Excel高效办公及案例应用.ppt

Excel高效办公及案例应用 倘塘林业站罗荣飞 e mail 876955482 二八定律 在软件行业曾有这样一个二八定律 即80 的人只会使用一个软件的20 的功能 在我们看来Excel远不止于此比例 它最多只有5 的功能被人们所常用 为什么另外95 的功能都没有被使用上呢 有三个原因 一是根本不知道还有其他的功能 二是知道还有别的功能不知道怎么去用 三是暂时用不上 很难说清楚这三种情况的比例 但如果属于前两种情况那么请好好地继续学习 先进的工作方法一定能带给你丰厚的回报 无数的人在学到某些对他们有帮助的Excel技巧后会感叹 这一下原来要花上几天的工作 现在只要几分钟了 如果您属于第三种情 嗯 您真的认为自己属于第三种情况吗 序 2001微软全球技术中心的Excel工程师刘志健的一段话 我们把Excel用户大致分为新手 初级用户 中级用户 高级用户和专家5个层次 对于Excel的新手我们建议先从扫盲做起 首先需要买一本Excel的人门教程或者参加一下正规的电脑学校的初级班 在这个过程里面学习者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能 如输入数据 查找替换 设置单元格格式 排序 汇总 筛选和保存工作簿 如果学习者有其他的应用软件使用经验特别是其他Office组件的使用经验这个过程会很快 但是要注意 现在的任务只是扫盲 不差期望过高 千万不要以为知道了Excel的全部功能菜单就是精通Excel了 别说在每项菜单命令后都隐藏着无数的玄机 光是Excel的精髓 函数 学习者还没有深入接触到 当然经过这个阶段的学习学习者应该可以开始在工作中运用Excel了 比如建立个简单的表格甚至画张简单的图表 这就是人们常说的初级用户水平 中级用户 接下来要向中级用户进军 成为中级用户有3个标志 一是理解并熟练使用各个Excel菜单 命令 二是熟练使用数据透视表 三是至少掌握20个常用函数以及函数的嵌套运用 必须掌握的函数有SUM函数 IF函数 VLOOKUP函数 INDEX函数 MATCH函数 OFFSET函数和TEXT函数等 当然迂有些中级用户会使用简单的宏 这个看起来很了不起的功能 即使如此我们还是认为他只是名中级用户 我们接触过很多按上述的标准评定的 中级用户 他们在自己的部门甚至公司里已经是Excal水平最高的人 高手是寂寞的 所以他们都认为Excel也不过如此了 一个Excel的中级用户应该已经有能力解决工作中遇到的绝大多数问题 但是这并不意味着Excel无法提供出更优的解决方案 高级用户和专家 成为一个高级用户需要完成两项知识的升级 一是熟练运用数组公式 也就是那种用花括号包围起来的必须用组合键才能完成录入的公式 二是能够利用VBA编写不是特别复杂的自定义函数或过程 一旦进入了这两个领域学习者会发现另一片天空 以前许多看似无法解决的问题现在都变得非常容易 那么哪种人可以被称为Excel专家呢 这很难用指标来评价 如果把Excel的功能细分来看 精通全部的人想必寥寥无几 Excel是应用性非常强的软件 这意味着一个没有任何工作经验的普通学生是很难成为Excel专家的 从某种意义上来说Excel专家也必定是某个或多个行业的专家 他们都拥有丰富的行业知识和经验 高超的Excel技术配合行业经验来共同应用才有可能把Excel发挥到极致 同样的Excel功能 不同人去运用 效果将是完全不同的 能够在某个领域不断开发出新的Excel用法 这种人可以被称作是专家 Excel值得学习的原因 普及性 标准性 兼容性 人们常说兴趣是最好的老师 压力是前进的动力 要想获得一个积极的心态最好能对学习对象保持浓厚的兴趣 如果暂时实在是提不起兴趣 那么请重视来自工作或生活中的压力把它们转化为学习的动力 下面罗列了些Excel的优点希望对提高学习积极性有所帮助 1 Excel是个人电脑普及以来用遍最广泛的办公软件之一 也是Microsoft Windows平台下最成功的应用软件之一 说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力 事实上在很多公司Excel已经完全成为了一种生产工具 在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用无 论用户身处哪个行业所 在公司还没有实施信息系统 只要需要和数据打交道Excel几乎是不二的选择 Excel之所以有这样的普及性是因为它被设计成个数据计算与分析的平台集成了最优秀的数据计算与分析功能 用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格 