秘书工作的基本原则和要求.ppt

第五章秘书工作的基本原则和要求第一节秘书与领导的关系第二节秘书工作的指导思想第三节秘书工作的改革要求第四节秘书工作的基本原则 第一节秘书与领导的关系 一 秘书与领导者关系的实质领导者是指一个社会组织或团体中 承担计划 组织 指挥和调控等领导职能的个人或集团 秘书则是辅助领导者和领导集体行使领导职能的参谋和助手 在不同的社会条件下 秘书与领导的关系有着不同的特点 一 工作上的领导与被领导关系秘书与领导的基本关系 实质是工作关系 秘书与领导双方构成了主辅配合的关系共同体在实践中 秘书人员必须围绕领导工作开展工作 在处理秘书与领导工作关系问题上 要防止出现主辅错位 主辅脱节 主辅不分的问题 从工作目标的角度说 秘书与领导完全一致 是精诚合作的同事关系 二 人格上 政治上的平等关系在我国的社会主义制度下 领导与秘书的关系被赋予了新的特征 他们之间是一种新型的人际关系 表现如下 第一 政治上一律平等 无论是领导工作还是秘书工作 都要同舟共济 为了一个崇高的共同目标 即为党和人民的事业而工作 第二 在人格地位上相互尊重 都要尊重对方的公民权利 自觉履行公民义务 自觉抵制一切违法行为 第三 在日常生活和相互交往中 提倡相互关心 相互帮助 团结友爱 第四 都是国家公务人员 不论职位高低都是人民公仆 都要向国家 组织 人民负责 全心全意为人民服务 第五 无论是领导使用秘书还是秘书服务于领导 都不能违背公民的基本权利和义务关系准则 领导与秘书的关系 也必须建立在遵守宪法原则 符合公民权利和义务的基础上 二 正确处理秘书与领导者的关系总的来说 秘书与领导者相处 既要遵循人际关系的一般原则 也要讲究一些特殊的原则和方法 秘书学 第十讲 主讲教师 娄淑华学时 32 一 秘书要服从领导 不能越位用权领导是社会组织的代表 是权力的象征 领导者依法享有国家法律规定赋予的职权 对公共行政事务进行组织和管理 领导决策一经制定 就必须贯彻执行 否则 管理就是一句空话 秘书则处于辅助领导的地位 必须服从和服务于领导 二 秘书要贴近服务 自觉忠于职守秘书人员的主要职责主要是贴近领导 提供辅助服务 这种特殊关系和重要岗位需要秘书人员忠于职守 表现 第一 热爱秘书岗位 乐于奉献自己的聪明才智 第二 踏实敬业 勤奋务实 第三 尊重领导隐私 信守承诺 第四 与领导患难与共 同舟共济 第五 说话 办事和做人都要坦诚实在 安于本分 不争名图利 总之 秘书要始终真心实意地为领导服务 不能掺杂个人私念 不背离领导工作需求 三 秘书要善于沟通 实现默契配合实现默契配合的关键因素 在于适当沟通 第一 要选择适当的时机沟通 第二 要选择适当的地点沟通 第三 要根据领导的个性差异确定沟通方法 第四 要恰当表达沟通信息 三 秘书要善于沟通 实现默契配合实现默契配合的关键因素 在于适当沟通 第一 要选择适当的时机沟通 第二 要选择适当的地点沟通 第三 要根据领导的个性差异确定沟通方法 第四 要恰当表达沟通信息 四 秘书要及时谏言 恰当拾遗补缺秘书服从领导 并非盲目的无原则服从 而是要及时帮助和提醒领导 谏言补漏 避免或减少损失 三 正确处理秘书与领导集体关系的原则 一 既为主要领导服务 也为领导集体服务对于领导人专职秘书而言 服务对象非常明确 对于一般秘书来说 就必须处理好为主要领导服务和为领导集体服务的关系 把重点服务与全面服务结合起来 二 维护领导集体团结 努力化解矛盾由于各种原因 可能使得领导成员之间产生误解和矛盾 甚至造成不团结 使领导集体产生了分歧 面对这种情况 秘书人员要多做维护团结的事 多说促进团结的话 努力化解矛盾 三 妥善处理多头指示 避免产生矛盾遇到多头指示 秘书人员应当主动促进领导成员的沟通 建议领导会商 