公文写作的技巧与艺术.ppt

公文写作的技巧与艺术 兼谈提升公文写作能力的几个关键要素 上 张学栋中国行政管理学会副秘书长全国县级行政管理研究分会副理事长兼秘书长九三学社中央委员 1 提纲 上部分前言 公文概述上 公文写作的属性 基本功及一般技巧中 公文写作的五个 台阶 与公文处理的五个技巧下 公文写作的 硬功 下部分上 公文写作的表达艺术的培养下 提升公文写作能力几个关键要素附件 公文写作中常见的问题 2 前言 公文概述 一 公文释义所谓公文就是公务文书的简称 是行政机关 企事业单位 人民团体在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 2000年8月24日 国务院国发 2000 23号发布 国家行政机关公文处理办法 在其第一章总则的第二条有如下表述 行政机关的公文 包括电报 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 3 二 公文种类党的公文有14种 决议 指示 公报 条例 规定 请示 报告 批复函 通知 通报 意见 决定 会议纪要 政府机关的公文有13种 政府机关的公文有13种 命令 令 公告 通告 议案 请示 报告 批复 函 通知 通报 意见 决定 会议纪要 其中两种公文中有9种公文是相同的 另外 还有事务性文书 如经济科技文书 规章类文书 会议类文书 报告类文书 计划类文书等非法定文书 规章类文书包括 规则 规定 细则 守则 办法 制度 章程 规程 经济文书包括 合同与可行性研究报告 科技文书包括 论文 报告 情报等 4 三 公文使用范围可分为通用公文和专用公文两大类专用公文 是由具有专门职能的机关 根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文 如外交领域使用的国书 照会 备忘录 条约等 司法机关使用的起诉书 判决书 调解书等 它们只能在一定领域和范围内使用 总之 行政机关的公文 包括电子公文 电报 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规 规章和行政措施 请示和答复问题 指导和商洽工作 报告情况和交流经验等的重要工具 各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作 为中国特色社会主义现代化建设事业服务 5 上 公文写作的属性 基本功及一般技巧 在科学技术蓬勃发展 经济全球化日趋加剧 人类社会大踏步迈入知识时代的今天 公文在为党政机关 人民团体和企事业单位实施领导 处理公务 沟通信息 联系事务 在政府决策 执行 监督的不同环节和不同阶段与过程中 公文发挥着越来越重要的作用 公文的写作也必须从传统模式中解放出来 逐步走向科学化 信息化 规范化和制度化 6 一 公文的六个属性1 公文的政策性公文是党的机关和行政机关行使管理职能 办理具体事务的重要工具 对国家政治 经济和社会生活的各个领域都有着指导作用 是维护和发展社会主义制度 建设物质文明和精神文明的保障 各级党的机关和行政机关制发的公文 都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策 执行国家的法律和法令 丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道 因此 公文是观点鲜明的文体 是严肃郑重的文体 是有着充分的权威的文体 要求作者必须有严肃认真的态度 7 2 公文的实用性公文是用来处理公务的文书 所以它总是根据现实需要 针对实际问题而制发 有着明确的写作目的 国务院办公厅在 国家行政机关公文处理办法 中 对此提出的要求是 各级行政机关要发扬深入实际 联系群众 调查研究 实事求是和认真负责的工作作风 克服官僚主义 形式主义和文牍主义 行文要少而精 注重效用 8 3 公文的可靠性公文涉及的事实以及所引用的材料和数据 必须真实可靠 不得有任何虚假和错漏 内容真实 准确 这是公文写作最基本的原则 一般文章写作中的虚构手法 在公文中不能使用 合理想象 添枝加叶 移花接木的方法 也同样不能使用 因此 公文写作一定要核准事实和数据 确保材料的可靠性 9 4 公文的定向性公文都是由某一个特定机关制发的 并且大部分都是写给特定对象阅读的 作者与读者之间有具体 明确的对应关系 公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性 10 5 公文的时间性公文所针对的问题 