会计电算化后的内部控制.doc

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山东财政学院继续教育学院本科毕业论文07高本六班 梁永永200740253会计电算化后的内部控制 内容摘要 随着会计电算化工作的普及和深入,会计信息系统的内部控制问题越来越受到人们的重视,针对会计信息系统内部控制存在的问题,本文在对会计信息系统内部控制充分研究的基础上提出了电算化会计信息系统内部控制策略。在受到国际金融危机冲击的背景下，加强会计电算化对企业内部控制影响的研究，强化电算化环境下会计信息系统的内部控制机制建设，不断探索适合电算化环境的内部控制措施，具有十分重要的现实指导意义。关键词会计电算化 信息管理 内部控制 会计系统一、前言随着电子计算机技术的普及，实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化：一方面，由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错；另一方面，给企业的内部控制带来了许多新的问题和挑战。因此,如何充分发挥会计电算化的便捷高效，使企业内部控制在新的环境下不落后于形势，确保企业资产的安全，为企业经营决策提供正确的信息，创造更高的效益，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得很重要。会计电算化在企业中的应用和普及，大大提高了企业的财务管理工作的效率，随着新的工作方式的引进，企业内部控制也发生了相关变化，本文分析了这些变化，并总结了电算化模式下内部控制的特点，思考了内部控制制度存在的问题，最后针对问题提出了解决问题的思路，认为只要我们认真对待，仔细分析，坚持内部控制目标不动摇，坚持不断优化电算化工作方式，会计电算化内部控制一定能够得到有效保障。二、总述2.1会计电算化概述2.1.1会计电算化的含义狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。 会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。 广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。 会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计工作中的简称，是计算机技术和现代会计相结合的产物。1954年美国通用电器公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动，引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及代替部分由大脑完成的对会计信息处理、分析和判断的过程，会计电算化已经发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学四位一体的新型科学和实用科学。会计电算化实现后，会计处理技术发生了质的飞跃，这种变化不仅影响到会计实务，也对某些传统的会计理论产生了很大影响。现在随着会计电算化事业的不断发展，其含义也得到了进一步的延伸。它不仅涉及会计信息系统包括会计核算、会计管理、会计决策在内的理论与实务研究，而且还企业内部控制产生着深远的影响。2.2内部控制2.2.1内部控制的含义内部控制是个企业为了保证其资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、方法和手续等等。其在企业管理、会计和审计活动中占据着重要的地位。在计算机被引入会计信息系统后，内部控制本身呈现出新的特征，了解和掌握计算机会计信息系统内部控制的基本要求，是加强企业内部控制，促进企业经营管理优化的重要内容。建立内部控制的目的就是为了保证由数据处理功能所产生的信息具有准确性、完整性、及时性、有效性以及保证数据处理功能本身具有有效性;使会计处理符合会计制度和会计准则的要求;防止违法行为的发生;提高信息系统的效率和效益;提高企业的竞争能力;促使企业提高管理决策的正确性。2.2.2内部控制的措施 (一)组织控制 1. 电算化部门与用户部门问职责的分离 在会计电算化的情况下,电算化部门除了对数据采集部门所送来的数据按一定程序进行处理外,不能负责业务的批准和执行、也不能保管除计算机系统以外的资产。一般设置数据采集、数据处理、维护管理等新的岗位。这些岗位将承担起内部会计控制的作用,达到保证会计数据真实可靠,提高会计工作质量的目标。 电算化部门内部的职能分离 在经济业务处理中,将不相容职能予以分离是十分必要的,但是会计电算化却常常将这些职能集中化。因此,在电算化部门内部,应该适当地进行职员分离,以补救不相容职能集中化的不足。一般来说,电算化部门内部应做到以下的职能分离。 (1)系统分析和应用程序设计的分离。