ACCESS实例教程数据表的操作.ppt

ACCESS实例教程 数据表的操作 第2章 1 建立表结构2 向表中输入数据3 建立表对象之间的关联4 操作表中记录5 设置数据表格式 本章要点 2 1建立表结构 数据表由表结构和表记录两部分组成 建立表结构在表的设计视图中完成 表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定 2 1 1表的设计视图 一个表要围绕一个主题设计字段 每个字段都应该是最小的逻辑部分 计算字段或推导字段不要作为表中的字段 2 1 2字段的命名规则 字段的命名规则如下 1 字段名可以包含字母 汉字 数字 空格和其他字符 第一个字符不能是空格 2 字段名不能包含小数点 叹号 方括号 西文单引号 西文双引号 3 字段长度为1 64个字符 在Access中一个汉字当作一个字符看待 2 1 3字段大小字段大小用来定义字段所占的字节数 只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小 其他类型的字段由系统分配字段大小 例如 出生日期 是日期 时间类型 字段大小为8 婚否 是逻辑类型 字段大小为1 一个字符和一个汉字字段大小都是1 2 1 4字段的数据类型数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类 Access字段的数据类型有10种 分别是 文本 备注 数字 日期 时间 货币 自动编号 是 否 OLE对象 超链接 查阅向导 1 文本型文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字 如 学号 姓名 性别等字段 如果设置字段大小为5 则该字段的值最多只能容纳5个字符 文本型字段的默认大小为50 最多可达255个字符 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行 如文本型数字按升序排序 1 10 100 2 20 2002 备注型备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字 如 备忘录 简历等字段都是备注型 当字段中存放的字符个数超过255时 应该定义该字段为备注型 备注型字段大小是不定的 由系统自动调整 最多可达64K Access不能对备注型字段进行排序 索引 分组 3 数字型数字型字段存放数字 如 工资 年龄等 数字型字段可以与货币型字段做算术运算 数字型字段的大小由数字类型决定 常用数字类型有以下几种 1 字节 存放0 255之间的整数 字段大小为1 2 整型 存放 32768 32767之间的整数 字段大小为2 3 长整型 存放 2147483648 2147483647之间的整数 字段大小为4 4 单精度型 存放 3 4E38 3 4E38之间的实数 字段大小为4 5 双精度型 存放 1 79734E308 1 79734E308之间的实数 字段大小为8 4 日期 时间型日期 时间型字段存放日期 时间 或日期时间的组合 如 出生日期 入校日期等字段都是日期 时间型字段 字段大小为8个字节 由系统自动设置 日期 时间型的常量要用一对 号括起来 5 货币型货币型字段存放具有双精度属性的数字 系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位 字段大小为8 由系统自动设置 向货币型字段输入数据时 系统会自动给数据添加2位小数 并显示美元符号与千位分隔符 6 自动编号型自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号 长整型 字段大小为4 由系统自动设置 一个表只能有一个自动编号型字段 该字段中的顺序号永久与记录相联 不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值 删除表中含有自动编号字段的记录以后 系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值 例如 输入10条记录 自动编号从1到10 删除前3条记录 自动编号从4到10 删除第7条记录 自动编号中永远设有7 与财务 税务有关的数据表通常设自动编号型字段 增加数据的安全性 7 是 否型是 否型字段存放逻辑数据 字段大小为1 由系统自动设置 逻辑数据只能有2种不同的取值 如 婚否 团员否 所以 是 否型数据又被称为 布尔 型数据 是 否型字段内容通过画 输入 带 的为 真 不带 的为 假 真 值用true或on或yes表示 假 值用false或off或no表示 8 OLE对象型OLE