总是存在于特定的时间范围之内 一旦时过境迁 公文的实用价值也会随之丧失 所以 公文的写作 传递和办理 都要求迅速及时 11 6 公文的规范性为了更方便 有效地办理事务 公文形成了自身特有的办理程序和写作格式 中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类 用途 文面都作了统一的规定 另外 多数常用文种在结构 用语等方面 也有着约定俗成的程式 12 二 写作公文的基本功与一般技巧弄清楚为什么要写这篇公文 写给谁 写这篇公文究竟是要做什么事 只有明确了这三个问题 才好下笔行文 这三个问题的答案就是行文目的和公文主旨的具体内涵 如果主旨含糊 目的不明确就仓促行文结果不是写不下去就是 下笔千言 离题万里 欲速而不达 公文写作大多都是领导授意 文秘人员执笔 领导意图是形成公文主旨的原创因素 因此 明确行文目的 确立公文主旨 就要善于领会领导意图 领导在布置写作任务时 要认真聆听 最好能边听边记 有不明确的问题要当场请教 要善于领会和把握领导讲话的重点 要点 以便顺利形成主旨 13 此外 确立公文主旨还要结合实际情况和需要 迅速摸清这项工作或活动的背景 内容 要求和重点 以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况 对工作全局做到心中有数 这样 吃透上下两头 在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑筋 确立的主旨才会有较强的针对性和实用性 14 1 公文写作的基本功明确行文目的 确立公文主旨 吃透上下两头 在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑筋 确立的主旨才会有较强的针对性和实用性 拿笔杆是实行领导的主要方法 经过写 思想就提炼了 比较周密 吃得苦 钻进去 静下心 公文写作时应尽量少用专业术语 少用复杂推理 少生造新的名词 少用模糊语言 应体现思想的力量 逻辑的力量 语言的力量 情感的力量 15 2 公文写作的一般技巧一般公文写作教科书将其概括为 缘由 事项 要求 或结语 这就是公文内容的逻辑结构模式 它是对各公文文种结构特点的概括和总结 篇章结构模式也称 公文结构的体式布局 公文结构的外形体式 它是深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映 它的任务是对公文的材料 段落 文字进行排列组合 寻求最佳表现形式 常见的公文篇章结构模式有 1 篇段合一式 2 撮要分条式 3 分列小标题式 4 分块式 5 主附件式 6 条项贯通式 7 章断条连式 8 并列式等 适用于许多文种的写作 可作为公文结构的基础范本参考 借鉴 套用 16 有研究者指出 写好公文有五个步骤 多看 强记 勤思 精练 硬磨 多看 就是要学会看上级的会议材料 以精确领会上级精神 看报刊评论文章 以学习写作技巧 多看领导的日常讲话 以了解领导的习惯 强记 要记好的文章体例 像一些比较出彩的二级标题 记好的语句 像排比句 有思想的语句等 记好的例子 可以在公文中列举出来 旁征博引 勤思 有三个过程必思 边看边思考 边记边思考 边写边思考 孔子也说过 学而不思则罔 可见勤思之重要 精练 平时要多练笔 多修改自己写得出东西 必要时候要拿得出东西 不荒乱 应急时刻要赶得出东西 不抓瞎 硬磨 所谓 好文章是改出来的 是硬功夫 不是花架子 古有 推敲 之说 由此可见 硬磨 的重要性 17 写出好公文 必须要讲究针对性 把握场合 分清层次 了解领导的习惯 做到材料真实 主旨鲜明 数据精准语言简要 力求做好谋篇布局 力求架构合理 经过集思广益 反复修改形成最终公文文稿 写公文要做有心人 可 抄 一点别人的 做细心人 想一点自己的 做创新人 搞一点独特的 18 公文歌 1 核文内容歌2 行文关系歌一核政策符不符 行文千万不越级 二核行文对不对 领导个人慎重报 三核格式确不确 请示报告要分开 四核文字美不美 文种错误不可要 作者 梅玉宝作者 梅玉宝 19 中 公文写作的五个 台阶 与公文处理的五个技巧 一 公文写作的五个 台阶 步骤与方法 公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似 但是由于公文在性质 作用上及其写作要求上的不同 拟写时也有一些需要特别注意的问题 一般而言 公文的拟写通常按以下五个 台阶 进行 20 1 台阶1 