领导的重视，没有明确的机构负责建设和维护，电子政务办公系统建设很难得到顺利推进。建议应专门召开有关XXXXXXXX推广应用电子政务办公信息系统建设的专题会议，通过会议，在思想上重视，观念上超前，思路上清晰，实施上落实，保证该项目的顺利推进。并建议成立电子政务办公系统建设领导小组，并建议由局领导或分管局领导亲自挂帅，督促检查局电子政务办公系统建设的进展和落实情况，电子政务办公系统建设领导小组办公室由委办公室牵头负责，由委办公室负责全委电子政务办公系统建设的规划、管理和与机关各处室的协调工作，由信息中心为电子政务办公系统建设提供技术保障和维护工作，并负责与省级相关技术部门和软件厂商的协调工作.XXXXXXXX办公信息系统项目组”下设“业务管理组”，“技术保障组”和“项目实施组”项目总负责：XXXXXXXX局领导具体承办负责人：办公室主任、信息中心主任项目实施承办负责：源杰市场调查公司机构具体设置及工作分工如下：1、业务管理组人员组成：由委办公室牵头，各业务处室指定一名处领导和一名业务骨干组成，办公室主任任业务管理组组长。工作职责：负责该项目业务、技术的综合管理。主要负责协调各部门，了解各单位的业务需求并进行汇总管理、评审。2、技术保障组人员组成：由委信息中心全体成员组建，信息中心主任任技术保障组组长。工作职责：负责从技术上对该系统硬件设备的采购安装调试进行把关和具体落实工作，做好该项目各项业务需求中的相关技术工作，与“幣管理组”人员7起，对各处室进行需求调研。3、项目实施组人员组成：从公司的电子政务事业部、质管部抽调业务骨干组成，由公司项目经理王鹏任组长。工作职责：负责办公自动化项目的实施工作（如：需求调研、系统安装部署、培训等工作），并保证项目进度、质量，定期向省征稽局汇报项目进展情况。并与“j务管理组”炭一起，对各处室进行需求调研。严格程序，完善制度，促进电子政务办公系统建设的健康发展在电子政务办公系统的具体建设过程中，因为我们不能一味的想靠技术来解决建设过程中所遇到的问题，还必须要靠建立一些管理办法和制度来约束我们的工作人员，使得我们的工作有章可循、有据可查。所以我认为目前应首先制定一些相应的配套办法，如：XXXXXXXX电子政务办公系统运行管理办法、关于电子公文流转的基本要求、XXXXXXXX电子公文流转程序等管理办法，规范电子政务办公系统的应用。同时还应制定XXXXXXXX计算机安全管理制度、XXXXXXXX信息中心事故处理流程图机房管理制度及维护工作职责、机房值班员工作职责及日常维护流程，从而通过这些办法和制度使电子政务办公系统建设逐步走上了规范化、制度化的管理轨道，有效地保证了建设质量和进度，同时也大大增强了工作的透明度。突出重点，分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果在推进电子政务办公系统建设的过程中，我们不盲目求大、求全、求快，即要在科学规划的基础上，坚持“整体设计，审慎规划，先易后难，分步实施，边使用，边完善”的原则。根据先急后缓的建设要求，突出重点，分期实施，如：将机关内部的收文和发文分步实施。并注重建设与应用的紧密结合，把握“边应用，边完善”的原则。在XXXXXXXX及17个省属企业监事会进行推广应用电子政务办公系统时，按照实际情况及计算机水平从高到低的顺序进行分期实施。加大培训力度、加快人才队伍建设在电子政务办公系统建设的过程中，人才队伍的建设是关键。信息化人才匮缺，人员流动是电子政务办公系统建设和管理的一大难题。在电子政务办公系统建设中培养人才，在培养人才中推进建设是XXXXXXXX电子政务办公系统建设的一个实践。我们建议由委办公室组织进行电子政务办公系统相关技能的培训，加强对人员的培训。在培训过程中以集中和点对点的方式开展培训，以“分层次培训，培养重点人员，带动整体提高”为原则，为各处和部门培训一批电子政务办公系统方面的专业人才，同时提高工作人员的整体素质和应用水平，也为电子政务办公系统能在XXXXXXXX的顺利推行打下坚实基础。