公文格式标准与应用

公文格式标准与应用第一局部：公文的种类与应用(一)公文处理的概念公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。(二)公文处理的原那么公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。(三)公文的种类15种决议、决定、命令令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等(四)公文种类划分以行文关系隶属关系和职权范围、公文的用途为标准，公文可分为上行文、下行文、平行文。下级机关的公文报送给上级机关为上行文:报告、请示、意见。上级机关的公文传送给下级机关为下行文:决议、决定、命令令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要。不相隶属机关之间公文往来为平行文:意见、议案、函。(五)公文文种区别1.决议和决定的区别 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(1)从制作程序上说：“决议须经某一级机关或组织机构的法定会议讨论通过，然后形成正式文件，并以会议的名义公布。 “决定却不一定经过法定会议讨论通过的程序，它既可以是某种会议讨论形成正式文件予以公布，也可由各级领导机关直接制作并予以公布。(2)从作用上说：“决议一律要求下级机关执行。而“决定只有“部署性决定才要求下级机关执行，“宣告性决定只起知照性作用，一般不要求下级机关执行。(3)“决议是党委文件，政府根本不用；“决定党政机关均可用。2. 公报、公告、通告的区别公报适用于公布重要决定或者重大事项。党委文件。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 1发布机关不同。 2发布内容不同。 3发布对象不同。4发布方式不同。3.命令令、决定、通报用于表彰的区别命令令适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 规格高，仅见中央首脑机关，国务院各部门、地方各级政府较少使用。政府令属发布令，用于发布行政法规和规章。对于一些没有立法权的市级政府来说，就是发布政府规章。决定一般用于本行政区域或本系统内最高规格的表彰，如省劳模、市劳模，安徽省科学技术奖等。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。4.请示、报告、意见的区别请示适用于向上级机关请求指示、批准。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。请示和报告都属上行文；意见可以用作上行文、平行文、下行文。请示产生于事前，不可以“先斩后奏；报告一般产生于事后和过程中。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，不得夹带请示性事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。 请示和作为上行文的意见都是需要办理的，是办件；报告是阅件，不需办理。5.请示的写作要点请示适用于向上级机关请求指示、批准。属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏。 写作要点： (1)请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话。在写请示事项时，只能写“拟怎么办，不能写“决定怎么办。 (2)关于请示的标题和结语。6.印发、批转、转发类通知 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项。主要用于印发本机关、批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文。 印发类通知的范围比拟广，形式灵活。凡不能单独成文的文字材料都可以通知印发。印发类通知的内容应非常简练。 批转类通知通常是下级机关向上级机关的请示、意见等以上级机关名义予以批转。制发的通知主体是上级机关，批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。批转类通知的内容是批转机关对批转对象的态度即批示、批语，一般也较为简练。 转发类通知都应提出贯彻意见，因此，较前两类而言，此类通知篇幅较长。7.批复的写作要点批复适用于答复下级机关的请示事项。批复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。批复的受文单位一般应是上报请示的下一级机关。不越级行文。批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复可不复述同意的理由；不同意的批复，应阐述原由，但也要简明扼要。8.函的应用函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。一般来说，应一函一事。函的惯用语：“请复函，而不应用“请批复；“特此函复，而不应用“特此批复；“函告 ，一般不用“报告、“汇报等。函也讲究对等关系。9.纪要的写作要点纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。主要有会议纪要、会谈纪要、会商纪要等。纪要不能写成领导讲话，也不能写成部署工作的通知。会议纪要用“会议作主语，即“会议听取了、“会议讨论了、“会议认为、“会议指出、“会议强调、“会议议定、“会议确定等。 会议纪要既要虚实结合，更要条理清晰。10.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。法规案、任免案第二局部：公文格式(一)公文版式公文版式按照?党政机关公文格式?中华人民共和国国家标准，GB/T97042012执行。2012年7月1日起实施。1999年公文格式停止使用。1.公文用纸标准公文用A4纸型210mm297mm2.版面尺寸页面设置：天头上白边：371mm 地脚下白边：351mm订口左白边：281mm翻口右白边：261mm 版心尺寸: 156mm225mm3.