QIHR01行政人事部作业指导书D

受控状态： 文件编号： QI-HR-01碧海舟（北京）石油化工设备有限公司行政人事部作业指导书 版本/修改号：D/2 批准：生效日期: 2011-05-01分发号: 目 录1 目的2 范围3 部门职责4 工作流程及说明工资发放流程工作追溯流程员工招聘流程员工培训流程人力成本控制流程档案管理流程办公用品管理流程计算机管理流程证照管理流程公司文书管理流程会议管理流程5 输入/输出信息表6 附件：部门职责及岗位说明书、文档管理一览表1 目的 本文件的目的在于规范部门各项工作，以确保部门的工作质量。2 范围 适用于行政人事部各项工作。3 部门职责31人力资源管理1) 负责公司人力资源招聘，满足公司发展需要；2) 建立健全培训体系并按照计划落实；3) 依据公司发展需求和薪酬市场状况，完善薪酬管理制度；4) 完善公司福利制度；5) 完善考勤制度；6) 负责北京公司员工工资的核算；7) 建立健全公司绩效考核制度并按计划进行考核；8) 负责公司ERP管理并保障高效运行；9) 完善工作追溯制度并按照制度执行；10) 完善目标管理办法，推进各项工作。32行政事务管理1) 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理；2) 负责公司固定资产的管理；3) 负责公司文件及档案的管理；4) 负责公司证照的管理及各种证件的办理；5) 负责公司员工宿舍的管理；6) 负责公司通讯系统、网络及“5S”的管理；7) 负责公司安全的管理。33企业文化的建设1) 负责企业文化的宣贯；2) 公司文化活动、会议的组织工作；3) 负责公司员工手册的撰写；4) 负责碧海舟文化核心价值观的提炼并贯彻；5) 管理内刊的撰写和及时发布。34 部门体系文件管理1) 按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件；2) 负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。35其他负责落实董事长及总裁临时交办的工作。4 工作流程及说明4.1工资发放流程4.1.1行政助理负责于每月6日前将上月考勤、加班汇总、手机费、午餐费、宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的行政人事助理。4.1.2人事助理负责于每月7日前将上月员工社保和公积金缴费明细、培训积分、绩效考核汇总等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。4.1.3负责人事手续的人事助理于每月5日前将上月员工异动表提交至负责薪酬核算的人事助理。4.1.4邯郸分公司总务部人事助理于每月7日前将在北京核算和发放工资的邯郸分公司员工考勤、加班、社保、公积金、考核等汇总信息提交给负责薪酬核算的人事助理。4.1.5每月9日下班前，负责薪酬核算的人事助理将初步核算完成的工资表及所有附表，提交给行政人事经理审查，再由副总裁对工资表进行审核。最终人事助理对相关问题进行修改。4.1.6每月10日，负责薪酬核算的人事助理将工资表及所有附表提交给总裁审批。待总裁审批完毕后，由人事助理填写付款凭证，请财务部付款。4.1.7每月15日，由负责薪酬核算的人事助理为员工发放工资。4.2工作追溯流程4.2.1发现质量问题的部门填写工作追溯表，发至行政人事部，邯郸分公司质量问题先发至分公司总务部。4.2.2行政人事部/分公司总务部收到工作追溯表后，将工作追溯表以邮件的形式发给追溯发起部门初步判定的责任部门，并同时限定反馈时间。4.2.3相关部门需在限定时间内反馈相关信息，如质量问题属其他部门责任，由行政人事部将反馈信息流转至新的责任部门。4.2.3相关部门信息搜集完毕后，由财务部审核损失金额，行政人事部根据反馈意见和建议以及损失情况，初步拟定处理意见。4.2.4总裁或分公司总经理对行政人事部提出的处理方案进行审核，最终确定处理意见，并宣布追溯关闭。4.2.5行政人事部负责跟踪工作追溯处理意见和改进措施的实施情况，并根据处理结果计入个人或部门绩效考核。4.2.6如对工作追溯处理意见存在异议，可进行申诉，行政人事部负责申诉的处理。4.3 员工招聘流程4.3.1用人部门将人员需求提交至行政人事部，行政人事部根据部门定员情况审核是否给予招聘。