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秘书日常事务管理 1 十二章 办公室 秘书 日常事务管理 2 第一节保密工作第二节值班工作第三节电话接待工作第四节来客接待工作第五节印章管理第六节开具各种信函第七节拟写大事记第八节领导临时交办的工作 第一节保密工作秘密 泛指不能公开的事项 国家秘密是关系国家的安全和利益 依照法定程序确定 在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项 国家秘密分为绝密 机密 秘密三个等级 一 保密工作的含义和特点保密工作 是为达到保密目的所采取的一切手段和措施 保密工作具有封闭性 排他性 利益性 相对性和技术性等特点 二 保密工作的意义和方针1 保密工作意义 关系到国家的安全 关系到社会的稳定 关系到经济和科技的发展 关系到领导工作的成败 2 保密工作的方针是 积极防范 突出重点 既确保国家秘密又便利各项工作 三 秘书工作与保密联系秘书工作与保密的联系主要表现在 知密时间早 知密内容多 涉密程度深 四 保密工作对秘书人员的要求增强保密意识 遵守保密法规 讲究保密艺术 五 秘书应遵守哪些保密纪律 1 不该说的机密 绝对不说 2 不该问的机密 绝对不问 3 不该看的机密 绝对不看 4 不该记录的机密 绝对不记录 5 不在非保密本上记录机密 6 不在私人通信中涉及机密 7 不在公共场所和家属 子女 亲友面前谈论机密 8 不在不利于保密的地方存放机密文件 资料 9 不在普通电话 明码电报 普通邮局 普通信息网上传达机密事项 10 不携带机密材料游览 参观 探亲 访友和出入公共场所 六 文书保密工作文书是秘密的主要载体 文书保密是秘书部门保密的重点之一 文书保密主要包括以下环节 1 涉密文件的撰制 2 涉密文件的传递 3 涉密文件的承办 4 涉密文件的移交 5 档案资料的保密 七 会议保密工作秘书在涉密会议的会前 召开期间和涉密会议精神的传达等各个环节都要严格执行保密制度 1 涉密会议的会前保密准备 1 对会议的秘密程度要进行恰当的评估 2 制定好会议保密计划和措施 3 对会场进行安全检查 4 要加强会前印制各种文件资料的保密管理 2 涉密会议召开期间的保密管理 1 对与会者进行保密教育 2 严格执行保密纪律 3 运用先进的保密技术 如反窃听技术 反偷拍 摄影 摄像 技术等等 3 涉密会议精神 会后 的传达要求 会议结束后传达涉密会议精神 应根据会议的密级和规定的传达范围 在有保密条件的地方进行 不得擅自扩大传达范围 八 商业秘密与商务保密1 商业保密 是指不为公众所知悉 能为权利人带来经济利益 具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息 商业秘密的法律特征是 秘密性 经济性和实用性等 2 商务保密的内容和方法商务保密的内容主要有 商业秘密文件和资料的保密 科研技术的保密 经营策略的保密 生产工艺的保密等 商务保密的方法主要有 行政方法 法律方法 经济方法 技术方法等 九 其他保密1 通讯保密 增强通讯保密意识 严格执行通讯保密有关制度 尽量采用先进的保密手段和技术 2 涉外保密 主要是在出国参观访问 外事接待两项活动中要严格遵守保密法规和保密纪律 3 计算机信息系统的安全保密计算机使用前一定要经过技术安全检查 机房选址应安全隐蔽 涉密软盘由保密室统一管理 建立计算机互联网络须将保密措施列入设计方案 淘汰或报废的涉密计算机必须彻底消除机内涉密信息 加强对操作人员的保密教育和管理 第二节值班工作 13 值班工作是机关文书部门的日常工作之一 各单位或部门的值班任务都非常庞杂 且各有不同的特点 办理领导交办的事项上传下达 沟通内外处理来函 来电随时掌握领导外出情况协调处理安全保卫工作 第二节值班工作 14 案例1 值班工作布置会议 第二节值班工作 15 要求 坚守值班岗位 认真处理事务 做好值班记录 加强安全保卫 人不离岗人不离机通信联络畅通及时收发信息 认真接转电话认真接待来访认真做好记录 做好电话记录做好接待记录 热情接待来访严格门卫制度加强保密观念 值班工作的要求 第二节值班工作 16 值班日志 编号 第二节值班工作 17 外来人员登记表 编号 第二节值班工作 18 接待记录表 编号 第三节电话接待工作 19 打电话 真的那么简单吗 第三节电话接待工作 20 2 学会打电话 