乌鲁木齐职业大学人文学院.ppt

乌鲁木齐职业大学人文学院 秘书理论与实务 课件第九讲文字工作 文字工作是 三办 的基础和工具 是秘书实务最重要的内容之一 又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的 重头戏 因此 是各类秘书必须具备的 看家本领 从某种意义上讲秘书就是文字工作者 从您当秘书的那天起 您就与文字工作结下了 不解之缘 就得要每天苦练文字功底 本讲重点 秘书文字工作的含义 内容和要求文字记录 文稿撰拟 文稿审核的规范和方法模拟与训练 第一练习公文起草 模拟 假设您是人文学院行政秘书 经院务会议研究 拟在国庆节期间 组织本院师生分期分批游览本市市容及市内部分旅游景点 共安排5天 每批一天 看国际大巴扎 华凌商贸城 经济技术开发区 游红山 水磨沟清泉山 租车费由学院负担 门票 午饭由师生自理 争取免两处公园门票 安全由学院负责 毛院长布置秘书起草学院给职大的公文 请求批准此事 并由职大出具公函 以便学院向开发区及市园林局 水区政府联系免门票等事宜 这是一份仅数百字的公文稿请同学们构思后讨论此文的文种和结构 谋篇布局 文种 报告 请示报告 请示 结构 1 理由及依据 2 具体打算 3 请求事项A 请求批准 B 请求以职大名义出具联系函 C 请求职大一位或数位领导参加以示关怀 乌鲁木齐职业大学人文学院文件乌职大人文 2003 号签发人 毛金祥 乌鲁木齐职业大学人文学院关于国庆节放假期间拟分期分批组织本院师生游览本市市容和部分旅游景点的请示报告乌鲁木齐职业大学党委 校务委员会 为了在 后非典时期 活跃全院师生课余生活 并对师生进行了解乌鲁木齐 热爱乌鲁木齐的教育 激发师生为把自治区首府建设成为现代化国际商贸城贡献力量的热情 经院务会议研究 拟在今年国庆长假期间 组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点 游览活动拟分期分批组织开展 共安排3天 即从十月三日至五日每天安排一个年级 主要游览二道桥国际大巴扎 华凌商贸城 乌鲁木齐经济技术开发区和红山公园 水磨沟清泉山等 经费开支 租车费 约三千元 拟由学院负担 门票 午饭由师生自理 争取向有关方面联系求援 免收两处公园门票 安全由学院领导及各班主任负责 请求职业大学批准我们组织此项活动 请学校领导一人或数人参加此项活动 以示关怀并作指导 请求以职大名义出具分别致开发区管委会 园林局 水磨沟区政府的公函 争取他们派员给师生作介绍 并免收两处公园的门票 此致敬礼 乌鲁木齐职业大学人文学院2003年9月29日主题词 行政节假日报告 人文学院办公室2003年9月29日共印汉文5份 请大家给模拟文稿作评价挑毛病 文种是否正确 格式有无毛病 结构是否合理 表达是否得体 字 词 句 段方面有哪些要修改的 第一节文字工作概述 9 1 1概念文字 文书 文章文字工作 广义 狭义9 1 2意义A 文字功底是秘书的基本素质 第一流的文字处理能手 B 文字表达能力居秘书应具备的 六大能力 之首 表达 办事 管理 交往 应变 研究能力 C 秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充 从一定意义上讲 是对领导意图的完善和升华 是对领导知识和智能的补充和延伸 是对领导精力和体力的 代偿 9 1 3特点 写作活动的 受动性 相对 自主性 而言 要求秘书 养之有素 注重知识的积累和更新 倚马可待 随时准备接受领导者的交拟 思维形式的 抽象性 形象思维 抽象思维 直觉思维 要求秘书 既具备扎实的现代汉语知识又很好地掌握形式逻辑知识 表达方式的 综合性 记叙 说明 议论 抒情 中 以说明为主 兼有记叙和议论 要求秘书 熟悉记叙 说明和议论等表达方式努力形成自己独特的语言风格 成文过程的 程序性 交拟 拟稿 审核 签发 印发 会商 会稿 会签 要求秘书 懂得并熟悉行文程序 严格按照有关规定行文 第二节文字记录 第二练习打公务电话并做电话记录 您会打电话和做电话记录吗 现在 请二位同学模拟通话并各自做电话记录 一位同学扮演人文学院院长毛金祥院长 另一位扮演市园林局贺海洋局长 通话过程是 在前面模拟的关于国庆节期间组织全院师生游览市容 景点的请示得到职大批准后 毛院长在电话上与贺局长联系师生游览红山公园 该公园隶属于市园林局 的安排并希望免门票 得到贺局长的大力支持 打完后 请扮演者各自宣读所做的电话记录 9 2 1文字记录的种类 8种 A 电话记录a 发出电话记录 b 