4.3.2对于符合定员定编的岗位需求，行政人事部根据岗位性质及级别确定招聘渠道，并搜集候选人简历。4.3.3行政人事部负责组织候选人的面试工作，首行由行政人事部进行电话面试，并做面试记录。对于初步符合条件的候选人简历，同电话面试记录一并提交给用人部门负责人，由其决定是否约见初试。初试由行政人事部先对候选人外貌条件及人格品质做初步把关，再由用人部门负责人进行面试，初试需填写面试评价报告书。通过初试的候选人由用人部门上一级主管领导进行复试，并填写面试评价报告书。对拟予录用的员工，由行政人事部与用人部门负责人和主管领导根据面试评价和公司薪酬序列标准确定录用薪酬和其他相关信息。4.3.4行政人事部根据背景调查结果，分析是否聘用该候选人。如可以录用，负责招聘的人事助理将向拟予试用的候选人发送录用通知书，与候选人确定办理入职手续日期及需携带的相关资料。4.3.5行政人事助理负责引导新员工办理入职手续并组织入职培训。4.3.6完成岗前培训后，行政人事部将新员工领入部门，由部门领导对其进行业务培训。4.4员工培训流程4.4.1培训需求的搜集：每年1月份，行政人事部与各部门经理组织各部门员工培训需求的搜集。4.4.2培训计划的制订：行政人事部根据各部门员工提出的培训需求，结果公司发展规划及各部门绩效目标，制订公司级年度培训计划。培训计划内容包括：培训课题、培训内容、培训时间、培训地点、参加人员、培训形式、考核方式、培训讲师等。4.4.3各部门可根据公司的发展状况以及对员工素质的要求和员工技能状况，提出培训项目内容以及培训所要达到的具体要求和目标，形成部门培训计划。4.4.4各部门负责的培训由部门按计划组织实施，公司统一性的培训由公司行政人事部组织或协调实施。各培训部门要认真填写培训记录，会同培训资料一同交公司行政人事部存档。其资料包括：培训记录表、培训考勤表、考试成绩一览表、试卷及培训效果调查等。4.4.5 邯郸总务部以月为单位在每月的5日前将汇总的各部门培训记录以邮件的形式传至公司行政人事助理处并备案。4.4.6培训实施后，根据原培训计划的要求，通过多种方式征求培训讲师及培训对象的意见，并利用交流、座谈、笔试、解决实际问题等方式，进行培训效果的评估，以便不断总结经验，发现问题，改进工作。4.4.7公司行政人事部负责公司级培训的培训效果评估工作。公司本部各部门培训工作的落实和培训效果的评估由公司行政人事部监督检查；邯郸总务部负责邯郸分公司级培训工作的落实和培训效果的评估的监督检查工作；考评结果均列入部门考核。4.4.8行政人事部/邯郸分公司总务部将根据培训积分相关规定对员工进行培训积分，在员工晋升、调职、调薪、年终考核将予以体现。4.5人力成本控制流程4.5.1行政人事部根据上一年度费用支出及下一年度工作目标计划，于每年12月制订下一年度资金预算。并于每月25日制订下月资金计划，以确保成本控制有预见性。4.5.2行政人事部各项费用支出均实行审批制度，经办人提出费用支出申请，由行政人事部经理根据资金计划和年度资金预算，以及费用支出紧急重要程度，确定是否给予批准。未经过审批的支出费用，由经办人承担。4.5.3重大项目支出，行政人事部需事先提交项目预算申请报告，经总裁批准后方可执行。原则上，项目成本应控制在预算范围内，超出预算的紧急或重要费用支出，需进行超预算支出申请报告，经总裁批准后方可追加费用。4.5.4不可控费用支出和必要的超预算成本支出，需追加至年度资金计划中。4.6档案管理流程4.6.1档案管理分为文书档案的管理及电子档案的管理。统一由行政人事部或各分公司档案管理部门负责主体档案的管理。4.6.2档案室进行统一的归档，各部门形成的资料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期移交，如长期借用的档案则由部门专人管理。4.6.3部门如需借阅档案，需填写档案资料借阅登记表借阅档案，到期归还，并保证档案的完整性。4.6.4电子类光盘档案实行盘管分离，借用归还都要填写相应表格，登记后保管员也要进行相应确认签字（归还光盘时，保管员要对光盘进行检查是否有损坏情况）。4.6.5失效和保管期限已满的档案，应予以销毁，填写档案销毁登记表，永久保存。4.7办公用品管理流程4.7.1公司行政人事部门卫办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。