企业人事档案管理中存在的问题及对策

企业人事档案管理中存在的问题及对策邢春丽(中国建筑东北设计研究院有限公司，沈阳 110006)摘要：随着经济时代的到来，企业作为追求以经济利益为中心的组织，人事档案管理存在着很多问题，就企业人事档案管理目前存在的问题进行了分析且提出了相对的应对措施。关键词：人事档案；管理；问题；对策中图分类号：G271文献标志码：C文章编号：1673-1093(2011)05-0029-020 引言企业人事档案管理中存在的问题及对策与思考是人力资源工作不可缺少的一个重要组成部 分，是做好人力资源工作的基本条件之一。人事档 案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息资 源。它能充分反映一个人的经历、德才能绩、工作 表现、奖惩情况、历史背景等事件。管好用好人事 档案，对人才资源开发起着重要作用。1 人事档案管理中存在的问题1.1 认识不足、重视不够随着经济时代的到来，企业中心工作作为以 追求利润为中心，往往以利润来衡量一项工作的 重要性，而人事档案管理工作并不能带来直接的 经济效益，其利润很难看到。有些领导认为档案工 作就是抄抄写写，保管的事务性工作，只要能“守好摊”、不丢失、不泄密、能应付日常工作也就行了，因此一些单位领导往往容易忽视人事档案工 作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成 了“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的尴尬 状况。1.2硬件设施解决落实差 由于对人事档案管理不重视，因此，企业在设备配备上，基本上采取“因陋就简”、“因地制宜” 的原则，融办公、阅档、仓库为一间，其他硬件设 施防火、防盗、防潮等手段也只是停留在较低的 水平上。1.3人事档案管理人员水平不高、手段落后 档案管理人员基本上都是没有专业培训的兼职人员，所以对档案的重要性，对管理档案的要 求，对档案材料的收集、鉴别、整理、装订等业务不太了解。又身兼数职，更是没有足够的时间和精力投入到档案工作中，这样就造成了不能及时归档、 整理，严重影响了档案的利用水平。随着科学技术 手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍应用，但有些先进的技术手段并没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中 广泛运用，有的单位只是把个人信息、档案目录输 入到计算机进行检索，更多的资料仍然还得需要 手工操作查阅，无纸化阅档基本达不到。1.4人事档案材料收集工作力度欠缺 一是收集归档工作制度不健全、执行不严格、工作被动、不及时。二是一些归档的材料不够真实 和准确。人事档案是客观、历史地记载个人情况 的，具有很强的真实性和唯一性，但在实际档案中 有弄虚作假现象，尤其是年龄，有些人为当兵把年龄改大，退休时又觉得吃亏，还想改回去，根据个人的需要填写出生日期；还有的因为参加工作时 间涉及是否是离休还是退休的问题，上访了十几 年，甚至是二十几年的都有。这些材料都不能真实 准确地反映每个人的真实情况，严重影响了档案 的质量和严肃性，降低了档案的可信度及利用率。1.5 人事档案材料制作不规范根据干部档案工作条例规定，干部档案材 料，须统一使用 16 开规格的办公用纸，大于和小 于 16 开规格的档案材料都要进行技术加工，裁 剪、折叠及裱糊，但现在国际标准用纸是 A4 纸，这 就给归档带来了麻烦。有些材料，如高校毕业生登记表、成绩单、专业技术职称表、奖励的材料等，这些材料裁剪后，往往是上下顶天立地，左边 留出装订部分后，右边超出部分还得折叠，这样不仅人为地重复劳动，而且造成人力、物力、财力和时间的浪费，同时也影响了人事档案案卷的美观。2 企业人事档案管理工作的对策与思考2.1 提高认识，加强领导人事档案工作是做好人力资源工作的基本条 件之一，因此应该将干部档案工作提到议事日程 上来。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理 工作进行检查指导，发现问题及时解决。