明确发文主旨任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的 因此 在动笔之前 首先要弄清楚发文的主旨 即发文的主题与目的 包括以下几项内容 a 文件的中心内容是什么 比如相关工作的改善 主要提出目前情况怎样 存在哪些问题 解决方式 需协助事项 再如请求事项 拟请上级机关答复或解决问题等 b 根据文件内容 准备采用什么文种 比如 汇报工作情况 是写专题报告还是写情况简报 针对下级来文所反映的问题 是写一个指示或复函 还是一个带规性的通知等 c 明确文件发送范围和阅读对象 比如 向上级汇报工作 还是向有关单位推广 介绍经验 是给领导 有关部门人员阅读 还是向全体人员进行传达 d 明确发文的具体要求 例如 是要求对方了解 还是要求对方答复 是供收文机关贯彻执行 还是参照执行 研究参考 征求意见等 发文必须明确采取什么方式 主要阐述哪些问题 具体要达到什么目的 只有对这些问题做到心中有数 才能够落笔起草 21 2 台阶2 收集有关资料 进行调查研究发文的目的和主题明确之后 就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然 这也要根据具体的情况 并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作 例如 拟写一份简短的通知 公告 一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作 在明确发文主旨之后 稍加考虑就可以提笔写作了 但对于问题较为复杂 还要进行具体的分析和归纳 如拟订篇幅较长的文件 拟订工作计划 进行工作总结 起草规章 条例 拟写工作指示等 往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作 怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢 一是收集和阅读有关的文字材料 二是到实际当中搜集活材料 例如 要草拟本部门的年度工作计划 首先需要查阅去年的工作计划及工作总结 以及参考有关先进企业的同类工作计划等 还要研究本部门今年所面临的形势 今年的中心任务上级要求等 总之 收集材料及调查研究 是一个酝酿的过程 是为了掌握全面的 大量的素材了解问题的各个方面 然后经过分析思考产生一个认识的飞跃 22 3 台阶3 拟出提纲 安排结构在收集材料的基础上 草拟出一个写作提纲 拟写提纲是一个很重要的构思过程 文件的基本观点 可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改 使提纲日益完善 23 4 台阶4 落笔起草 拟写正文a 要观点鲜明 用材得当 b 要语句简练 交代清楚 24 5 台阶5 反复检查 认真修改a 关于主题的修改 看主题是否明确 主题论述是否集中 主题挖掘是否深刻 b 关于观点的修改 修改公文要考虑到观点是否正确 表达有无问题 c 关于材料的修改 材料是文件的基础 有了正确的观点 还要通过适当的材料表现出来 d 关于结构的修改 修改文件的结构 包括文件总体结构的修正 使全文更加严谨 e 关于语言的精练 主要是修改不通顺的语句 不规范的字及标点符号 有学者归纳 准确 鲜明 生动 简练 平实 庄重 12个字道出公文语言的特点 也许可以成为好公文的一种标尺 25 二 公文处理的五个技巧1 处理联合行文的技巧a 行政机关联合行文 主办机关排列在前 原则上文头 文号都用主办机关的 落款时几家单位都要落款并盖印 上行文可只盖主办机关的印 b 行政机关与同级或相应的党的机关 军队机关 人民团体联合行文 按照党 政 军 群的顺序排列 c 联合行文一般用主办单位的文头和文号 一般不用几家单位作文头 字号为联发字号的格式 d 会签 由主办单位首先签署意见 协办单位依次会签 一般不用复印件会签 26 2 处理部门和内设机构行文的技巧政府各部门 包括议事协调机构 除以函的形式商洽工作 答复询问外 一般不得向下级政府正式行文 如确需行文 有两种处理方式 一是经领导同意 由 两办 发文 二是部门自行行文 可以用 通知 等文种 但必须在正文前冠上 经xxx政府同意 这句话 三是有关议事工作机构 各种领导组 工作委员会 要向部门行文 一般不能以办公室名义印发 如 要印发食品安全方面的文件 应以 食安委 的文头印发 要印发灾区卫生防疫方面的文件 应以爱国卫生运动委员会的文头印发 不要以爱卫办的文头印发 