行政人员能力素质模型

行政人员能力素质1.1行政人员胜任素质分级定义1 行政人员职业素养分级定义职业素养是指职业内在的规范和要求，是员工在任职过程中表现出来的综合品质。对行政人员而言,其职业素养主要体现在服务意识、主动性、进取心、诚信意识、成本意识、廉洁自律性和团队意识等方 面，其定义如表9-1所示。表9-1行政人员职业素养定义表素质名称定义服务意识在工作中善于站在对方立场上考虑问题，具有满足对方需求的意识主动性指在日常工作中不需要他人指派，能够主动承担相应的工作进取心指一个人希望更好地完成工作或达到某一绩效标准的持续性欲望诚信意识以诚实、善良的心态行使权力，履行义务成本意识注重投入产岀，具有节约公司资源的意识廉洁自律性指不利用职务之便为自己或他人直接或间接谋取私利的态度团队意识指个人自觉地融入团队，与同事合作完成工作任务的意识2 行政人员知识分级定义知识是指人们在工作实践中获得的认识和经验的总和。它是人才充分发挥作用的基础性要求，没有 良好的知识根基，专业化程度便会大大降低。行政人员需要了解或掌握的知识主要包括七个方面，即管理知识、行政管理知识、公共关系知识、 办公自动化知识、人力资源知识、车辆维护保养知识和企业知识等。各类知识的定义及分级行为表现如 表9-2所示。表9-2行政人员知识分级定义表素质名称定义级别行为表现企业知识包括行业知识、 企业文化（发展历 史、价值观等）、 组织结构、基本规 章制度和业务流1级了解员工手册与职位的相关内容，了解公司发展历史，熟悉与本岗位有 关的管理制度、流程2级了解行业状况，熟悉公司的历史、现状、未来发展目标以及相关管理制 度、整体运作流程，了解公司体战略规划和战略步骤3级洞悉行业的重大变化与趋势，能基于企业整体战略规划和战略步骤，对程等企业整体运作流程与制度提岀系统、科学的建设方案，以支持、保证战略目标得以实现管理知识包括管理学、经 济学、人力资源管 理、战略管理等知 识1级初步了解管理学原理及企业经营管理的知识，能够理解企业的一些人事 政策、管理措施2级掌握管理学、人力资源管理、组织行为学等相关管理知识，能够进行下 属员工工作分配、计划落实、考核评价等管理工作3级精通管理学、企业管理等相关学科知识，在生产经营管理、战略管理、 管理心理学等方面具备一定的修养，并能够将其运用于工作实践，为企业 的财务管理、经营管理服务行政管理知识主要包括日常 行政事务处理、公 文处理、档案管 理、后勤服务管理 等知识1级熟悉基本的行政学原理以及相关法律法规，了解简单的日常行政事务处 理原则和公文处理技巧2级1 精通日常行政事务处理、公文处理、档案管理和后勤服务管理等相关专业知识2 能够运用自身掌握的行政管理知识，妥善处理日常行政管理事务3级1.具备战略规划知识，能够从企业的角度规划行政管理工作2 .能够妥善协调企业内各部门之间的关系、企业与政府部门之间的关系、企业与合作方之间的关系等，同时做好企业公关与形象宣传工作人力资源知识主要包括三大 类知识，具体请参 考表9-31级了解A、B、C类的一般概念及内容框架、一般原理和方法，具备一定的 人力资源管理意识，并能够独立开展人力资源工作2级1掌握A、B、C中任意一两类知识的操作运用原理，对人力资源工作有所了解，并积累了一些经验2 可综合运用各种人力资源知识处理员工之间的纠纷与抱怨等问题3级熟练掌握三类人力资源管理知识，能够为企业人力资源建设与规划服务，并能够起到人力资源增值的作用办公自动化知识包括电脑操作 系统、office办公 软件、网络运用以 及计算安全管理 等知识1级1 具备一定的电脑操作常识和网络知识2 能够熟练应用office办公软件，完成一般性工作2级1 熟悉电脑操作系统、网络安全知识，防止电脑被病毒侵袭2 .能够运用office办公软件完成绘图等领导特殊要求的工作任务3级1 精通电脑及网络知识2 .能够构建内部办公局域网络，完成杀毒软件更新等工作3.