5.4、实施计划为保障XXXXXXXX办公信息系统的顺利推行，拟分阶段进行，逐步推进，各阶段的工作安排如下：第一阶段：从2010年3月28日至2010年5月30日，完成办公信息系统的基础数据和基础流程的搭建实施工作，选择较容易启动的功能模块，比如收办文管理，建立起收文的流转，成功率高，可较好的降低项目实施风险，同时进行其他流程的试用和调研，收集需求，整理基本流程资料，为下阶段的开发工作做好铺垫。第二阶段：2010年5月30日至6月30日，对第一阶段所实施模块情况进行使用情况检查，并对第一阶段的实施工作做总结，并且对收集的需求和调研反复进行推敲及需求的变更，采取“边应用、边完善”的方式，完善好其他功能模块的搭建。第三阶段：从2010年6月30日至2010年10月1日，在完成XXXXXXXX前期繁重开发工作后，开始进行全员培训工作后，将实施力量集中到培训当中去，采取多种培训方式，集中培训，现场指导，领导一对一培训，基本实现XXXXXXXX办公信息系统的初步试运行；第五阶段：2010年10月，通过前期的试运行，我们肯定会有很多需求进行调整和系统变更，待系统程序变更完成后，对办公信息系统组织专家进行初审，初审后则进入正式双轨制运行阶段。最后，待整个系统建立完善后，邀请相关单位召开、办公信息建设的成果汇报会。5.5、实施步骤信息化建设是一个长期的工程，也是一个不能一步到位的工程。XXXXXXXX要实现全系统全面的无纸化办公也不是一朝一夕就能完成的。我公司结合多年的电子政务建设经验，总结出了项目建设要“想的要大、起步要小、扩展要快”的建设思路。结合XXXXXXXX的实际情况，制定了以下务实、高效的实施步骤计划：项目启动阶段本阶段主要工作任务XXXXXXXX和我公司根据前述“组织架构与职责”的要求共同建立“XXXXXXXX办公信息系统”项目的实施小组；双方的实施组成员共同讨论并制定该项目的实施主计戈召开XXXXXXXX全员参与的项目启动会，局领导进行动员讲话。需求调研阶段由于XXXXXXXX各部门的业务需求有很多特点，所以在需要调研阶段的工作主要是对各部门的业务流程等初始数据进行调研。我公司根据实施方法论相关规范准备模板及需要参考表单，然后根据各处室的反馈以及意见收集需求或者随时记录用户所提需求；实施项目经理收集到用户需求后，召集双方项目组相关成员进行讨论，并最终确定需求的修改要求及解决方案，双方项目负责人对需求单进行签字确认；我公司技术开发组根据需求记录单的要求及计划进行软件开发、修改；我公司测试组对开发、修改完成的系统进行测试；我公司技术工程师将测试组测试通过的修改程序升级替换到服务器，并指导操作人员继续试用，如不符合要求则重新提交给开发组；双方项目组负责人对需求修改的完成情况进行签字确认；软件调试达到实际应用需求后，双方项目组相关成员及XXXXXXXX主要操作人员召开软件评审会，确认软件功能达到应用要求。系统安装调试阶段本阶段主要工作任务我公司向XXXXXXXX的各处室提供系统试运行的模板和表单；XXXXXXXX各处室根据我们提供的模板作好系统试用工作，提出需求意见；待需求意见沟通完毕，必须系统基本修改成功后，双方确认条件成熟时，我公司技术工程师在XXXXXXXX的电子政务网络内安装正式的办公信息系统准备试运行；系统安装过程中，我公司技术工程师将对XXXXXXXX系统管理员进行全程操作讲解，双方技术人员共同对系统进行初始化，为操作人员试用准备好完善的基础数据；双方技术人员共同对系统调试验证，使得系统达到各项应用要求；系统培训阶段XXXXXXXX的办公信息系统的操作培训涉及到XXXXXXXX的所有工作人员，根据实施的总体计划，全员培训也将分步完成。我公司结合多年的电子政务软件的实施经验，对委机关内部各处室人员的培训主要分为四类用户：系统管理人员：主要是负责系统日常维护的管理人员，必须对系统进行深入了解，熟练掌握系统的安装、初始化、用户管理、权限设定及常见故障解决等；关键操作用户：主要是负责公文收发、信息处理、流转、监控等涉及公文流转核心操作的人员（一般是办公室相关人员及各业务处室的1至2名公文操作人员），必须熟练掌握系统的流转核心操作；一般操作人员：主要是全委大部分工作人员，只需掌握系统使用中的拟文、公文处理、文件查询等基本操作；局领导：由于局领导时间紧、任务繁忙，对于办公系统只需要掌握基本的公文阅览、批示、签发等操作即可。