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时间管理与GTD方法,曹 清 2015-02,时间管理的目标,什么是GTD？,人生规划的“六个高度”,时间管理的“五个流程”,时间管理的“四象限法则”,时间管理与GTD学习资源,时间管理的目标,1，用最少的时间，做最有效的事情 2，把握自己的生活，达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡,1，提高单位时间的投入产出比 2，减少不必要的事务,平 衡,黑 洞,时间管理的目标,效 率,每天工作的三种状态 “精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪费的时间”（时间黑洞）,什么是GTD？,1，GTD = Getting Things Done（“把事情做完”或“搞定”） 2，源自David Allen（戴维艾伦）的一本畅销书Getting Things Done 3，GTD方法具有广泛的影响力,1，把所有事情都写下来，存进工具，清空大脑 2，一时一事，心无杂念，实现真正的高效工作,GTD,核 心,GTD方法是什么？,要 点,1，清空你的大脑 2，把任务和项目具体成行动,六个高度,GTD方法是什么？,五个流程,四象限法则,人生规划的“六个高度”,戴维艾伦提出，我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的。,规 划,人生的“六个高度”,原则（五万米） 自己的价值观、原则和目标，这是你工作生活的灵魂所在。,目标（三万米） 比愿景更细化，通常为一年内的阶段性成果。,任务（一万米） 所有需要一步以上完成的事情都是一个任务,愿景（四万米） 35年的目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等,责任范围（两万米） 工作上的角色，如销售、管理等；生活中的角色、如父亲、子女等。,下一步行动（跑道） 这是最为细枝末节的事件，我们要将他们全部放进清单，一一消灭。,1，自己的价值观、原则、人生目标 2，据此对人、事、物作出评估，决定什么是最重要的，值得花费多少时间 3，价值观不在你的记忆里，需要从你的经验中去提炼,原 则,人生的“六个高度”,愿 景,目 标,1，根据价值观，确定三到五年内的各方面（健康、事业、生活、财富等）的愿景 2，描绘蓝图：（1）我的目标是什么？（2）达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的？不断回顾蓝图，增强完成目标的愿望和动力。,1，比愿景更细化，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果 2，好的目标给人以明确的方向，能激发出人的潜能 3，好的目标，应当符合SMART原则,好目标=SMART,人生的“六个高度”,Specific 具体的 目标明确 Measurable 可测量 可以度量 Attainable 可实现 具备能力 Realistic 可实行 有现实条件 Time-base 时间线 有截止时间,S.M.A.R.T,S,M,A,R,T,针对目标进行层层分解，才能保证目标顺利实现,人生的“六个高度”,目标计划,目标,步骤,月计划,周计划,1，每个人都是很多角色的集合体，也在很多角色中转换 2，每个角色的使命、目标、心态和处事方法都不相同 3，没有进入当下角色，没有正确的心态，影响执行力,角 色,人生的“六个高度”,角色决定心态 心态决定成果,人生的“六个高度”,任 务,下一步 行动,1，一系列行动的组合，可分解为若干行动 2，从战略上总揽全局“做正确的事”,1，单一的可以立即执行的事情，由任务分解而来 2，专注地采取正确的行为“把事做正确”,时间管理的“五个流程”,时间管理的“五个流程”,收集,处理,组织,回顾,执行,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1，将“一切引起我们注意的东西”放在”收集篮”里 2，在清空大脑的同时达到”心如止水”的境界,目 的,来 源,要 点,1，使用的工具越少越好 2，在5秒钟内拿出工具 3，定期清空工具,1，由目标分解而得到的各种计划和项目 2，个人的突发奇想和各种突发事件,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1，对任务打上”可以执行”或”不能执行”的标签，并对任务进行分类 2，处理过程在大脑中进行，不需要写在收集篮里,处 理,原 则,1，从最上面一项开始，逐项处理 2，一次只处理一件事情 3，处理过不要再放回收集篮（被迫中断的除外）,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,不可执行,可以执行,1，2分钟能搞定 立即去做 2，需要多个步骤的项目 记入清单，任务分解 3，指派给别人完成的事 把猴子甩到别人身上 4，特定时间做的事 记入日程表 5，待办事项 有空就立即搞定,1，垃圾 浪费时间，千万别做 2，将来某时/也许 时机不成熟，计入清单 3，参考资料 无需处理 ，分类归档,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,按照处理的分类结果，将收集篮中的材料分别放入对应的工作清单中,组 织,3+1 清单,1，收集篮 2，将来某时/也许清单 3，待办事项清单 4，项目清单,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,回顾 将来某时/也许清单,回顾 待办 事项 清单,回顾 项目 清单,回顾 目标,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1，站在3万英尺的高度去看待问题 2，让灵感应运而生,时 间,作 用,1，每天工作第一眼 2，每周定期做回顾,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1，采取柳比歇夫记录法，随手记录 2，为后续的时间分析提供充分的素材,时间日志,分 析,作 用,1，自己的高效时段在哪个时间段？ 