将系统分析和应用程序设计分离开来,有利于分别检查系统的设计相应用程序的设计,不过,这两者不严格分离并不会严重削弱内部控制。 (2)系统分析和应用程序设计与系统程序设计的分离。没有这种分离,系统程序就可能在未经批准的情况下对应用程序和数据文件做出变更。 (3)系统分析、应用程序设计以及系统程序设计与操作职能分离。如果让系统分析员和程序设计员运行程序,他们就有机会对程序和文件进行非法修改。 (4)独立的档案保管职能。实行独立的档案保管职能有助于防止任何未经批准而使用程序、文件和系统资料的行为。 (二)操作控制 操作控制的目的是通过规范的计算机操作来保证信息处理的高质量,减少产生差错和未经批准而使用文件、程序和报表的机会。操作控制是通过制定和执行规范的操作规程来实现的。规范的操作规则主要有以下几个方面: 1. 操作运行规则。计算机操作员应遵循操作指南中的规定进行操作。 机器操作规则。应为计算机输入输出设备的运行设立规范的操作规则。 用机时间记录规则。应对每个上机操作者所用时间进行记录,以便考核计算机完成的任务以及每项任务所用机时。 控制台记录规则。操作系统应编写控制台记录,即记录操作系统的所有活动、设备的使用情况和操作员的行动。 严密的监管规则。规范的操作规则还应要求对操作活动进行严密的监察和检查,包括定期地对控制台记录、操作记录和用机时间记录,加以审查和比较。 2. 机房守则。这涉及到设备的使用、程序的存放、文件的处置等方面,目的是为了使机房保持良好的秩序,以减少程序和数据损失和破坏的风险,保证保密的输出信息不落入未经允许使用的人之手。(三)处理控制 1. 数据有效性检验。可靠的和合适的数据处理要求应用程序所处理的数据是正确的,而处理正确的数据意味着要读入正确的文件和文件中的记录,而且所处理的业务与主文件所包含的业务相配。有效性检验是为了发现用错文件、记录和业务数据的情形,其措施包括: (1)文件标签检验。打开文件时,应检查文件的内部标签,以便确认使用的文件是所需的文件以及所需的版本。 (2)记录标识检测。在处理顺序文件时,应用程序是依次读文件中的记录的。为保证要读的下一记录在逻辑顺序上是正确的(即确是下一记录),应用程序应在处理该记录前检测一下记录的标识(关键字)。 (3)业务代码检测。业务数据文件通常包括不同类列的业务数据,每类业务数据需要得到不同的处理。业务类型可以出业务代码来辨别。每类业务的业务代码均被应用程序读入,以便决定由哪一段应用程序来进行处理。 (4)顺序测试。秩序混乱的文件会导致在处理顺序文件的过程中遗漏记录,导致文件的误用,导致文件排序或合并操作的失败。因此,应用程序应通过比较前后两次读入的记录的关键字来检查记录的顺序。 余额检查。费用和收入类账户在期末般没有余额。因此,可以在程序中设置余额检查指令。在借贷记账法下,大部分负债和所有者权益类账户的期末余额应在贷方,而资产类账户的期末余额应在借方。因此,可将此作为余额合理性标准编人程序。当程序运行时,就可对账户余额进行合理性检查。 试算平衡。程序根据记账方法中的试算平衡法对全部账户的期末余额进行检验。如果不平衡,说明处理有错,需进行查找和更正。 总账和明细账余额核对法。将某账户所有明细账的余额相加的结果应与总账余额相符。三、会计电算化对内部控制的影响3.1会计电算化系统改变了会计凭证的形式在手工会计环境下,人是所有会计业务组织和执行的主要因素，因此人是控制实施的主体。在会计业务处理过程中，不仅企业的经济业务发生均记录于纸张之上，而且按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表，这些纸质原件的数据若被修改，很容易辨别痕迹。而且每个环节都必须经过某些具有相应权限的人员的签章，层层复核、道道把关。在会计电算化环境下，原来纸质的会计原始凭证数据是以电磁信号的形式存储在磁性介质中，很容易被删除或篡改而不留下痕迹。随着互联网的迅猛发展,不仅是账本、报表、凭证而且更多的介质都将 电子 化，还会出现各种电子单据(如各种发票、结算单据)。原来在会计业务核算过程中进行的各种必要核对、审核等工作将大部分由计算机及网络完成。因此，在会计电算化环境下内部控制的对象重点由对人的控制为主转变为对人、计算机和互联网的多方面控制。 3.2对内部制度中控制权限的影响。在手工会计环境下，内部控制制度建立的基本原则是职权、不相容职务相分离的原则，在这一原则的基础上，人们在手工会计业务处理程序的各个关键环节，设立了相应的稽核制度和审查制度，如必须账账相符、账证相符、账表相符、账实相符，以及必须由各级主管审查、签字、盖章等制度和措施，其控制主要针对的是会计业务处理过程。在会计电算化环境下，大部分工作由 计算 机自动完成，审查、复核功等控制被削弱，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查等。随着互联网环境的形成，会计业务处理范围变大使实时处理成为可能，原来应由几个部门按预定步骤完成的业务事项可集中在一个部门甚至由一个人完成。