能够指导他人应用office办公软件，并将操作过程中经常岀现的问题进 行归类，集中进行分析讲解公共关系知识包括公关策划、 公关调研、公关宣 传、危机处理以及 公关礼仪等知识1级能够在相关人员的指导下，完成公共关系协调、企业形象塑造等相关工 作2级能够充分调动积极因素，塑造企业形象，理顺和改善与公众之间的关系3级能够明确目标，有计划地采取一切对内和对外的传播沟通方式，建立企 业与公众之间的信任关系车辆维护保养知识包括车辆日常 维护保养技巧、方 法以及车辆维护 的成本等知识1级能够根据企业要求和相关人员的指导，完成车辆的日常维护和保养工作2级具备基本的车辆维护保养知识，能对车辆日常管理和使用过程中岀现的 问题做岀简单处理3级熟练掌握车辆维护保养技巧和方法，对车辆维修和保养需求能做岀准确 判断，最大限度地提高车辆完好率，节约企业成本3 .行政人员技能/能力分级定义能力是指人们在工作过程中表现出来的解决问题的可能性的个性心理特征，是完成任务、达到目标 的必备条件；技能则是指人们运用相关知识及各种资源解决问题、完成工作的某一方面的能力。对行政人员来说，身处不同的岗位，其应具备的技能/能力也有区别。总体来说，这些技能 /能力的定义及分级行为表现如表 9-4所示。表9-4行政人员技能/能力分级定义表素质名称定义级别行为表现能够通1 .熟悉各类文书、合同编写的格式和基本用语过自身掌1级2.能够将领导的意图转化成相关的文字，并且能够得到领导的认可文案写作握的写作3.行文比较流畅，能够遵守相关文案的写作要求技能，保1 .精通各类商务文书、信函、合同的写作要求能力质、保量地2级2.能够准确领会领导的意图完成相关3.具备一定的写作功底，措辞优美且得当文案的撰3级1 .掌握丰富的商务文书专业词汇，能够恰当地应用于文案写作中写工作2 能够将自己的写作经验与他人共享，共同提升写作能力行政事务处理能力通过适 当的协调 与沟通，妥 善处理各 项日常行 政事务1级1 能够将日常行政事务按照轻重缓急进行分类2能够处理相关部门一般性的行政服务需求3 能在主管领导的指导下，策划、组织整个企业的中小型集体活动2级1 能够根据行政事务的轻重缓急独立自主地处理行政事务，并指导下 属开展行政事务工作2能够对相关部门提岀的比较复杂的、棘手的行政服务需求，给予适 当的满足3 根据领导的决策，策划、组织整个企业的大型集体活动3级1 能够从企业全局岀发， 对整个企业的行政事务进行统一规划、设计，保证各项服务工作顺利开展2 能够综合运用各类行政资源，保证各部门的行政服务需求3 能够通过不断完善行政管理制度和行政工作流程，提高行政事务的处理效率关注细节能力通过对 行政工作 各个环节 中细节的 掌控，最大 限度地减 少误差和 可能岀现 的失误1级1 .能够做到细致地审查行政文书、文件，以减少不必要的失误2 .通过对行政工作细节的关注，对企业运营中可能存在的问题有一定的认识3 对于如何改进工作中的细节有一定的认识和了解2级1 能够对他人提供的行政文书、文件中存在的细节问题有一定的认知能力2 能够指导他人更好、更细致地完成行政服务工作3 .能够对行政工作中经常发生的细节问题进行分析，确定企业运营中存在的问题，并提岀改进意见3级1 .能够通过制定制度、改进审批流程等方式，最大限度地降低细节问 题发生的概率2能够比较全面地掌握改进工作细节的方法，并及时指导他人3能够对行政工作中发生的细节问题进行分析，准确预测企业可能面 临的风险，并提岀相应的应对策略固定资产管理能力通过对固定资产申购、使1级1 熟悉固定资产的申购、使用、保管以及报废等方面的基本常识2能够在固定资产的使用过程中，做好固定资产的保管工作，降低固定资产的损耗用、保管以 及报废等 环节的控 制，最大限 度地发挥 固定资产 的使用价 值3 .