财务部办公室管理制度

财务部办公室管理制度为加强财务部的各项管理，促进财务部的团队建设，营造一个舒适宽松的工作环境，提高工作效率，特制定本制度：一、 考勤：1、 标准工作时间为：上午8:30-12:00 ，下午14:00-17:30。请提前10分钟到岗，准时上班，工作时间须着工装，按排班表上班，不得私自调换班次，确有特殊情况，必须事先提交调换班申请表，报上级领导批准后才能执行。2、 如实打上、下班考勤卡，不得迟到、早退，不得无故空岗。3、 保持良好的精神状态，精神饱满，上班前要保证充足的休息和睡眠，特别是上夜班前。4、 班前不得吃有刺激气味的食物：如葱、蒜、韭菜等；不得饮酒。二、工作：1、 工作中必须做到“三轻”：说话轻，走路轻，操作轻；不得大声喧哗，相互之间工作交流要注意音调，不得影响他人。2、 办公室内禁止吸烟，上班时严禁随地吐痰、丢纸屑、杂物、烟头；工作时间内不得上网聊天、打游戏、看视频电影电视以及用电脑做其他与工作无关的事情；工作时间内不允许看与专业无关的报刊、书籍等；工作时间内办公室内不得用餐、零食。3、 严禁溜岗、串岗、闲聊、不及时返回岗位，滞留在其他工作场所。4、 不许在工作场所长时间打接私人电话，时间以不超过三分钟为限。不得在办公区域内接待私人朋友。5、 各员工工作要积极主动，相互之间要理解和支持，树立团队意识；员工之间要相互尊重、理解、团结,相互关心,不搬弄事非,不传播小道消息。6、 各员工必须按时完成各自的工作任务和计划，必须认真、及时、有效地完成领导交办的任务，不得拖延；严禁：不服从指挥、顶撞领导。7、 对客服务中不得使用以下词句：“不”、“不行”、“不知道”、“不是我（我们）的责任”、“这是部门的事”；对客人提出的要求、建议和投诉要及时向上一级汇报；8、 严格遵守财务保密制度，严禁向无关人员泄露有关财务资料。三、仪容仪表：1、 着装：严格按所在岗位要求着工服上班。工服完好无损、清洁无污迹，严禁内衣外露。女员工（裙装）着透明或肉色丝袜；男员工着深黑色或深蓝色袜子。着酒店统一工鞋，皮鞋擦亮，无污迹，无开裂、无破损。2、 名牌：要求完好，字迹清晰不模糊，上层塑料膜不起翘。配带位置为西装左上方口袋正中，名牌下沿紧靠袋口上沿（其他服装参照以上位置）。3、 头发：头发洗理干净整齐，美观大方，给人以健康的感觉；女员工不准披头散发，发要不过肩，可用酒店统一发夹束起；男员工两侧发脚不遮耳，后面不过领；严禁：奇形怪发、不准染除黑色以外的其他颜色、头发过短，有头皮屑，女员工用杂色或过于花哨的头饰。4、 面部：面部保持清洁健康，女服务员必须淡妆。男服务员不留胡须，不露胡茬；严禁：过深的腮红、口红颜色不正、浓妆艳抹。5、 指甲：剪圆。严禁：指甲过长、有污垢、涂异色指甲油、有皮刺。6、 个人卫生：勤洗澡，至少两天一次，保持皮肤健康，自然美观；严禁：有体味、汗味、异味。四、卫生： 1、 办公室执行值日生卫生管理制度，值日生每天必须提前到位清扫卫生，做到面洁（包括地面、桌面、柜面、门、墙及办公设备等）、窗明、物整齐，更换垃圾纸篓。2、 每月10日、25日进行卫生大扫除，清理不常用物品将其入库入柜，打扫天花板、墙角，以及能移动的桌、椅、柜底下以及窗户等平日难以触及的地方，做到饮水机、水杯、电话、文件栏、电脑显示屏、主机、键盘上无灰尘污渍，房门拉手处、灯开关、插座无灰尘污渍，棚顶无灰尘，墙上及墙上的粘贴悬挂物上无灰尘，墙上不乱钉乱挂，不留卫生死角。3、 人离开办公室要对桌面进行整理，待办文件要整齐摆放在办公桌左/右侧，办公椅按定置标准摆放。长时间离开办公桌时（如班后、休假时）不得有书籍、稿纸和文件等置于桌面。