公司邮箱的使用规范.docx

公司邮箱的使用规范规则一 对外、对内工作交流使用公司邮箱，禁止私人邮箱用于公事、公司邮箱用于私事规则二 对外发送邮件时，必须抄送给直接领导；首次发送时发送给对方负责人，由对方转给相关人；回复对方邮件时，选择全部回复，即需要抄送给对方原本抄送的相关人规则三 对内发送邮件时，跨部门时需抄送给本部门领导和对方部门领导规则四 “收件人”为直接沟通的人，通常需要对方回复的；“抄送”为知会的人，通常可不回复；“密送”为特别知会，不想收件人和抄送人知道的，通常“密送”的接收者回复时不能选择回复全部规则五 邮件主题不能为空；要有规范的签名（包含姓名、电话、公司名称、地址、网址）规则六 正文和附件规范：纯文字、无样式或样式变更不影响阅读的页数不多的表格可以复制粘贴在正文中，截图直接粘贴在正文中；能不用RAR压缩的就不要用（手机无法阅读）；超过20M的附件采用百度云盘存放，发送下载码；需要保持原始样式的office文档一律采用附件方式规则七 成果提交规范：解决方案、开发设计、概要设计等计划方案文档，在未定稿前只能发给直属领导审核；开发设计、二次开发、项目日志、项目总结、以及概要设计和解决方案的定稿等由项目负责人发送给直属上级，抄送给领导层；源代码、核心算法、开发设计等重要技术文件，只能发给公司指定源码负责人 ，并且一律用附件发送；发送时注意按保密等级分开发送。规则八 为方便发送群体邮件，公司使用邮件列表；进行对外对内工作时，代表某部门或某职位时，公司使用职能邮箱。详见附录二规则九 员工入职时由人事部分配公司邮箱，并培训使用；员工离职后由人事部5个工作日内注销邮箱，在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，在3个工作日内提交书面申请到人事部保留该邮箱规则十 人事部负责公司邮箱的安全管理和运行秩序维护，定期整理公司邮箱列表到通讯录中；各部门员工负责正确使用公司邮箱，定期清理邮箱保障邮件接收正常，对其邮箱传播的所有活动和事件负责，忘记密码时与管理员联系；邮箱管理员负责邮箱邮件资料的保密，保证邮箱资料更新及时准确附录一 邮箱设置首次使用时需要网页方式登录邮箱，修改密码，入口 http:/ym.163.comIMAP: imap.ym.163.com 使用安全链接SSL 端口993SMTP: smtp.ym.163.com 使用安全链接SSL 端口994附录二 邮件列表、智能邮箱分类邮箱说明是否只允许列表成员发送邮件列表allm2m106.com全体是salesm2m106.com销售对外否salesteamm2m106.com销售团队否developerm2m106.com开发团队否智能邮箱adminm2m106.com管理员-hrm2m106.comHR-kefum2m106.com客服-附录三 签名规范示例Best Regards,朴志刚 Kevin piao-让人物联网-南京大小多少物联网科技有限公司手机： 15651669828 18600002973Email：kevinm2m106.com附录四 邮箱使用1、 PC端网易 闪电邮（推荐）：http:/fm.163.com/腾讯Foxmail：http:/www.foxmail.com/2、 手机端网易 邮箱大师（推荐）腾讯FoxmailAndroid应用市场上搜索，iOS上AppStore上搜索