4.7.2每年初制定出年度办公用品采购计划报总裁审批，经批准后方可实施采购与库存。根据年度采购计划分解，原则上是以最小的采购量满足日常需求。如有特殊办公用品的采购需进行必要的调查和审批。库存要账物相符，品种对路，库存合量，保管安全。4.7.3办公用品的领用须填写办公用品领用登记表，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数；如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。4.8计算机管理流程4.8.1各公司管理部负责计算机的日常管理工作，包括管理所有电脑的设备与附件及网络供应商的管理。计算机管理纳入财务部固定资产管理。4.8.2网络管理员主要负责计算机的购置于安装，维护计算机的使用与安全。4.8.3计算机管理须统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准。指定专人考查供应商品和服务，并实施采购。计算机软、硬件及相关通讯线路的安装和连接制定专人负责。4.8.4计算机管理应接受正确使用的培训，每位使用者都必须对重要数据做备份，及时升级杀毒软件，如违章操作造成后果应负赔偿责任。邮件的安全使用详见企业邮件管理规定及保密协议。4.9证照管理流程4.9.1所有证照由行政人事部行政助理统一存档。4.9.2入网证、专利证、会员证等资格证书的责任部门为销售部；营业执照登记证、税务登记证等公司资质、证照的责任部门为行政人事部、财务部。4.9.3各部门如需借用，须在借用前由行政助理检查证照，确保证照的有效性；各部门借用时需办理借用手续，在档案资料借阅登记表中规定日期内归还。行政助理在行政证照档案一览表中记录。4.9.4行政助理随时查看证照的有效期，提前通知责任部门对证照进行更新、年检。责任部门收到更新/年检通知后在证照有效期截止日之前完成更新和年检工作；将已更新/已年检的证照交行政人事部行政助理存档。4.10公司文书管理流程4.10.1公司文书根据文件按指定程序，先进行文件编号，经审核批准后方可进行分发登记、执行、跟踪检查反馈、文件废止及控制程序。4.10.2公司文书应符合归档管理程序。4.10.3如文件失效或废止应回收失效文件，经废弃核准后方可执行销毁程序，否则则进行封存处理。4.11会议管理流程4.11.1各部门组织各种办公会议（非例会）需用会议室，需报行政人事部统筹安排，经总经理批准后方可使用会议室。4.11.2行政人事部进行会前准备工作，包括：落实会场、拟好议程、发言准备、会议通知。各部门的会议中进行签到和做会议记录，并进行时间控制、议题控制、秩序控制及效果控制。4.11.3会后进行跟进工作，做会议纪要、决议跟踪及效果的反馈。工资发放流程工作追溯流程员工招聘流程员工培训流程人力成本控制流程5 输入输出表输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1考勤明细行政1工资表财务部2午餐费用明细3加班明细4手机费用明细5住宿费用明细6保险明细人力资源7公积金明细8个人所得税法规9追溯材料各部门2工作追溯表各部门10积分奖惩一览表政策制度3奖惩通知单各部门11岗位积分系数表12候选人简历行政人事4员工录入通知书侯选人13面试评价表14薪酬福利政策15员工基本情况表5员工档案入职通告行政人事部各部门16入职物品领用清单17新员工入职引导书18劳动合同19守秘协议20培训计划人力资源6培训通知培训记录培训评估表培训考核记录培训影音资料培训学员21员工入职培训资料行政人事部总裁22培训教材23培训分值设定表24日常行政费用明细行政人事7年度资金预算月度资金计划表付款凭单财务部25招聘计划26培训计划27员工工资表28员工奖金表29社保及公积金明细30人事代理费用31先进员工及优秀团队评选32员工生日礼物及慰问金33节假日过节费34对外合作合同及报价8超预算申请报告总裁6 附件行政人事部部门职责部门目标及职责：部门目标公司（北京）安全目标：重大事故为0；固定资产运转率90%；招聘计划完成率90%；年度培训计划实施率95%；绩效考核制度建设及完成目标100%；工作追溯闭环率需达到100%；部门费用不突破公司批准的预算数；职责内容工作内容或解释人力资源管理1. 