公司费用报销流程规定.doc

浙商基金管理有限公司费用报销流程及办法第一章 总则第一条 为规范公司费用管理及报销，提高财务管理水平，按照规范化、科学化的工作要求，结合本公司实际，制定本办法。第二条 本办法规定之费用报销包括差旅费、业务招待费、公务车费用、办公费、会议费、资料费、培训考察费、福利费、广告费、工程材料及设备物资等费用报销及款项支付。第二章 发票要求第三条 报销人员必须取得合法、完整、真实的原始凭证，具体要求如下：（一）发票的票面必须清晰，无任何涂改痕迹。（二）发票名称与内容相符；发票内容与售货单位的经营范围相吻合。（三）发票的抬头应为本公司全称且正确无误，标准名称为：浙商基金管理有限公司。本单位名称不得简写，如浙商基金、浙商基金管理公司等等均为不正确的抬头。（四）发票上的数字计算准确，数量乘以单价应等于总金额；大小写金额保持一致；小写金额前面应有“￥”字样，大写金额前面应顶格；大小写数字书写规范(标准大写：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万)。（五）发票必须有税务部门监制章；有售货单位财务专用章；有售货单位经手人签章（或签名）。（六）发票开出的时间应与经济业务所发生的时间大致相吻合。（七）发票的印制日期：按照规定，开具发票的单位每年度都应从税务部门领取本年度版本的发票，即便使用上一年度版本的发票按规定也不宜时间跨度太长。（八）部分发票在报销时须同时呈上附件。如货款结算时须有购销合同、送货单或验收单；出差报销差旅费时须有会议通知或经批准的出差申请单；工程款报销时须有工程预算等。第三章 费用报销时间及要求第四条 费用报销时间及要求：（一）每星期报销费用一次，即每周星期一报销上周发生的费用。经总经理批准后的紧急用款不受此限。（二）每月二十六号为费用报销截止日，如遇周末或法定节假日则顺延。原则上当月二十六号以后不再报销各项费用，二十六号以后所发生的费用递延至下月报销。（三）报销凭证的使用：1、有发票时：差旅费报销使用差旅费报销单；其他费用报销使用费用报销单。2、无发票时：（1）以现金方式结算：应使用借款审批单。按本办法第五章履行借款制度。（2）以支票或汇款方式结算：在办公系统中执行“付款申请”流程。同时将能证明该业务合法、合规的相关文件、合同一并附上。（3）款项经办人员应在借款、借支票或汇款结算之日起两周内取得原始发票并履行报销手续。（四）在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。（五）报销时，报销人应自行将票据及附件整齐地粘贴在财务规定格式的报销单后，同类性质必须粘在一起。尽量避免将几周凭证粘于一起，当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。第四章 费用报销流程第五条 费用报销流程如下：（一）报销人为公司管理层1、董事长（报销人）会计（审核票据）总经理（审批人）出纳（付款）2、总经理（报销人）会计（审核票据）董事长（审批人）出纳（付款）3、其他高管（报销人）会计（审核票据）总经理（审批人）出纳（付款）4、公司为高管开展业务而发生的差旅费、业务招待费、交通费和公务车费用等列出专门预算。公司领导经办的费用统一由综合管理部负责报销，在领导费用预算限额内列支。（二）报销人为部门负责人部门负责人（报销人）会计（审核票据）分管高管（审批人）总经理（审批人）出纳（付款）（三）报销人为员工员工（报销人）部门负责人（审批人）会计（审核票据）分管高管（审批人）总经理（审批人）出纳（付款）第五章 借款管理第六条 公司员工应本着“事前审批、及时报账”的原则合规、有效地使用借款。第七条 员工借款应填写借款审批单，并注明借款事由。特殊业务借款可不予注明，而由财务室与有关业务部门确认。第八条 员工出差借款依据预计出差天数控制在每天一千元以内，宴请借款控制在三千元以内，礼品、营销和后勤依据实际需要确定借款金额。零星业务支出或借款金额在一千元以内的不予借款。每人累计借款金额不得超过2万元。每次借款期限原则上不得超过20天。如因工作变动调离单位，借款须在在调离前结清。第九条 员工借款需及时报账。出差借款应于出差结束十五日内至财务室报账，其它业务借款须于业务结束后十日内至财务室报账，特殊情况需要延迟报账时间的，应向财务室说明原因。第十条 前次借款后未及时办理结账手续的，财务室将依据“旧账不清、新账不欠”的原则不予借款。特殊情况应报经总经理批准后方可借款。