并在Excel的帮助下出色地完成工作任务如果脂熟练使用Excel就能做到一招鲜吃遍天下 无论在哪个行业 哪家公司高超的Excel水平都在职场上助您成功 2 在电子表格软件领域Excel唯一的竞争对手就是自己 基于这样的绝对优势地位 Excel已经成为事实上的行业标准 因此您大可不必花时间去关注别的电于表格软件 即使需要 以Excel的功底去学习其他同类软件学习成本会非常低 如此学习Excel的综合优势就非常明显了 3 Excel一向具有良好的向下兼容特性 特别是自97版本进入成熟期以来 历经9年时间 3个版本的升级每一次升级都能带来新的功能 但都几乎可以不费力地掌握这些新功能并同时沿用原有的功能 而且这4个版本的功能有99 的部分都是通用的 文件格式也可以完全通用 所以无论你现在正在使用哪个版本的excel 都不必担心现有的知识会很快被淘汰掉 从这个角度上讲把时间投资在学习Excel上是相当保值的 ExcelHome 学习辅助网站 强大的Excel功能 高效的Excel功能 提高数据录入效率常用公式与函数数据处理与分析1 排序 筛选2 分类汇总 数据透视表3 邮件合并宏与VBA 1 Excel2003的简介 2 Excel的工作界面 3 Excel的基本操作 4 Excel的安装 Excel入门知识 1 1Excel2003简介 电子表格是一种计算机的应用软件 它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格 使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容 它又可以很方便地提供给用户在表格中 编辑 计算 对记录排序 以及数据处理和数据分析等功能 例如对表格的插入行 列 对表格的数据进行求和 求平均值 对表格数据的复制 移动 删除等 本章主要讨论中文Excel2003各方面的应用与技巧 1 1 1Excel的功能与特点采用电子表格管理数据强大的数据处理功能方便操作的图形界面 1 1 2Excel2003窗口组成与操作 1 标题栏显示当前工作簿文件的名字 2 菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令 可以根据需要选取菜单中的选项 完成相关的操作 包括 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 表格 窗口和帮助共菜单 3 工具栏工具栏是一些图标按钮 每一个按钮都代表了一个命令 这些命令都等价于菜单中相关的命令 窗口中显示两个工具栏 格式工具栏 常用工具栏 帮助 显示比例 绘图 图表向导 降序 升序 自动求和 插入超级链接 恢复 撤消 新建 打开 保存 权限 电子邮件 打印 打印预览 拼写检查 信息检索 格式刷 复制 粘贴 剪切 字体颜色 填充颜色 边框 增加缩进量 减少缩进量 减少小数位数 增加小数位数 千位分隔式样 百分比 货币式样 合并及居中 右对齐 字体 居中 左对齐 下划线 粗体 斜体 字号 格式工具栏 4 数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域 显示活动窗口中的内容 当在活动单元格中键入数据 公式或函数时 输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中 既可以在单元格中修改数据 也可在编辑栏中修改数据 5 编辑栏编辑栏最左边的是名称框 最右边的是编辑栏 当用户向活动单元格输入或编辑内容时 编辑栏中将出现三个按钮 编辑栏 确认按钮 函数向导按钮 取消按钮 名称框 6 状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息 当选定命令时 状态栏左边便会出现该命令的简单描述 状态栏左边也可以指示操作过程 如打开或保存文件 复制单元格或记录宏表等 7 滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动 8 工作表标签标签栏位于状态栏上面 显示当前工作簿中所有工作表的名称 如图所示 当前工作表标签 标签队列列表 标签队列切换按钮 图6 6工作表标签 9 任务栏每次启动Excel2003时会自动出现新建任务栏 用户可以很方便地新建工作簿 打开已有的工作簿 利用模板等常用的功能 任务栏在使用时特别方便 1 2操作Excel工作表 1 2 1工作簿与工作表1 工作簿工作簿 Book 是Excel中存储电子表格的一种基本文件 其后缀名为 xls 一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格 一个工作簿由多张工作表 Sheet 组成 