企业内部沟通制度

科技（深圳）有限公司发行日期：10-06-2010企业内部沟通制度文件编号：MIS-001版本号/修订次：0.0发行部门：ISO部共8页 第 8 页（一）制定目的：建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。（二）适用范围：公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适用。（三）管理权责3-1.管理部权责（1）总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备,会议记录，会议决议追踪及呈报；（2）总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、呈；（3）企业制度、正式文件的颁布、发行；（4）公司决议事项和总经理指令的通知、传达；（5）有关事务的联络、协调、催办。3-2.各部门主管权责（1）出席要求参加的会议、执行会议决议；（2）根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等；（3）定期或不定期向总经理或分管领导作述职汇报，及相关业务状况的呈报；（4）部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报；（5）有关跨部门事务的联络、协调、催办以部属之考核；二、工作内容（一）规定 1.总则公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式：（1）正式的文件(含文书)沟通。（2）会议沟通(例行会议、临时性会议)。（3）非正式场合、形式的沟通(电话、个别交谈等)。2.文件(含文书)沟通1）规章、制度类文件A.规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；B.公司制定的制度规章，由（总）经理室颁布、发放。2）联络、通知类文书A.进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。B.各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用联络单形式体现、传递。C.上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用联络单形式体现。3）签（呈）、报告、报表类文书A.下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告，专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；B.须定期呈报有：生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资金计划表等；业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分析报告等；财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩效报告；下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。C.不定期呈报专项工作报告；具体事项呈报核准。4）会议记录类文书A.各类会议由主持人指定人员做会议记录，（副）总经理主持召集的会议原则上由管理部负责会议记录；B.对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者形成决议事项追踪表，经主持人指定专人进行追踪、确认。（副）总经理主持会议的决议事项的追踪、确认，除非总经理另行指定，原则上由管理部负责；C.对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录者形成联络单，经主持人签名确认后，发放相关单位人员；D.重要会议的会议记录，经主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。5）文件沟通途径说明A.审批、发布公司性制度由（总）经理室组织制定，经相关权责主管审核，总经理批准后，颁布、发放；各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制定，经部门经（副）理审核，总经理批准后，颁布、发放；报批前须送（总）经理室会审，确认同公司相关制度无矛盾、抵触。发出的“联络单”须经发出部门（单位）主管签章确认并抄送（复印）上二级主管，须回复者须经受文部门（单位）主管签章确认，并抄送（复印）其上二级主管；对会议记录类的文书按本制度4.2.4.条款执行；对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前，由（总）经理室负责审稿，必要时，上呈总经理审阅(核)方可；所有签（呈）报告、报表均需层呈至上二级主管。B.发放记录对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在传阅记录表签章记录；对正式发放文件，由发放部门要求收件者在文件分发记录表上签收登录；对联络单、决议事项追踪表等的文书，必要时，发出部门可要求收文者在文件分发记录表签收登录，收文者不得拒签，拒签者予以记过处分。C传递规定文件传递采用专门的文件夹传递，文件夹外除有“部门专用”字样外，用不同颜色色标区分文件性质；“急件”使用红色色标，“密件”使用白色色标，一般性呈阅文件使用黄色色标，部门间传递文件或部门内传阅文件采用绿色色标；收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜，其中“急件”时限为1小时，其他文件为4小时；D文件存档由（总）经理室负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。3.会议沟通（1）会议类别A）例行性会议； B）临时性会议。（2）例行性会议（3）临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时动议召集（4）会议管理A.例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知；B.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员；C.会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；D.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；E.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议；F.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。4.非正规场合、形式的沟通（1）由（总）经理室设置总经理信箱，并负责定期的收集、呈递总经理；（2）除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，原则上：A.总经理、部门经（副）理等直接部属每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，每季度应有一次交谈沟通；B.经（副）理同直接部属每周应有一次交谈、沟通，同其他部属每月应有一次交谈、沟通。四、越级沟通：对于正常的工作，各部门员工要养成逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复时；2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；3、下级发现上级的违规行为时。五、沟通反馈：在各个沟通环节中，凡须有需回复的意见或问题时，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈的一方，必须在规定时限内给予回复。若在指定时间内未收到回复的，可直接在联络单中向行政部提出投诉，投诉将影响岗位绩效。六、相关责任：1、部门主管有责任通过各种渠道以最佳方式解决员工所遇到的问题。2、各部门主管对信息联络单的处理方式及处理结果将与其绩效挂勾。3、如果当事人未使用书面沟通方式而耽误工作进展的，当事人负主要责任。企业内部沟通制度企业内部书面沟通制度为促进公司各部门及员工之间的交流，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象，同时建立良好的反映问题、解决问题的渠道，特制定本制度。一、 本制度核心内容：采用书面沟通方式，即使用信息联络单解决问题。