第六章 差旅费报销管理第十一条 各部门每年初提出本部门差旅费计划，经综合管理部平衡后纳入预算管理，并将差旅费指标分解到各部门，综合管理部以批准的预算作为控制目标，超出预算部分不予报销。第十二条 员工出差管理及差旅费报销程序（一）公司严格执行出差审批手续，员工出差之前需在办公系统中执行“出差申请”流程。如到市外参加会议或培训，应附上主办单位的会议（培训）通知或邀请函。（二）出差人员应对差旅费票据的合法性、真实性负责。凡票据不齐全或票据遗失者，不予报销。出差人员在报销时，应将住宿费发票，车、船、飞机票等票据按财务规定粘贴整齐，将差旅费报销单填写清楚。差旅费报销必须附出差审批单，否则不予报销。报销程序按本办法第五条规定执行。第十三条 员工出差乘坐车、船、飞机席位控制标准（一）公司高管出差可乘坐高铁商务座、火车一等座、飞机公务舱、轮船一等舱。（二）其他人员出差可乘坐高铁二等座、火车二等座、飞机经济舱、轮船二等舱。高铁可到达地区，较之飞机，优先选择高铁出行。如遇特殊情况，经分管领导批准可乘坐火车一等座、飞机公务舱、轮船一等舱。（三）乘坐席位超过控制标准的部分由本人承担。第十四条 住宿费报销标准（一）公司高管出差实行实报实销。（二）部门负责人（包括相应等级技术序列人员）出差到一般地区，住宿标准每人每天500元，到一类地区每人每天600元，到特殊地区每人每天700元。（三）其他管理人员（包括相应等级技术序列人员）出差到一般地区，住宿标准每人每天400元，到一类地区每人每天500元，到特殊地区每人每天600元。（四）普通员工出差到一般地区，住宿标准每人每天350元，到一类地区每人每天400元，到特殊地区每人每天450元。（五）特殊地区包括北京、上海。一类地区包括深圳、广州、南京、厦门。其他为一般地区。（六）参加会议、涉外活动或因其他特殊原因，实际住宿费超过限额标准的，超标部分将从差旅费津贴中抵扣。若不足抵扣，需填写住宿超标情况说明，经部门负责人和分管领导审批，剩余超标金额可在预算范围内据实报销。第十五条 差旅费津贴员工在外地出差，按每人每天100元发放差旅费津贴，不再报销出差途中的餐费及其他个人开支。差旅费津贴按照住宿夜晚数计算。若当天来回，未住宿，则按照一天计算。长驻外地及于上海办公的员工，在杭州总部期间，不给予差旅费津贴，住宿由公司统一安排。杭州总部的员工前往上海办事，原则上当天来回，津贴及住宿同正常出差情况。员工在杭州本地（含萧山、余杭）外出办事，如不能返回就餐，可根据实际误餐顿数，按每餐50元的标准实报实销餐费，超过部分由本人承担。第十六条 市内交通费员工在本市因公外出或在外地出差，根据工作需要可乘坐公交车、地铁及出租车，在便利的情况下，应优先选择地铁等公共交通工具。如需包租车，须经分管领导批准。报销的交通票据背面需注明起止点及业务目的。使用私车的，经分管领导批准可酌情报销油费、过路费、停车费及相关费用。 第七章 业务招待费报销管理第十七条 因业务需要发生的交际应酬费，报销时应在发票的背面注明业务发生的日期和经手人以及招待事由，对于不便注明的，报销人应向财务部解释，由财务部登记备查。第十八条 业务招待费主要包括招待客人的餐费和礼品支出。各部门每年末提出本部门下年度业务招待费用款计划，经财务管理部门平衡后纳入预算管理，并将招待费预算指标分解到各部门，财务部门以经批准的预算作为控制业务招待费开支的依据。第十九条 餐费控制标准（一）公司高管举行的宴请实行实报实销。（二）部门管理人员举行的宴请，不超过人均150元。（三）部门员工举行的宴请，不超过人均100元。员工举行宴请，必须事前经过本部门负责人同意。（四）餐费纳入业务招待费预算控制，超过控制标准的，经分管领导和总经理审批后据实报销，不合理部分由本人负担。第二十条 礼品费用报销管理（一）综合管理部统一订购的礼品，纳入综合管理部业务招待费预算控制，报销程序按本办法第五条执行。（二）综合管理部应各部门要求购置的特殊礼品，报销时需申请部门负责人和综合管理部负责人签字认可，纳入申请部门业务招待费预算控制，报销程序按本办法第五条执行。第八章 公务车使用及费用报销管理第二十一条 公司公务车由综合管理部统一管理、维修及保养。第二十二条 公务车费用由综合管理部归口负责，车船使用税、油料费、路桥通行费、停车费、修理费、年检费等交通费用及车辆保险费等各项费用由综合管理部按照本办法第五条规定履行报销程序，在预算限额内据实报销。第九章 办公费的报销管理第二十三条 办公经费范围：办公经费指购置办公用品所发生的费用。第二十四条 办公经费的报销（一）公司办公用品一般由综合管理部集中采购，在预算限额内按本办法第五条履行报销手续。