现代化管理方法在合同管理中的配套应用

现代化管理方法在合同管理中的配套应用 公司主要从事复合管及配套管件的生产、销售工作，2001年1月5日注册成立，公司现有员工397人，资产总额28000万元，具有年产钢骨架塑料复合管750多公里的生产能力。但是公司成立时间短，各项规章制度还有待于进一步的建立和完善，其中合同管理是企业管理的一个不可缺少的重要组成部分，它是企业取得经济效益的桥梁和纽带，但同时也是产生纠纷的根源，轻信“口头承诺”的君子协议，使用非格式合同文本，或对相关合同人员监控不到位，都可能引发合同纠纷。因而采取有效的管理方案堵塞合同管理漏洞，是企业管理中的重中之重。针对我公司合同签订行为不规范，合同管理制度不完善，合同履约率不理想的现状，为维护公司的经济利益和合法权益，保障公司生产经营活动的有序进行，我们积极探讨，寻求科学合理的合同管理方案，旨在为企业合同管理找到一种便捷、高效的方法和途径，通过把目标管理、全面质量管理和ABC管理法结合，经过方案设计、实施、监控，收到了良好的效果。一、应用现代化管理方法的构想为了提高经济合同管理水平，改善经济合同管理现状，我们把目标管理、全面质量管理和ABC管理法配套应用于合同管理，具本构想如下：我们认为并不是有了工作才有目标，而是相反，有了目标才能确定每个人的工作。如果一个领域没有目标，这个领域必然被忽视，因此管理者对一项工作的管理必先确定目标，然后对其有效分解，转变成各个部门以及个人的分目标，最后由管理者对目标的完成情况进行考核评价和奖惩。目标管理就是这样一种方法，它是在一定时期内组织活动的期望成果，是组织使命在一定时期的具体化，是衡量组织活动有效性的标准。因此只有各个员工、各个部门的工作对组织活动做出期望的贡献，组织目标才可能实现，所以如何使员工、各个部门积极主动、想方设法为组织的总体目标努力工作是管理活动有效性的关键。目标管理与传统的管理方法相比，有鲜明的特点：一是重视人的因素，它是一种参与的、民主的、自我控制的管理方法，也是一种把个人需求与组织目标结合起来的管理方法，目标分解之后，部门或个人在承诺目标和被授权之后是自觉、自主和自治的。二是在目标分解过程中权、责、利三者已经明确，这使目标方向一致，环环相扣，相互配合，形成统一的目标体系，只有每个员工完成了自己的分目标，整体工作的总目标才有完成的希望。三是重视成果，目标管理以制定目标为起点，以目标完成情况的考核为终结，工作成果是评定目标完成程度的标准，也是人事考核和奖评的依据，至于完成目标的具体过程途径和方法，管理者并不过多干预，则在目标管理方法下，监督的成分很少。因此我们基于其重视成果的特点把目标管理应用于合同管理中能有效的对经济合同的签订率和履约率进行控制。但是任何一项管理方法都不可能是完美的，则我们在运用过程中必须客观分析其优势、劣势、扬长避短，才能真正收到实效。首先目标管理对组织内易于度量和分解的目标会带来良好的效果，有助于改进组织结构的职责分工，启发了自觉，调动了职工的积极性、主动性，但是目标管理的哲学假设不一定都存在，其所依据的Y理论认为在目标明确的条件下，人们能够对自己负责，这是过于乐观的假设，在实际中是有“机会主义本性”的，尤其在监督不力的情况下，因此许多情况下目标管理所要求的承诺、自觉、自治气氛难以形成。此方法应用于合同管理这种情况也会不同程度的出现，影响到管理效果，因此，我们用另一种管理方法全面质量管理来弥补目标管理过程控制的弱点。全面质量管理是通过PDCA循环对管理过程的各环节及出现的质量问题进行分析、预防和控制，其PDCA循环不仅适用于质量管理活动，而且适用于人们一切有目的的实践活动，此循环把整个工作过程划分为互相紧密联系而顺次进行的四个阶段，通过不断循环，促进工作的不断改善和提高。全面质量管理的特点是：它不仅包括产品质量还包括工作质量；管理过程全面，其渗透到工作过程的各个阶段、各个环节，同时参加管理的人是全面的，是全员性的，管理方法也是综合多样的，它不只针对结果进行检验，重点对管理过程进行预防和控制。通过把目标管理和全面质量管理结合运用解决了合同管理中目标的制定、分解，并做到了对实施的全过程进行控制，但是任何事情都有主次、轻重，合同管理也不例外，我们基于合同标的额的大小分为一般合同与重大合同，这样就根据不同的情况进行分类管理，在实际工作中采取保证重点，照顾一般的方法，这样才能使整个管理过程取得事半功倍之效。