2015年5月考季人力一级公文筐.ppt

2015年5月考季人力一级公文筐,讲师：衣赓QQ：495278897,一、文件筐测试简介,文件筐测试又叫公文筐测试，或者公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将担任某个管理者的角色，要在规定的时间内处理相当数量的公文，主要考察受测者的计划、决策能力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理者测评方法之一。,首先，向受测者发一套公文，包括下级呈来的报告、请示、计划、预算，同级部门的备忘录，上级的指示、批复、规定、政策，外界用户、供应商、银行、政府有关部门乃至所在社区的函电、传真及电话记录，甚至还有群众检举或投诉信等。这些公文经常会出现在管理人员的办公桌上。,其次，向受测者介绍有关的角色背景，然后，告诉他现在自己就是这个职位上的任职者，负责处理所有的公文材料。要使被测试者认识到，他现在不是在演戏，也不是代人任职，而是真实的当权者，要根据自己的经验、知识和处理事务的能力在预定的时间内去解决问题。受测者不能仅仅描述自己将如何去做，而应是身临其境地处理每一件事。由此，每个应试者都留下一沓笔记、备忘录、信件等。这是检验受测者工作成效的最好记录。,最后，处理结果将交由测评组，按既定的考评维度与标准进行考评。最常见的考评维度有：个人自信心、企业领导能力、计划安排能力、书面表达能力、分析决策能力、敢担风险倾向与信息敏感性，也可按具体情况增删，如创造性思维能力、工作方法的合理性等。,二、综合评审答题技巧,一级企业人力资源管理师职业资格认证的综合评审考试，就是将上述文件筐测试的全过程纸面化，以文字叙述的方式交代整个文件筐测试的背景资料、考生身份、要完成的任务等信息，并要求考生以文字作答的方式处理这些公文，以此反映考生人力资源管理事务的实践能力。综合评审试题的主体由5部分组成，即情境、任务、公文处理表示例、公文一至十以及对应的公文处理表至十。,1情境：主要包括题目所涉及企业的背景信息、目前现状、面临的主要问题、考生的角色、考生的工作关系。2任务：交代考生的答题时间、答题要求(具体见本文第三部分)。这部分信息非常重要，因为它直接告诉了考生答题的要求和原则，一是考生的答题内容是处理公文的思路、措施和意图；二是要注意10件公文之间的相互关联；三是提示考生答题的思路，要考虑到某一问题的信息来源、沟通的重要性、权责利对应原则、管理的权变原则等因素。,3公文处理表示例：给考生展示答题的格式和行文风格。4.公文一至十：即考生需要处理的10件公文，包括来自上级、下级、同事或外部机构的电话留言、电子邮件、通知、信件，等等。5公文处理表：考生在此回答如何处理不同公文涉及的问题。,文件筐测试的考试时间为3个小时，考生有足够的时间仔细阅读题目。考生首先应当仔细阅读文件筐给出的情境资料，这样有助于形成回复公文的主要思路。下面我们分别从读题、答题和检查3个环节来讨论如何应对文件筐测试。,(一)读题文件筐测试题目的背景资料般只涉及一家企业，数个职能部门，要求考生处理不同的人力资源管理问题，这些问题涉及人力资源管理的六大模块，即人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬管理以及劳动关系管理等。一般而言，在读题过程中要注意以下关键信息：(1)企业所在的行业；(2)企业的性质、规模；(3)企业的主要产品和经营模式；(4)企业目前的经营状况；(5)企业所面临的问题或机遇；(6)企业的战略目标与计划；(7)考生承担的职位角色以及上下级间的工作关系。