二、 以下情形需使用书面沟通方式：1、 公司员工遇到自己无法解决的问题需上级领导协助解决时；2、 公司员工遇到重要问题需得到上级领导批示时；3、 对行政会议决定的事项及问题进行跟踪督导；4、 所需解决的问题在短时间内无法答复时；5、 所需解决的问题需有书面记录时；6、 工作中需要得到其他部门的支持与配合时；7、 对公司具有代表性问题的建议，对公司改革及发展的建议和意见。三、沟通流程： l 员工：1、各部门员工需采用书面形式解决问题时，必须先填写信息联络单；2、将填好的信息联络单递交本部门主管；3、部门主管接到信息联络单时必须在约定时间内向员工反馈问题解决情况；l 部门： 1、部门间有需采用书面形式解决问题时，由部门经理相互递交信息联络单，；2、将填好的信息联络单递交对方部门主管；3、接受方应在约定时间内向递交方反馈问题解决情况；l 行政会议监督执行：行政会议中未具体商议的问题，会后商议需填写行政会议督导信息联络单：1A部门提出A部门解决督导人处；2A部门提出B部门解决或需B部门协调的，A部门B部门督导人处；接收部门必须在两个工作日内进行回复，回复中必须有“实施方案、负责人、完成时间”三项内容。督导人负责监督问题解决的全过程，特别是对已有的解决方案按时实施进行压迫式督导，直到问题得以解决，解决的标准是以后再遇到同类问题有章可循。四、越级沟通：对于正常的工作，各部门员工要养成逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复时；2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；3、下级发现上级的违规行为时。五、沟通反馈：在各个沟通环节中，凡须有需回复的意见或问题时，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈的一方，必须在规定时限内给予回复。若在指定时间内未收到回复的，可直接在联络单中向行政部提出投诉，投诉将影响岗位绩效。六、相关责任：1、部门主管有责任通过各种渠道以最佳方式解决员工所遇到的问题。2、各部门主管对信息联络单的处理方式及处理结果将与其绩效挂勾。3、如果当事人未使用书面沟通方式而耽误工作进展的，当事人负主要责任。一、制定本制度的目的 为促进公司各部门及工作人员之间的交流，培养一种正确的沟通心态，把积极的沟通变成一种习惯，使每一个岗位对上对下的沟通都变成一种需求，在沟通中提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事及上下级感情，建立和谐的工作关系，同时建立良好、健康的问题反映及解决渠道，特制定本制度。 二、沟通前的心态改变 良好沟通首先要从改变心态开始。 1、健康的心态。 我们在整个团队中倡导坦率、真诚、相互信任、相互帮助的沟通氛围，倡导全员树立端正的沟通心态！要使沟通基于工作本身，让沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率：在工作中要保持积极畅通的沟通交流，发现问题时通过正确的渠道反映，而不是背后议论与传播；在谈工作中的问题时，要就问题谈问题，不要包含太多个人情感倾向；在他人向自己反映工作中存在的问题时，要乐于接受，积极改善。 2、需求的心态。 每一个人都要把沟通变成一种需求：对上级来说，下级工作的优秀表现或是不足，下级思想与生活的动态，都要变成自己的沟通需求，积极与下级去沟通；对下级来说，本部门工作中的各种问题，上级管理工作中出现的问题，也都要变成自己的沟通需求，积极与上级去沟通；对于同事以及各部门之间，积极的沟通也要成为一种需求，以促进工作效率与效果；每一名员工对公司的沟通也成为一种需求，对公司具有代表性问题的提出与建议，对公司改革、发展的建议和意见，都可以通过各种方式进行沟通。 3、实事求是的心态。 沟通基于事实！公司各级管理干部要养成倾听来自一线声音的习惯，无论是逐级的工作上报，还是员工通过正确的沟通方式进行的越级上报，只要是基于事实的、有益于推进企业工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。 三、沟通方式 1、面谈：主要指一对一的面对面谈话。 2、会议：包括晨会、问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式。 3、书面沟通：包括工作报告、文件、任务单、内部刊物等方式。 4、网络沟通：包括电话、电子邮件与网络即时联络工具等方式。 5、其他：包括宣传栏、董事长信箱等方式。 四、各处的沟通职责 （一）人事部门 1、人事部门要积极促进各部门间的沟通，并给予中层管理以上人员相关沟通技能的培训。 2、定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求。 （二）每一位有下属的管理人员 1、在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍公司及工作的简要情况，并表达对其在公司发展的期望与祝愿。 2、在员工试工期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望。 3、在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与公司要求的差距，提出改进意见，表达对员工的期望，以提高员工工作绩效。 4、在员工心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改变心态。 5、当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的工作期望。 6、当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注。 7、须时常了解员工对自己管理风格、管理方式的意见和建议，并积极改进。 8、对于未发生以上情况的员工，也须保持最少每个月一次的深入沟通。 （三）每一名工作人员 1、当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。 2、不同单位从事相同或类似工作的人员（如订货主管），彼此之间要加强沟通，促进业务技能的提升与信息的传递。 3、对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进。 4、对于公司的发展与变革有任何意见或建议时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进企业发展。 （四）公司及各部门： 1、在各项与员工相关的管理制度下发之前，要充分沟通，了解员工对制度的意见或建议。 2、在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。 3、公司下发的文件，各部门要通过晨会、公告栏等方式及时、准确地全体员工传达。 4、工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。 （五）其他： 1、公司各职能与经营中心负责人与本中心各个部门的负责人（以及关键岗位员工）之间，每月必须进行一次深入的交流，内容包括：工作目标完成情况的分析、研究与探讨，提高工作进度、改进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见；管理思路的交流与沟通，管理工作中的问题的提出、解决办法的探讨；进一步工作目标的研究、讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流确定。 2、总裁与各职能与经营中心负责人每月进行一次深入交流和沟通，每季度与各职能与经营中心的部门负责人（以及关键岗位员工）进行一次非正式形式的交流，内容包括：公司各方面工作进展状况的了解；公司政策改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类建议或意见。 五、越级沟通 对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通： 1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。 2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。 3、下级发现上级的违规行为时。 4、个人对公司的改革、发展有建议或意见时。 六、沟通反馈 在各个沟通环节中，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。 七、可行性建议奖励 公司任何一级员工，其向上逐级提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，可以由其直接上级逐级向上提出申请由总裁颁发总裁奖励基金。其越级提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，可由总裁提名直接颁发总裁奖励基金。 八、附则 本制度由人事管理中心制定，呈总裁批准后下发，修订时亦同。