会议服务流程培训.ppt

会议服务流程,1,一、会议服务工作流程,2,了解会议基本情况 物品的准备 场地布置 人员安排,会前准备,3,了解会议基本情况,人数,名称,包括会议名称、客人姓名及职务,规模,时间,会前准备,一、了解会议情况,4,准备会议需用物品，按规定摆放，并留 出用量的10%作为备量。 一般会议摆台有纸夹、公司宣传册、铅 笔、矿泉水、直筒杯、茶杯、毛巾托、 清口糖等。 确保物品干净整洁，无破损。,二、物品准备,会前准备,5,6,会前准备,三、场地布置,根据会议的类型、性质、人数，结 合会议室的具体情况安排会场布局。 会议桌干净、整洁，无污渍；椅子 前后左右距离合适，各成直线。 摆放绿植。 做好会议室内外的卫生，保证无异 味，无异物。,7,会前准备,三、场地布置,会场音响、话筒、投影提前调试，灯光、空调全面检查，确保使用正常。 根据现场情况，提前做好设备应急处置方案。,8,会前准备,三、场地布置,标准会议摆台 摆放专用会议杯垫，会议摆放物品包括中式茶杯、矿泉水、铅笔、公司宣传资料、会议笔记本和笔、铅笔、纸巾、果盘等，所有物品摆放方向一致（中式茶杯杯柄朝右成45度角），间距相等，椅子及物品成一条直线。,9,会前准备,三、场地布置,使用矿泉水的会议摆台 会议皮夹处于椅子正前方，铅笔摆在信签纸右侧，笔尖朝上。矿泉水、水杯距皮夹两厘米，矿泉水距水杯两厘米，所有物品摆放成一条直线。,10,会前准备,三、场地布置,中式茶杯的会议摆台 摆台时信签纸必须处于椅子正前方，铅笔摆放在信签纸上成45度角，茶杯摆放在信签纸右上角，茶杯手柄成45度角，所有物品摆成一条直线。,11,会前准备,三、场地布置,使用水杯的会议摆台 水杯置于文件的右上方，与文件距离两厘米，水杯成一条直线。,12,会前准备,三、场地布置,桌椅及物品左右、上下间距一致，成一条直线,笔、杯子、文件等朝向一致,方向 一致,矿泉水、纸巾、笔记本等物品大小、品牌一致,物品 一致,摆台三大要点,13,三、场地布置,会前准备,间距 一致,14,会前准备,四、人员安排,停车场,大厅,电梯口,会议室 门口,会场内,卫生间,迎宾服务 设施服务 毛巾服务 茶水服务 会场休息服务 茶歇服务,15,会中服务,安排专人在大堂、电梯间、会议室门口迎接客人。 礼仪人员在会前半小时站位迎宾，仪容仪表及站姿要规范。 客人抵达时做好引领工作。,16,会中服务,一、迎宾服务,会场投影仪、灯光、空调要在会议开始前半小时打开，话筒应在会议开始前5分钟打开。 空调温度设定在最佳温度。 夏季：22-24 冬季：24-26 ,17,会中服务,二、设施服务,客人落座后上毛巾(夏季上冰毛巾、冬季上热毛巾）， 上毛巾应在客人左侧进行，必须使用干净的毛巾夹， 毛巾篮，将毛巾放置毛巾托内。,18,会中服务,三、毛巾服务,茶叶应在会议开始前10分钟泡好，会前5分钟上茶水（客人入座前）。 茶叶：春夏（信阳毛尖、铁观音、龙井） 秋冬（普洱、金骏眉、大红袍） 会议进行中间15到20分钟续水一次。 倒茶水时，应在宾客的右后方用右手进行，不能在宾客头上或背部上方倒水。 茶水以八分满为宜。,19,会中服务,四、茶水服务,中式茶杯续水要领 拿右手拿茶壶。 站右脚插入椅当，在两个椅脚的中间。 取左手无名指和小指夹住杯盖，其余三指握住杯柄。 倒茶壶口不要碰到茶杯口。 为客人上茶或续水时，应先从主宾开始顺时针服务，如有 多位领导按照从高至低服务，其他人员按顺时针进行。 服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。,20,四、茶水服务,会中服务,当主持人宣布休息时，将会场的门打开。 尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁。 为客人指引洗手间和吸烟区的方向。 客人再次进入会场前及时更换热的茶水， 客人入坐后上第二次毛巾。 参会人员进场后将门关闭。,21,会中服务,五、会场休息服务,会议时间较长或中途安排休息应摆放茶歇，茶歇位置设在会议室就近处。,22,会中服务,六、茶歇服务,23,会中服务,六、茶歇服务,如会议桌上摆放水果拼盘，应不少于4种水种，颜色搭配要协调（红、黄、白、绿）、精美；带壳的不能与切好的水果拼在一块（例如桂圆不能和切好的水果拼在一块）。,24,会中服务,六、茶歇服务,会议开始后，服务员站在会场的后面或侧面注意观察全场 并及时提供服务，会场外面安排一名服务人员随时为客人提供开关门服务，进入会议室服务时切勿敲门。 会议过程中，服务员注意观察每位客人喝水的多少，确保 及时续水。保证会场安静，不要随意走动，注意工作中的“三轻”，注意室内温度，合理调节空调。 会议期间，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理 上报，保证会议正常进行。,25,会中服务,七、会中服务细节,及时掌握会议结束时间，提前安排车辆等候。 会议结束，迅速将门打开，宾客全部离场后，检查会场有无客人遗留物品。 礼貌送客，送别宾客时及时为宾客按电梯。 清洁卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤下会议所用设备设施用品，分类归位。 清洗会议用杯。,26,会后收尾,小型会议：面门而坐，居右而坐、3人以上居中为尊者。 大型会议：前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧。 正式会议必须排座次、放席卡，以便与会人员对号入座，避免互相谦让。,27,会议座次安排,二、会议座次安排,人数为奇数,28,一、主席台座次（1）,会议座次安排,29,会议座次安排,一、主席台座次（2）,人数为偶数,2,1,3,客方,1,2,3,主方,主方,长沙发优于单人沙发，沙发优于普通椅子，较高的座椅优于较低的座椅，距离门远的为最佳座位。,30,会议座次安排,二、会客式座次（1）,正门,31,会议座次安排,二、会客式座次（2）,32,会议座次安排,三、会谈式座次（1）,单边为奇数,33,会议座次安排,三、会谈式座次（2）,单边为偶数,会 谈 桌,4,2,1,3,4,2,1,3,客方,主方,正门,34,会议座次安排,三、会谈式座次（3）,正门偏离时，以入口较远的地方为客方座,THANK YOU,