接收电话记录 B 值班记录 C 来访记录 D 会议记录 E 大事记一事一记 按日编排 F 调查记录第一要件是倾听 记录要快速 精确 根据不同情况采用不同的记录方法 G 领导讲话记录不论领导人有无讲稿都应记录 详略可根据情况有所不同 有讲稿应详记补充发挥部分 无讲稿应 有言必记 H 领导口授记录作好准备 随时记录 注意聆听 边听边记 疑问之处 随手标示 口授结束 复述要点 9 2 2文字记录的过程A 备好纸笔 随时记录B 用心倾听判断快速作出记录C 重视 后整理 形成记录稿9 2 3文字记录的方法A 要点记录法 B 详细记录法 C 常用速记法 D 特殊标识法 E 笔记录音并用法 认真记录 全神贯注 第三节文稿撰拟 9 3 1文稿撰拟范围 4方面A 各种法定公文 即党和国家明文规定的 党的机关14种 行政机关13种 决议 决定 命令 令 指示 意见 议案 通知 公告 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要等规定严格 标准统一 B 各种常用公文 即法定公文以外的各种书面材料 文种远多于法定公文 约定俗成 自成规矩 撰拟时也不能自行其事 简报类 政务简报 信息摘报 情况反映 信访动态 值班简报 接待简报等 规章类 章程 办法 细则 通则 规则 公约等 总结类 略 计划类 略 提纲类 略 各种行业文书 C 领导的各种讲话稿开幕词 闭幕词 发言稿 讲演稿 工作报告 动员报告 传达报告 总结报告 政府工作报告 领导述职报告等 撰写领导讲话稿是秘书文字工作的 重头戏 或者说是秘书实务诸业务中的 重中之重 也是衡量秘书是否成为文字工作 高手 的重要标志 一位秘书 如能胜任各种讲话稿的撰写任务 即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段 D 各种公关文书 企业 事业单位用得较多 书信类 祝贺信 贺电 慰问信 慰问电 致敬信 致敬电 感谢信 感谢电 等 致辞类 贺词 欢迎词 欢送词 答谢词 祝酒词等 宣传类 说明书 解说词 广告词等 目前 公关文书的种类不断增加 秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟 9 3 2文稿撰拟过程 即通常情况下一篇文稿的成文流程 三部曲 准备阶段a 授受意图理清思路b 收集材料寻求依据c 拟定提纲构思布局 草拟阶段注意 a 讲究语法字斟句酌b 讲究逻辑表达准确c 讲究格式遵规循俗 定稿阶段a 审核 发现问题b 修改 改错与调整c 定稿 领导审定签发通过 9 3 3文稿撰拟要求 除符合一般的写作要求外 还有若干特殊要求一要符合必须行文的原则 二要符合国家现行法律 法规 三要符合党和国家方针 政策 四要符合实际情况 五要符合领导意图 六要做到所提措施办法切实可行 七要与相关方面充分协商 协调一致 八要做到文字表达合乎语法 修辞 逻辑 九要符合有关公文格式 标点符号等规定 9 3 4文稿撰拟的3种方式 A 个人撰拟 适用于一般性文稿如通知 业务性请示 专题性报告 批复 转发批转以及简报 致词 书信等类文稿撰拟 B 集体撰拟 适用于重要而且综合性强的和 大块 文稿的撰拟 如大型会议文件 长期工作计划 年度全面总结 综合性报告及规章的起草等 C 文稿代拟 大机关 大单位适用 其部门分工及专业细化度较高 以此弥补秘书专业知识之不足 用于专业性强的文稿 第四节文稿审核 核稿 9 4 1概念A 审核是文稿撰拟第三阶段 定稿阶段 中一道非常重要和实质性的 工序 即文稿拟成之后 送领导审定签发前进行的最后把关工作 因而是公文制发的关键环节 B 文稿审核的和意义和作用主要有三 a 控制发文总量 从总体和宏观上提高行文质量 b 确保文稿质量 避免行文出错 c 减轻领导阅批文稿的负担 9 4 2审核内容 亦即把关的重点 主要从6个方面审查核定 A 把好法律法规关 B 把好政策规定关 C 把好事实即材料数据关 D 把好文字表述关 主题 观点 结构 语言 标点符号 数字与计量单位等等 E 把好体式关 语体 规格 式样等 F 把好程序规范关 9 4 3文稿审核的方法A 程序性方法 三审 制初审 由专兼职核稿人员进行初步审核 复审 由秘书机构负责人对修改稿进行审核 终审 核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核 B 组织性方法 四种a 个人审核b 集体审核c 会商 会审 d 专家审核 本讲小结 布置课外作业 请留下宝贵意见 现在下课