企业文档管理文员工作细则概述

. .文档管理文员工作细则49 / 49文档管理文员工作流程图附1综合计划中心副总档案管理制度文楼处理程序公交处理实施细则文书管理制度文件档案保存年限填制相关表格声像档案管理制度文书档案交卷制度文书管理制度岗位职责办公室主任文档管理文员文档管理制度公文管理规范企业文件管理制度企业打字复印工作制度文件收发规定文印室管理规定填制档案表格工作总结附件2：岗位职责 职权 1作好企业文件档案管理工作。2有权拒绝打印不合格文件。3与进准确做好公文的处理工作。职责1对文件档案归档应与时负责。2对文档散失、损毁负责。3对擅自外借文件、档案负责。附3文档管理制度文印室管理规定1公司的文件，有打印必要时方予打印。部递传的简单请求报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。2公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、 ，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可以总裁办公室主任同意后办理。3私人资料，不得在公司打印、复印或用公司 机递送，以免影响公司的正常工作。4文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应与时给有关部门，人员送发，或与时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。5文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或 资料中有关商业秘密或公司管理中须的事项透露给他人，不得截留任何文件。6文印室对送来打印、复印、 的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。7文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失 的，处50元以上罚款直至辞退。文件收发规定1公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。2文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。3文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。4属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送围。秘密文件按规定，由专人印制、报送。5文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的围报送。6外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应与时组织传达和落实。企业打字、复印工作制度1凡以公司名义上报下发的文件，报表工作计划，总结，请示，报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条印围。2由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月生产，工作计划和一个时期全公司的工作安排以与重要专题会议的纪要等，也应安排打印。3不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全公司性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的围。4凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门负责人审查同意并经XX审核修改、统一编号，有关部门会签，分管公司领导签发，方能交付打印。5打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。6打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定容和要求统一登记。并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打安。打字时要做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。7打字员要严格遵守制度，不得将打字的容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室。8打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品领用登记费用统计工作。9文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。校对者校后应在原稿上签字，以示负责。10凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装订整齐。由文档管理文员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。11两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。12复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份数或私自留存。企业文件管理制度(一)总则第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件，资料。第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办归口管理。（二）收文的管理第四条 公文的签收 1凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件，文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并;登记差错文件的文号。第五条 公文的编号保管1两办机要秘书对上级来文拆封后应与时附上文件处理传阅单，并分类登记编号，保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办理正常手续。2本厂外出人员开会带回的文件与资料应与时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条 公文的阅批与分转 1凡正式文件均需分别由两办主任根据文件容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉与几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。第七条 文件的传阅与催办1传阅文件应严格遵守传阅围和规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未发达的文件不得向外泄露容。2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示，拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹任何文件与附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应与时归档周转。6按照阅文围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。(三)发文的管理第八条 发文的规定1全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党x宇、厂x字发文。群众团体文件由党委批转。3对全厂影响较大，涉与两个以上厂领导分管围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条 发文的围:1凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文围。2党委、厂部下发文件主要用于:(1)公布全厂规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布工厂体制机构变动或千部任免事项;(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关全厂的重大事项; 3党委、厂部上行文、外发文主要用于: (1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定; (2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。5凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用(工作简讯)发会议纪要。6各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。(四)发文程序与要求第十条 发文程序规定:1各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;2党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;3草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;4文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;5两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;6经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿容、质量负责);7对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;8需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;9文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;10经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;11文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;12文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。