礼貌用语在外贸函电中的运用.doc

职业技术学院 毕业论文 标题 礼貌用语在外贸函电中的运用 系 别 应用外语系 专 业 商务英语 学 号 姓 名 指导教师 年十二月二十日 摘 要 在世界各国经济贸易合作日益频繁的大背景之下 商务英语信函已成为人们在经 济领域内的一个重要交际手段 它在商务活动中起着增进了解 传递信息 联系业务 处理问题等作用 能够写出一封礼貌有加的商务英语信函不仅是对商务工作者的一个 最基本要求 也是顺利开展商务活动的一个重要前提 本文通过系统分析和大量实例 的比较 论述外贸函电应坚持的礼貌原则 体现出当代外贸函电中的礼貌表现 关键词 礼貌原则 外贸函电 运用 目 录 摘 要 1 目 录 2 引言 3 1 外贸函电的特点 3 2 礼貌原则的概述 3 2 1 礼貌原则的由来 3 2 2 礼貌原则的六个准则 4 3 礼貌用语在商务英语函电中的运用 4 3 1 积极礼貌在外贸函电中的运用 5 3 2 消极礼貌在外贸函电中的运用 6 4 礼貌用语在外贸函电中语法上的体现 7 4 1 正确使用第二人称 7 4 2 正确使用情态动词 7 4 3 正确使用被动语态 8 4 4 正确使用虚拟语气 8 结束语 8 致 谢 9 参考文献 10 礼貌用语在外贸函电中的运用 引言 在全球化的今天 我国和世界的联系日益增多 特别是中国加入 WTO 国际间经济 技术合作及贸易不断发展 国际商务往来活动频繁密切 因此社会对从事商务活动人 才的需求不断增大 如何从事涉外的经济贸易活动 如何在外商经营的企业里占有一 席之地 其中 语言差异无疑是商务工作人员所遇到的障碍 而商务英语又是现代外 资企业中最为基本的 也是最为重要的交流工具 那么 如何运用自己的语言才能在 商务活动中取得成功呢 有时关键也在于我们说话的方式 所以 如何在话语中运用 礼貌原则就显得非常重要 甚至会达到事半功倍的效果 1 外贸函电的特点 商务英语信函在商务活动中的重要地位决定了其具有完全不同于普通信函的特点 它关系到跨 国商务活动中各方的经济利益 因此力求准确传达事实 1 要建立互相尊重的良好合作关系 避免引起双方的误会 礼貌文雅的语气就显得尤 为重要 因此 商务英语信函的另一个特点就是用语正式且彬彬有礼 在商务英语信函 的写作中合理地运用礼貌原则 做到尊重对方的意愿 给对方留有余地 迎合对方的心 理需求 就可以给对方带来一种积极愉悦的感觉 从而使双方能更为有效地开展进一步 的业务 因为人都有 面子 若在信函中不给对方 面子 本来完全可以成交的 买卖也会失去 礼貌的商务英语信函重视对方的观点 尊重对方的权利 愿望和需要 迎合对方的心理 能产生令人愉快的感觉 从而促成和扩大对外贸易 因此 我们要 注意礼貌原则商务英语信函中的应用 2 礼貌原则的概述 礼貌是语用学研究的重要对象 汉语中 礼貌 简言之指的是言语动作谦恭的表 现 英国语言学家 G N Leech 系统地对语言交际中的礼貌现象进行研究 于 1983 年提 了 照顾对方面子的原则 Leech 认为构成礼貌的重要因素是命题的行动内容给交际 双方带来的利益损益和话语 提供给受话人的自主选择程度 2 1 礼貌原则的由来 美国语言哲学家格赖斯 1967 年在哈佛大学提出了言语交际中的合作原则 这是语 用学研究领域的一个重大突破 但是 有时人们在言语交际中故意违反合作原则 换 句话说 人们在言语交际中常常不用直接的方式遣词达意 总是用间接的方式声东击 西 只让对方拐弯抹角地意会 不愿向对方坦率地言传 为解释这些语言现象 后来 的学者 英国语言学家 Geoffrey Leech 等人提出了与格赖斯的合作原则益补的礼貌 原则 用以补充和完善合作原则 认为在所有的语言交际中 说话人和听话人之间应 尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式 则对商务英语写作具有特别重要的意 义 2 2 礼貌原则的六个准则 Leech 提出了语言交际的礼貌原则 并将其归纳为以下六个准则 第一 策略 得体 准则 尽量少让别人吃亏 尽量多使别人受益 第二 慷慨准则 尽量少让自己受益 尽量多使自己吃亏 第三 赞誉准则 尽量少贬低别人 尽量多赞誉别人 第四 谦逊准则 尽量少赞誉自己 尽量多贬低自己 第五 一致准则 尽量减少双方的分歧 尽量增加双方的一致 第六 同情准则 尽量减少双方的反感 尽量增加双方的同情 作为一方对另一方的态度 礼貌自然要涉及到双方 Leech 分别称之为 自身 和 他人 第一 二条准则分别是从他人和自身的两个不同角度考虑 但都涉及交际双 方的利益分配 是成对的 都涉及到 惠 与 损 两个问题 这两条准则适用于指令 性和承诺性言语行为 第三 四条准则同样具有相对的性质 侧重的是对自身和对方 的评价 适用于表述性言语行为 第五 六条准则侧重于自身对待他人的态度 适用 于表述性言语行为 但这两个准则之间不存在两两相对的关系 所谓一致准则 是在 交际有分歧时以先肯定对方的话语为前提 进而再表达不同意见 而同情准则强调缩 小自身与他人的情感对立 站在对方的立场考虑问题 总之 礼貌原则要求我们在话语中要做到 尊重对方的意愿 给对方留有余地 迎合对方的心理需求 3 礼貌用语在商务英语函电中的运用 随着全球经贸一体化的不断推进 国际贸易的竞争日益激烈 礼貌用语在国际商 务活动中起着重要的作用 它能营造一种尊重对方 寻求合作的气氛 使对方乐意与 我们合作 从而有助于在竞争中占据一席之地 2 随着中国市场经济的不断深入 商 业信函已经成为人们在经济交往中不可缺少的一种手段 人们只有在商业信函中使用 