ObjectLinkingandEmbedding 的中文含义是 对象的链接与嵌入 用来链接或嵌入OLE对象 如 文字 声音 图像 表格等 表中的照片字段应设为OLE对象类型 OLE对象型字段的字段大小不定 最多可达到1GB OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示 不能对OLE对象型字段进行排序 索引或分组 9 超链接型超链接型字段存放超链接地址 如 网址 电子邮件 超链接型字段大小不定 10 查阅向导型查阅向导型字段仍然显示为文本型 所不同的是该字段保存一个值列表 输入数据时从一个下拉式值列表中选择 值列表的内容可以来自表或查询 也可以来自定义的一组固定不变的值 例如 将 性别 字段设为查阅向导型以后 只要在 男 和 女 2个值中选择一个即可 查阅向导型字段大小不定 2 1 5设置字段属性 字段属性是字段特征值的集合 分为常规属性和查阅属性2种 用来控制字段的操作方式和显示方式 不同字段类型有不同的属性集合 1 输入掩码 字段的输入模板 有效性规则是一个条件 用来为字段的值定义数据范围和数值要求 如果输入的数据不符合有效性规则 将给出提示信息 并且光标停在原处 直到输入正确数据为止 注意 有效性规则的设置不能与默认值冲突 例如 性别字段只能输入文字男或女 用 男 or 女 例如 年龄字段的范围是大于0 用 0 例如 出生日期的字段范围是2001年 用 2001 1 1 and 2001 12 31 2 有效性规则 2 1 6建立表结构一个 学生信息 表的结构 2 1 7主键 若一个字段的值可以惟一标识表中的记录 则该字段所代表的信息称为主键 如字段 学号 能惟一标识一条记录 可以将 学号 设置为主键 设置为主键的字段名又被称为主关键字 主键可以保证数据输入的安全性 作为主键的字段禁止重复值 也不能为空 主键还用于在表之间建立关系 建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样 主键类型有3种 自动编号 单字段 多字段 2 2向表中输入数据 向表中输入数据可以直接输入或导入外部数据 从外部获取数据有导入和链接两种类型 导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关 链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象 其内容随着数据源的变化而变化 2 2 1打开表的数据表视图 1 在表的设计视图状态下 单击 数据表视图 按钮 2 在表的设计视图状态下 视图 菜单 数据表视图 3 在库中选取表 单击 打开 按钮 4 在库中双击一个表的名字 输入OLE型数据单击某记录的 照片 字段 插入 菜单 对象 对象类型选 画笔图片 单击 确定 按钮 在画笔窗口单击 编辑 菜单 粘贴来源 在磁盘中选图片 双击图片将图片粘入画笔窗口 关闭窗口 2 2 2向表中直接输入数据 例 导入txt文件作为表 2 2 3向库中导入txt文件作为表 1 在数据库窗口中单击表对象 单击 新建 按钮 选 导入表 确定 选文件位置 选文件类型为 文本文件 选文件 单击 导入 按钮 显示 2 单击 下一步 勾选 第一行包含字段名称 单击 下一步 选 新表中 单击 下一步 给xh字段的数据类型选 文本 3 单击 下一步 选 不要主键 单击 下一步 给表起名为 成绩 单击 完成 按钮 2 2 4向库中导入电子表格作为表 例 导入xls文件作为表 1 在数据库窗口中单击表对象 文件 菜单 选 获取外部数据 选 导入 选文件位置 文件类型选 MicrosoftExcel 选文件 单击 导入 按钮 显示 2 单击 下一步 勾选 第一行包含列标题 下一步 选 新表中 两次单击 下一步 选 不要主键 下一步 给表起名为 体检 完成 2 2 5将另一个库中的表导入到当前库中 例 将另一个库中的表导入到当前库中 1 在数据库窗口中单击表对象 文件 菜单 获取外部数据 导入 选文件位置 文件类型选 mdb 选文件 单击 导入 按钮 显示 2 单击一个表 如 课程 表 确定 2 2 6链接外部数据 链接的文件在当前库像表一样显示 但不是库中真正的表 单击表对象 文件 菜单 获取外部数据 链接表 选文件位置 选文件类型 选文件 单击 链接 按钮 链接文件的图标前都有链接标记 2 2 7将数据表导出为其他类型文件 例 将表导出为文本文件 电子表格 文件 菜单 导出 选保存位置 选导出的文件类型 为文件起名 2 2 8表对象的复制 删除与重命名 用系统的 编辑 菜单中选取相应操作项 其中 剪切 复制 粘贴 删除 重命名都可以使用快捷键 分别是 Ctrl X Ctrl