(五)文件的借阅和清退第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须与时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、催办检查工作。(六)文件的立卷与归档第十五条 文件的归档围:1凡下列文件统一分别由两办负责归档，(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以与各种专业例会记录;(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;(5)有保存价值的人民来信来访记录与处理结果;(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料与本厂在会上汇报发言材料等;(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以与本厂向上级进行汇报的提纲和材料;(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹与厂领导工作等的音、像摄制品;(9)工厂日志和大事记;(10)工厂向上级请示批复的文件与上报的有关材料。2业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条 立卷要求1文件立卷应按照容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要与时立卷归档。4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。(七)文件的销毁第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。公文管理规定第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规、准确、与时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。第三条 各部室、各单位与各有关人员，对公文中涉与国家、政府或本公司应的事项，必须严守，不准随便向他人泄露。第四条 公文等级分为:绝密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件级数，由发文单位的主管领导根据文件容确定。第五条 公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。第六条 草拟公文应注意以下事项:(一)容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令与地方性行政规章。(二)反映情况要客观，实事。(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规。(四)人、地、物名、51文与时间要具体、准确。第七条 各级领导对送来的公文要与时阅批，急件的，当天批复;一般文件的，三天批复。第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得团阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案窒存档。有领导指示的，还应附批复件。第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。第十一条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。第十二条 公司发文，一定要由总裁办统一编号:(一)以公司名义对外发文，一律xxx字(xx年)xx号;公司党总支发文，用xx党字(xx年)xx号;以工会、共青团、妇联名义发文，用xx政字(xx年)xx号;(二)公司监事会发文，用xx监字(xx年)xx号;(三)董事局发文，用xx董字(xx年)xx号;(四)董事局委员会发文，用xx董汉字(xx年xx号;(五)董事局委员会所属机构发文，用xx董xx字(xx年)xx号;(六)其他管理部门的发文，用xxx字(xx年)xx号。第十三条 董事会机构与经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。第十四条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。档案管理制度文书档案立卷归档制度(一)总则第一条 根据邮电部邮电文书立卷归档办法)为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后与时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集管理第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应与时通知档案室。第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第七条 各部门专(兼)职文书的职责:1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档围，收集管理本部门的文件材料。2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料与时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。(三)归档围第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表与简报。第十四条 信访工作材料。 第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条 本公司干部任免的文件材料以与关于职工奖励、处分的文件材料。第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条 本公司的历史沿革、大事记与反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。(四)平时归卷第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。第二十条 各部门应根据本部门的业务围与当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目儿的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十一条 公文承办人员应与时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。第二十二条 专(兼)职文书人员应与时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹对号入座，并在收发文登记簿上注明。(五)立卷(案卷质量要求)第二十三条 为统一立卷规，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第二十四条 案卷质量总的要:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第二十五条 归档的文件材料种数、份数以与每份文件的页数均应齐全完整。 第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第二十八条 卷文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十九条 卷文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷文件目录。填写的字亦要工整。卷目录放在卷首。第三十一条 有关卷文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式:案卷装订。装订前，卷文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按辕糊技术要求托辕，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜保存。第三十五条 本制度自印发之日起实施。声像档案管理办法(一)总则第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。(二)声像档案资料的收集第四条 收集围1反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;2各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;3本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以与外事活动的声像资料。4涉与本公司和邮电系统权益的声像资料。5其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。6其它具有保存价值的声像资料。第五条 收集时间l声像档案资料应在形成后一个月随文档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。2档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。第六条 收集要求1录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡末按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;2接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;3声像资料的容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。第七条 声像档案资料的征集1档案部门有责任随时征集重要声像资料; 2在征集的声像资料中，凡涉与国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。第八条 声像档案费用的报销本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。