能够对固定资产改造提供一定的参考意见2级1 掌握固定资产实物与账务处理方法，能够有效地提升固定资产的使用价值2 熟悉固定资产的属性与操作要领，能够指导相关人员正确使用固定资产3 能够根据固定资产的使用与运行记录，对于固定资产发生的问题提岀妥善的解决方案3级1 通过建立固定资产管理制度约束固定资产管理行为，防止固定资产的流失2 能够通过自身对固定资产的了解，提岀固定资产保值、增值方案3 能够根据固定资产的使用记录，准确判断岀固定资产可能发生的问题及应对方案安全管理能力运用已 经掌握的 安全与消 防管理常 识或相关 经验，做好 安全事故 的预防与 现场处理 工作1级1了解生产安全与消防管理知识，熟悉生产过程中一般性安全事件的 处理程序2 对企业内需要重点防范的安全隐患有清晰的认识，并着意观察3.对突发性安全事件能够做到及时报请相关领导处理2级1 熟悉生产安全与消防管理知识，并能够引导他人学习、掌握安全管理知识2 能够对可能引发安全隐患的部位或生产过程进行及时处理，尽量将隐患消灭在萌芽状态3对于突发性安全事件能够及时处理，并能够配合国家有关部门做好 重大事故的调查取证工作3级1 能够指导他人做好生产安全与消防知识的普及与宣传工作，强化企业内部员工的安全意识2 对于企业内部可能造成安全隐患的部位及时组织排查，防患于未然3 能够组织制定应急性安全事故处理预案，确保安全事故能够得到及时、有效的处理文档管理能力能够通 过对文档 管理的规 划与设计，1级1 熟悉文档的分类、保管等基本常识和相关制度2能够独立完成文档的日常分类、保管等事宜2级1 精通文档管理的相关制度条款，并能够将其应用于实际工作中2 能够在自己的权限范围内独立完成相关的文档管理工作最大限度 地满足相 关部门对 文档的需 求3能够针对文档管理过程中岀现的问题提岀适当的解决方案3级1 能够根据自身管理文档的经验，结合他人的反馈，组织设计文档管理系统2 能够指导他人完成文档管理工作，并将自己的管理经验与他人分享3 能够经常学习先进的文档管理经验或技术，并将其转化为具体的可执行措施，应用于文档管理的实际工作当中沟通能力正确倾 听他人倾 诉，理解其 感受、需要 和观点，并 做出适当 反应的能 力1级1 不善于抓住谈话的中心议题2 表达自己的思想、观点时不够简洁、清晰3.在沟通过程中以自我为中心，缺乏对他人应有的尊重4在沟通中，能够基本理解、使用常用的专业或非专业词汇2级1 .能以开放、真诚的方式接收和传递信息2了解交流的重点，并通过书面或口头的形式，用清楚的理由和事实 表达主要观点3 尊重他人，能在倾听别人的意见、观点的同时适时地给予反馈4在沟通中，能够理解、使用常用的专业或非专业词汇3级1 保持沟通时语言的清晰、简洁、客观，且能够切中要害2 针对不同听众，调整适当的语言和表达方式，以取得一致性的结论3能拓展并保持广泛的人际关系网络4 熟练掌握专业或非专业词汇，能够阅读、理解相关的外文资讯协调能力能够通 过沟通，与 组织内外 的人员达 成某种共 识1级1 对于组织内外的人员在行动和思想上的不一致有清醒的认识2 对于组织内外的人员可能产生的不和谐因素有一定的了解2级1 对于组织内外的人员产生的不和谐行为，有一定的调节能力，尽量将矛盾消灭在萌芽状态2 在处理组织内外部矛盾的过程中，能够获得大多数人的拥护与支持3级1 能够平衡组织内外部的关系，确保组织实现既定目标2 能够将自己在协调内部的关系过程中的技巧、经验与他人共享3 能够通过协调组织内外部关系，发现组织内隐藏的问题或矛盾，并提岀相应的解决方法或应对策略谈判能力在谈判 中有效达 成共识并1级能在谈判中表达主要目的， 无漏项，把握谈判原则，并维护企业的利益2级能在谈判中快速识别对方的谈判风格，准确把握对方的观点，洞察其所关注的利益，适时调整策略并解决对方的疑虑最大限度 地争取和 维护企业 利益3级1 在谈判中，对可能遇到的问题有一定的预见性2 .