根据各类用户的特点，我公司提供了针对性的培训方案。系统管理人员从系统安装开始，系统管理人员便全程参与项目建设过程，我公司技术工程师对系统管理员进行全面指导。系统安装调试完成后将组织系统管理员作授课式培训，结合公司提供的系统维护手册，系统管理员完全可以全面承担系统的维护工作。当系统管理员遇到不能自主解决的问题时，我公司可随时提供技术支持。关键操作用户电子政务办公系统要顺利推行起来，涉及公文流转核心及信息处理中转的工作人员操作非常关键，因此办公室主要人员、信息人员以及各业务部门专门负责文件处理的工作人员的操作就尤为重要。每个业务部门抽调1至2名既熟悉计算机操作又懂业务的工作人员和办公室工作人员一起组成关键操作用户。对于关键用户的培训，我公司采取集中授课式培训加现场指导操作的方式。系统安装完成后组织关键用户进行首次培训，培训后的试用过程中主要由关键用户对系统提出修改需求；所有需求修改完成后，再组织关键用户进行培训，然后便可根据实际业务对系统进行正式试用，我公司技术支持工程师在试用过程中轮流走访各部门提供现场操作支持及答疑。一般操作人员因为我公司提供的电子政务办公系统已经具备了良好的人性化操作设计，一般操作人员的操作只需根据实际工作按部就班进行即可，涉及的操作步骤相对较少，因此在软件开始全局试用前对所有操作人员进行集中授课式的培训，在试用过程中我公司技术支持工程师轮流走访各部门提供现场操作支持及答疑。局领导鉴于各单位委人员时间紧、任务繁忙的特殊性，在全员培训时如果有时间可以参与学习并对系统作初步了解。我公司工程师将根据领导的时间安排，分别到领导办公室进行讲解操作，指导操作将直接针对领导实际工作内容，力求领导的办公操作简洁明了。系统试用阶段每个单位只要进行了全员操作人员的初次培训后，便可进入试运行阶段。为了使各单位能顺利地从传统办公方式向无纸化办公方式过渡，建议在试用阶段采用双轨制运行的机制。即保留传统纸质件公文的处理方式，同时将电子件公文进行流转，而且通过相应的管理规章制度约束操作人员必须对电子件公文进行处理（例如：如果没有收到电子件公文则拒绝处理纸质件公文）。系统试用阶段中，操作用户难免会提出一些应用需求，我公司工程师将遵照前述系统调试阶段的需求处理方式作出迅速处理，确保系统的正常稳定运行。系统试用期结束后，双方项目组召开项目会议对试用情况进行总结，解决试用过程中出现的问题后便可进入正式运行阶段。系统正式运行阶段系统进入正式运行阶段后，我公司工程师将为该系统提供完善的售后技术支持服务（详见“服务承诺”）。对正式运行阶段出现的问题，我公司将作出迅速响应并及时处理，确保XXXXXXXX办公信息系统的稳定、高效运行。六、培训介绍我公司帮助客户明确培训需求、制定合理的培训计划，旨在协助客户在业务信息化平滑的过渡。培训体系示意图6.1、培训需求分析培训是我公司提供给客户的重要服务。之所以要进行培训需求分析就是要保证：培训范围准确，培训深度适宜，培训计划合理；培训需求分析对培训工作展开有至关重要的影响。通过对培训需求有效的调研和分析：使客户得到满意的培训效果使公司合理地利用有限的培训资源6.2、设计培训方案把握客户的培训需求，考虑公司培训资源，制定出合理的培训方案，设计的过程由公司和客户共同参与，最后由客户签字认可6.3、培训实施培训在公司的主持下按照双方既定的方案实施，为了保证培训的正常进行，保证培训的质量，双方本着合作的态度，友好地处理实施过程遇到的问题。6.4、评价培训本着对客户的负责的态度，对客户的培训效果进行评估，确保客户对课程的重视和接受。对讲师、教材和实施过程进行评估，及时发现问题并总结经验。七、软件项目管理7.1、软件项目管理项目管理原则项目管理运作基于以下原则：1）将项目计划与其它业务计划相结合；2）项目完成以满足客户需求为目标；3）明确定义项目的可交付物、里程碑（milestone）、预期目标;4）直接掌握项目要素和实施过程；5）持久地与最终客户分享；6）通过早期的计划分析和对例外的准备，降低项目风险；7）有效的控制项目变更和费用；8）有效的和灵活的项目沟通。项目管理目标项目管理的目标不是单方面的。它由三个方面构成，这三个方面同时也是评价项目管理成功与否的依据。