《华为时间管理法》PPT课件.ppt

华为时间管理法 方芳编写 目录 大规模专业培训 BZ 目录 大规模专业培训 BZ 绪论 大规模专业培训 BZ 课程简介本课程介绍了华为时间管理七大法则 自省法则 目标法则 方圆法则 四象限法则 精简法则 韵律法则和80 20法则 并通过案例 经验 技巧的介绍 对七大法则分别加以解释 引导并帮助学员总结日常工作中在时间管理上常见的误区 采取行之有效的处理方法 大规模专业培训 BZ 学习目标 1 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间 在今后的工作中减少浪费时间现象 2 学会制定SMART的工作目标 3 掌握制定有效工作计划的方法和过程 大规模专业培训 BZ 第一章 自省法则 分析时间的使用方式 大规模专业培训 BZ 问问自己 你经常不吃早餐吗 每周你不止一次把工作带回家做吗 会出现有时会很紧张 而有时又会觉闲的闷得慌吗 你需要5分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗 你的文具总是在你需要的时候不翼而飞吗 你是否总觉得计划赶不上变化 你是否觉得不受打扰 专心工作的时间越来越短了 你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计 没时间 是你的口头禅吗 你忘记了重要承诺和约会 如果你有5个问题回答是肯定的 你就需要学习如何有效地进行时间管理 大规模专业培训 BZ 案例分享 时间特性 时间的独特性 供给毫无弹性 每一个人都应该去探索如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 延长自己的有效生命 大规模专业培训 BZ 案例分享 时间特性 假设 有一家银行每天早上都在你的帐户里存入 86 400 可是每天的帐户余额都不能结转到明天 一到结算时间银行就会把你当日未用尽的款项全数删除这种情况下你会怎么做 当然 每天不留分文地全数提领是最佳选择 你可能不晓得 其实我们每个人都有这样的一个银行 它的名字是 时间 Time 每天 时间银行 会为你在帐户里自动存入86 400秒 大规模专业培训 BZ 时间的独特性 无法储蓄 时间不像其它资源那样可以积蓄储藏 我们都必须消费时间 所以无法节流 大规模专业培训 BZ 时间的独特性 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 因此 时间是无法取代的 无法失而复得 时间一旦丧失 则会永远丧失 倘若挥霍了时间 无法象失物一样失而复得 大规模专业培训 BZ 令工作更轻松 更富有成效 增加成就感 更多的时间享受生活 啊 时间正在死亡 时间供给没有弹性时间无法蓄积时间无法取代时间无法失而复得 大规模专业培训 BZ 如果平均80岁寿命 我们有多少年的时间去创造生命的价值 一寸光阴一寸金 1 20 60 80 忽略不计 余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余 睡眠小时年 一日三餐小时年 交通小时年 电话小时年 看电视 上网小时年 看报 聊天小时年 刷牙 洗脸 洗澡小时年 大规模专业培训 BZ 平均80岁寿命 我们只有3年的时间去创造价值 我们如何管理它 一寸光阴一寸金 1 20 60 80 忽略不计 余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余 睡眠8小时13 3年26 7 一日三餐2 5小时4 2年22 5 交通1 5小时2 5年20 电话1小时1 7年18 3 看电视 上网3小时5年13 3 看报 聊天3小时5年8 3 刷牙 洗脸 洗澡1小时1 7年6 6 3 3 大规模专业培训 BZ 认识时间管理 时间管理 如何面对时间的流失而进行自我的管理 其所持的态度是将过去做为现在改善的参考 把未来做为现在努力的方向 立刻去运用正确的方法做正确的事 大规模专业培训 BZ Fulfilled 时间管理 时间管理的定位与价值 大规模专业培训 BZ 一起来做个小测试 看看你的时间观念吧 大规模专业培训 BZ 个人时间观念的测试 大规模专业培训 BZ 续表 大规模专业培训 BZ 结果解释A偏多您的时间观念较强 B偏多您的时间观念偏弱 有待加强 C偏多您的中性作风过强 不随意浪费时间 也不太在意时间 大规模专业培训 BZ 耗时因素分析 大规模专业培训 BZ 续表 大规模专业培训 BZ 使用说明请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失发最经常出现 最浪费时间的5个因素 1 2 3 4 5 大规模专业培训 BZ 浪费时间的根本原因还在于你自己 大规模专业培训 BZ 时间管理误区之工作缺乏计划 因过分强调 知难行易 而认为没有必要在行动之前多做思考 不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于一致 故对计划丧失信心 不知如何做计划 误区一 大规模专业培训 BZ 时间管理误区之组织工作不当 案例分享 忙人的恶性循环 大规模专业培训 BZ 案例分享 忙人的恶性循环 大规模专业培训 BZ 时间管理误区之时间控制不够 案例分享 拖延商数测验 大规模专业培训 BZ 案例分享 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 A 非常同意B 略表同意C 略表不同意D 极不同意为了避免对棘手的难题采取行动 我于是寻找理由和借口 为使困难的工作能被执行 对执行者下压力是必要的 