善于表达，坚持自己的观点和利益，并具有一定的灵活性（善于运用各种谈判技巧）3在谈判中能够争取主动，为企业争取最大的利益，善于挖掘双赢的 解决方案，促成合作应变能力当外界 环境发生 变化时，能 够运用自 身掌握的 知识、技 能,主动地 采取适应 性措施1级1 对外界发生的变化，有一定的觉察能力2 能够认识到自身在应对外界变化时，表现出的不合适举动，并有加以改进的意愿2级1 能够认识到外界环境变化可能给企业带来的影响，并能够提供一些应对方案2 对于外界的变化，能够自觉做出相应的应对举动，并取得一定的积极效果3级1 能够通过自身对曾经发生过的变化的原因分析，总结岀可能将要发生的变化，并提供应对方案2 能够根据经验，制定应对变化的一般程序，并与他人分享3 能够在处理变化的过程中发现可能为企业带来利益的机会，并及时提醒企业管理者做好相应的准备问题解决能力能够为 了达成最 终的结果， 从不同的 角度分析 问题，寻求 答案1级1 能够对问题的产生做岀一般性分析和判断2 对于一般性问题，能够找到有效的解决途径3 对于突发性问题，有时会感到无所适从2级1 对于问题发生的原因有比较清晰的认识2对于经常性问题，能够立刻制定解决方案3 对于突发性问题，能够根据自己的经验或知识，在第一时间做岀判断3级1 能够帮助他人对问题产生的原因进行分析，并指导制定解决方案2 能够根据经验，制定岀问题的解决流程3 能够根据影响问题产生因素的内在联系，制定岀问题预防的策略与方法团队领导能力能够有效地带领团队，向既1级1了解一定的任务分配知识，并能在任务执行过程中进行适当的跟踪2能够对团队成员反映的意见进行及时处理，为团队成员提供及时、有效的指导和帮助定目标前进2级1 能够根据团队成员的特点，有针对性地分配任务，并全力保证组织目标的达成2 能够采取一定的激励手段，提高团队成员的工作积极性3在关注团队工作成果的同时，最大限度地凝聚团队力量3级1 能够对团队成员的绩效有充分的认识，并给予适当的反馈2 能够通过对团队成员工作的观察与分析，找出团队合作的不足，并采取相应的提升措施3 能够根据团队成员的特点，制定相应的绩效激励机制，保障团队绩效的持续达成培养他人的能力提供恰 当的需求 分析、辅导 及相关支 持，帮助他 人学习与 进步1级1 能够及时向下属通报工作完成情况2 对员工给予具体的指导、建议以及工作示范，为下属提供更具体的指导和帮助2级1 了解下属的优劣势，为他们提供能够发展某项能力的学习机会，安 排有针对性的工作任务2引导下属独立解决某个问题，使其能够对任务的结果承担责任3级1.能够根据企业的战略需求，明晰企业的竞争能力，以及对人员能力 的要求，保持员工个人职业期望和企业业务需求发展之间的平衡2在团队中或部门内部创造学习环氛围，提供各种具有挑战性的学习 机会激励下属的能力通过给 予下属正 向激励，使 其发展和 提高的能 力1级1 与下属沟通不足，对下属的指导、建议较少2对下属的需求了解不够，很少为下属提供发展指导2级1 能与下属就其工作表现进行及时的沟通与反馈，并给予适当的引导2当下属遇到问题时，能提供帮助，解决难题3级1 为下属的工作及时提供正确的反馈与指导2.对下属的能力与技能水平有准确的判断，能根据下属的不同特点，为其制定职业发展规划，并为下属提供自我学习的机会、工具、辅导以及各种资源建立信任的能力坚持原 则且促进 信任与尊 重1级追随企业的标准、政策以及与自己工作相关的目标， 只在能够实现的情况下才做出允诺2级1 少说多做，行为、信仰保持一致；尊重别人，做到公平、守信2 处事客观，无公报私仇的现象3.能正确对待他人对自己的批评1 .在多元的环境中展示品德修养，成为道德行为的楷模3级2.将员工的福利和企业的成功放在个人利益之上3.寻找解决问题的体制方案，而不是指责个人1 .能利用较充足的信息做岀常规的决策1级2.较少做岀决策，犹豫不决，或忽略决策的影响信息3.做决策时表现岀很大的随意性依据对1 .面对有竞争性的方案，能够及时、不拖延地做岀决定形势的分2级2.在本工作领域内，能够客观分析形势，并做岀初步判断析，做岀恰3.在上级及相关人员的指导下，能根据相关程序对日常性、一般性的决策能力当、合问题做岀决定，并采取行动理、及时和1 .能分析较广泛领域内的复杂情况，对自己所做的决策可能产生的影实际的判响有清晰的认识断并采取2.