负责公司人力资源招聘，满足公司发展需要；2. 建立健全培训体系并按照计划落实；3. 依据公司发展需求和薪酬市场状况，完善薪酬福利管理制度；4. 建立健全公司绩效考核制度并按计划进行考核；5. 负责公司ERP管理并保障高效运行；6. 负责监控工作追溯制度的执行；10完善目标管理办法，推进各项工作。企业文化的建设1. 负责企业文化的宣贯；2. 公司文化活动、会议的组织工作；3. 负责公司员工手册的撰写；4. 负责碧海舟文化核心价值观的提炼并贯彻；5. 管理内刊的撰写和及时发布。行政事务管理1. 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理；2. 负责公司固定资产的管理；3. 负责公司文件及档案的管理；4. 负责公司证照的管理及各种证件的办理；5. 负责公司员工宿舍的管理；6. 负责公司安全、通讯系统、网络及“5S”的管理；7. 负责公司车辆管理。QHSE管理1. 按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件；2. 负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。其他负责落实董事长及总裁临时交办的工作。部门架构图：主要体现岗位编制及各层级之间的关系。另见组织机构图行政人事部定编：9人副总裁(1)副经理（1）人事助理（2）行政助理（1）司机班班长（1）网络管理员（1）行政前台（1）司机（1）部门岗位设置表：主要指部门的岗位种类、数量和岗位职责分工，包括人员配置的实际情况。部门名称行政人事部编制总人数10实际总人数10职位名称编制人数主要职责分工实际人数副总裁11. 制定行政人事部门总体发展战略及规划指导，并致力于提高公司的综合管理水平；2. 建立并完善人力资源管理体系，研究、设计人力资源管理模式（包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设），制定和完善人力资源管理制度；3. 组织推动企业文化建设，协调各部门工作关系；4. 拟订人力资源成本预算，监督控制预算的执行；5. 管理规划公司的法务及经营资质，保证公司合法经营；6. 后勤的保障，保证及时有效，最大限度的服务于经营目标的实现。1行政人事经理11 制定并执行年度人力资源规划；2 按各部门的定岗定编开展招募和甄选工作；3 制定、执行公司薪酬福利体系和制度；4 制定、执行公司绩效考核体系（奖励、追溯、考核制度等）；5 按计划开展培训工作；6 制定、执行公司VI、CI体系；7 处理本部门的工作追溯和考核。1行政助理21. 协助行政人事经理建立健全行政管理体系，并逐项高效落实；2. 依据ISO9000种各项管理制度，落实证照、固定资产等工作进行管理并高效落实；3. 负责公司重大会议的组织工作；4. 依据ISO9000种各项管理制度，落实对员工宿舍、档案、文件、法律事务、会议、网络、通讯、办公环境及5S相关工作进行管理并高效落实；5. 加大“节能降耗”工作力度，保障行政费用的合理开支；6. 草拟各种合同、协议（如房屋租赁），申请借款，最后做付款手续；7. 做好公司外联工作；8. 其他行政事务性工作。2人事助理21 协助行政人事经理建立健全招聘配置、薪酬、培训、绩效、员工关系、企业文化等管理体系及各种规章制度，并逐项落实；2修订、补充、完善各岗位岗位说明书；3定期分析公司人力资源状况并进行合理匹配（建议）；4做好并办理员工的入职、离职等相关人事手续；建立员工信 息档案并有效管理，并制作相关报表；5及时办理各种保险、公积金、工作居住证等，负责员工劳动 合同的签订；6受理员工投诉，代表公司处理劳动争议、纠纷或进行劳动诉 讼；7帮助建立积极的员工关系；8收集企业相关信息，组织并定期出版企业管理内刊；9协助修订员工手册；10员工福利管理（包括体检、慰问等）；11负责公司工作工作追溯的流程监控。2网络管理员11 负责公司计算机网络、企业邮箱等的管理，确保公司网络稳定运行；2 计算机软、硬件维护与检查，定期对计算机进行系统升级与更新，检查和制止非法使用情况；3 定期为员工备份电脑资料；4 负责公司服务器的管理；5 公司办公软件正版化管理；6 ERP系统维护与管理，协助外部服务商进行系统更新及维护；7 协助外部服务商进行新办公系统的功能开发与调试；8 公司网站的维护与内容更新；9 公司电话网络管理；10 负责公司宣传册制作的外联工作；11 负责公司参加各项展览活动的外联工作。