公司业务外包管理办法.doc

公司业务外包管理办法1. 目的：为了加强公司业务外包管理，规范各类业务外包行为，防范业务外包风险，根据企业内部控制基本规范及广药集团、广州药业的有关规定，特制定本管理办法。2. 范围 本办法所称业务外包，是指公司利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本公司以外的专业服务机构或其他经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。通常包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等。3. 职责3.1 各相关部门负责本办法的执行，进行业务外包的可行性分析及制定外包实施方案、过程管理和验收；3.2 财务部负责参与业务外包的经济效益评估和会计控制；3.3 监察部负责业务外包合同的审定、监督供应商的选择及参与过程监督；3.4 公司主管领导、经营班子、董事会按照相应的授权和程序对外包业务进行审批；4. 内容4.1 总则4.1.1 公司对外包业务实施分类管理，通常划分为重大外包业务和一般外包业务。重大外包业务是指对企业生产经营有重大影响的外包业务，主要包括：产品研发、委托加工、IT服务等。4.1.2 业务外包流程主要包括：制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。4.1.3 公司应进行可行性分析，对业务外包关注以下风险：4.1.3.1 外包范围和价格确定是否合理；4.1.3.2 外包承包方是否选择恰当；41.3.3 业务外包监控是否严格；4.1.3.4 业务外包服务质量是否符合要求；4.1.3.5 业务外包是否能发挥企业优势；4.1.3.6 外包是否存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致相关人员涉案。4.1.4 公司应当权衡利弊，避免核心业务外包。4.2 业务外包实施方案的制定和审批4.2.1 公司应当根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，拟定实施方案。4.2.2 外包提出部门应根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式等，确保方案的合理性和可行性。4.2.3 外包实施方案应按照规定的权限和程序审核批准，重大业务外包方案应当提交董事会审批。4.2.4 各层级人员应当在公司授权范围内进行审批，不得超越权限审批。4.2.5 公司财务负责人、总会计师或分管会计工作的负责人应当参与重大业务外包的决策，对业务外包的经济效益做出合理评价。4.2.6 必要时，应认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。 4.3 承包方选择4.3.1 各部门应当按照批准的业务外包实施方案选择承包方。4.3.2 承包方至少应当具备下列条件：4.3.2.1 是依法成立和合法经营的专业服务机构或其他经济组织；4.3.2.2 具有相应的经营范围和固定的办公场所；4.3.2.3 具备相应的专业资质，其从业人员符合岗位要求和任职条件，并具有相应的专业技术资格；4.3.2.4 承包方的技术及经验水平符合本企业业务外包的要求。4.3.3 业务外包部门应当综合考虑内外部因素，综合考虑企业内外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本，切实做到符合成本效益原则。4.3.4 业务外包部门应当引入竞争机制，遵循公开、公平、公正的原则，采用适当方式，择优选择外包业务的承包方。采用招标方式选择承包方的，应当符合广药集团有关招投标要求的相关规定。4.3.5 业务外包涉及的相关部门及人员在选择承包方的过程中，不得收受贿赂、回扣或者索取其他好处。承包方及其工作人员不得利用向企业及其工作人员行贿、提供回扣或者给予其他好处等不正当手段承揽业务。4.3.6 业务外包部门应当按照规定的权限和程序从候选承包方中确定最终承包方，并签订业务外包合同。4.3.7 业务外包合同内容主要包括：外包业务的内容和范围，双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。4.3.8 外包业务需要保密的，应当在业务外包合同或者另行签订的保密协议中明确规定承包方的保密义务和责任，要求承包方向其从业人员提示保密要求和应承担的责任。4.4 业务外包的实施和过程管理4.4.1 业务外部部门应加强业务外包实施的管理，采取有效的控制措施，确保承包方严格履行业务外包合同。4.4.2 业务外包部门应做好与承包方的对接工作，加强与承包方的沟通与协调，及时搜集相关信息，发现和解决外包业务日常管理中存在的问题。4.4.3 业务外包部门应当密切关注承包方的履约能力，建立相应的应急机制，避免业务外包失败造成公司生产经营活动的中断。4.4.4 业务外部部门应当对承包方的履约能力进行持续评估，有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，导致业务外包合同无法履行的，应当及时向公司提出，并终止合同。4.4.5 承包方违约并造成企业损失的，业务外包部门应当按照合同对承包方进行索赔，并追究责任人责任。4.5 验收4.5.1 在业务外包合同执行完成后需要验收的，业务外部部门应当组织有关职能部门、财务部、质量控制部门等相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收。4.5.2 验收时，要明确业务外部成果的交付方式、验收标准和验收程序。4.5.3 验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。4.5.4按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试后，在确保产品或服务符合需求的情况下，可出具相应的验收证明或类似证明文书。 4.6 会计控制4.6.1 财务部应当根据国家统一的会计准则制度，加强对外包业务的核算与监督，并做好外包费用结算工作。4.6.2 财务部要建立完善外包成本的会计核算方法，进行有关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。4.6.3在向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。5. 业务外包流程图：