排版规格：每页：22行28字616字，行间距用固定值28磅(二)标题与正文1.公文标题(1)标题字体：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。(2)标题行间距：多行标题行间距用固定值35磅(3)标题排列形式：公文标题的排列布局大体有如下3类13种：单行式。此种标题一般字数较少，排列时应将其置于一行正中，两边空出相等距离，以示鲜明醒目，匀称美观。双行式。此种标题分上下两行排列，其字数相对较多，如挤占一行那么有失美观，在这种情况下，即分双行排列。它又包括如下三种情形：一是上下等长(又称两行等长)；二是上短下长；三是上长下短。多行式。此种标题一般分上中下三行(少数那么在三行以上)排列，字数较多，尤其在批转或转发性公文标题之中更为常见。它又包括如下九种情形：正梯型、倒梯型、上下短中间长、上下长中间短、上短中下等长、下短上中等长、上长中下等短、下长上中等短、上中下等长。上述诸种公文标题的排列方式都能给人以一定的形式美感。值得注意的是，公文标题的排列应尽可能控制在3行以内，否那么即应在内容表达上尽量求简，以充分发挥其应有的作用。此外，要做到形式美，还必须注意掌握这样几个具体问题：第一，按照?国家行政机关公文格式?的规定，公文标题“可分一行或多行居中排列。如果字数较少，那么居中排成一行。对于只有两个字的标题如“布告、“通告、“公告等，排列时字与字之间要适当空出一定的距离，既不能过分“拥挤，也不能流于松散，一般以空出35字为宜；如果字数较多，排列时超过一行35以上的，那么应分成两行或三行。要尽量防止四行甚至更多行数标题的出现。第二，要注意保持词或词组的相对完整性，不要随意割裂，将其分置两行之中。如果这样，即使各行字数匀称相等，也不符合公文标题的形式美要求。第三，对于标题中的标点符号，应将其与正文中的标点符号同等对待；但是，双行或多行排列的标题，每行末尾的标点符号可以省略。总之，公文标题的制作要着意讲求美，既要有美的内容，又要有美的形式，并将二者有机地结合起来，到达高度的统一。讲求标题美，建立公文标题的美感机制，是公文开展的客观需要。2公文正文公文正文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。正文内的数字、符号及英文字母一般采用黑体。文中结构层次序数依次可以用“一、“一“1.“1标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。配图片说明3.附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号如“附件：1. XXXXX；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。配图片说明4.成文日期成文日期就是公文撰写完后的落款日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位即1不编为01。配图片说明单一机关行文时，成文日期右空4字编排。5.公文用印用印就是给公文盖章，他是公文格式的一个重要组成局部，也是公文产生法律效力的标志，除会议纪要外因其有特定的版式和以电报形势发出的以外。公文均应加盖印章。用印要注意清晰、端正、位置准确。一般用印的方法是印章在成文日期至上，形成骑年压月、上大下小之势。联合行文时，印章之间排列整齐，不相交、不相切，印章不超过版心，最后一个印章下压成文日期。6.公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。7公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。8公文中计量单位、标点符号和数字的用法公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102所有局部，标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。9.装订要求1.公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或缺损。2.骑马订或平订订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm； 3.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。4.装订要做到无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。第三局部：公文发文流程 (一)公文草拟公文起草一般根据工作性质和管理范围划分，由职能单位根据领导或实际工作需求起草。如我矿平安方面文件一般由安监处牵头起草，党建方面一般文件由政工部起草，地测防治水方面文件一般由地测科牵头起草，技术类文件一般由技术科牵头起草。 (二)办公室核稿需要下发的文件，在文件起草定稿后上会研究或征求意见，填写发文稿纸，附在纸质文件上交办公室核稿核稿由秘书或分管主任负责。特别说明的是所有文件及附件必须打印纸质交办公室核稿，为了是存入档案管理。(三)领导会签文件会签一般由起草文稿单位的分管矿领导或责任管理范围的分管矿领导进行会签，会签领导可以是1人，也可以多人。(四)领导签发分管领导会签后找主要领导签发，一般按照责任分工，行政方面的文件平安生产、经营管理等由矿长签发。党建方面组宣作、群团工作、文明创立等由党委书记签发。制作校对、复合套红、公文分发等环节的工作由办公室文书负责通过协同办公系统完成。 (五) 收文确认 办公室通过系统分发文件后，相关单位、相关人员会通过协同办公系统受到文件，通过文件进行点击阅办，一般批示语为“已阅。上级来文分时，主要领导为了强调或安排工作，一般批示语为“请*领导阅办，分管领导一般批示语为“请各单位落实或请*单位落实。第四局部：公文写作中常见标点符号误用例析常见错误一：多个书名号或引号并列时使用顿号分隔例1：四大名著是指?三国演义?、?西游记?、?水浒传?、?红楼梦?四部中国古典章回小说。错误四大名著是指?三国演义?西游记?水浒传?红楼梦?四部中国古典章回小说。正确例2：公安部门要加强校园“警务室、“护学岗、“平安网建设，落实护校制度。