提出妥善的解决办法 若各分管领导各持己见 秘书人员不能偏向某一个方向 投机讨好 而应尽快请示主要领导出面协调或裁决 避免酿成内耗和更大的矛盾 四 明确领导职权分工 注重规范请示注重请示规范 第一 遇事需要请示时 应首先向直接领导请示 直接领导难以决断时 自然会向上一级领导反映 这有利于保证管理系统的合理层次性 第二 针对全局性的工作 应向主持全面工作的主要领导请示报告 并向与该项工作有关的领导通气 第三 办理某项具体工作时 要根据领导职权的划分 向对口领导请示 汇报或接受任务 切忌凡事都找 一把手 的想法 第四 分管领导在职权范围内给予了具体指示 就应该按照其指示精神去工作 不要再请示其他领导人 更不能分头交叉同时请示几位领导人 以免引起多头指示 出现事权冲突 引起不必要饿矛盾和内耗 第二节秘书工作的指导思想 一 三服务 指导思想的确立秘书工作的改革与发展 不仅体现在对业务工作领域提出了新的更高的要求 更重要的是 在指导思想层面实现了新的跨越 其重要标志是1985年1月 在中共中央办公厅召开的全国秘书长 办公厅主任座谈会 简称 85 1 座谈会 山上 确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大事件意义的改革方针 在 85 1 座谈会上 时任中共中央办公厅主任的王兆国同志 明确指出 中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标 总任务 做好 三服务 即为中央服务 为中央各个部门和各省 自治区 直辖市服务 为人民服务 秘书学 第十一讲 主讲教师 娄淑华学时 32 根据我国秘书工作的实践经验 在不违背 85 1 座谈会根本精神的前提下 我们把秘书工作指导思想表述为 围绕党的总目标 总任务 做好 三服务 指导思想 即 一是为领导 领导机关服务 二是为与本机关相关的各个部门机关服务 三是为人民群众服务 三服务 指导思想的意义 揭示了我国社会主义新时期秘书工作 特别是党政秘书工作的根本宗旨 体现了党和国家对秘书工作的根本要求 提供了秘书工作不断改革与完善的根本动力 指明了秘书工作健康发展的根本方向 三服务 指导思想的确立 是我国秘书工作发展史上的重要里程碑 二 三服务 指导思想的基本内容 三服务 的指导思想是一个有机整体 从内在逻辑上 其基本内容包括秘书工作的根本方向和秘书工作的根本任务两个方面 一 秘书工作的基本方向围绕党的总目标 总任务开展服务工作 是秘书工作的根本方向 二 秘书工作的根本任务 为领导和领导机关服务秘书部门最直接 最主要的工作是为领导和领导机关服务 这集中体现了秘书部门的从属地位 为与本机关相关的各个部门机关服务这是秘书部门和秘书人员的重要职责 3 为人民服务这里所说的为人民服务与前面谈到的为领导服务是密切相关的 是完全一致的 各级党政机关 从中央到基层都要为人民服务 三 三服务 的基本要求一切服务性的工作 均有相应的服务规则与基本要求 秘书部门 三服务 的基本要求就是优质服务 优质服务的基本要求是 1 要实现优质服务 必须准备把握领导在不同时期的中心工作和重点工作 深刻理解当前工作的目的与意义 2 要实现优质服务 必须对服务对象即领导者了如指掌 3 要实现优质服务 必须熟悉本机关及内部组织机构的职能 机构设置及其负责人状况 特别要了解职能部门工作运转的基本规律 4 要实现优质服务 必须一丝不苟地做好大量细致的事务性工作 第三节秘书工作的改革要求 实现秘书工作的 四个转变 一 四个转变 产生的背景 85 1 座谈会在确立秘书工作 三服务 指导思想的同时 提出了实现秘书部门 四个转变 的改革要求 明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向 