1行政前台11. 办公用品采购、定购、领用、发放、登记、结算；2. 电话接听、转接、名片印刷、预订火车票、飞机票；3. 快递寄出、签收登记、汇总每月明细；4. 传真的接收、发放及复印机、传真机、打印机的日常维护、清理，保证各部门办公所需；5. 其他工作。1司机班班长11 各项车辆费用的缴纳；2 车辆年检、保养、维修等协调执行；3 车辆事故处理；4 驾驶员日常管理，包括培训、派车等；5 车辆档案管理；6 车辆使用情况检查与监控；7 与各部门的工作衔接；8 部门经理交办的其他任务。1司机11 负责保管车辆和保养车辆，车辆不用时要入车库，无出车任务时，要按实际情况做好维修保养工作，保持车况正常，提高出车率和运输效率。2 负责保持车容清洁卫生，经常冲洗车辆，并注意车内卫生。3 严格按照公司车辆管理制度使用车辆，确保公司用车的及时性、安全性。4 严格遵守交通规则，不违章开车、不超载，防止发生交通安全事故。5 厉行节约，加强车辆维修保养，杜绝车辆带病运行，降低油耗，减少修理费用，随时保证车辆的安全可靠。1备注碧海舟（北京）石油化工设备有限公司副总裁（行政人事）岗位说明书岗位编号： 日期：2010 年12月01日部 门 行政人事部岗位名称副总裁职位概要工 作 对 象 公司经理级（含）以上管理人员直属上级主管 总裁下级 行政人事经理工 作 目 的建立促进企业发展的人力资源战略规划；构建战略性人力资源管理体系，实现组织战略绩效目标；整合资源打造战略所需的人才队伍和人力资源效能最大化的管理机制；实施知识管理推动组织创新能力建设岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)人力资源规划及管理1全面统筹规划公司的人力资源战略； 2建立并完善公司人力资源管理体系，研究、设计适合公司发展的人力资源管理模式（包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设），制定和完善人力资源管理制度； 3向公司高层提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议，并致力于提高公司的综合管理水平； 4及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题； 35%建立并完善部门制度1. 组织制定公司人力资源发展的各种规划，并监督执行计划的实施；10%日常行政管理1. 行政合同审核；2. 公司重要通知及任命审核；3. 公司股东会、员工年会等重要会议的指导；25%法律事务管理1. 部门涉及法律法规实行的审查监控；2. 公司人力资源合法性的审查监控；2%费用控制1. 月度资金计划、年度资金预算的审批；2. 行政人事费用审查；5%企业文化建设1. 塑造、维护、发展和传播企业文化；2. 企业文化的提炼与宣贯；10%部门管理1. 负责部门工作整合与人员管理状况审查；2. 部门工作计划总结及目标实施状况审查；3. 为公司助理以上的管理者进行职业生涯规划设计； 10%其他1. 总裁交办的其他临时性工作。3%工作关系与考核关系外部工作关系1 市（区）工商局2 街道办事处3 咨询代理公司4 律师事务所5 市（区）劳动局1、 工作关系简图：总裁内部工作关系1、 各职能部门2、 公司各下属单位副总裁行政人事副经理2、 人事行政部重大事件向总裁汇报。3、 审查与各项追溯、绩效考核和项目奖励等相关的责任人的工作执行情况。4、 审查、指导邯郸总务部（人事方面）的各项工作。任职资格1、教育具有高等院校中文、人力资源、行政人事管理等相关专业本科（含）以上学历；2、工作经验具有8年以上相关管理工作经验，其中5年以上大中型企业人事行政（或以上）工作经历；3、知识1）受过企业管理、战略人力资源、公共关系、组织变革财务知识等方面的培训；2）熟悉北京市有关的劳动法律法规；3）熟悉人力资源各模块的具体操作以及行政管理各项流程。4、技能/能力1）具有人力资源管理师资格。2）高度的工作责任心和严谨的工作态度； 4）具 3）有较强的文书处理能力； 4）很强的激励、沟通、协调、团队领导能力，责任心、事业心强，具备良好的管理能力和决策能力；5、其它年龄35 - 45岁，性别不限。