3 学会接电话 6 及时处理电话记录 5 做好电话记录 1 熟悉常用电话号码 4 注意电话礼仪 第三节电话接待工作 21 1 熟悉常用电话号码熟悉本单位电话机的分布情况 各科室电话号码和本单位领导的电话号码熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码工作案头应备电话号码查询资料以供查用 第三节电话接待工作 22 2 学会打电话 替上司打给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司 错打电话 错拨号码都要说对不起 先确认对方电话号码 单位和具体要通话的人的姓名 接通后 先确认对方身份 再报出自己的单位 姓名 谈工作前 先明确对方是否有时间 是否方便谈此项事宜 第三节电话接待工作 23 案例2 我找刘老板 第三节电话接待工作 24 3 学会接电话 通完话 不必急于挂机 对方身份高时对方先挂机 不清楚的要请对方复述 重要的内容要复述给对方 接听电话说 您好 这里是 公司 部门 谈事情要尽快确认对方单位 姓名和电话事由 铃响两三声之间是接听电话的最佳时机 找人接电话要问清对方姓名或单位 对错打的电话 态度也要和蔼客气 第三节电话接待工作 25 案例3 她能当总经理秘书 第三节电话接待工作 26 4 注意电话礼仪 声音柔和 语气亲切 表述清楚 快慢适中 嘴离话筒别太近 通话时间别太长 问清身份再问好 专属问候更真诚 对方问候应回敬 再问对方有何事 第三节电话接待工作 27 5 做好电话记录 备有格式固定的电话记录本记录要素 5W1H why what when where who how 第三节电话接待工作 28 6 处理电话记录 及时整理电话记录根据内容和缓急 送有关领导阅读领导批复后 立即告知相关部门办理一般例行事务 直接答复办理 第四节来客接待工作 29 来客接待 是指对一切来客 来宾 来访者的接待工作 包括礼貌性的接待工作和所涉及的事务处理工作 第四节来客接待工作 30 约见 制度 一视同仁 热情适度礼仪周全 上下区分内外有别 有始有终始终如一 第四节来客接待工作 31 1 坚持 约见 制度 来客可以约见秘书 也可以约见领导或其他有关部门接待人员按约定准备好接待工作 态度热情简单事务尽量办好 复杂事务按程序登记示意对方来访要预约 有约接待 无约接待 第四节来客接待工作 32 2 坚持一视同仁 1 来客光临 接待人员要马上放下手头工作 面带微笑 起身站立 问候并接待 2 若是到接待室相见 接待人员要守时 迅速 步履轻快地走进接待室 轻声问 哪位是 先生 小姐 确认后 马上自我介绍 您好 我是 部门的 3 可称来客 同志 先生 小姐 女士 也可称对方的职务或职业 4 握手礼节不可忽视 第四节来客接待工作 33 2 坚持一视同仁 握手礼节 站立伸右手 摘去手套 不便握手时 面带歉意说明 对不明身份的来客 先伸手 对身份较高的 可不主动伸手 手掌递向对方 力度适当握住 三五秒内放手 第四节来客接待工作 34 3 坚持热情适度 礼仪周全 接待人员应时刻清楚 来访者是本公司 本单位的客人 自己只是代表公司做接待工作 接待工作的核心是明确客人来意 尽快处理事宜 确认需要引见的 接待人员要先与其联系 要求见自己的领导 上司的来客 一般应坚持事先约定的原则 第四节来客接待工作 35 3 坚持热情适度 礼仪周全 1 需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人 都应受到及时的热情招待 2 确认身份后 马上为来客让座或让进会客室 尽量选一个便于谈话的安静环境 3 及时为来客斟水 水杯用前一定要当着客人的面烫净 最好用一次性纸杯 可以询问客人习惯饮何种饮品 4 对等待其他人会见的来客 秘书不一定陪聊 可以送上报纸 杂志等 第三节来客接待工作 36 3 坚持热情适度 礼仪周全 5 接谈前准备好记录工具 耐心倾听 仔细询问 对能答复 能办妥的事 尽量答复 办妥 不能答复的 做周到解释 不能办妥的 约定下次协商时间或办妥时限 6 来客告辞 要起身相送 一般领导 上司约见的客人也可由秘书送出 对一般客人 可只送到楼梯口或电梯处 为客人叫电梯并陪客人等电梯 握别后 目送客人乘电梯或走下楼梯 对尊贵的客人 送至大厅门口或办公楼外 甚至要为客人叫好出租车 握别后 要目送客人离去再返身 第四节来客接待工作 37 3 坚持热情适度 