ABC管理法就是对经济活动进行分析和加强管理的一种方法，它又叫分类管理法或重点管理法，凡属可按不同指标进行相关数据分析的，都可以采用这一方法，以掌握重点，区别对待，进行科学的管理，因此，合同管理中我们基于合同标的将其分为一般合同与重大合同进行分类管理。以上三种现代化管理方法应用于合同管理的思路图如下（图一）：二、应用现代化管理方法的实施（一）应用全面质量管理对合同管理工作进行问题分析，以利于目标的制定与实施。年初，我公司成立合同管理小组，对以前年度的合同管理工作中存在的问题与不足进行全面分析，经过我们的综合调查和诊断，共查出合同条款、合同审查、规章制度、相关人员能力等几个方面都不同程度的存在问题，其中合同审查是合同管理中存在的主要问题。针对主要问题我们综合分析原因如下：合同审查存在问题原因分析图（图二）针对以上合同审查存在问题的原因，我们主要采取了以下措施进行纠正和完善：1、针对合同形式方面的问题，我们按照有关法律、法规的要求统一制定合同文本格式，规定涉及合同部门今后所签合同一律使用统一合同文本，否则不予审查通过，并对合同文本统一编号，填写合同台帐，统一管理，实现了合同形式的规范化。2、实质审查方面，我们加大合同管理力度，力求今后对每项合同都在资质，履行能力、信誉等方面进行全面审查，必要时进行实地调查，以维护公司的合法权益，最大可能的减少公司的损失。3、管理方面，加强对合同相关人员的合同知识培训，提高业务能力，完善合同审批手续及流程，实行合同管理“一枚章”制度，委托授权制度。公司对外签订合同，统一使用公司合同专用章，并填写合同审批单在分别落实计划、资金后，由合同主管部门对合同的合法性、真实性及格式等进行认真审查后，送主管领导批准，方可由合同管理部门加盖合同专用章，这样能有效的堵塞合同审批管理上的漏洞。4、加强、完善合同管理制度，制订切实可行的业务流程，使工作程序清晰，职责明确。把合同管理制度、职责、流程以文件形式下发到各部门，并组织召开研讨会进行学习，使其得到真正的贯彻执行。（二）应用目标管理方法制定合同管理目标并层层分解，责任到人，以保证合同的签订率和履约率。我们以上的问题分析为合同管理目标的制定提供了依据，只有明确合同管理的现状，才能制定出科学合理的目标。在合同管理中。我们将目标的制定与运行分三个阶段进行：1、总目标的设置与分解在此阶段，公司结合合同管理现状，并结合预计合同发生情况，制定了2002年合同管理工作总目标：提高业务能力，明确职责完善流程、强化合同管理工作，合同签订率达100%，当年履约率95%，全年无合同纠纷。在明确了合同管理总目标之后，下一步按目标管理的要求进行目标分解，在目标分解时我们采用PDCA循环法制定目标分解表如下：12P计划D实施C检查阶段A总结评比目标展开部门目标值序号目标内容目标展开负责人一季度二季度三季度四季度监督人检查内容结果评价人销售部生产部物资部财务部经营管理部办公室技术质量 部研发中心生主服务部后勤保障部1合 同签订率100%100100100100各相关部门负责人各部门负责人及合同管理部门合同签订率合同管理部、合同管理小组2合 同履约率95%95959595合同履约率3合同相关人员培训100%100100100100100100100100100100培训情况及资料4报表、台帐准确率100%100100100100100100合同报表、台帐大庆油田长垣管业有限公司2002年合同管理目标分解表注：为责任部门，为协办部门，为关联部门2、实施目标过程的管理目标的实施是目标管理体系的一个重要环节，目标管理重视结果，强调自主、自治和自觉，此处我们补允应用全面质量管理和ABC管理法并结合年初合同管理现状，对从合同签订到合同完全履行的全过程的各个环节进行有效控制，并把合同按标的额的大小划分为一般合同和重大合同，根据我公司生产经营实际情况，我们的重大合同规定为标的额在1000万元以上的合同，在合同管理过程中对其进行重点控制和管理。为了加强管理，我们成立了以经营管理部、财务部为主体的目标控制小组，负责各部室的目标监督、控制工作，及时掌握各段的目标完成情况，并采取有效措施克服目标实施过程中所发生的问题，以保证目标的顺利实施。