所以会计电算化的实施对内部控制提出了新的要求。例如 网络 系统安全的控制、计算机病毒防治控制、系统权限控制、修改程序的控制等。四、会计电算化模式下内部控制的特点在引进先进的工作方式后，一方面内部控制的目标不会改变，另一方面，内部控制有的特点在发生变化。内部控制的而目标是确保各项规章的贯彻执行、保护单位资产的安全和完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高。多手工会计核算系统内部控制的基本要求在会计电算化系统中仍然适用，但由于先进工作方式的引进，内部控制的特点也发生着变化。4.1内部控制组织工作更细密引入电算化处理模式，内部控制的组织工作更为细密。在手工会计的组织方式下企业的会计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位。不同岗位的人员各司其职，彼此构成一个内部牵制网，十分严密，这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。因而很少出现错漏或舞弊的行为。而一旦出现问题，也可通过核查不同的责任者追究责任。会计电算化信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的，经济业务的记录和加工，手工会计的记账、算账、报账全部由电子计算机自动完成，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。这就要求细化组织工作，加强组织控制，可以考虑把会计部门划分成原始凭证审核组、数据录入处理组、凭证编审组、数据输出查阅组、系统维护组、综合管理组，其中组合管理组由财务部门领导者组成，各小组间分工合作，细化内部控制的组织工作。4.2内部控制运行管理更复杂会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围扩大，增加了内部控制工作的难度，使内部控制的手段变得综合、复杂。第一，内部控制难度加大。由于电算化系统的数据处理方式与手手工处理系统相比有所不同，以及电算化系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容。如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等，因而加大了内部会计控制的难度。第二，内部控制手段更复杂。会计电算化控制手段和方式的变化，加大了电算化系统的控制风险控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。在会计电算化系统中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制。一般来讲，电算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。电算化系统中手工控制与各类程序化控制相结合的特点，反映了电算化控制技术的复杂性。第三，内部控制程序更复杂。电算化会计系统下，内部控制的控制程序更更加复杂。企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的人员由财务会计专业人员变为由财务会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，而且还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理操作。4.3内部控制工作技术含量更高这里指的技术含量主要侧重于计算机技术，当然专业的财务核算、财务管理技术也十分重要，但是从手工到电算的转变中，计算机技术显得更为重要。电算化会计系统下，内部控制制度的形式发生了变化在电算化会计系统中，会计业务处理方式、处理程序发生了的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式、储存媒介也发生了很大变化，原有的纸质档案和资料都变成了电脑里的数据。电脑里的数据如何管理、如何查阅、安全如何保证、数据分析如何进行、如何从数据分析中发现经营管理问题等等都需要思考。电子财务档案保存不善往往容易引发管理事故。近年来利用计算机进行贪污、诈骗等犯罪活动也有所增加，储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改。计算机犯罪具有很大的隐蔽性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计处理更大，造成的危害和损失也比手工会计系统严重。这就给内部控制增加了计算机的技术难度，要求内部控制工作要加强技术学习和改进。五、 会计电算化模式下内部控制存在的问题实施实施会计电算化之后给内部控制带来新变化，这其中也不乏风险因素。