碧海舟（北京）石油化工设备有限公司行政人事副经理岗位说明书岗位编号： 日期：2010 年12月1日部 门 行政人事部岗位名称副经理职位概要工 作 对 象 各部门员工直属上级主管 副总裁下级 人事助理（2人）、行政助理（1人）、网络管理员、司机（2人）、前台工 作 目 的通过培养并领导部门员工，为公司各部门提供及时有效的行政后勤服务保障以及确保人力资源需求的满足，达到日常运营有效可控、人力资源供需平衡。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)人力资源规划及管理1. 公司人力资源规划的制订与分解实施；2. 制订公司年度招聘计划并监控实施；3. 制订年度培训计划并监控实施；4. 薪酬福利制度的完善与监控执行；5. 绩效考核实施与完善；6. 员工关系管理；35%建立并完善部门制度7. 公司行政、人事政策制度的制订与更新；8. ISO9000管理体系的执行监控；10%日常行政管理9. 行政合同审核；10. 办公用品采购审批；11. 各项行政费用审核；12. 公司重要通知及任命的草拟和发放；13. 员工年会、公司股东会等重要会议的指导组织；25%法律事务管理14. 部门涉及法律法规的搜集与实行更新；15. 公司人力资源合法性的把握与劳动纠纷处理；2%费用控制16. 每年初制订年度资金预算；17. 每月25日制订月度资金计划；18. 行政人事费用支出控制；5%企业文化建设19. 企业文化的提炼与宣贯；20. 组织各类员工活动；10%部门管理21. 负责部门工作整合与人员管理；22. 部门员工的培训与考核；23. 部门工作计划总结及目标管理检查实施；10%其他24. 领导交办的其他临时性工作。3%外部工作关系1. 市（区）工商局2. 街道办事处3. 电信服务中心4. 相关宾馆饭店5. 咨询代理公司6. 保险公司7. 律师事务所8. 物业公司9. 市（区）劳动局10. 社会保险中心11. 人才中心12. 培训中心工作关系与考核关系5、 工作关系简图：总裁内部工作关系3、 各职能部门4、 公司各下属单位人事行政部副经理人力资源行政管理邯郸总务部6、 人事行政部经理的日常工作向总裁汇报。7、 监督检查与各项追溯、绩效考核和项目奖励等相关的责任人的工作执行情况。8、 指导、监控邯郸总务部（人事方面）的各项工作。任职资格1、教育具有高等院校中文、人力资源、行政人事管理等相关专业本科（含）以上学历；2、工作经验具有5年以上相关工作经验，其中3年以上大中型企业人事行政（或以上）工作经历；3、知识1）受过企业管理、人力资源、公共关系、财务知识等方面的培训；2）熟悉北京市有关的劳动法律法规；3）熟悉人力资源各模块的具体操作以及行政管理各项流程。4、技能/能力1）具有人力资源管理师资格。2）高度的工作责任心和严谨的工作态度，工作细心、稳健、可靠，时间观念强，办事不拖拉，计划性好； 3）有较强的工作组织能力和协调能力； 4）思维敏捷，反应速度，领悟力强，工作讲求效率； 5）较好的品德修养，善于处理上下级关系，具有较强的抗压能力； 6）具有较强的文书处理能力，并且能够熟练操作各种办公设备； 5、其它年龄2845岁，性别不限。碧海舟（北京）石油化工设备有限公司人事助理岗位说明书岗位编号： 日期：2010年12月1日部门行政人事部岗位名称人事助理（1）职位概要工作对象设备公司各部门；律师事务所、人事局、人才中心直属上级主管行政人事副经理下级无工作目的执行人力资源日常性事务工作，辅助行政人事经理完成绩效考核管理与实施。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)员工日常手续1. 员工入职、离职手续办理；2. 员工试用、转正考核；30%绩效考核3. 协助上级制定集团的绩效考核制度及指标；4. 协助部门经理执行公司绩效评价的组织、考核工作，完成公司员工年度考核工作；30%员工关系管理5. 协助部门经理处理员工投诉事件，协调员工关系；6. 负责员工日常福利的管理，如生产、结婚等慰问金的发送、员工体检事宜的计划、组织等。10%员工档案管理7. 负责公司员工纸质及电子档案的完善和整理；8. 负责公司员工异动的汇总；9. 负责公司及部门人力情况的整理和分析；10%工作追溯10. 