建立人事 档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实 行定级定量考核，进一步推进人事档案工作制度 化、规范化和科学化建设。2.2加强档案的硬件设施建设 人事档案部门应积极找领导汇报工作，提出困难和要求，争取得到领导的支持，做好档案管理 设施的更新。根据干部档案工作管理条例做好 六防工作，配置专用的铁质档案柜，做到三室分 开，即办公室、阅档室、档案室三室分开，要加大资 金投入，配备先进的计算机管理设备。2.3提高人事档案管理人员素质，提高人事档案 人员待遇尽管档案室是存放档案的仓库，但档案管理 人员并不单纯是仓库管理员。档案管理是一项政 策性和业务性较强的工作，它集保密性与服务性 于一体。因此，各级组织人事部门应注意加强人事 档案的工作队伍建设，选择政治上可靠，作风正 派，责任心强的共产党员从事人事档案工作，注意 对他们的专业培养，关心他们的生活，提高档案工 作者的福利待遇，使他们能安心工作，加强对本专 业的技术研究，为档案事业建功立业。2.4让人事档案的内容更加完善 随着企业的发展，企业规模的不断扩大，对人才的需求是摆在企业面前的当务之急，人事档案 是否能更客观、真实反映一个人的能力，对人事档案的功能就应重新定位。对于档案的原有重要内容予以保留的同时，应扩大侧重于对工作业绩、专 业特长、综合能力等方面的材料收集，以便使人事 档案的功能更适合企业发展的需要。2.5加强人事档案材料的收集工作 收集材料是人事档案工作的基础，随着人事制度改革、政治经济体制改革的不断深化，干部制 度的考核、考察、技能、学历、专业技术职称的晋 升、职务的任免审批等需要入档的材料不断增加， 增大了人事档案收集工作的难度。这就要求必须 收集要及时、鉴别要仔细、整理要认真，对于不符 合归档要求的材料要及时处理，手续不完整的材料退回补办，保证材料完整，手续完备。树立起人事档案的权威性、准确性和真实性。2.6提高人事档案管理水平，加强信息化建设 人事档案管理工作若要提高工作效率，提高管理水平，最大限度地发挥其作用，必须利用先进 的科学技术手段，实现人事档案管理的现代化，即 实行计算机辅助管理。这是人事制度改革与发展 的需要，也是社会主义现代化事业的一个具体组 成部分，对现代的科技手段需要进行更进一步的 深入和挖掘，健全人事档案的信息化管理模式，既 方便了管理，也提高了工作效率和质量。3 结语人事档案管理工作是人力资源工作的重要组成部分，在新的社会发展形式下必须采取有效措 施，积极探索档案现代化管理模式，不断的完善与 改进，才能为企业更好的服务。作者简介：邢春丽(1971)，女，1990 年 7 月毕业于辽宁省艺术幼儿师范，2003 年毕业于中共辽宁省委党校文秘档案专业，现就职于 中国建筑东北设计研究院有限公司人力资源部。2011 苏州将新建节能建筑 1 400 万 m2今年苏州市将完成新建节能建筑 1 400 万 m2。苏州市已着手建设建筑能耗监测系统，并初步建 立了监测平台。从日前召开的苏州市建筑节能领 导小组工作会议上获得的消息。去年 6 月 1 日正式实施的 江苏省公共建筑 节能设计标准 规定了江苏省甲类公共建筑必须 执行建筑节能 65%的强制性标准。在苏州市今年要完成的 1 400 万 m2 新建节能建筑中，有 140 万 m2的建筑的节能率要达到 65%。为此，苏州市将严格 把好建筑设计方案审查关，凡是未按强制性标准 进行设计的公共建筑，一律不得通过施工图审查； 在建设过程中擅自降低节能标准的，一律不得通 过竣工验收。(来源：中华建筑报)302011 年第 5 期行 业 信 息file:/D|/我的资料/Desktop/新建文本文档.txtAppliance Error (configuration_error)Your request could not be processed because of a configuration error: Could not connect to LDAP server.For assistance, contact your network support team.file:/D|/我的资料/Desktop/新建文本文档.txt2012-07-12 20:42:52