建筑工程公司档案管理制度

.档案管理制度1. 目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定，结合企业实际，制定本规定。2.档案管理范围 2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。2.2本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。3.档案管理机构及职责3.1公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理办公室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行巡查。3.2行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、整理、积累、存档进行管理。3.2.1公司依据档案法等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。3.2.2行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。3.2.3统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。3.3.1坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。3.3.2负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3.3.3归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。3.3.4保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。3.3.5接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。3.5档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应该在档案案卷移交目录上签字确认。 3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。4.档案管理原则4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。4.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。4.3借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报总经理批准。4.4任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。4.5归档文件的密级，按照的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。4.6借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向行政人事部主任报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。4.7借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写档案借阅登记簿等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。4.9企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。5.档案管理办法5.1档案档号的编制：5.1.1档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。5.1.2档号编制方法：档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。5.2档案保存期限5.2.1档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。5.2.2工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。5.3档案的归档5.3.1归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。5.3.2归档要求：公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在档案案卷移交目录上签字。已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门文件更改申请单，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，行政人事部保存复印件。5.4工程竣工档案管理：5.4.1工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交行政人事部，办理档案移交手续。5.4.2项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交行政人事部，归档存放。5.4.3档案借阅时填写档案借阅登记表经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。5.4.4年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。5.4.5定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。5.4.6档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写竣工档案登记明细表，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。6.档案分类管理说明6.1文件档案的管理：6.1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。6.1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。6.1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。6.1.4档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门主管审批。6.1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。6.1.6文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mmx297mm尺寸标准。