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机 当被迫从事一项不愉快的决策时 我避免直截了当的答复 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会 试图令他人为管理者执行不愉快的工作 我经常将重要工作安排在下午处理 或者携回家里 以便在夜晚或周末处理它 大规模专业培训 BZ 案例分享 拖延商数测验 我在过分疲劳 或过分紧张 或过分泄气 或太受抑制 时 以致无法处理所面对的困难任务 10 在着手处理一件艰难的任务之前 我喜欢清除桌上的每一个物件 非常同意 评4分 略表同意 评3分 略表不同意 评2分 极不同意 评1分总分小于20分 表示你不是拖延者 你也许偶尔有拖延的习惯 总分在21至30分之间 表示你有拖延的毛病 但不太严重 总分多于30分 表示你或许已患上严重的拖延毛病 大规模专业培训 BZ 第二章 目标法则 用SMART标准提高效率 大规模专业培训 BZ SMART原则S Specific具体 不能笼统 M Measurable可度量 A Attainable可实现 指付出努力的情况下可以实现 避免过高或过低的目标 R Realistic现实性 指目标是实实在在的 T Timebound时限 完成目标的期限 大规模专业培训 BZ 制定目标 目标是指 你想或期望通过努力而取得的一个确切的 明确的结果 大规模专业培训 BZ 聪明的目标 具体对以下所述具体目标进行评估 这些目标是否详细地表明了期望达到的结果 请在适当的空格处填上记号 大规模专业培训 BZ 聪明的目标 能够衡量对以下所述的能够衡量的目标进行评估 这些目标是否可计量 是否有一种比较的方法表示目标已经达到 请在适当的空格内填上记号 大规模专业培训 BZ 聪明的目标 时间和资源约束对以下有关时间和资源限制的句子进行评估 是否清楚地表示了目标完成的范围 请在适当的空格处填上记号 大规模专业培训 BZ 聪明目标的要素找出以下每个聪明目标中的主要的要素 在2012年7月1日前开发5个新客户 将税前销售额增加到20 000美元 费用预算控制在5 000美元之内 表示动作的词语 可衡量的结果 时间的约束 资源的约束 在2014年12月31日前将市场份额扩大到5 同时广告费用不超过现在的标准 表示动作的词语 可衡量的结果 时间的限制 资源的约束 大规模专业培训 BZ 聪明的目标以下所述是否是聪明的目标 如果不是 请重新改写 将它们变成聪明的目标 1 厨房用具的损耗率应被控制在最小限度 2 在10月1日之前消除现有电脑维护编码软件错误 成本不超过40个工作小时 3 在1月1日之前降低正常的营运成本 4 迅速接听电话 必要时记录留言 5 在年底前明显降低由于意外事故造成的时间损失 6 不增加费用的前提下 在6月1日前增加冰箱销售额10 大规模专业培训 BZ 将大目标子目标化 写下一个大目标写出实现该目标所有的必要条件及充分条件 作为小目标 即第一层树杈写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件 变成第二层树杈如此类推 直到画出所有的树叶 即时目标为止 才算完成该目标多杈树的分解 大规模专业培训 BZ 时间计划举例 大规模专业培训 BZ 第三章 方圆法则 一切按规则做事 大规模专业培训 BZ 工作方法三段论 目标 方法 行动 计划 计划是从目标到方法的桥梁 大规模专业培训 BZ 安排时间计划制定自己的年度 半年 季度 月度 周工作计划 同时从长期和短期的角度考虑 计划每天应完成的任务 一次应制定出数周甚至数月的时间安排 整体思路 目标 任务 总体工作计划 工作事项 短期具体工作计划 大规模专业培训 BZ 带上你的待办事项清单 需要时对照查询 以保证你至少完成了当天的首要任务 在一天结束时对计划进行复核 奖赏自己按计划完成了某些任务 并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整 谨记 像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的 习惯成自然 实践得越多 保持起来就会越容易 大规模专业培训 BZ 利用意料之外的空闲时间 下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间 旅行延迟 会议取消 约会延迟 这些时间经常会被浪费掉 要养成利用这些空余时间处理事务的习惯 5分钟 安排一个约会 写张便条 更新代办单 10分钟 打一个简短的电话 为某次会议准备议题 阅读并回复电子邮件 安排即将来临的旅行 30分钟 浏览刊物 杂志和安排每周计划 撰写一份报告提纲 填写一份开支报告 大规模专业培训 BZ 第四章 四象限法则 在正确的时间做正确的事 大规模专业培训 BZ 第三象限 轻 第一象限 急 第四象限 缓 第二象限 重 急迫 重要 不重要 不急迫 大规模专业培训 BZ 干扰 一些电话一些会议一些紧急事件凑热闹的活动 危机急迫的问题有限期的任务 会议的准备事项 细琐的工作浪费时间的闲聊无关紧要的信件看太多的电视 准备及预防工作计划关系的建立培训 授权 创新 急迫 重要 不重要 不急迫 大规模专业培训 BZ 偏重于第一象限结果 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 大规模专业培训 BZ 偏重于第三象限结果 短视近利 缺乏自制力 怪罪他人 危机处理 轻视目标与计划 大规模专业培训 BZ 偏重于要第四象限结果 全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局 大规模专业培训 