每个工作簿最多可以包含255张工作表 2 工作表工作表就类似帐簿中的帐页 工作表是Excel的基本工作单位 位于工作簿的中央区域 包含按行和列排列的单元格 是工作簿的一部分 也称为电子表格 它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档 可以显示和分析数据 能容纳的数据有字符 数字 公式 图表等 可以同时在多张工作表上输入并编辑数据 并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算 3 单元格与单元格地址工作表区中每一个行 列交叉处所形成的矩形区域称为单元格 单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位 在单元格内可以存放文字 数字或公式 每个单元格中最多可存放32000个字符信息 为了数据处理方便起见 单元格应该使用一个唯一的名称来识别 这个名称称为单元地址 单元格的地址由列号和行号组成 1 2 2输入工作表数据1 工作表的建立任何一个二维数据表都可建成一个工作表 在新建的工作簿中 选取一个空白工作表 是创建工作表的第一步 逐一向表中输入文字和数据 就有了一张工作表的结构 2 数据输入 1 数值输入数值输入默认右对齐 正数输入时可省略 负数输入时 或者加负号 或者将数值加上圆括号 例如 6 09与 6 09 同义 2 字符输入字符是指字母 汉字以及非计算性的数字等 默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示 如输入学号 2001528121 等数字型信息时 必须在第一个数字前先输入一个 单引号 例如 2001528121 3 日期和时间输入Excel将日期和时间视为数字处理 默认情况下也以右对齐方式显示 输入日期时 可用 或 减号 分隔年 月 日部分 例如 2002 02 12 输入时间时 可用 冒号 分隔时 分 秒部分 例如 10 30 47 双击单元格 系统转入编辑状态 可作修改操作 3 单元格与数据区的选取单元格的选取连续单元格的选取不全连续单元格的选定整行 或整列 的选取多行 或多列 的选取工作表所有单元格的选取 4 数据的复制和移动单元格或数据区的信息移动和复制 以插入方式移动或复制 5 数据填充对重复或有规律变化数据的输入 可用数据的填充来实现 填充相同数据输入序列数据 6 行 列及单元格的插入修改工作表数据时 可在表中添加一个空行 一个空列或是若干个单元格 而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移 自动完成表格空间的调整 7 数据区或单元格的删除删除操作有两种形式 一是只删除选择区中的数据内容 而保留数据区所占有的位置 二是数据和位置区域一起被删除 1 2 3编辑工作表1 工作表的添加 删除与重命名2 工作表的移动和复制在一个工作簿内移动或复制工作表在工作簿之间移动或复制工作表3 工作表窗口的拆分和冻结通过工作表窗口的拆分和冻结 可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理 1 2 4格式化工作表1 数字格式的设置使用 格式 工具栏设置数字格式 1 货币样式 按钮给数字添加货币符号 并且增加两位小数 2 百分比样式 按钮将原数字乘以100后 再在数字后加上百分号 3 千位分隔样式 按钮在数字中加入千位分隔符 4 增加小数位数 按钮使数字的小数位数增加一位 5 减少小数位数 按钮使数字的小数位数减少一位 使用菜单命令设置数字格式 2 字体 对齐方式 边框底纹的设置对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修饰和调整 方法是 先选定数据区域 再选择 格式 单元格 命令 在打开的对话框中选择不同的选项卡来实现 3 行高和列宽的调整行高和列宽有精确和粗略两种调整方式 1 精确调整选择 格式 行 列 行宽 列宽 打开对话框 输入适当的值 2 粗略调整将鼠标指针移向需调整的格线上 使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字 按住鼠标左键并拖动即可 4 自动套用格式Excel内置了一些表格修饰方案 对表格的组成部分定义了一些特定的格式 套用这些格式 既可美化工作表 也可省去设置和操作过程 5 单元格醒目标注的条件格式设置条件格式是指当给定条件为真时 Excel自动应用于单元格的格式 1 3Excel2003的数据计算 1 3 1使用公式计算运用公式可方便地对工作表 工作簿中的数据进行统计和分析 公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式 