5.1涉及面广而工作分工不易协调计算机技术的引入，给会计工作增加了新的工作内容，如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制，以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等等，工作面广就容易顾此失彼，难以兼顾每一个细节，从而引发风险。5.2授权操作无痕迹而导致操作随意授权、批准控制是一种常见的内部控制方式，在手工会计系统中，每一笔业务的授权处理都留有签章，有据可查，执行人员不敢随意操作。但在实施会计电算化后，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此引起失控而造成损失的案例常见于报端。例曾有报道某知名公司业务人员被客户收买，绕过正常的批准程序非法取得财务主管口令开出货物销售发票和产品提货单，还非法核销客户应收款及相关资料，开出假订单，骗走公司一批产品，令公司蒙受重大损失。5.3人员职业水平问题而导致非法操作在电算化操作方式下，更要考验会计人员的职业道德。在会计电算化内部控制中，其系统的程序、数据、文件等很容易被仿造、复制和修改，而不会留任何痕迹，所以某些职业道德情操不高尚的人员为了达到个人目的，利用职务之便或不按操作规程进行非法操作，如通过冒名顶替、盗取密码等手段来非法改动、销毁会计资料，给单位造成严重损失。同时，部分人员还存在业务水平不高、操作制度不规范的问题，这也会造成很大风险，会计电算化的核算是高效自动的，只要一个环节出现错误，就会引发其他环节一系列的错误。5.4过分依赖软件而造成麻痹大意内部会计控制的程序化使人们对程序化的内部会计控制具有一定的依赖性，增加了差错反复发生的可能性。电算化软件程序中包含了内部会计控制功能，这些程序化的内部控制，其有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们的依赖性以及程序运行的重复性，长期不被发现，导致在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。由于实施会计电算化后，内部会计控制在很大程度上依赖于计算机的处理，其同类交易处理流程的一致性在一定程度上加大了内部会计控制的风险。5.5网络环境复杂而滋生内控风险网络环境的复杂容易使内部控制的安全受到威胁，从而滋生风险。网络环境具有开放性和动态性的特点，这给会计信息系统内部控制带来了许多新问题。第一，大量会计信息通过网络通信线路传输，有可能被非法拦截，窃取甚至篡改。第二，网络会计信息系统遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻击，攻击可能来自于局域网外部，也可能来自局域网内部，而一旦发生将造成巨大的损失。第三，网络环境下无形资产转移难以控制，无形资产是区别于固定资产，固定资产有固定的实物体，转移实物才能造成损失。但无形资产不一样如核心技术的转移，在网络开放环境下可以被不知不觉的转移。六、 解决问题的对策分析 6.1提高认识，从思想上重视必须要充分认识会计电算化模式下内部控制的重要意义，关注电算化带来的新情况，从思想上提高认识，防止错敝的发生。实践表明，计算机本身出错概率很低，而绝大部分的错误是人为因素造成的，一旦出错，数据的还原有比较困那，这给会计核算工作造成的损失是无法弥补的。再有，由于会计电算化工作的特有环境处容易受到非法操作的干扰，这就更要求内部控制人员包括财务人员在内必须时刻保持警惕，防止内部控制受到干扰和破坏。6.2权责明确，从岗位上协调细化电算化工作岗位设置，明确各岗位的权利与责任，明确各岗位之间的牵制与勾稽关系。电算化程序管理员授予最高管理权限，负责计算机操作系统、应用软件系统、数据库的维护、设备硬件的管理、工作日志的记录；系统操作员只负责在数据录入人员完成数据录入后，实施记账、基础汇总表和会计报表的生成、凭证账薄报表的打印、数据的备份保存等具体操作；数据录入员只负责与经营业务有关数据的录入与核对、纸质会计资料的整理和装订。系统操作员不能进行数据库的维护，数据录入员不能进行记账等。通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制，来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误的可能性。这样，新设工作岗位与原基本会计岗位实现了良好的衔接，既提高了工作效率，又有效地限制和及时发现错误。6.3记录操作，从操作上控制鉴于上文提到的包括财务人员等软件操作人员非法操作严重破坏了企业的正常的内部控制，给企业带来巨大损失，可以见建立上级操作日志来解决这一问题。建立会计电算化工作日志制度就可以有效地防止这类非法操作，即便发生非法操作，也有据可查，有助于挽回损失和追责任。建立工作日志制度，就是要将每日的工作操作步骤记录下来，要具体记录工作人员姓名、上机起止时间、具体工作内容等。