一定的礼貌策略 才能在商业交往中成功地达到交际的目的 3 1 积极礼貌在外贸函电中的运用 商业信函中的积极礼貌表现按照布朗和列文森的礼貌理论 积极礼貌策略就是说 话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施 积极面子是指希望得到别人的 肯定和赞许 为保住对方的积极面子不受损害 说话人有必要使用积极礼貌策略 千 方百计让听话人的面子得到尊重 为此 说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话 人的语言的运用 让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美 3 1 1 赞美 赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略 是一种 社交催化剂 它是利用夸奖 恭维话来满足对方的求荣心理 以引起对方的注意和兴趣的方式 在 商务英语信函中 经常夸赞对方是很有必要的 但千万别变成一味奉承 吹捧 即使 对方的商誉 产品 技术等方面确实值得赞许 也要注意把握尺度 不可滥用溢美之词 过了头的赞扬 恭维透着虚伪 给人一种言不由衷的感觉 反而显得不礼貌 所以 在 写作信函时 既要在遵循礼貌原则中尽量多赞誉对方的赞誉准则 又要做到恰如其分 地夸奖对方 3 下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子 We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following 3 1 2 展示人情味 中国人很重感情 人们互相关心 互相理解 尤其当对方发生了不幸或不愉快的 事情时往往会向对方表达亲切或同情之意 并且会表示一定的理解和美好的祝福 这 种写信人向收信人表达关心 理解或同情的方式我们称作 展示人情味 策略 4 谚 语说得好 患难的朋友才是真正的朋友 此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之 间的相处 当朋友遭遇不幸时 恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激 更彰显礼貌了 例 We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month en closing the reprography of the insurance policy we are regret for your loss 这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函 信中表达了己方 对对方遭受的损失的同情与关心 充分体现了写信人富有人情味的一面 3 1 3 避免不和 避免不和在商务信函写作中 主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足 对方的要求或请求时 为了不造成对对方的直接否定 维护对方的积极面子 在回信 时写信人要避免直陈不同的意见 5 We sincerely recommend you to accept our proposal as our stock getting lower and lower day and day and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return 在此句中 如果把 recommend 该为 advise 的话 就会不妥 因为 advise 有一种居高临下的涵义 好像非接受我们的建议不可 其实对 方接不接受得由自己做主 别人无权干涉 如果对方的建议不合理或者对您的指责不 公平时 您可以据理力争 说明您的观点 但注意要讲究礼节礼貌 避免用冒犯性的 语言 一封成功的函电往往都采用肯定的态度或肯定的思维 没有人期待一种否定的 观点 因此 拒绝时尤其需要策略 由于人们更愿意接受肯定的事物 在行文时可以 将否定的观点改为肯定的观点以便缓和语气 如 1 We make no refunds after 2 month guarantee has run out 2 We can only make refunds during the 2 month guarantee period 尽管这两个句子所表达的信息相同 但是读者会比较喜欢第二句 因为他们给了 他一个肯定的答复 在商务英语函电写作中 我们要尽量创造出一种积极而肯定的气 氛 因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的 肯定的语言还有 助于你和收信人建立起良好的商务关系 3 2 消极礼貌在外贸函电中的运用 在布朗和列文森的理论体系中 消极面子指不希望别人强加于自己 自己的行为 不受别人的干涉 阻碍 消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面 子而采取的措施 比如当一方提出请求 命令或建议时 对方的私人空间就受到了侵 犯 这时 说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的消极面子 消极的礼貌表现 在商务信函中主要体现在以下几个方面 3 2 1 减缓语气 减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议 