6.2电子文档的管理：6.2.1收集、积累要求：（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。（3）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。（4）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。（5）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。（7）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。（8）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。（9）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。6.2.2收集、积累方法：（1）及时按照要求制作电子文件备份。（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。（4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。6.2.3归档要求：（1）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。（2）本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（3）存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。（5）需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。（6）原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。6.3声像档案的管理：6.3.1声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。6.3.2文字说明的编写要求：（1）基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。（2）应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。（3）照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。6.3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。6.3.4底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。6.3.5原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。 行政人事部附件：2大类名称一级属类名称归档基本范围保管期限党群工作类档案A党群工作综合上级党委对党的建设、党的组织机构设置、党员管理、整党建党、党务工作的指示、决定、通知。短期党务工作1. 党委（总支、支部）工作会议记录、纪要永久2. 党委工作大事记长期组织工作党员名册和统计报表永久宣传工作1. 宣传、干部教育工作计划、总结、通知、会议纪要长期2. 企业文化和精神文明建设的材料长期工会工作1. 工会工作计划、总结长期2. 职工代表大会、工会会员代表大会材料重要的材料、为会议通知、名单、议程、领导讲话等永久一般的材料、各小组记录、未通过的文件材料短期3. 工会机构设置、人员任免、分工的请示、批复永久4. 企业民主管理和班组建设的材料长期5. 统计年报表永久6. 劳动竞赛、文化艺术和体育活动材料长期协会工作1. 本公司参加的各专业协会、学会、群众团体的年度工作、计划、总结及专项活动计划等材料长期2. 本公司参加的各专业协会、学会的组织简章、会员管理及有关批件长期3. 年会活动材料及论文、报告长期4. 各协会、学会创办的刊物短期档案的归档范围和保管期限表行政管理类档案B行政综合管理1. 上级机关对行政事务管理的普发性文件短期2. 上级机关对外事活动、出访接待工作的规定、通知短期3. 上级机关对法律事务、纪律监察、审计工作的政策性文件规定短期4. 上级机关对人事、职工教育、保卫工作的规定、通知短期5. 上级机关对文秘工作、保密工作的通知、规定短期6. 上级机关对职工劳保、福利、计划生育、医疗卫生的规定、通知短期7. 下属公司报送的行政事务管理工作的备案材料短期行政事务1. 行政事务管理工作规划、总结年度综合性的永久季度部门长期2. 行政管理工作会议记录、纪要（含公司办公会议、董事会议、股东大会）永久3. 企业颁布的各种综合性的规定、决定、规章制度和奖惩条例长期4. 调研工作形成的文件、材料长期5. 企业概况、大事记、历史沿革永久6. 企业文秘工作、保密工作形成的文件、通知长期7. 企业领导在重要或专题会议上的讲话稿长期8. 企业在管理工作中的经验介绍材料长期9. 全公司性的综合信息、简报、刊物 长期10.行政介绍信存根和使用信印通知长期11.行政事务工作的请示、批复长期12. 营业执照、工商登记证、税务登记证、投资估价清单，验资报告、出资证明书、工商行政部门年检报告长期行政管理类档案B外事活动和公关工作1. 对外交往和公关工作的计划总结、汇报材料长期2. 出访、考察、培训、市场调查的请示、洽谈纪要、备忘录、来往信件、考察报告等材料长期3. 举办各类展览会、展销会、订货会的计划、安排、小结及简报长期4. 外事接待计划、重要的国内接待方案及其接待中形成的文字材料长期5. 企业产品宣传及各类报导长期6. 信息反馈、市场调查、预测、信息简报短期7. 参观、学习、考察、参加会议带回的有保存价值的文件、材料短期法纪工作1. 法纪工作、工作的计划、总结长期2. 法律教育、培训、宣传的工作安排、总结长期3. 法律咨询、指导的文件材料长期4. 涉及法律事务的经济纠纷材料永久5. 重要的法规工作会议记录长期6. 各时期的法规意见和工作报告长期7. 法规工作的通知、会议纪要长期8. 案件调查、处理和处分材料永久9.法规工作的统计报表长期人事管理(劳动管理)1. 机构设置、撤销、合并、更名、组织、简章、人员编制的方案通知永久2. 干部、管理人员任免、聘用、升级、调资的报告、通知、合同书长期3. 公司内部职称评定、职务聘任的通知、请示及批复长期行政管理类档案B人事管理(劳动管理)4. 公司内部职称变化、职务评审的方案报告长期5. 干部考察、审查、奖惩、选拔、录用的有关材料永久6. 干部名册及统计报表永久7. 本公司人事管理工作的规定、通知长期8. 退休、离职、规定、名单及审批表长期9. 统计报表、职工名册 年度永久月度长期10.劳动保护用品发放的标准、规定长期11.职工奖惩、定级、升级、调资、转正的文件、通知永久教育培训1. 教育、培训工作的计划、总结以及中、长期发展规划 长期2. 教育、培训工作的方案、标准、考核办法及有关规定长期3. 职称培训和继续教育的通知长期4. 教育、培训记录、成绩册及名册长期5. 有保存价值的论文等材料长期6. 统计报表长期后勤工作1. 行政后勤工作的计划、总结长期2. 