运算数可是常量 单元格 数据区域及函数等 其中 单元格 数据区域既可以是同一工作表 工作簿的 也可以是不同工作表 工作簿的 输入公式必须以 开始 然后是公式的表达式 1 3 3单元格的引用功能 1 相对引用相对引用也叫相对地址 它是指在一个公式中直接用单元格的列标号与行标号来取用某单元格的内容 2 绝对引用绝对引用也叫绝对地址 他是以列号和行号前增加符号 构成的 3 混合引用混合引用也叫混合地址 他是在列号或行号前加符号 1 3 4函数分类及用法1 函数的使用函数由函数名和参数组成 函数名通常以大写字母出现 用以描述函数的功能 参数是数字 单元格引用 工作表名字或函数计算所需要的其他信息 在建立函数时 必须按如下语法规则 1 函数必须以 开头 例如 Average A1 A10 2 函数的参数用园括号 括起来 其中 左括号必须紧跟在函数名后 否则出现错误信息 如个别函数PI等没有参数 也应在函数名后加上括号 例如 B2 PI 3 函数的参数多于1个时 要用 号分隔 4 文本函数的参数可以是文本 该文本要用英文的双引号括起来 5 函数的参数可以是己定义的单元格或单元格区域名 例如 若将单元格区域A1 A9命名为TL 则函数 SUM TL 是计算单元格区域A1 A9中数据之和 6 函数中可以使用数组参数 7 可以混合使用区域名 单元格引用和数值作为函数的参数 2 常用函数 1 求和函数SUM格式 SUM number1 number2 number3 参数 number1 number2 number3 为计算机求和数的1到30个数值 功能 求参数表中所有参数的和 2 条件求和函数格式 SUM range criteria sum range 参数 range 搜索区域criteria 条件值sum range 求和区域功能 在求和区域内将搜索区域中满足条件的值求和 3 求平均函数AVERAGE格式 AVERAGE number1 number2 number3 参数 number1 number2 number3 为计算平均数的1到30个数值功能 求参数表中所有参数的平均值 4 计数函数COUNT格式 COUNT value1 value2 value3 参数 value1 value2 value3 为1到30个数值型的数值 功能 求参数表中所有数值型的数值个数 5 条件计数函数COUNTIF格式 COUNTIF range criteria 参数 range 搜索区域criteria 条件值功能 在搜索区域中求满足条件值的个数 6 IF工作表函数格式 IF logical test value if true value if false 参数 logical test 测试条件value if true 条件为真时的结果value if false 条件为假时的结果功能 当参数logical test取值为TRUE 真 时 返回value if true的结果 否则返回value if false的结果 7 求最大值函数MAX 区域 功能 求出指定区域中最大的数 8 求最小值函数MIN 区域 功能 求出指定区域中最小的数 1 4操作Excel工作簿 1 4 1建立与保护工作簿1 建立工作簿当刚刚启动Excel时 系统会自动产生一个名为book1的新工作簿 如果再需要新建工作簿文件 可以按如下步骤操作 1 用鼠标单击 文件 菜单 2 选择 新建 命令 3 单击 确定 按钮 新建的工作簿文件自动取名为book2 book3等 当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名 另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿 在工作簿中 文件默认的扩展名为 XLS 2 保护工作簿 1 保护工作簿的结构和窗口对工作簿进行保护可以防止未授权用户对工作簿进行的删除 移动 插入 重命名等操作 2 保护工作簿文件不被查看和编辑通过设置密码保护方式 保证工作簿不被未授权的用户查看和编辑 可以设置两个不同的密码 一个是用户要打开或查看文件时必须输入的密码 另一个是用户要编辑和保存对文件所做的修改时 需要输入的密码 1 4 2工作簿的基本操作工作簿的基本操作是指对工作簿的保存 打开合关闭 1 工作簿的保存选择 文件 保存 命令可直接保存文件 对新建文件的第一次 保存 或选择 文件 另存为 命令 系统会提示输入新的工作簿名 2 工作簿的打开要使用已有的工作簿 必须先将其 打开 选择 文件 打开 命令 或者在任务窗格内选择 打开工作簿 单击工作簿名即可 3 工作簿的关闭关闭工作簿的方法有多种 一般选择 文件 关闭 命令 1 