即 第一 从偏重办文办事转变为既办文办事 又出谋划策 第二 从收发传递信息转变为综合处理信息 第三 从单凭经验办事转变为实行科学化的管理 第四 从被动服务转变为主动服务 二 四个转变 的基本思想内涵1 四个转变 的核心思想是强化秘书工作的参谋职能 2 四个转变 强调了对秘书工作要实现 科学化管理 的目标感 其基本内容体现在实现规范化 制度化 科学化 3 四个转变 的内容前后相互关联 强调后者 并非否定前者 而是在前者的基础上加以改革创新 向新的标准跨越 二 实现秘书工作的规范化 制度化 科学化 一 实现规范化实现规范化 从根本上说 是要求秘书部门和秘书人员 要本着对事业负责 对人民利益负责的态度 在完成各项任务的过程中 实践为人民服务的根本宗旨 这是秘书工作规范化的根本出发点 二 实现制度化实现制度化的深层意义 就是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织原则 三 实现科学化实现科学化 就是强调秘书部门在位领导服务的过程中 要注意认识事物的内在本质 处理和解决实践中发生的各种问题要符合客观规 第四节秘书工作的基本原则一 准确周密要追求秘书工作质量的全面优化 主要从以下几个方面来实现 第一 提倡预防为主的思想 重视平时协调 事先预防 注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素 改变其不正常状态 第二 实行全面质量控制 上至秘书部门领导 下至一般秘书人员 全员从那家质量控制 对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面都要进行质量控制 对秘书人员自身素质也必须警醒全方位控制 第三 严格实行岗位职责制 增强秘书人员的质量责任意识 制定并严格执行秘书工作的各项规章制度 这样才能创造出全面优质的秘书工作 秘书学 第十二讲 主讲教师 娄淑华学时 32 二 迅速及时坚持迅速及时的的原则 秘书人员必须把握好以下几点 第一 秘书人员要全面提高政治和业务素质 增强事业心和责任感 牢固树立服务观念 时刻为领导工作需要着想 强化时效观念 克服拖拉涣散的坏习惯 以敏捷迅速 雷厉风行的工作作风对待各项任务 第二 必须加大政治体制改革力度 精简机构 简化手续 减少不必要的工作环节 改善人员结构 提高秘书人员素质 第三 必须加大科学管理力度 健全并严格执行秘书工作规章制度 加强工作的条理性和计划性 区分工作事项的轻重缓急 实现秘书工作的现代化 标准化进程 加快实现办公自动化 全面提高工作效率 三 安全保密安全保密是对秘书工作人员的要求 也是秘书工作必须坚持的重要原则 要重点把握以下几点 第一 加强对秘书人员的保密教育 第二 要有必要的组织措施保证 第三 要采取一系列有效措施 四 实事求是坚持实事求是原则需要遵守以下几点 第一 从秘书工作的职能环境背景来说 必须简政放权 简化机构层次 规范机关管理职能 同时 要加强法制建设 严格依法办事 减少工作的随意性 第二 必须倡导深入实际 求真务实的工作作风 反对不负责任 不看效果 搭花架子 做表面文章 官僚主义 文牍主义作风 要深入细致地了解和反赢情况 不主观臆断 不歪曲事实 不道听途说 不轻信片语 不妄下结论 第三 汇报调研结果或具体工作时 坚持原则 敢讲真话 不撒谎 不掺假 不夸大成绩 不隐瞒问题 不见风使舵 不阿谀奉承 既报喜也报忧 提供真实可靠的资料 不给领导帮倒忙 第四 必须建立正确的文件信息观 了解自身工作于其他机关或部门的合理信息需求 学习并掌握多种信息沟通手段 严格控制文件和会议的数量和质量 努力改进文风 会风 同时扩展秘书部门的信息资源共享功能