BZ 结果 有远见 有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 大规模专业培训 BZ 第五章 精简法则 优化工作流程和细节 大规模专业培训 BZ 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 电话 时间表 笔记本 日历 笔座 将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 大规模专业培训 BZ 管理你的Email 处理Email的时间安排主要还是根据个人特性处理一般情况下公务Email处理放在工作时间的两端处理私人Email放在晚上时间处理做好Email资料夹的分类一目了然分类分项 大规模专业培训 BZ 管理你的Email 先问自己以下几个问题1 你一天花多少时间在看Email 2 你进Email会不会看小说 3 你看Email的时间是连续的 还是片断的 4 你的Email有没有做分类 5 你回信时是边看边回 还是分类集中回信 6 你进Email信箱 是先看信还是先发信 大规模专业培训 BZ 善用省时工具 电话移动电话E mail网址传真 交通系统电脑手提电脑PDA语音系统 大规模专业培训 BZ 案例分享 混乱的办公室 大规模专业培训 BZ 第六章 韵律法则 让每一分钟都有价值 大规模专业培训 BZ 韵律原则包括两个方面的内容 一是保持自己的韵律 具体方法如 对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断 要多用打扰性不强的沟通方式 如e mail 要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等 二是要与别人的韵律相协调 具体的方法如 不要唐突拜访对方 了解对方的行为习惯等 大规模专业培训 BZ 记录自己日常工作习惯 连续记上一个星期 也许你就发现了自己的生物钟规律 注意观察自己 寻找自己生物钟的规律 再根据生物钟安排自己的工作掌握自己最有效率的时间重要的 复杂的放在精力高峰期完成精力低谷用于处理不重要的工作和休息逐步形成有自己特性的高效能的工作规律 大规模专业培训 BZ 一般来说每天的情况 大规模专业培训 BZ 一般来说每周的情况 大规模专业培训 BZ 时间管理的技巧 符合生理周期 了解你的 兴奋 和 低潮 时间段并以此为依据制定你每天的工作计划 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做 日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理 大规模专业培训 BZ 保持时间的系统性 时间具有系统性时效能才会提高时间效能的杀手之一就是不重要的琐事因此收集日常琐事学会将日常琐事集中处理的习惯和能力 大规模专业培训 BZ 第七章 80 20法则 把时间用于少数重要的事 大规模专业培训 BZ 80 20原则 含义 80 的工作价值来自于20 的工作事项 而剩下的20 的价值来自于80 的工作事项 大规模专业培训 BZ 80 20原则启示 启示 20 的工作事项创造80 的工作价值 抓住工作的关键 集中80 的主要精力做20 的主要工作 可以保证80 的工作结果 改进这20 的工作处理方法 可以获得80 的新效果 误区 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力 大规模专业培训 BZ 80 20 法则运用 先做最重要的事情 你知道圆的面积占正方形面积的多少吗 你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗 结论 做重要的少数事情 大规模专业培训 BZ 80 20法则团体中的重要项目 是由全体中小部分的比例造成的当你面临很多工作而不知所措时 应该想到帕累托原则锻炼自己寻找占20 重要工作 并解决它 因为我们不是全能 也不想做完美主义者 能力 时间 空间总是会受到限制的 所以另80 的工作没有完成 就不再显得那么重要了 大规模专业培训 BZ 故事资料 穆尔的故事 穆尔于1939年大学毕业后 在哥利登油漆公司找到业务员的工作 当时的月薪是160美元 但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标 当穆尔逐渐对工作感到得心应手后 他立即拿出客户资料以及销售图表 以确认大部分的业绩来自哪些客户 他发现 80 的业绩都来自于20 的客户中 同时 不管客户的购买量大小 他花在每个客户身上的时间都是一样的 于是 穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司 然后全力服务其余20 的客户 结果如何 第一年 他就实现了月薪1000美元的目标 第二年便轻易地超越了这个目标 而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商 最后还当了凯利穆尔油漆公司 Kelly MoorePaintCompany 的董事长 大规模专业培训 BZ 故事资料 穆尔的故事 这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性 还体现了80 20原理 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的 按事情的 重要程度 编排行事优先次序的准则是建立在 重要的少数与琐碎的多数 的原理的基础上 大规模专业培训 BZ 警示人歌 大规模专业培训 BZ 谢谢