,考生不要急于答题，应当将10件公文从头到尾都仔细阅读遍，因为文件筐的各公文之间相互联系，在处理一个问题的时候往往会涉及其他公文的处理。,(二)答题考生在答题过程中，要关注文件筐的测评重点。通常情况下，文件筐侧重考查如下要点：1是否依据公文所提供的事实进行判断和决策；2考虑问题是否全面；3对问题的判断是否得当，处理办法是否合理；4是关注大局还是拘泥于细节；5是否恰当授权；6是否注意到公文的相互关系；7能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些公文。,一级企业人力资源师的文件筐测试一般不涉及对所有公文处理顺序的排序，但在遇到特殊情况时，比如公文中涉及重大的安全事故，考生在回答时，一定要体现处理问题的轻重缓急。,答复的内容主要是处理问题的思路和步骤，而不是对来信或来电的直接答复。比如某件事项需要联系相关部门进行磋商，制定应对方案，考生可以直接在“公文处理表”内书写“联系相关部门进行磋商，制定应对方案”，而不要以第一人称的方式这样行文“我联系相关部门进行磋商，制定应对方案”。如果考生需要书信或E-mail回复公文，也不需要采用书信或E-mail的格式，只要将回复的思路和内容以第三人称的角度，客观地叙述出来即可。我们建议考生尽量通过标注序号的方式来呈现处理问题的步骤，字迹工整，保持卷面整洁。,(三)检查由于文件筐测试的时间相对比较宽裕，通常情况下考生都有时间进行检查。在检查时，我们建议考生先将所有的文本信息重新阅读一遍，重点关注如下问题：1对情境的理解是否透彻；2针对每一件公文，是否有遗漏的信息没有注意到，自己的答题思路是否正确；3是否有公文间的相互关系被忽略；4笔误等其他小的错误。最后应留出几分钟时间检查是否正确填写了自己的姓名、考号等个人信息，避免不必要的失误。,三、综合评审实例,情境富凯集团公司成立于2000年，以生产家具为主，产品主要面向欧美市场，从2003年开始，销售额逐年上升，2009年达到8000万美元，员工人数达到1200人。受各种因素影响，集团公司2010年的国外订单大量减少，全年的销售额下降近50。由于家具行业和房地产行业关系紧密，2011年的业务还会持续下滑。当前，公司的现金流非常紧张，部分应收货款难以收回，亏损越来越大，如不采取措施，会面临破产的危险。3天前，集团决策层作出决定，精简少量一线员工，所有员工的薪酬下调20，逐步开拓国内市场，争取两年内借助国内市场扭亏为盈。您(赵玉林)作为集团的人力资源总监，也参加了此次会议。您很清楚相关决策将影响集团的各个层面，人力资源管理方面的变革也不可避免。,现在是2011年5月17日下午2时，您来到办公室，需要处理完累积下来的邮件和电话录音等公文。您必须在3小时内处理好这些公文，并作出批示。5时还有一个重要的会议需要您主持。在接下来的3小时里，秘书会为您推掉所有的杂事，没有任何人打扰。好，现在可以开始工作了，祝您一切顺利!,【任务】在接下来的3小时中，请您查阅文件筐中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，用回复表给出您对每件公文的处理思路，并作出书面表述。具体答题要求是：(1)请给出您的处理思路，并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图；(2)在处理公文的过程中，请认真阅读情境和十件公文的内容，注意公文之间的相互联系；(3)在处理每件具体公文时，请考虑需要准备哪些资料，需要确认哪些信息，需要和哪些人(或部门)进行沟通，需要您的下属做哪些工作，您在处理这些问题时的权限和责任。如果相关问题在处理的过程中可能出现不同的情况，也要考虑针对不同的情况给出不同的处理意见。