它们是：用户满意用户满意是首要目标，如果这个目标没有达到，那么这个项目就是失败的。因此我们会从研发、实施、培训到售后服务，自始至终提供高质量的服务，以用户满意为最终目标。完成合同规定的所有任务我公司与客户签订的供货及服务合同是具有法律效力的。我们会像客户那样尊重它，我们信守所作的承诺，不折不扣地完成合同规定的所有任务。如果合同执行过程中出现任何变化，我们会主动友好的与用户协商讨论，在保障用户利益的前提下，双方达成一致，确保合同完成，让用户满意。按时完成任务我公司向来重视合同中的时间期限，我们会千方百计的确保合同按时完成。我们会制定备用方案，以防发生不测事件。项目管理的方法论我公司遵循项目管理协会（ProjectManagementInstitute）基本原则，形成了一套面向客户，结构化的项目管理方法论-FocusPM（注重项目管理）。这套方法论特别适用于信息技术（IT）项目管理，目前在全国范围内已广泛地运用于政府、集团公司、等多种行业用户的IT项目管理中。我们在计算机行业能取得目前的业绩是这一事实的证明。在项目管理上有许多方法，比如：FocusPM（简称：注重项目管理法）。CPLC（CustomerProductLifeCircle,简称：客户化生命周期法）。TCM（TheConsultingMethodology,简称：咨询方法论）。这些方法论及相应的工具有效地指导我们在项目管理中做出正确的决定，圆满地履行合同。这些方法论的共同特点是将理解用户的需求放在第一位，从针对行业的特点和项目的规模上可以区别他们各自的应用领域。FocusPM是一种通用的方法，它可以适用于通讯，信息，金融和政府等众多行业。适用的项目规模也比较灵活，并且已成功地实施。因此我们建议在本项目的实施中采用FocusPM方法。FocusPM作用于整个项目生命周期，并将这一周期划分为六个阶段，初始阶段、计划阶段，选择阶段、实施阶段、保证阶段和支持阶段。每个阶段由一系列活动组成，而每个活动是通过一个或几个任务来完成。每个任务的执行都规定了条件和操作流程，该项任务完成后，产生规范的结果。FocusPM结构图如下：说明：1、初始阶段：记录和核实客户需求以保证准确的解决问题。2、计划阶段：根据客户需求，设计方案并制定详细的项目计划。3、选择阶段：与用户核对方案设计和项目计划，商谈必要的协议，使我公司与客户对该项目达成一致。4、实施阶段：我公司的项目经理执行项目计划和管理项目资源，保证项目按时在预算内完成，并取得用户的满意。5、保证阶段：将系统的操作、管理和有关知识逐步转移给客户，监督系统性能如预期指标。6、支持阶段：如果与客户达成支持协议，执行支持计划。FocusPM为项目经理提供易于理解和验证的原理、简单实用的工具和规范化的流程。使用FocusPM管理项目，使项目经理、我公司和用户都能受益，这主要体现在：1. 明确定义项目经理的角色和责任。2. 在规范项目管理的方法，建立可操作的流程。3. 分享优秀的经验，建立可重复使用的经典案例。4. 使复杂、庞大项目的管理简化和清晰。5. 减少项目失败的风险。6. 降低项目成本。7. 项目队伍的工作得到认可，最终用户满意。项目管理组织机构在确定了项目管理方法论后，组建一个富有效率的项目管理组织是当务之急。这个项目管理组织肩负着监督，指导和实施整个项目的重任，从项目的最初阶段直至项目完成。我们建议在这个项目管理组织中应包括两部分：即项目指导委员会和项目执行小组。1项目指导委员会职责是协调我公司与客户的关系，指导和监督整个项目的实施；人员构成包括中化化肥信息技术部有关领导，我公司高层经理；2项目执行小组职责是向项目指导委员会报告，具体负责本项目的实施。包括：建立实施策略、项目计划、客户需求分析、客户业务流程分析、建立应用系统（文档用户化）、系统试运行、系统测试/验收和运行维护。项目计划范本我公司开发了一整套项目计划范本，能够灵活适应客户业务需要，这套项目计划范本主要包括：1.项目任务和目标建立对项目背景、客户需求的共同理解，项目的主要人物、预算及资金来源，成功的关键因素。2. 项目组织机构建立相应级别的项目办公室作为管理项目的中心。定义项目队伍中各个角色及其责任，明确我公司的项目经理和客户方项目负责人。3. 工作分解