5制作Excel图表 数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示 使数据更加直观易懂 当工作表中的数据源发生变化时 图表中对应项的数据也自动更新 使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理 在Excl2003中 图表分为嵌入图表和独立图表 嵌入图表是工作表的一部分 把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中 打印的时候也同时打印 另一种是独立图表 他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表 打印时将与数据表分开打印 不管嵌入图表还是独立图表 都与工作表数据相连接 也就意味着更新工作表数据时 同时也会更新图表 1 5 1创建图表嵌入图表是放置在工作表中的图表 当要查看或打印图表及其源数据时 嵌入式图表就非常有用 当要独立于工作表数据 存入图表时 应该使用独立图表 例 在工作表中创建图表 操作步骤如下 1 先选定数据所在的单元格 可相邻 也可不相邻 2 单击 插入 菜单中的 图表 命令 打开 图表向导 4步骤之1 图表类型 对话框 并自动激活 标准类型 选项卡 在 图表类型 列表框中提供了多种图表类型 对于每一种类型的图表在 子图表类型 选项中又列出了其子图表类型 在 子图表类型 框下的说明框中是对用户所选的子图表的用途进行说明 用户也可使用 自定义类型 选项卡来选择所需的图表类型 3 单击选择所需的图表类型和子图表类型 如 柱形图 4 单击 下一步 按钮 打开 图表向导 4步骤之2 图表源数据 对话框 并自动激活 数据区域 选项卡 5 选择好数据区域 在 系列产生在 里选择 列 6 单击 下一步 按钮 在 图表标题 下输入 期末成绩单 作为该图表标题 在分 X 轴中输入 姓名 在分类 Y 轴中输入 分数 弹出如图所示的 图表选项 对话框 7 单击 下一步 按钮 弹出所示的 图表位置 对话框 8 选中 作为新工作表插入 单选按钮 9 单击 完成 按钮 工作簿里增加一个新的工作表 将图表嵌入同一个数据表中的方法同上面的方法一样 在 图表位置 选项中 选择 作为 其中的对象插入 即可 1 5 2编辑图表1 编辑图表中的说明文字Excel在图表上设定了许多区域 可调整和重新编辑这些内容 1 在图表中添加新的说明信息 2 更改图表的标题信息 3 修改分类轴与数值轴格式 2 调整图表位置及大小3 调整图表的类型4 在图表中添加或删除数据项5 调整查看三维图表的角度6 图表背景 图区背景的设置 1 6管理数据 1 6 1数据清单的基本操作数据清单的管理一般是指对工作表数据进行如排序 筛选 分类和汇总等操作 1 数据清单及其特点数据清单是典型的二维表 是由工作表单元格构成的矩形区域 它的特点有以下两种 1 矩形区域的第一行为表头 由多个列标识名组成 2 表头标识下是连续的数据区域 这个区域可以是整个工作表的数据 也可以是工作表数据的一部分 数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用 2 建立一个数据清单例 建立学生期末成绩数据清单 字段名为 学号 姓名 各科分数 总成绩等 1 建立列标识创建列标识 在数据清单的第一行 Excel将使用这些列标识创建报表 并查找和组织数据 2 输入数据输入数据时应确保同一列有同类型的数据值 3 编辑记录编辑记录可在单元格中进行 也可在记录单中编辑记录 4 查找记录若查找记录 则单击 条件 按钮 输入相关的查找条件 1 6 2排序与筛选工作表数据1 数据的排序排序是将某个数据按从小到大或从大到小的顺序进行排列 通过排序 可以根据某特定的内容来重排数据表中的行 当选择 排序 命令后 Excel2003会利用该列和指定的排序次序 或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格 否则 Excel2003将根据选择的 主要关键字 列的内容以升序 由低到高 对行进行排序 排序时 Excel2003将按指定的排序顺序重新设置行 列以及各单元格 默认排序顺序Excel2003的约定如下 1 数字 从最小的负数到最大的正数排序 2 文本以及包含数字的文本 按0 9 A Z顺序排序 3 逻辑值 按False True排序 4 空格 排在最后 按降序排序时 Excel2003约定与升序时的情况相反 按列排序按照某一选定列排序的操作步骤如下 1 接上操作 首先选定数据区 2 用鼠标单击 数据 菜单上的 排序 命令 出现 排序 对话框 3 在 主要关键字 列表框中 选定重排数据表的主要列字段 