,(公文一)类别：电子邮件来电人：张晓华招聘主管接受人：赵玉林人力资源总监日期：5月16日赵总：最近部分车间管理人员反应，不少骨干技术员工陆续提出辞职，经调查，长青家具集团公司近期正进行大规模招聘，我们的很多员工都参加了他们的面试。由于长青家具在国内市场起步较早，受出口贸易影响不大，因国内市场的增长需招聘大量人员。实际上，他们开出的薪酬和我们的差不多，但由于我们近两年业务下滑，奖金减少，员工对公司前景缺乏信心，所以已有15左右的人提出了离职申请。希望您能关注此事，我也会进一步收集资料。张晓华,(公文二)类别：电子邮件来件人：吴婉玲劳动关系主管收件人：赵玉林人力资源总监日期：5月14日赵总，您好!现将今年工龄将满10年的员工名单呈报给您。按劳动合同法的规定，这些员工可以和企业签订无固定期限的合同。由于集团目前的效益不好，裁员的传闻较多，这些员工的压力都很大。已经有员工明确告诉我，如果被辞退他们将诉诸法律。也有员工表示，只要集团给出合理补偿，也可以接受辞退这一方式。情况比较复杂，希望能和您当面沟通。吴婉玲5月14日,(公文三)类别：电话留言来件人：周力总裁收件人：赵玉林人力资源总监日期：5月17日玉林：有几件事情需要你准备，减薪的事你尽快和劳动关系主管小吴碰一下，下周给我一个方案。另外裁员的具体比例和人员也需要你和各个部门仔细协商，我建议原则上不超过10。关于拓展国内业务，虽然竞争激烈，难度很大，但应快速打开市场。我希望你最近能多找一些合适的候选人，以担当起开拓国内市场的重任，这件事情请尽快处理。,警示：,不要用第一、第二、第三人称，要用陈述句。例如，“我请你对他的方案提出意见”，该如何写？就应写为“请培训主管对销售经理的方案提出意见”这里没有人称的指代。文字表达十分准确。,尽可能突出关键词在考试的压力下，你把字写得清楚易于辨认是必须的。但是一句话写得又臭又长，就难以理解你写了什么、难以找到评分点。例如：“3、分析集团和自有品牌业务的各方面经营与市场竞争的优劣势，包括：产品本身的优劣，管理本身的高低，销售本身的拓展，研发设计的配套等，重点是分析亏损业务项目。建议应从产品、营销、管理等多方面分析和考虑来解决当前问题。当然，人力资源管理在其中也要发挥出积极作用”。这段128字来源于同学们练习2013年05月“公文一”时写出来的一个答题点，你看懂说的啥吗？,答题点的标题序号格式要求用1、2、3来书写标题序号，不要用一、二、三来做序号一般不要使用二级标题1.1；1.2；除非在答完题后检查答案，补充文字使用,答题点一般8至12个一般要书写至少8个答题点以上（如果能基本把握标准答案，8个点也可以及格），不多于12个答题点（过多的答题点给批阅带来困难。每个题答题的总字数把握15分钟可以答完一道题。一般每题不超过400字。,2011年05月人力资源管理师一级综合评审试题。【文件十】来件人：蔡玲玲集团公司财务总监收件人：魏志峰人力资源部总监日期：5月20日魏总：去年我们在做年终财务审核的时候，发现各子公司的人力成本几乎都超过了预算。我分析了一下，这些超支的来源包括计划外的薪酬增长、离职补偿金、额外的培训费用等等，去年审计的时候我们不得不逐项向各位老总去核实，重新审批。为了避免今年出现同样的问题，我希望人力资源部在人力资源规划和成本预算上能够做得更加精确，如果有可能，我希望我们两个部门能就这个问题多讨论几次。请您有空的时候给我回个电话。蔡玲玲,审题步骤：1、事件符合企业战略、工作原理、政策法规、职业道德、事物发展规律吗？符合人力成本控制的工作原理。关键词：成本控制2、需要解决什么问题？具体措施？计划外的薪酬增长、离职补偿金、额外的培训费用，人力成本的过程监控。关键词：过程监控3、具备解决问题的条件吗？具备。加强各模块的责任人目标管理责任。