礼仪周全 引导客人到其他地方时 一般应走在客人左前方数步 主动为客人开门 走旋转门不要与客人同走一扇 将办公桌上的文书收拾好再离开 无人服务电梯先进后出 有人服务电梯后进后出 第四节来客接待工作 38 3 坚持热情适度 礼仪周全 为来客引见介绍时 站立介绍 尽量不要背对任何一位 引见介绍完 稍事服务微笑退出 面向室内关门 细心地记住别人介绍给你的每一位 被尊敬 被照顾的一方应先知道自己见到的是谁 以手势帮助介绍 手臂向被介绍者微伸 手心向上 介绍被介绍人的单位职务尽量简明 第四节来客接待工作 39 4 坚持有始有终 始终如一 不能因为初次接触一个陌生的来客而冷漠 拘谨 也不能因为仅仅是工作中一面之交而人走茶凉 第四节来客接待工作 40 5 坚持上下区分 内外有别 上下区分 根据来客来访者的单位与本单位的上下级关系 接待工作要有区分 上级单位 平级或不相隶属单位 新闻媒体 下级单位 第四节来客接待工作 41 5 坚持上下区分 内外有别 接待上级单位 第四节来客接待工作 42 5 坚持上下区分 内外有别 接待平级单位 第三节来客接待工作 43 5 坚持上下区分 内外有别 接待下级单位 第三节来客接待工作 44 5 坚持上下区分 内外有别 接待新闻媒体 第四节来客接待工作 45 5 坚持上下区分 内外有别 内外有别 在礼仪和接待原则上 区别对待外国友人和本国人 第五节印章管理 46 掌管印章是办公室一项重要日常工作 第五节印章管理 47 公章 公章是一个机关 单位或社会组织的正式印章 是其具有合法性的标志 是行使其职权的凭信 公章一般由上级制发 如需自行刻制必须报经公安机关批准 并在指定处刻制 第五节印章管理 48 专用章 专用章是为某种专门业务刻制的印章 如 财务专用章 合同专用章 等 它不代表机关 单位 只反映某项专门业务内容和一定的业务权力 专用章可以是圆形 也可以是椭圆形 方形 菱形或长方形 第五节印章管理 49 手章 手章是机关 单位主要负责人的图章和签名章 它代表法人 象征职权 因此具有权威性 有些文件 事项 手续 如银行借贷 财务报告和决算 签订合同等 除盖公章和专用章外 还须盖负责人手章才能生效 第五节印章管理 50 第五节印章管理 51 印章的形状 党政机关 企事业单位 社会团体的正式印章一律为正圆形 其他公务专用章可视情况而定 一般有正方形 长方形 三角形 椭圆形等 第五节印章管理 52 印章的印文 正式印章必须使用单位的法定名称 名称过长可用规范化简称 必须使用国务院规范简化汉字 宋体 自左而右环行排列 民族自治区的人民政府印章应并刊汉字和通用民族文字 领导人签章由个人习惯而定 第五节印章管理 53 印章的图案 县及县以上各级人民代表大会常务委员会 人民政府 人民法院 人民检察院 专门人民法院 专门人民检察院及驻外使领馆等的正式印章中央刻国徽 国务院各部门和地方各级国家行政机关所属单位 行政公署 乡 镇人民政府及企事业单位 社会团体的正式印章中央刻五角星 党各级机关的印章中央刻党徽 第五节印章管理 54 印章的尺寸 国务院正式印章直径6cm 省 部级政府机关直径5cm 副部级 地 市 州 县及市辖区人民政府机关直径4 5cm 其他机关 部门 企事业单位及驻外使领馆直径4 2cm 党的机关的正式印章尺寸一般与同级行政机关的正式印章相同 国务院的钢印直径4 2cm 其他单位钢印直径3 5cm 4 2cm 第五节印章管理 55 案例4 签章 没那么容易 第五节印章管理 56 印章的应用要注意 第五节印章管理 57 第六节开具各种信函 58 介绍信 证明信 推荐信 聘书 邀请函 第六节开具各种信函 59 一 介绍信 介绍信是机关团体 企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作 了解情况 洽谈业务 参加各种社会活动使用的一种专用书信 介绍信的种类 1 用一般公文纸书写的介绍信 2 打印成文 不留存根的印刷介绍信 3 打印成文 带存根的印刷介绍信 第六节开具各种信函 60 介绍信的写作 第六节开具各种信函 61 1 书信式介绍信 介绍信 公司负责同志 今介绍我所副研究员何涛 高级工程师陈锦二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜 请予接待 此致敬礼 实用技术研究所 盖公章 年 月 日 第六节开具各种信函 62 附注 第六节开具各种信函 63 