4、 办公室定置标准：a) 绘制办公桌椅摆放定置图，将图贴在办公室门后。b) 物品要按定置图顺序依次摆放，做到整齐、美观、舒适、大方。c) 办公室内与工作无关的物品一律清除。5、办公桌定置标准：a) 绘制办公物品摆放定置图，将图贴在办公室门后。体现顺序、方便、整洁、美观，有利于提高工作效率。b) 办公桌上除定置物品外，不得再摆放其他与工作无关的物品。c) 办公桌内物品摆放必须整洁。6、工作椅定置标准：a) 工作椅随时摆在桌后侧中央，人离开办公室（在办公区域内），工作椅按座位原位放置。b) 人离开办公室超过四小时或休息，工作椅完全推进并靠拢办公桌。7、文件资料定置标准：a) 文件资料摆放入柜/栏，要合理、整齐、美观，保持柜/栏内清洁整齐，随时进行整理。b) 文件柜顶上不得摆放其他任何物品，保持柜顶整洁。c) 文件夹必须要分类命名，以便查找。5、 室内卫生应坚持做到每日清扫地面，擦拭桌椅，办公物品整理摆放有序；要物见本色，窗明几净，一尘不染，无卫生死角。卫生清扫要坚持高标准，以积极的态度认真对待，按照要求和时限完成，并自觉维护和保持。五、其他行为：1、 打接电话：a) 基本要求：“您好”在前，“谢谢”在后，每句话必带“请”。对方挂断电话才能放下电话；b) 打电话：明确打电话的目的和内容：如内容较多时，应先列出提纲。拨通对方电话（如三声以上无人接听，应过一会儿再打），先问好并报出部门和姓名：“您好，我是（部门）（姓名）”，然后清晰地说明内容或要求；c) 接电话：电话铃声响三声以内接电话。先报出自己的部门：您好，（部门）。要用升调。如是三声铃声以后接的电话,要加说“让您久等了”。如是别人转递的电话,要说：您好,我是（姓名）。认真听清对方的要求并重复。等对方挂断电话后再放下自己的电话。立即办理对方交办的事宜；d) 需转告的电话内容，要在便签纸上写清楚，并在第一时间转告当事人：转告之前，如有可能可先帮助做一些准备工作；e) 参加会议时应将电话置于振动静音模式或关闭,确定需要接听时,应举手示意后走出会议室接听。f) 不得使用公司电话拔打私人电话；在办公时间内私人电话接听不得超过3分钟。2、 节约用水、电和办公用品，做到人走灯灭,杜绝长明灯、长流水，节约办公用品，一般文件使用再生纸，笔芯要以旧换新。3、 按照酒店规定保持良好的站姿和坐姿。4、 在酒店内,与同事相遇应相互问候或点头行礼表示致意,与酒店领导相遇应停止行进并问候或点头行礼；5、 确保客人、员工、酒店的人身、生命、财产、设备的安全，重点是用火、用电、食品卫生和规范操作，同时要重视防止员工的工伤和误伤的发生。6、 保持警惕，注意异常声响、气味、形迹可疑人员和客人的异常行为。7、 做好安全防患工作，随时注意安全，下班时关好门、窗、电脑、打印机、复印机、保险柜等并关闭电源。六、检查与处罚：1、 办公室区域由值日员工负责检查及处罚，各门店财务办公室由门店会计负责本区域的检查及处罚，各分部门主管负责本部门的督导并处罚，部门经理为本制度的最终检查及处罚人。2、 本制度实行连带处罚制度。经理、主管发现值日员工检查不到位的，处罚当事员工与值日员工；经理发现值日员工检查不到位的，主管督导不到位的，可以处罚当事员工与值日员工以及分部门主管。3、 凡违反本规定所列内容之一的，基本处罚金额为10元或对应绩效分，可以根据事情严重程度从重处罚，罚金为20100元。被处罚人对处罚不服的可以向上一级领导申诉，但是申诉不成功的，将加倍处罚。七、本规定自二0一四年九月一日执行。湖南华银酒店管理有限公司 财务部 二一四年九月一日- 5 -