四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文 要与相应部门商洽工作 必须以函的形式 要安排内设某机构的专项工作 须以主管部门文件行文 27 3 处理数字和数值范围规范表述的技巧a 百分数与分数应用阿拉伯数字表述 如20 不应写为汉字表述的 百分之二十 3 4不应写为 四分之三 b 数值范围表述 数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较 百分比不可能大于1 只能小于或等于1 如表述 3 8 不能写成 3 8 不能省略3后的百分号 用分数和整数表述数字范围时 也同理不能省略第一个数字后的单位 5万 10万人不能写成5 10万人 c 表述时间时段 一般不要表述为去年 今年 明年等 应表述出具体的年份 如2007年 2008年 28 4 处理规范用字用词的技巧在公文写作中 有许多字 词被混用 造成不统一 不规范的问题 要加强甄别和规范 如截止 到现在告一段落 和截至 事情还在继续发展 的使用 在表述 其它 通讯 时 应为 其他 通 1949年10月以来的时段 不能用 建国以来 应为 新中国成立以来 制定与制订的准确使用 制订突出拟订 草拟 创制 对象多为方案 计划等 注重的是过程 制定突出确定下来 正式实施 多指路线 方针政策 法令 规章等 注重的是结果 做出与作出 前为口语 强调具体的事 后者多为书面语 急待和亟待 前者指时间上的紧迫性 后者表示意义上的紧迫性 表明问题已经严重到了极点 规范表述是一个长期学习积累的过程 要在工作中时时留心 总结 29 5 处理重要紧急公文的技巧a 如何界定重要公文 凡上级机关 党中央 国务院 省委 省政府 市委 市政府及其部门 来文中标注 特级 急件 字样和涉及重大事项的公文 各级领导的批示件 各级各部门上报的重大突发性事件的请示件 都界定为重要公文 根据紧急程度 规定办结时间办理 b 分类 按紧急程度分为特急件 急件和普通件三类 特急件要在24小时内办理完毕 如特急电报 急件在 日内办结 普通件在其要求的时间内办结 30 下 公文写作的 硬功 培养 一 公文写作的 硬功 培养 几个细节问题 1 确定公文写作标题的功夫标题实际上就是公文的题眼 是观点及公文逻辑结构的集中体现 按照层次大小划分 标题可以划分为大标题 小标题 一级标题 二级标题等 标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立 一篇文章的标题与标题之间应层次分明 逻辑严禁 相互照应 31 2 凝练公文核心观点的功夫好公文的关键是要有新意和创意 按部就班 对着葫芦画瓢 体现不出个人的观点是写不出好公文的 所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识 深刻领会上级政策 经常调查研究了解当地实际 多上下结合深入思考来提高自己的 悟性 身在外而心在内 虽不是领导 但多从领导的角度来思考问题 32 3 公文写作中数据 图表应用的功夫在公文写作中 数据的应用是一种普遍性 经常性的事情 它是事物的量化 发挥着重要作用 数据 图表的作用决定了其来源 取舍 应用必须坚持一定的标准 注意以下几点 一是来源的权威性 一般来讲 数据应以统计局的为主 其中税收数据以国税 地税的为主 没有统计局的 有部门的 乡镇的数据 以部门的为主 个人拿不准的 让领导定夺 二是数据应用要统一 不同材料里面 如党委 政府的材料数据要一致 同一材料不能出现前后矛盾 不一致 三是数据要科学分析 特别是在没有权威数据可以参照的情况下 必须经过科学分析才能应用 单个数据的应用加减不能超过和 差的数据 四是图表的应用一定要规范 经过专业人员验证其正确性 方可使用 33 4 资料 语言取舍的功夫对于初稿 一定要进行修改 通过缜密的思考 根据公文的性质 进行语言锤炼 看看哪些材料可以去掉 哪些必须保留 哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格 对于引用的材料 关键把握一点拿来主义 以 有用 为原则 吸其精华 去其糟粕 简单的引用 无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁 补丁虽好 但影响了整体的和谐 所以 对借鉴的材料一定要加以认真改造 根据公文主旨和文章的逻辑结构 对引用的材料进行再加工 与实际情况结合起来 与公文的整体逻辑结构和语言 语气统一起来 做到天衣无缝 锦上添花 5 适应 无纸化 公文写作的功夫 34