2 不带存根的印刷介绍信 市 局介绍信 负责同志 兹介绍 同志前往你处 事宜 请接洽并予协助 有效期 天 市 局 盖章 年 月 日 第六节开具各种信函 64 3 带存根的印刷介绍信 第六节开具各种信函 65 任务一 任选主题 开具一份不带存根的印刷介绍信 第六节开具各种信函 66 二 证明信 证明信是证明一个人的身份 经历或一件事情的真实情况的专用书信 证明信的种类 1 内容 以组织名义 以个人名义 2 格式 固定形式 非固定形式 3 用途 证件式 作为材料存入档案 证明证件丢失等情况 第六节开具各种信函 67 证明信的写作 第六节开具各种信函 68 开具证明信的注意事项 实事求是 字必有据 用语准确 不可含糊其辞 书写时不能用红笔或铅笔 必须使用钢笔或毛笔 如有涂改 需在涂改处加盖公章 或印上证明人的指纹 所拟证明信应予登记 留有存根或底稿 以备查考 邮寄证明信应使用挂号方式 以免丢失 第六节开具各种信函 69 1 固定式证明信 证明信 校办字 号兹证明我校 同志 男 因公到 请解决交通 住宿问题 特此证明 盖章 年 月 日 第六节开具各种信函 70 2 作为证件用的证明信 证明信我厂工程师 同志 技术员 同志 前往湖南 广东 安徽等省 检查并修理我厂出产的 牌热水器 希有关单位给予帮助 特此证明 省 市 厂 公章 年 月 日 第六节开具各种信函 71 3 作为材料存入档案的证明信 证明信 大学党支部 年 月 日来信收到 根据信中要求 现将你校 同志的爱人 同志的情况介绍如下 同志 现年 岁 中共党员 是我校中文系教师 该同志的家庭历史以及社会关系均清楚 该同志对教学工作认真负责 近年来多次被评为市级模范教师 特此证明 省 市 大学党支部 公章 二 二年 月 日 第六节开具各种信函 72 4 个人出具的证明信 证明信 局负责同志 王 原为校中文系 级学生 曾担任前学生会主席职务 在校期间 该生遵守学校各项规章制度 没有参与任何不利于安定团结的活动 特此证明证明人 李 二 二年 月 日 第六节开具各种信函 73 任务二 任选主题 开具一份个人出具的证明信 第六节开具各种信函 74 三 推荐信 推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信 要把被推荐人的基本情况以及要推荐或自荐的理由写清楚 要全面 实事求是地介绍被推荐人的情况 以客观 公正的态度向用人单位提供真实情况 如果以个人名义写推荐信 要在信中介绍自己的身份 说明自己与被推荐人的关系 第六节开具各种信函 75 四 邀请函 邀请函也称为请柬 是邀请对方前来参加会议 学术报告以及开业庆典 展览等活动的一种专用书信 第六节开具各种信函 76 邀请函的写作 第六节开具各种信函 77 邀请函尊敬的 教授 本学会决定于 年 月 日在省城华祥宾馆举办民间文学理论报告会 恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见 务请出席 顺祝健康 联系人 电话 省文学研究会 公章 年 月 日 第六节开具各种信函 78 任务三 任选主题 拟一份由安徽师范大学法学院发出的邀请函 第六节开具各种信函 79 五 聘书 聘书的写作 第六节开具各种信函 80 聘请书兹聘请 同志从 年 月 日起担任我公司营业部主任 此聘 公司 公章 年 月 日 第六节开具各种信函 81 任务四 任选主题 拟一份由安徽师范大学法学院发出的聘书 第七节拟写大事记 82 大事记 用于随时记载机关日常重要工作或活动简况的公文文种 所谓 大事 指能反映本单位的重要工作或活动面貌 于今后有查考价值的事项 单位大事记 常由办公部门在年终收集各职能部门大事记 在其基础上修订整理而成 然后送主管领导把关 审核后 打印存档 第七节拟写大事记 83 大事记的写作 第七节拟写大事记 84 人民政府 年9月份大事记9月8日市委 市政府庆祝第 届教师节暨优秀教师表彰大会召开 有关领导 出席 9月9日 市长向全市教师发出公开慰问信 9月13日第十届市运动会召开 9月28日 国家 领导人来访 9月30日市政府召开新闻监督座谈会 主要议题是研究部署新闻系统加大反腐败斗争和廉政建设的舆论监督作用 第七节拟写大事记 85 任务五 拟写一份你所在班级2013年的大事记 第八节领导临时交办的工作 86 领导临时交办的工作大多数具有时间紧 要求高 综合性强等特点 做好领导临时交办的工作应注意的问题