2，本周主要完成的任务是什么？ 3，是否按照事情的重要程度来进行处理？ 4，影响工作效率的罪魁祸首是哪些事情？ 5，对于重要任务进行回顾，思考提高改善的方法。 6，查看是否休息的时间是否充分？,1，分析自己的时间投入与产出 2，找到自己的最高效时间段,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,根据价值观和四象限工作法选择下一步行动,重要性,环 境,1，根据环境对任务进行分类：打电话、计算机旁、外出等 2，将相同环境下的任务集中处理，可以提高效率,1，注意调节工作节奏，将难度大、耗费精力的任务与简单任务交替安排 2，有利于集中精力，有效防止疲劳,精 力,时 间,1，考虑现在有多长可利用时间 2，根据时间长短，选择合适任务,时间管理的“四象限法则”,1，由著名管理学家史蒂芬科维(Stephen R. Covey)提出的时间管理理论 2，把工作按照重要和紧急两方面的程度，划分为四个象限,四象限,时间管理四象限法则,紧迫程度 根据任务的时间底线确定事情的紧迫程度,重要程度 根据职业价值观评估一件事情的重要程度,把自己所有的日常事务放到四象限中分析,具 体 分 析,时间管理四象限法则,重要且紧急,不重要且不紧急,不重要且紧急,重要且不紧急,对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理原则,对 策,时间管理四象限法则,立即去做 1，工作压力和生活危机的主要来源 2，是一个雷区，越少进入越好 3，80%的事务都来自于第二象限没有被处理好的事务,交给别人去做 1，我们忙碌而且盲目的源头 2，放权交给别人去做 3，通过委婉拒绝减少这类事务产生,有计划去做 1，进行任务分解，制定时间表；每次投入很少时间，就可以完成庞大任务 2，处理好的话，会减少第一象限80%的事务,尽量别去做 1，用于缓冲调整，在疲惫时用来调整心态和身体 2，投入太多精力，则是浪费生命,1，第二象限的工作是四象限的核心和最终目的 2，要将自己主要的时间和精力投资在第二象限 3，关键是做好工作相关的目标描述和任务分解,第 二 象 限,时间管理四象限法则,1，一篇文章猴子背在谁身上，哈佛商业评论1974年11-12月期，作者Willam Oncken Jr. 和Donald L.Wass，被要求重新刊载次数最多的文章 2，一本书别让猴子跳回背上 ，作者Willam Oncken Jr. ，从上篇文章扩展而来,猴 子 法 则,时间管理四象限法则,3，猴子法则虽然管理者将猴子（任务）分配给了下属，但是一旦任务执行发生困难，猴子（任务）就会又跳回管理者的背上。而管理者摆脱负担的方法就是应该将注意力放在分配与掌控猴子（任务分配）的工作上,1，对管理人员来说，应该多做重要的、擅长的事情，尽量把别人能做和别人擅长的事情分配出去。这样效率才会更好。如果事无巨细，事必躬亲，只会把自己累死,时间管理四象限法则,2，对于普通人来说，要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。如果任何事情都追求完美，不知道选择和放弃，会在生活中遇到很大问题,猴 子 法 则,时间管理与GTD学习资源,时间管理与GTD知识云图,六个高度,五个流程,GTD,四象限法则,猴子法则,时间黑洞,柳比歇夫记录法,3+1清单系统,有效培养习惯,Unbroken Time,80/20法则,突发事件的处理原则,建立高效办公区,时间也是一种投资,筷子式清单,任务的分解,SMART目标,提高执行力,职业价值观,目标的制定,衣柜整理法,时间管理,每日回顾,2分钟原则,清空大脑,Getting Things Done，国内翻译为尽管去做或搞定，GTD方法的开山之作，,书 籍,网 络,GTD学习资源,工 具,最好用的工具 国产精品 跨平台同步 Mac平台最棒,小强升职记（升级版），可以看做是搞定的中国版，相比原著，更接地气。,warfalcon 微信号：read01,GTD学习要点总结,当你把所有事情都交给大脑思考时，大脑就会停止响应。当你把大脑有效清空时，大脑才可以用来有效思考。,不管是列清单、写目标、还是做计划，都要写下来。这是一种态度，也是一种方法。,造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把”项目”当成了”行动”！什么是项目？它是由若干个单一的行动所组成的。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。,脑袋里只装一件事，也就是一时一事。至少有这么几个好处：1，专注。2，成就感。3，摆脱压力。4，更好的结果。,任何复杂的项目都是由简单的”下一步行动”组成的。 找出”下一步行动”的秘诀：一：动词开头。二：内容清晰。三：描述结果。四：设定开始时间、周期、最后期限。,GTD学习要点总结,将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的同事采用。时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事。可以想象一下，每天与同事的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。,你需要合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。写下第二象限优先级最高的事，然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。,把大量的时间花在了如何制定一个完美的人生规划上，而恰恰忘了去执行。这世界上的绝大多数人都经历过一段这样的愚蠢期。不要做一个收藏家，而要做一个建筑工。,大家一起GTD（搞定）！,