(三)声像档案的整理第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，便其系统起来，便于保管和利用。第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。第十一条 分类、编号 1照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗编流水号。格式:全宗号流水号。 2录音带、录像带、摄像带按年代问题分类，按容编号。同一容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。3编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号（档案形态)档号。第十二条 保管期限:应视其容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第十三条 文字说明的编写l文字说明基本容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2编写文字说明的要求:(1)准确揭示档案材料的容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;(2)照片的自然(容相近的亦可以若干)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明:(3)文字简洁、语言通顺;(4)时间用阿拉伯数字表示。第十四条 编制格式1照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号一摄制时间一摄制者。2录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按要求逐项填写。第十五条 案卷要求1将具有共同主题容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。2卷目录:照片、底片以自然为单元填写卷目录;录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷目录。3卷备考表，用于说明卷声像材料的整理、变动情况。第十六条 编目声像档案的著录依照GB3792，5一85(档案、著录规则)进行。(四)声像档案的保管第十七条 声像档案人库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件底片、胶片库温度应保持在13一15度之间，相对湿度应保持35%一45%;照片库温应保持14一24度，相对湿度应保持375%一675%;录音、录像带库温应保持18度24度，相对湿度应保持40%60%。第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用与效果等项统计工作。(五)声像档案的开发利用第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的程度，确定利用围。第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民国专利法的有关规定办理。己移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第二十七条 在不影响的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。附4文档处理程序一、文件、档案保存年限档案分类 存档年限档案名称永久10年5年3年2年1年备注经营类的档案文件有关公司章程类的档案股东大会的档案股东名册、股东印鉴名薄重要干部会议记录重要干部到职宣誓书、重要干部名册经营计划关于组织、单位的档案文件业务组织规章修改组织有关的文件有关会计业务的档案方面年度决算报告人事档案文件员工名册员工的履历表、户籍誊本、就职宣誓书总务、庶务文件档案销售业务的档案文件生产作业的档案文件二、文书管理规章 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质与效率，特订定本规则。 第二条 围 本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)与关系企业(含公司容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 承办部门 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受与发送。 第四条 管理部门 (一)总管理处各部、室、中心与各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务训l练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 (二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。 (三)关系企业各公司、部门问来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿与收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书末按规定处理者，管理部门不得受理。 第五条 主办与会办部门 (一)文书容所涉与的业务主办部门为核项文书的主办部门，如有涉与其他部l门时，其他部门则为核项文书的会办部门。 (二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办与提供部门如下表资料服送对象主办部门提供部门 备注一、金融机构二、主管机构（一）税务主管机构（二）商业与证券主管机构（三）工厂主管机构（四）外汇贸易主管机构三、报界资料四、业务往来客户五、股东与一般性客户营业部门财务部门各公司会计处法律事务所各公司总经理或独立厂区之管理部门资材部秘书室营业部门各公司总经理室各公司会计处各公司会计室各分司会计处各分司会计处与技术、工务部门各分司会计处各公司总经理室由营业部门委请设计编制各公司与总管理处有关部门会：法律事务室会：法律事务室财务部如发布资料涉与公司业务政策事项应报告长核定后始得向外宣布（一）务求文字简要，设计新颖，以便作为企业宣传之辅助工具。（二）编印前先会法律事务室 行文 第六条 行文类别 (一)函:发布规章或临时性规定与对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间与公司各部门间行文使用。 (二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (三)便函:关系企业各公司、部门间或公司各部门间业务接洽时使用。 (四)签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。 (五)电报:业务处理须以电报行文时使用。 (六)表格式公文:政府机关规定之表格式公文与公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。 (七)其他:1司法文书依据司法部门规定程序实施;诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。 2会议纪录与例行表报等的发送不必行文。 第七条 行文名义、署名与印信借用 (一)对关系企业外机构行文的名义、署名与用印规定如下: 1以公司名义由董事长署名盖董事长职章: 属政策性或影响公司重大权益的行文。2以公司名义由总经理署名盖总经理职章:对政府各部、会、局、署与其所属一级、二级机构或省政府、市政府与其所属一级机构等之行文。 3以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。 A对省政府、市政府所属二级机构等的行文。 B对当地市、县政府与其所属一级机构的行文。 C对税务、金融机关的行文。 D总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。 4以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。 对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权围对客户、厂商之行文。 5以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权围对客户、厂商的行文。 6以部门名义盖部门章: A采购部门对厂商的行文。 B人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责围对公民营事业、民间机构或个人的行文。 7应依本款第四项的名义、署名与用印规定行文而该行文单位元经理者，得盖用公司公章行文。 8因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名与印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。 (二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印: l、正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之;以业务接洽便函行文者，由经办部门主管与经办人署名，盖用部门章。 2总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。 3工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。 4厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。 (三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约与依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权围的部门主管签字章或私章。 (四)特定签署人与印信的文件从其规定。 (五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。 第八条 行文的判行权限 (一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。 (二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。 (三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。 (四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。 (五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。 (六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。 (七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之围经核准后始得为之。 (八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式 l通则 第九条 文书分类 (一)类:具有专利性、独特技术性的资料与特定列管的业务文件，应依本规定办理。 (二)A类:凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。 (三)B类：一般文书与经常性业务往来文书。 (四)C类:一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (五)其他类:与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。 第十条 收发文登记单 (一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水顺序装订存查。 (二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。 (三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。 (四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、末结案分类存查。 (五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。 第十一条 收(发)文字号的制定管理 (一)对外行文的字号 l公司：X1X2（X3）总字第号。X1X2为公司简称; X3为地区别，不需分地区者省略; 为公司收(发)文流水号。 2事业部(含直属部门) X1X2（X3）X4与字第号(与为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。 3营业部门:由各公司总经理室制定。(二)对关系企业行文的字号 1由各公司总经理室统一制定管理。 2总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。 (三)收发文编号 1由文书管理部门按年份依流水一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水一文一号编列。 2复文以收文为发文，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文为发文。 3主动发文与一般收复文采取同一编号顺序。 与外界来往文件第十二条 收文 (一)登记、分文 来文由收发人员拆封后，于收(发)文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件与摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。 (二)文件的分送 收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复与处理期限，记人收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。 (三)文件交办 经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人记人收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。 (四)文件处理 1经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。 2经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联流程处理，并填记预定保存期限与销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出错案。 3收发人员收到办妥的来文与收(发)文登记单第四、五联时: A如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号与销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人 B如需复文者，将复文与复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮;来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。 4来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。 第十三条 主动发文 (一)拟稿、登记 经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附收(发)文登记单一式五联，填写受文者、类别、经办部门、容摘要、附件、经办人、预定保存年限与销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。 (二)发文处理 收发人员收到发文文件、原稿收(发)文登记单代一式五联，即将发文文件与原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订;无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催;第四、五联连同发文原稿与底本依其类别编写档号，将档号与销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。 第十四条 外界复文的处理收发人员与文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期与字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收支日期与字号。 关系企业来往文件 第十五条 行文方式 (一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理: 1主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。 2总管理处各部、室、中心与各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。 3受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。 (二)以业务接洽便函行文者，依第十六条规定办理。 (三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。 第十六条 业务接洽便函之处理 (一)发文 经办人发文时，应将接洽容列记于业务接洽便函第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于收(发)文编号登记表再送监印人员用印后，由收发人员将业务接洽便函第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。 (二)收文 受文部门的收发人员收到业务接洽便函第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文并记载收(发)文编号登记表将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。 (三)复文 经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，与预定保存期限(如需签办，则以文书签办单办理，签办单连同业务接洽便函第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后;第三联依其类别归档;第四联依收支流水编号的顺序存查。如末结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。 (四)回文处理 发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间;第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如末结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处理方式第十七条 文书结构(一)公告:以主旨依据公告事项三段式斟酌运用。 (二)函、签呈:以主旨、说明、办法、请求、拟办或建议三段式斟酌运用。 (三)业务接洽便函:以公文三段式或以条例方式逐点叙述。 (四)采用语体文以达到简、浅、明、确的要求，可用表格处理的尽量利用表格。 第十八条 信函处理 (一)指名营业、工务、资材与采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还;末能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。 (二)指名经(副，理以上人员的信函，逞送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。 第十九条 签呈处理 (一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以与总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于签呈事务备查表转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室与总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记批示情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈与签呈事务备查表后，签呈依其类别归档。签呈容