行政后勤工作管理工作的规章制度长期3. 财产、物资、房屋、医疗、卫生、绿化等工作的管理规定、通知长期4. 食堂、职工宿舍的管理规定、通知长期5. 车辆、用水、用电的管理规定及报表长期行政管理类档案B后勤工作6. 房屋登记、产权证明及土地使用产权证办理工作中形成的文件、材料永久7. 房地产权移交、转让、使用协议、合同清单等材料（含土地使用权变动）永久8. 计划生育工作的规定、通知及统计报表长期9. 计划生育合同书、总结汇报材料及违纪处理的请示、批复长期安全保卫工作1. 保卫（保安）工作的年度工作计划、总结及专项工作计划长期2. 保卫（保安）工作的规定、制度、通知长期3. 安全消防工作的方案、措施及检查纪录长期4. 重要的保卫（保安）、安全、消防工作会议记录长期5. 综合治理的各类案件调查报告及处理意见长期6. 统计报表长期审计工作1. 审计工作的计划、总结长期2. 财经纪律检查情况及汇报材料长期3. 专项审计的通知、报告、结论、决定及证明材料永久4. 违反财经制度的调查情况及处理意见永久5. 审计工作的请示、批复及汇报材料长期6. 重要的审计工作会议记录长期7. 统计报表长期经营管理类档案C经营管理综合1. 国家、省、市对管理建筑、产业发展等政策性文件短期2. 各级政府对计划、统计、财务税收、物资管理和建工行业的政策性文件短期3. 同行业生产、销售、工作情况对比短期4. 市场动态和信息情况短期经营决策及企业管理1. 企业的经营战略决策、重要的专项工作方针长期2. 企业发展规划、目标管理永久3. 企业股改的方案及实施情况长期4. 项目管理工作的会议记录、纪要长期5. 企业状况的调查材料长期6. 国家政策和企业经营环境分析长期7. 同行业企业状况分析和市场调查及对策长期8. 企业经营、兼并或破产等方面的文件、材料永久10.企业现代化管理形成的综合性文件、材料长期11.企业调查、普查工作中形成的文件、材料及统计报表长期12.企业评优评奖活动和工商税务建委等部门信誉评级形成的文件材料永久13.企业经营管理的汇报材料长期计划、统计工作1. 企业年度生产计划及计划调整永久2. 月度、季度生产计划、营销计划及计划调整短期经营管理类档案C计划、统计工作3. 公司生产技术经济指标完成情况分析长期4. 公司生产技术经济指标完成情况报表年度的永久月度的短期5. 公司各种生产经营、统计报表及统计资料汇编和统计台账长期财务管理1财务工作计划、总结长期2财务管理年、季经济活动分析长期3. 财务会计工作的规章制度长期4. 固定资产投资、折旧、转让、报废及财产购置、技术改造项目的请示、批复永久5. 财务成本核算、利润分成、投资融资款的通知长期6. 有关资金、贷款问题的请示、批复长期7. 产品价格调整的请示、批复长期8. 奖金分配方案、各种开支及收费标准长期9. 财经纪律、税收检查、海关监管等有关文件、资料长期经营管理类档案C材料物资产品管理1. 材料物资采购计划 长期2. 材料物资产品管理的通知、办法、规定长期3. 重要材料物资采购的文件长期4. 材料物资储备定额管理长期5. 材料物资、产品价格管理长期6. 仓库管理的制度、规定长期7. 统计报表及台账年度长期月度短期8. 废旧物资、边角料、废料等的数字短期生产技术管理类档案D生产技术管理综合工作1. 上级机关对劳动力、工资、劳保、安全生产管理和保险工作的指导、规定短期2. 各级政府对环境保护、基本建设管理的通知、规定短期3. 各级政府对产品、质量、科研管理的通知、规定短期4. 各级政府标准化、计量、能源管理的通知、规定短期5. 各级政府部门对档案和信息的通知、规定短期安全管理1. 安全生产的规章制度、操作规程长期2. 安全检查的办法和检查考核标准长期3. 事故分析材料和处理意见、调查报告及函报长期4. 安全生产有关统计报表长期质量管理1. 企业全面质量管理长期2. 产品质量检测长期生产技术管理类档案D3. 质量控制工作等长期劳动管理劳动定额、定员、劳动调配、劳动工资、劳动保护等。长期安全管理1.安全生产长期2.工伤事故处理长期3.职工安全教育等长期标准化工作1.企业标准化管理工作长期2.各种标准档案长期档案和信息管理1. 档案管理工作的意见、总结长期2. 档案工作制度、规定长期生产技术管理类档案D档案和信息管理3. 档案定级、认证、评比等材料长期4. 计报表、台账长期5. 计算机磁盘（磁带、光盘）长期6. 信息分析材料长期设备仪器类E设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置同一设备仪器内，含设备购置、产品说明书（配套的施工图）、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。长期工程施工类F施工文件按项目名称编号，包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等资料，施工安全资料永久会计类档案G会计报表1. 年度会计报表（决标）永久2. 月、季度会计报表和主要财务指标快报长期会计账簿1. 银行和现金存款日记账25年2. 日记账、明细账、总账和辅助账簿15年3. 固定资产卡（固定资产报废后保存5年）4. 涉及外事和股份改造，上市公司的会计账簿永久会计凭证1. 原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年2. 涉及外事和股份改造，上市公司的会计凭证永久其他1. 会计移交清册15年2. 会计档案保管清册永久3. 会计档案销毁清册永久4. 银行存款余额调节表5年5. 银行对账单5年预算类I长期非纸质类材料类档案J声像档案照片1. 上级领导或知名人士来访照片永久2. 公司环境面貌发展变化照片永久3. 公司重要的会议照片永久4. 公司重大活动照片永久5. 安全事故现场照片长期6. 产品照片长期7. 科研实物照片永久底片同上同上录音带1. 上级领导或知名人士来访的录音带永久2. 公司重要的会议的录音带长期3. 公司重大活动的录音长期录像带1. 上级领导或知名人士来访的录像带永久2. 公司重要的会议的录像带长期3. 公司重大活动的录像带长期电子文件企业在重要工作活动中形成的记录在磁带、磁盘、光盘等载体上的文本、数据、图形、图像及元数据、背景信息等。永久实物档案证书永久奖状锦旗纪念品产品样品附件3 档案案卷移交目录序号文件材料名称原件（张数）复印件（张数）备注移交单位： 移交人：.附件4档案借阅登记簿档案类型档案名称借阅用途借阅部门借阅人日期及时间档案管理人归还人归还时间档案状态档案管理人备注附件4 文件更改申请表文件名称文件编号申请部门申 请 人更改原因更 改 前 内 容更 改 后 内 容审批意见： 签名： 日期：通知范围： 文件管理员： 日期：附件6文书档案卷内文件目录年 度单 位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案卷标题顺序号文件日期文 件原编号文件作者内 容 摘 要张次文书档案卷内文件目录顺序号文件日期文 件原编号文件作者内 容 摘 要张次照片档案卷内目录部门： 年度： 张数： 照片号照片题名拍摄时间照片张数照片所在页号底片所在卷号底片号（磁盘）备注合计附件7归 档 文 件 目 录 盒号件号责任者文 号文 件 标 题日 期保管期限页数备注