能依据已有数据、知识和经验，做岀对企业有一定影响的决策，并行动3级付诸实施3.在复杂、模糊、风险很高的形势下，对多种领域内的各种信息进行深度分析，做岀有长期影响的战略性决策，承担预计到的风险和一切责任1 . 3行政部人员胜任素质模型1 行政部经理胜任素质模型行政部经理胜任素质模型综合考查了行政部经理的各个工作要项， 并参考了业绩优秀的行政部经理 的岗位胜任特征。行政部经理胜任素质模型的内容包括职业素养、知识以及技能 /能力三个方面。具体 内容如图9-4所示。知识企业知识（3级）管理知识（3级）行政管理知识（3级）办公自动化知识（2级）技能/能力问题解决能力（3级）培养他人的能力（3级）激励下属的能力（3级）关注细节能力（3级） 固定资产管理能力（3级）团队领导能力（2级）行政事务处理能力（2级）职业素养工作主动性诚信意识、服务意识团队意识、进取心应变能力（2级）、协调能力（2级）图9-4行政部经理胜任素质模型示意图沟通能力（2级）、决策能力（2级）2 行政主管胜任素质模型行政主管胜任素质模型的建立，参考了行政管理类工作的通用工作要求以及主管级人员的胜任行为特征，包括职业素养、知识和技能/能力三个方面的内容。具体内容如图9-5所示。知识技能/能力企业知识（3级）管理知识（2级）行政管理知识（2级）办公自动化知识（2级）应变能力（2级）问题解决能力（2级）关注细节能力（2级）激励下属的能力（2级）固定资产管理能力（2级）沟通能力（2级）协调能力（2级）培养他人的能力（1级）职业素养工作主动性团队意识、进取心诚信意识、服务意识行政事务处理能力（1级）图9-5 行政主管胜任素质模型示意图3 行政专员胜任素质模型行政专员胜任素质模型的构建是建立在对行政专员的工作职责和工作内容进行分析的基础上的，同时参考了优秀行政专员的岗位胜任特征。行政专员胜任素质模型的具体内容如图9-6所示。图9-6行政专员胜任素质模型示意图1 . 4前台接待人员胜任素质模型1 前台接待主管胜任素质模型根据前台接待主管的主要工作事项及其任职资格的要求，参照其他优秀前台接待主管的胜任行为特征建立了前台接待主管的胜任素质模型。具体内容如图9-7所示。图9-7 前台接待主管胜任素质模型示意图2 前台接待专员胜任素质模型通过对前台接待专员工作职责的细分以及企业对其素质要求的分析，参照其他优秀前台接待专员的胜任行为特征，从职业素养、知识、技能/能力三个层面建立了前台接待专员的胜任素质模型。具体内容如图9-8所示。职业素养知识技能/能力图9-8前台接待专员胜任素质模型示意图1 . 5办公事务人员胜任素质模型1 办公事务主管胜任素质模型根据企业的战略发展要求和办公事务主管的主要工作事项及任职资格要求，从职业素养、知识、技能/能力三个方面建立了办公事务主管的胜任素质模型。具体内容如图9-9所示。2 .行政采购专员胜任素质模型根据行政采购专员的主要工作及要求，参照同类职位的胜任行为特征，从职业素养、知识、技能/能力三个层面建立的行政采购专员胜任素质模型如图9-10所示。技知识谈判能力（3级）诚信意识廉洁自律性.管理知识（1级）技能/能力沟通能力（2级）应变能力服务意识 行政管理知识（1级）.问题解决能力职业素养知识（2级）办公自动化知识（2级）成本意识（1级）企业知识（2级）图9-10 行政采购专员胜任素质模型示意图3 文书档案管理员胜任素质模型参照其他优秀文书档案管理通过对文书档案管理员工作职责的细分以及企业对其素质要求的分析,员的胜任行为特征，从职业素养、知识、技能/能力三个层面建立的文书档案管理员胜任素质模型如图9-11所示。职业素养知识技能/能力图 9-11文书档案管理员胜任素质模型示意图精选资料4 资料管理员胜任素质模型根据资料管理员的工作职责和工作特点，综合分析资料管理员的胜任要求，从职业素养、知识、技能/能力三个方面建立了资料管理员的胜任素质模型。具体内容如图9-12所示。图9-12资料管理员胜任素质模型示意图