关键词：目标管理4、是否以战略的（或全局的、长远的、发展的）角度去解决问题？关键词：管理制度建设。把上述关键词，按事物的逻辑关系排列：成本控制、目标管理、过程监控、管理制度建设。特别说明的是很多人对这道题的总体感觉上是无从下手。如果你按上述审题步骤进行审题，一目了然。,答题示例：1、来件已获悉，作好下述工作后，一并答复；2、请下属收集各自管辖工作中的人力成本支出情况的统计数据；3、与财务总监沟通，了解人力成本支出情况及成本预算方面的专业意见；4、委派各模块下属对所负责的全年费用项目执行情况进行自查；5、请财务部提供本年度5月份之前的人力成本支出情况的数据；6、立即制定人力成本控制的上线、下线，建立费用的预警机制；确保人力成本全年不超过预算；7、对各模块的责任人对计划外的薪酬增长、离职补偿金、额外的培训费用设定目标管理责任；8、要求各下属注意人力成本数量的变化趋势，对人力成本进行过程监控；9、公司将制定和完善人力成本管理制度，加强管理制度建设；10、整理汇总预算方案，与财务总监约谈。第2-5条就事论事地调查与分析，第6-9条是从全局的角度，提出措施和方案，第10条是反馈意见，全题308字，书写不超过10分钟。,真题实例四：难度系数2013年05月人力资源管理师一级综合评审试题。【文件四】类别：电子邮件来件人：艾克威劳动关系主管收件人：曹建明人力资源总监日期：5月17日曹总：集团公司在年初的战略规划中，强调要在未来五年控制公司的长期人力成本。潘总提出要在未来几年通过两种途径控制人力成本，一是公司正在试点的“无人售货超市项目”，二是要用五年时间将50%的超市员工替换为劳务派遣用工的形式。目前，超市中各厂家的直销人员采用的基本都是劳务派遣模式，他们的经验值得我们学习，公司未来重点是要将理货和收银等岗位逐渐派遣化。目前，劳务派遣的员工占总员工的人数不到8%。我认为这个任务非常艰巨，会遇到各种难以预料的困境，也会涉及到人力资源管理的各个方面，我想听听您的看法，以便开展下一步工作。,审题步骤：1、事件符合企业战略、工作原理、政策法规、职业道德、事物发展规律吗？这是典型假传圣旨的案例。你有艾克威这样的下属要小心了。通常情况是招聘主管负责人员配置，用多少临时工，其中有多少是劳务派遣工。劳动关系主管主动提出劳动派遣是出于什么考虑？在新劳动合同法规下，是想承担更多的“麻烦”吗？50%的超市员工替换为劳务派遣用工，第一，不符合新修订的劳动合同法“关于劳务派遣用工仅适用于临时性、辅助性或者替代性的工作岗位上”；第二，无人超市本身就减少了人员的使用。结论：此事不妥。这是公文筐7年考试以来，唯一驳回的例子。关键词：劳务派遣、劳动合同法。2、需要解决什么问题？具体措施？如何控制长期人力成本。通过挖掘内部资源，定编定岗减少冗员、新技术减少人员的使用、无人超市等多种措施。关键词：长期人力成本3、具备解决问题的条件吗？根据背景来看是具备的，不但不能将50%的超市员工替换为劳务派遣用工，而且还要对不符合法规的事项进行整改。关键词：整改4、是否以战略的（或全局的、长远的、发展的）角度去解决问题？降低长期人力成本的措施，要通过内外部资源的整合来实现。关键词：内外部资源把上述关键词，按事物的逻辑关系排列：劳务派遣、劳动合同法、整改、长期人力成本、内外部资源,答题示例：1、来件收悉，并做以下答复：2、委派劳动关系主管就劳务派遣用工重新进行调研；收集相关资料；3、准备新劳动合同法规的资料，就劳务派遣用工政策变化与潘总沟通和汇报；4、表明将50%的超市员工替换为劳务派遣用工的形式不妥；5、请招聘主管、薪酬主管、劳动关系主管就新劳动合同法就劳务派遣用工不符合法规的事项进行整改；6、修改后的劳动合同法规定同工同酬原则，因此劳务派遣用工不能降低长期人力成本；7、修改后的劳动合同法规定劳务派遣用工仅适用于临时性、辅助性或者替代性的工作岗位上；8、修改后的劳动合同法规定违反劳务派遣规定处以罚款，同时影响公司在社会的声誉；9、控制长期人力成本的措施，通过内部资源的挖掘：定编定岗减少冗员、通过新技术减少人员的使用、通过无人超市等多种措施减少人员的使用；10、还可以通过外部资源的挖掘，如外部劳务外包的方式减少人员的使用等多种办法。