错误公安部门要加强校园“警务室“护学岗“平安网建设，落实护校制度。正确解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。假设有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。常见错误二：在标示数值和起止年限时使用连接号不标准例3：制定并实施学校安防达标建设三年行动方案2013-2015年。错误制定并实施学校安防达标建设三年行动方案20132015年。正确例4：要加快工程进度，确保科技园3-5年内建成。错误要加快工程进度，确保科技园35年内建成。正确解析：标示时间、地域的起止一般用一字线占一个字符位置，标示数值范围起止一般用浪纹线。常见错误三：在并列分句中使用逗号统领例5：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。错误各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合；工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。正确解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。常见错误四：在并列分句中使用句号后再使用分号例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工根本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。错误一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工根本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。正确解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。常见错误五：同一形式的括号套用例7：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。责任单位：各镇街道错误围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。责任单位：各镇街道正确解析：同一形式的括号应尽量防止套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。常见错误六：阿拉伯数字表示次序时使用点号不当这是最常见的错误例8:1、催促主办单位按时办结。错误1催促主办单位按时办结。正确例9：1、催促协办单位按时办结。错误1催促协办单位按时办结。正确解析：带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号，不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语，后面用下角点圆心点。常见错误七：在图、表说明文字末尾使用句号例10：加图表说明注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径。错误注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径正确解析：图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。常见错误八：在标示发文年号时使用括号不标准例11：根据淮矿安20181号文件精神，错误根据淮矿安20181号文件精神，正确解析：标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。常见错误九：书名号内用顿号表示停顿例12：根据?国家平安监管总局、国家煤矿安监局关于开展职业健康执法年活动的通知?安监总安健201827号文件要求，错误根据?国家平安监管总局 国家煤矿安监局关于开展职业健康执法年活动的通知?安监总安健201827号文件要求，正确解析：书名号内标示停顿时用空格。常见错误十：句内括号行文末尾使用标点符号不当例13：隐患排查小组下设办公室组长由平安副总工程师兼任，副组长由监处副处长兼任。，负责隐患排查工作的协调处理。错误隐患排查小组下设办公室组长由平安副总工程师兼任，副组长由监处副处长兼任，负责隐患排查工作的协调处理。正确解析：括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。常见错误十一：附件名称后使用标点符号例14：附件：1.区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单；错误附件：1.区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单正确解析：附件名称后不用任何标点符号。常见错误十二：二级标题在换行分段情况下使用句号例15：一整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动错误一整合监管职能和机构为减少监管环节，保证上下协调联动正确一整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动正确解析：二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号那么不需要换行分段。第五局部：公文的写作特点和一般要求(一)公文写作的特点 1.目的的实用性 2.成文的程序性 3.语言的庄重性 注意区别公文语言与讲话稿语言 格式的标准性(二)公文写作的一般要求1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确表达发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和方法切实可行。 3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 4.文种正确，格式标准。5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。