各部门应按预算合理使用办公费，除必须由综合管理部集中采购的以外，其他临时采购必须经综合管理部同意并持有效票据，经综合管理部专人验收，报销时需部门负责人和综合管理部负责人共同签字认可并经公司领导审批，在预算限额内予以报销。（二）除非发票直接标明具体办公用品名称及数量，否则应附有商场盖章的销货清单。第十章 会议费报销管理第二十五条 公司举办的会议，会议费报销程序公司举办的会议由综合管理部归口管理，各部门应在每年底向综合管理部报送下一年度举办会议计划，经综合管理部平衡后纳入预算管理。各部门需在会议召开之前填写会议审批单，列明会议时间、地点、参加人员及费用计划等，向综合管理部提出申请，经公司领导批准后方可召开。所发生的费用需会议发起部门和综合管理部负责人共同签字认可并经公司领导审批，在公司会议费预算中报销。第二十六条 参加外单位举办的会议，会议费报销程序（一）公司领导参加外单位举办的会议（含培训班、研讨班等），费用在公司会议费预算中实报实销。（二）各部门负责人及员工参加外单位举办的会议（含培训班、研讨班等），会前需经公司主管领导批准后方可参加，参加在杭州召开的会议，凭会议主办单位会议费正式发票（附会议通知）按本办法第五条规定履行报销手续，在本部门会议费预算中报销；参加在外地召开的会议，执行差旅费报销管理的有关控制标准。第十一章 资料费报销管理第二十七条 报刊订阅由综合管理部归口管理，各部门可按本部门需要购买与工作有关的专业书籍，按本办法第五条规定在各部门预算内实报实销。第十二章 出国考察培训费用报销管理第二十八条 交通工具控制标准员工国外出差，乘坐飞机一律选用经济舱。第二十九条 住宿费报销标准员工国外出差可选用的酒店不得超过四星级（含四星级）。每人每日在80-150美元范围内控制，报销时应提交房费清单。陪同外宾时根据工作需要可同外宾同等待遇。第三十条 差旅费津贴每人每日100美元，用于国外出差期间的伙食费、交通费、通讯费、办公用品费和必要的小费。国外接待部门赠发的生活补助一律全额上交公司。第三十一条 开拓市场性质的出访活动和特殊情况发生的费用，应单独立项审批后据实报销。第十三章 福利费、加班费报销管理第三十二条 福利费开支应由综合管理部提出书面意见，经总经理签字同意后方可实施。第三十三条 员工加班按浙商基金管理有限公司员工考勤和休假管理制度执行，并按本办法第五条规定履行报销程序。第十四章 基金发行专项费用第三十四条 基金发行专项费用主要包括与基金发行相关的销售费用、业务宣传费、广告费等。该专项费用由提出预算的部门归口管理，在预算范围内按本办法第五条规定履行报销程序。第十五章 业务宣传费、广告费、培训费、董监事会费、印刷费报销管理第三十五条 上述费用由综合管理部归口管理，在预算限额内按本办法第五条履行报销手续。董监事会费主要包括董事在企业开会或工作期间董事会成员的差旅费、住宿费、会议费及有关必要开支。在董监事会费列支的费用必须经董事会秘书或董事会授权人员签字认可。第十六章 工程材料、设备物资、维修费第三十六条 固定资产改建、扩建以及需要对机器、设备、车辆进行大修理的，应由相关部门负责人提出工程预算书，详细说明工程原因、工程周期、施工单位、工程材料、资金预算等，经总经理批准后方可执行。预算书分别送财务部和相关部门留存。第三十七条 工程款预付或需带支票提货的，各部负责人凭已经批准的预算书或采（请）购单到财务部填写借款审批单，经总经理批准，财务据以入帐后再开出支票，三日内必须缴回支票签收之存根及发票、验收单。第三十八条 实物报销时，应将发票、验收（入库）单、采（请）购单原件附在一起，缺一不可。第十七章 其他费用报销管理第三十九条 其他费用主要包括电子设备运转费、交易所设施使用费、交易所会员年费、诉讼费、咨询费、审计费、律师费用、房租费、物业水电、财产保险费、印花税费等确实无法归属各部门和领导的费用。上述费用均由相关承办部门具体经办，按本办法第五条履行报销手续，在预算限额内报销。第十八章 附注第四十条 各种借款、预领费用、支票和费用报销须经总经理批准后方可支付。特殊情况，需要紧急用款但因总经理外出无法签名的，出纳在征得总经理口头同意后可先行付款，但在总经理回来后必须马上补办书面签字手续。第四十一条 财务室（出纳）在最后付款阶段发现不合法、不完整、不真实的发票有权向总经理建议拒绝付款，并视情作如下处理：退回报销单(注明退回原因)；剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)；要求报销人员补充说明或补必要单证。第四十二条 本制度在公司正式发文后统一执行。