并选 降序 4 按 确定 按钮即可 多列排序实际上 排序 命令一次只能按三列排序 若要按四列或更多列将数据清单排序 可通过重复执行排序命令达到这一效果 2 数据筛选利用筛选操作 只选择显示符合设定筛选条件的数据行 而隐藏其它行 自动筛选自动筛选是在访问含有大量数据的数据清单中 快速获取所需数据的简单处理方法 仅显示需要看到的数据内容 特点是对单一字段定义筛选条件 取消筛选 建立复杂条件的高级筛选 1 高级筛选是在多个字段间设置筛选条件 显示的条件表达式有多个 且在表的条件区域中输入条件表达式 条件区域内容需用户建立 这是使用高级筛选的前提 自动筛选以单一字段来建立筛选条件 不需建立条件区域 2 自动筛选的条件不影响高级筛选的运行和结果 两种方法相互独立 1 6 3分类汇总与分级显示1 分类汇总分类汇总是对数据表的数据进行分析的一种方法 他建立在已排序的基础上 将同类别的数据进行统计汇总 Excel2003可以对工作表中选定的列进行分类汇总 并将分类汇总的结果插入相应类别数据行的最上端或最下端 方法是 在 数据 菜单上单击 分类汇总 命令 在数据表中插入分类汇总行 然后按照选择的方式对数据进行汇总 汇总的方法包括求和 求平均值 统计个数等 例 根据如图所示表汇总有关数据 在分类汇总之前 需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序 如按专业汇总 则应按专业进行排序 操作步骤如下 1 按 专业 字段将表单排序 2 用鼠标选择 数据 菜单中的 分类汇总 命令 弹出 分类汇总 对话框 如图所示 3 在 分类字段 下拉列表框中选择 专业 字段 注意 这里选择的字段就是在第一步排序时选择的主关键字 4 在 汇总方式 下拉列表框中选择 平均值 5 在 选定汇总项 选定 高等数学 6 单击 确定 按钮即可完成 分类汇总的结果如图所示 如果要撤消分类汇总 可以选择 数据 菜单中的 分类汇总 项 进入 分类汇总 对话框 单击 全部删除 按钮即可恢复原来的数据清单 2 分级显示从分类汇总表可以看出 数据按分级显示 工作表的左边为分级显示区 列出各级分级符和分级按钮 在默认情况下 分级显示区分为三级 从左到右分别表示最高级 次高级和第三级 1 6 4使用数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格 可以转换行和列以看查源数据的不同结果 可以设置不同的显示页面来筛选数据 它集筛选 分类汇总于一体 用户只需对字段进行适当的拖放操作 就可以在数据清单中重新组织和统计数据 1 数据透视表的基本术语2 源数据 是数据透视表提供的数据清单 是数据透视表的基础 3 字段 数据透视表的字段有4种 分为行字段 列字段 页字段和数据字段 例 建立数据透视表 比较不同专业的男女生人数 数据透视表的操作步骤 1 首先选定数据清单中的任一单元格 2 用鼠标选择 数据 菜单中的 数据透视表 命令 弹出如图6所示的 数据透视和数据透视图向导 3步骤之1 的对话框 选择数据源为 MicrosoftExcel数据清单或数据库 3 用鼠标单击 下一步 按钮 弹出如图所示的 数据透视和数据透视图向导 3步骤之2 对话框 在 选定区域 框中已经自动指定了整张数据清单作为数据区域 用户可以直接修改或进入数据清单重新选择数据区域 本例选择区域为 A 2 J 12 4 再单击 下一步 按钮 弹出 数据透视和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 如图所示 在其中选择 新建工作表 选项 5 单击 布局 按钮 弹出如图所示的 数据透视表和数据透视图向导 布局 对话框 在该对话框中建立数据透视表结构 方法是 用鼠标将出现在对话框右边的字段名拖放到指定位置 如 性别 拖到列字段 姓名 拖到数据字段 专业 拖到行字段 是否补考 拖到页字段 6 建立数据透视表结构后 单击 确定 按钮 弹出 数据透视和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 再单击 完成 按钮即可 数据透视表如图所示 在进行到 数据透视表向导步骤3 的 布局 对话框时 最关键的是两个框中字段名的选取 一个是 页 框 它相当于 自动筛选 另一个是 数据 框 它相当于分类汇总 审清题意 正确地拖放符合要求的字段名于这两个框中 接下来就是 行 列 框的拖放 Clicktoedittitle SubTitle 1 3 4 2 Clicktoedittitle SubTitle Text1 Text2 Text3 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