C Ctrl V del F2 2 3表记录的操作 图1 15层次模型 对表记录的基本操作包括选定记录 添加记录 修改记录 删除记录等 2 3 1选定记录 1 拖动鼠标选记录 2 用记录定位器 3 用菜单 2 3 2添加记录 新添加的记录只能放在表的末尾 实际上是追加记录 将光标定位在表记录下面的第一个空行 然后输入新记录的各数据项 2 3 3修改记录 将光标移到数据所在位置直接进行编辑修改即可 在数据表中移动光标除了用鼠标 还可以用快捷键 2 3 4删除记录 1 右击选取的记录 快捷菜单中选 删除记录 2 选取记录 按Del键 3 选取记录 编辑 菜单 删除记录 说明 删除记录的操作是不能撤消的 2 3 5查找与替换数据 查找和替换是同一个对话框中两个不同选项卡 查找 用鼠标单击某列 编辑 菜单 查找 在 查找内容 中输入字串 选 搜索 范围 单击 查找下一个 按钮 替换 用鼠标单击某列 编辑 菜单 替换 在 查找内容 中输入字串 在 替换为 中输入要替换的字串 单击 查找下一个 按钮 找到查找目标后单击 替换 按钮 简单排序 在数据表视图选一个字段 单击 升序排序 或 降序排序 按钮 字段的值被排序 高级排序 记录 菜单 筛选 高级筛选 排序 在筛选窗口选字段和排序方式 2 3 6排序记录 例 筛选记录 设置条件 筛选结果 2 4数据表的格式化 2 4 1设置数据表格样式 格式 菜单 数据表 打开 设置数据表格式 对话框 可以在对话框中更改数据表的显示样式 如背景色 网格线颜色 单元格效果 网格线显示方式 等 2 4 2设置行高列宽 格式 菜单 列宽 在 列宽 对话框中输入所需的列宽值 单击 确定 按钮 格式 菜单 行高 在 行高 对话框中输入所需的行高值 单击 确定 按钮 2 4 3设置字体 格式 菜单 字体 在 字体 对话框做设置 可以改变数据表的字体 字形 字号 字颜色等 2 4 4隐藏列与取消隐藏列 选取一列或几列 格式 菜单 隐藏列 选中的列被隐藏 格式 菜单 取消隐藏列 在隐藏列字段前打对勾 单击 关闭 按钮 该列被取消隐藏 2 4 5冻结列与取消冻结列 选中一列或几列 格式 菜单 冻结列 或右击选中的列 快捷菜单中选 冻结列 冻结的列显示数据表最左边 拖动水平滚动条查看数据表 无论怎样水平移动数据表 被冻结的列始终显示在窗口最左边 格式 菜单 取消对所有列的冻结 数据表中不再有冻结列 2 5建立表对象之间的关联 2 4 1建立表的基本原则 1 一个表围绕一个主题 一事一地 避免大而全 2 表中的字段代表原子数据 不可再分 象总分 平均分这样的字段 是计算得到的二次数据 不要作为表中字段 3 表之间减少重复字段 只保留做连接用的公共字段即可 4 设置关键字和外部关键字 用于表之间建立联系 说明 关键字是当前表的主键字段 外部关键字是在其他表做主键字段 2 4 2表之间的关系 表之间有3种关系 一对一 一对多 多对多 其中 多对多关系都被拆分成几个一对多关系 所以 只须建立表之间的一对一关系和一对多关系即可 最常用的关系是一对多关系 要满足如下几点要求 1 建立关系的两个表要有公共字段 两字段类型相同 名称可以不同 2 建立关系以后 一 方的表称为主表 多 方的表称为子表 3 子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值 主表公共字段的值不必与子表匹配 子表可以是空表 2 4 3参照完整性 参照完整性是一个规则系统 用来确保相关表行之间关系的有效性 并确保不会在无意之间删除或更改相关数据 在定义两个表之间关系时 如果实施了参照完整性 子表将不能随意添加记录 也不能随意更改公共字段中的值 如果同时勾选了 级联更新 和 级联删除 选项 在主表中更改公共字段中的值 子表对应的值自动被更改 在主表中删除某条记录 子表中所有对应记录自动被删除 例 建立学生表与公共课成绩表一对多关联 实施参照完整性 1 在数据库窗口 工具 菜单 关系 或单击 关系 按钮 2 在 显示表 窗口选取表 单击 添加 按钮 2 4 4建立表之间的关联 3 用鼠标在相关字段之间划一条线 在 编辑关系 窗口勾选 实施参照完整性 级联更新相关记录 和 级联删除相关记录 单击 创建 按钮 4 两表之间建立了关系 例 将 学生名单 表拆分为两个新表 1 学生名单 表 2 4 5拆分表 2 工具 菜单 分析 表 3 按向导指示向下操作 4 将 院系 字段拖到窗口空白处产生新表 在表名框中输入office 5 将 院长 字段和 院办电话 字段拖到office表中 选中 院系 字段 单击窗口右上方按钮 院系 字段被设为主键 6 选中 学号 字段 单击按钮将其设为主键 单击按钮将 学号 字段所在的表命名为 xs 拆分出来的两个新表