要求或批评时 写信人运用一定 的表达方式来减轻或缓和语气 使言语的强制力变小 从而减弱对对方消极面子的威 胁的方法 6 Excuse me I was wondering if you could possibly send us your latest sample machine 中国人的他人取向使得他们考虑顾及双方的 脸 和 面子 既考虑不损害自己也不损害对方的积极面子 3 2 2 直接道歉 为了维护对方的面子 并且弥补对对方冒犯的后果 道歉者可以直接向抱怨者道 歉承认自己的过失 请求对方谅解 并表示愿意进行赔偿 进而促使双方步入正常的 交际轨道 一般地 使用这种方法的信函都是投诉处理函 3 2 3 间接道歉 间接道歉指的是道歉者向对方道歉 承认自己的过失 但倾向于降低己方的过失 程度或提供理由说明过失并非是故意的 以减轻责任 与第一种方式不同的是写信人 在维护收信人的消极面子的同时 也对自己的积极面子有所照顾 因此 写信人通过 言语或行为向收信人道歉以维护收信人的面子 从而有助于改善买卖双方的贸易关系 把双方的损失减到最小 4 礼貌用语在外贸函电中语法上的体现 可以从函电的语法层面来体现和运用礼貌原则 如何在话语中运用礼貌原则就显 得非常重要 甚至会达到事半功倍的效果 4 1 正确使用第二人称 在商务英语信函中 尽量使用第二人称会显得更加真诚 有礼貌 试比较下列句 子 同样的内容用第一人称会使你感到比较冷淡 1 You can have your goods delivered on any weekday We cannot deliver at the weekend 2 You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week 因此 在商务往来中 写信人应时时从对方立场出发 处处持为对方着想的态度 尊重 体谅赞誉对方 尽量使对方受益 7 4 2 正确使用情态动词 英语中情态动词的使用常常可以使句子的语气更加缓和 委婉 例如 1 We appreciate it if you advance shipment 2 We should appreciate it if you could advance shipment 上面例子中句 2 由于使用了情态动词在语气上就比句 1 委婉得多 使人感 觉更有礼貌 4 3 正确使用被动语态 在商务信函中 经常使用主动句从而明确地表达交易双方的立场和观点 而且也 能使句式简洁明了 8 但有时被动句更合适更有用 尤其是在表示否定意思时 常采 用被动语态 9 这样可以避免语气咄咄逼人 引起对方反感 不利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系 例如 1 Shipment should be made before May otherwise we are not able to catch the season 2 What if the inspection cannot be completed within the time limit 3 We shall be forced to consider passing the matter over to our legal department for the collection 英语的主动句强调的是动作的执行者 而被动句强调的是动作承受者 例 1 例 2 中没有指明动作执行者 没有盛气凌人的味道 弱化了责备的语气 例 3 用被动句则说明我们这么做是不得已而为之 提醒对方遵守双方达成的协议 4 4 正确使用虚拟语气 虚拟语气可以委婉礼貌地提出建议或意见 使句子更加婉转 具有更多的磋商余 地 更加有利于达成交易 10 例如 1 We would ask you to open L C soon 2 We wish we could lower our prices but unfortunately we can not do so 结束语 总之 在国际商务活动中 要善于运用各种礼貌策略 包括保证对方的正面面子不 受威胁的正面礼貌策略 和保证对方的负面面子不受威胁的负面礼貌策略 在国际商 务沟通中不仅仅要注意如何运用不同的礼貌策略来维护对方的面子 而不伤害到对方 的面子恰当地对待面子威胁行为 另外 还要注意在不同的文化沟通中如何得体运用 不同的表示礼貌的方式 从而顺利地与客户建立良好的合作关系 礼貌行为在不同的 文化中有不同的体现形式 我们只有对不同文化进行深入理解 正确运用礼貌原则才 能确保在国际商务活动中达到自己的目标 从而获得商务活动的成功 致 谢 参考文献 1 房玉清 实用汉语语法 M 北京语言学院出版社 1992 1 2 张培基等 英汉翻译教程 M 上海外语教育出版社 1980 9 3 曹 菱 商务英语信函 M 外语教学与研究出版社 2000 7 4 程润明 国际贸易交际技巧 M 上海外语教育出版社 1993 8 5 胡英坤 车丽娟 商务英语写作 M 外语教学与研究出版社 2005 9 6 戚云方 外贸英语 写作与套话 M 浙江大学出版社 1995 12 7 张燕彬 国际商务礼仪 辽宁教 M 育出版社 2001 4 8 黄东梅 汉语商业信函中的消极礼貌策略 J 西南民族大学学报 2004 2 9 林旭涛 浅析语用礼貌在对外经贸英语函电中的运用 J 广州广播电视大学学报 2005 2 5 10 司福成 论英文商务信函中的礼貌原则 J 华侨大学学报 2003 4