利用以上两种现代化管理方法所采取的具体措施如下：（1）严格合同审查程序A、合同承办部门首先提出意向或申请，由业务主管部门审查是否有计划或其必要性；B、经业务主管部门审查后，由财务资产部进行审查；C、持上述部门会签的“合同审批单”、拟好的合同草本以及相关材料报经营管理部审查，经营管理部提出审查意见后，承办部门即可持“合同审批单”报请公司副总经理、副总工程师、副总会计师或总经理审批；D、重大合同或标的额在1000万元以上的其它合同，由承办部门提出意向，填写“重大合同签订审批单”，由公司总经理签署意见，经公司法律顾问认可后报董事长审批；E、经公司副总经理、副总工程师、副总会计师、总经理或董事长审批后，由经营管理部合同管理人员加盖公司合同专用章。F、公司总经理、副总经理、总工程师或总会计师直接负责的项目需对外签订合同时，应责成相关业务部门具体办理审批、签订手续。（2）加强合同履行的检查监督A、合同履行由合同承办部门负责，履行合同应当遵循诚实信用原则，并根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。B、合同履行完毕后，要由合同承办部门及相关部门人员（合同管理员、采购员、检验员、保管员）共同作出履约认证，并由合同承办部门填制“合同履约认证单”，载明合同项目是否按时、按质、按量全面履行。C、合同履行完毕后，由财务资产部根据“合同文本”和“对外付款审批单”办理结算付款。销售公司产品的款项回收由销售合同承办人按有关规定办理。D、合同履行过程中，尽一切努力克服困难，保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更或解除合同时，在有关法律、法规规定的期限内与对方当事人协商变更或解除，并履行必须的手续。合同对方当事人提出变更或解除合同的，我们从维护公司合法权益的宗旨出发，从严控制。必要时，报董事长批准。（3）加强合同管理基础工作A、经营管理部定期、不定期地采取不同方式对合同对方的资质等基本情况以及合同标的价格进行调查，发现违规操作现象及时处理。B、由公司经营管理部负责建立全公司的合同资料档案。合同资料包括：合同文本（原件）；合同审批单；合同履约认证单；合同台账；与签订合同有关的信件、电报、传真、电子邮件等；合同对方资质审查资料。主要有营业执照复印件、法定代表人身份证明、法人授权委托书及资信证明等。C、物资部、销售公司等合同业务量较大的部门建立合同台帐，编制合同签订及履行情况报表。D、年终将履行完毕的合同的资料档案移交公司档案管理部门存档。我们结合以上合同目标管理内容绘制合同目标管理控制流程图如下：（图三）合同目标管理控制流程图（图三）3、总结与评估目标期间结束，为了正确评价合同管理总目标完成情况，分目标的责任都先进行自我评估，提交书面报告，然后由合同管理部门进行分析汇总，形成总目标完成情况报告。同时由合同管理小组按照预先制订的各项合同指标的考核标准和考核制度进行严格考核，决定奖惩。考核完毕后，小组讨论下一阶段的目标，开始新的循环，如果没有完成目标还应进行原因分析，总结教训以利改进。以是三种现代化管理方法互相配合应用于合同管理，经过一年的运作，使得整个合同管理工作科学而严密，从而保证了合同管理目标的完成。三、效果评价我公司通过合理设计现代化管理方法在合同管理工作中的应用，极大程度上改善了合同管理工作，整体优化了合同管理系统，提高了管理水平，一年的运作取得了可喜的效果：1、截止目标期末共签订各类经济合同89份，标的金额9922.70万元，其中产品销售合同21份，标的金额5637.66万元，合同签订率、履约率均达100%，较好的完成目标。2、通过在合同管理目标实施阶段严把合同的签约关、履行关、验收关和付款关，较好的维护了公司的经济利益，全年没有发生一起合同纠纷。3、通过ABC管理法重点对1000万元以上的合同进行严格管理和控制，降低了采购成本，因我公司的大额采购主要在原材料采购上。全年，通过对供应商、供货质量、价格、供货周期等方面的评优选取，严格控制，全年采购费用与年初预算比节约87.66万元。4、对合同管理相关人员进行定期培训，大大提高了其业务能力，使合同台帐、报表、审批单、验收单全公司实现统一，达到了基础资料规范化。