通过这一制度的建立，可以在错误发生时确定错误出现的时段、进行哪项操作、操作员是谁，以备责任追查和错误的修正。工作日志制度可以由程序管理员编制一个小的应用程序进行具体记录，也可以在应用软件开发时作为一个功能模块同时开发。6.4优化系统，从软件上避免当前通用的财务软件多在功能上做文章，安全性还存在漏洞，从长远来看，财务软件系统必须优化安全性能，避免因系统漏洞造成内控的失败。系统的安全设防主要从防计算机病毒、黑客入侵、非工作人员擅自动用系统各种资源、打开数据库、外界因素导致计算机故障、增强系统软件现场保护能力和自动跟踪能力等方面人手。有条件的企业还可以与财务软件生产商合作，结合本企业的网络环境和工作实际来设计开发本企业的财务软件。系统的维护也非常重要，它主要包括系统各模块的维护、数据库的维护、各类工作人员管理权限的维护等。这些工作由程序管理员定时来完成。具体维护时间可依据本单位的工作实际来设定，通常为每周维护一次，定期维护时要做好记录，对维护过程中出现的硬件故障和软件故障要及时进行故障分析，并予以解决。6.5妥善保管，从档案上控制 加强会计档案管理。会计档案主要是指打印输出的各种凭证、账簿、报表等，会计电算化应用系统程序、编程语言程序、系统开发时设计的工作网络图、数据存储介质等也要作为会计档案的一部分。对会计电算化数据存储介质要双份保存。对会计电算化应用系统程序、数据存储介质的存档必须有程序管理员的签章才能存档保管，备份碟盘应贴上保护标签并存放在安全、洁净、防潮的地方。采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。6.6净化环境，从网络上防止这里讲的净化环境，主要是指电算化内部控制运行的网络环境，包括局域网和英特网，并由此来加强网络的安全控制。加强网络安全控制，净化网络环境可以从包括数据保密、访问控制、身份识别等几个方面开展。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术、访问控制技术、认证技术等。网络传输介质、接人口的安全性也是应引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接人口应保密。对于防范病毒，最为有效的措施是严禁会计电算化局域网接入英特网中，同时加强安全教育，并严格执行防范病毒管理制度，防止随意拷贝软盘，不使用未经检测的软盘，安装防病毒卡和反病毒软件，定期杀毒检测。总之，随着会计电算化工作模式的引入，内部控制的开展受到了一定的影响，但是只要我们认真对待，仔细分析，坚持内部控制目标不动摇，坚持不断优化电算化工作方式，会计电算化内部控制一定能够得到有效保障。七、结语综上所述，电算化会计信息系统的内部控制是一个多要素的立体框架。然而，国内企业并没有全面理解内部控制，有关电算化会计信息系统内部控制文章都局限于电算化会计信息系统中内部控制的必要性和特殊性的分析，以及一般控制和应用控制的讨论。因此，国内许多企业电算化会计系统的内部控制存在以下问题：控制环境薄弱、风险意识差，内部压力不足、缺乏适当的控制活动、信息流通不畅，职责不清，责任不明、内控机制不健全，控制乏力等问题。本文运用现代内部控制框架理论，探讨电算化会计信息系统内部控制框架的构建，以期引导国内企业建立起完善的电算化会计信息系统内部控制体系，降低威胁电算化会计信息系统的各种风险。主要参考文献: 1 王向青. 会计电算化发展过程中存在的问题及其发展思路j. 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Under the impact of international financial crisis under the background, strengthen accounting computerization of enterprise internal control impact study, strengthen the computerized environment accounting information system of internal control mechanisms, the constant exploration for the computerized environment internal control measures, and has very important practical significance.key words computerized accounting information management accounting system of internal control 薅螇肁莀莇蚃肀聿薃蕿聿膂莆袈肈芄薁螄膇莆莄蚀膆肆蕿薅螃膈莂薁螂莁蚈袀螁肀蒁螆螀膂蚆蚂螀芅葿薈蝿莇节袇袈肇蒇螃袇腿芀虿袆莁蒅蚅袅肁芈薁袄膃薄衿袄芆莇螅袃莈薂蚁袂肈莅薇羁膀薀蒃羀节莃螂罿羂蕿螈羈膄蒁蚄羈芇蚇薀羇荿蒀袈羆肈芃