第2-5条是处理意见，第6-8条是依据和理由，第9-10条是长期措施或方案。全题378字，15钟内可以答完。,真题实例五：难度系数2013年05月人力资源管理师一级综合评审试题。【文件六】【情境】概要2013年初，汇联全资收购了华北地区的柯美商业集团股份有限公司（以下简称“柯美”），柯美成为汇联的一家全资子公司，柯美是一家中高端百货集团公司，在华北地区的中心城市拥有13家商场，在高收入消费者人群中有较高的认知度。汇联希望通过此次收购能进入全新的高端百货消费的细分市场。原柯美集团的董事长和总经理赵方名继续担任这个子公司的总经理，并担任集团的副董事长。类别：电话录音来件人：潘丽董事长兼执行总裁收件人：曹建明人力资源总监日期：5月17日小曹：昨天柯美的总经理赵方名向我提出要辞去总经理的职位，并不再担任任何经营管理职位，只保留他集团副董事长的职位。他向我推荐了现在柯美的副总经理方泰林接替他，并希望集团能给方泰林一个股权激励方案，这件事我比较犹豫。自从集团收购柯美后，考虑到并购过程的稳定性，再加上我们对百货业管理经验的缺乏，并没有对柯美的管理层做太大的调整。从集团的控制角度，我认为实际上如果赵总要退出，我们应该指派一名管理人员过去担任总经理。此事想听听你的想法。,审题步骤：1、事件符合企业战略、工作原理、政策法规、职业道德、事物发展规律吗？不符合事物发展的规律。第一，如果赵方名真的要离职，就会一并提出集团副董事长也不做了；第二，赵方名很清楚公司对百货业管理经验的缺乏，没人能接替；第三，赵方名把自己的亲信方泰林推上前台，并要求股权激励，如果集团给予方泰林股权激励，赵方名至少不会少于方泰林的股权。既如此，又何必换帅？关键词：股权激励2、需要解决什么问题？具体措施？换帅，股权激励，接管柯美的管理。措施留用、内招、外聘。关键词：换帅3、具备解决问题的条件吗？暂不不具备。引进或培养相同价值观的总经理更适宜。关键词：引进或培养4、是否以战略的（或全局的、长远的、发展的）角度去解决问题？从战略角度，兼并公司的高层人才是公司的合作伙伴，是自己人，而不是“外人”。关键词：合作伙伴把上述关键词，按事物的逻辑关系排列：换帅、股权激励、引进或培养、合作伙伴这一道考试题包含了企业战略、薪酬、招聘与开发3个模块。,答题示例：1、留言已获悉，并尽快了解此事给予潘董答复；2、与赵方名沟通，了解其换帅与股权激励的真实想法；3、请薪酬经理就实施股权激励收集资料，进行可行性分析；4、请招聘经理完成柯美总经理岗位胜任特征分析报告；5、请招聘经理整理集团公司中层以上人员名单等信息资料，准备启动外招内聘工作；6、柯美公司是集团全新领域的项目，需要有熟悉管理的人员稳定维持管理；7、建议挽留柯美赵总留任，并给予其相应股权激励；8、建议集团另委派一名副总全力协助赵总开展柯美的经营管理工作；9、建议集团选派若干具有管理才能的骨干，轮换到柯美公司边工作边培养；10、从全局的、长远的、发展的角度，兼并公司高层人才是公司的合作伙伴，要加快原柯美公司班子成员与公司的融合。第2-5条是调查分析及外招内聘的准备工作，第6条是说明措施的理由，第7-9条从动态思维的角度给出的不同处理意见，第10条点明了事件发生的根本原因及从人力资源战略的角度的解决措施。全文313字，12钟内可以答完。,