负责推动工作追溯的流转及汇总记录；10%其他11. 公司年度内部审；12. 公司大事记整理；13. 工作周报汇总；14. 完成领导交办的其他工作。10% 行政人事经理外部工作关系：1、 咨询代理公司2、 律师事务所3、 人事局4、 人才中心工作关系图内部工作关系1、 公司各部门2、 公司领导本岗位任职资格1、教育人力资源管理、工商企业管理、行政管理等专业专科以上学历2、工作经验二年及以上相关工作经验3、知识人力资源管理、企业管理、行政管理、心理学专业知识4、技能/能力熟练使用相关办公软件，良好的组织、协调、沟通能力5、其它碧海舟（北京）石油化工设备有限公司人事助理岗位说明书部 门行政人事部岗位名称人事助理（2）职位概要工 作 对 象设备公司各部门；邯郸总务部、各培训机构、社保中心、保险公司、人事局、职介中心、人才中心、银行直属上级主管行政人事经理下级无工 作 目 的执行人力资源日常性事务工作，辅助人事经理完成人力资源目标规划。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)薪酬实施工资所需附表的整理、统计、核算及工资表制作与工资发放；20%招聘实施1. 协助人事经理建立招聘渠道，发布招聘信息；2. 收集和汇总应聘资料并对应聘者简历进行初步筛选；3. 通知面试、落实初试安排复试跟踪员工试用情况等；25%培训实施4. 协助部门经理制定年度培训计划；5. 培训新入职员工（包括公司各项管理规定、企业文化等）；6. 协助部门经理按照企业培训计划组织、实施各项培训工作；7. 提供员工职业资格考试相关考试信息，组织员工职业资格考试及提供相关辅助工作；20%员工福利8. 办理员工社会保险、公积金、平安保险、档案存储等相关手续；25%其他9. 完成领导交办的其他工作。5%外部工作关系：1、 咨询代理公司2、 商业保险机构3、 社会保险中心4、 人才中心5、 培训机构6、 银行7、 人事局8、 劳动和社会保障局9、 政府部门行政人事经理工作关系图本岗位内部工作关系1、 公司各部门2、 财务部门3、 公司领导任职资格1、教育人力资源管理、工商企业管理、行政管理等专业专科以上学历2、工作经验二年及以上相关工作经验3、知识人力资源管理、企业管理、行政管理、心理学专业知识4、技能/能力熟练使用相关办公软件，良好的组织、协调、沟通能力5、其它岗位编号： 日期：2010 年12月1日碧海舟（北京）石油化工设备有限公司行政助理岗位说明书部门行政人事部岗位名称行政助理职位概要工作对象北京总部所有员工；下属企业部分员工。直属上级主管行政人事经理下级无工作目的协调沟通企业各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用；做好企业内外信息的收集和处理工作，起到良好的参谋作用。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)日常办公事务1. 依据各部门提供的所需行政财产物资的申请表，统一协调、购买；2. 按照企业年度经费预算，协助部门经理严格控制各项行政经费支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用；3. 各项行政费用结算，如物业费、房屋租赁费、员工手机费、保洁费、公司座机费用等；4. 九千文件管理；5. 公司证照管理6. 对企业行政财产物资进行登记、造册，定期进行盘点；负责行政财产物资的维修和保养；7. 日常行政工作支持；8. 负责部门行政文件的草拟、发放、传阅、存档等。50%对外宣传9.每年中秋、元旦筛选礼品并采购，负责统计客户名单并邮寄，最后核对邮寄质量，结算费用；10.订阅报纸、刊物；各种杂志、网站的续费手续；11.负责公司每年各种会议的组织、实施及布置工作；12负责公司新机构设置及各项工商登记变更手续的咨询与办理；20%后勤保障13.负责办公区域的环境卫生、安全险等必要的后勤服务，并负责对这些工作的实施进行监督；14.维护公司整体办公环境，及时发现问题并处理；15.员工宿舍管理及卫生检查；20%对外联络16.草拟各种合同、协议（如房屋租赁），申请借款，最后做付款手续等。5%其他外部工作关系：1、电信营业厅2、物业公司3、办公用品公司4、设备维护公司17.完成领导交办的其他工作。5%行政人事经理工作关系图本岗位内部工作关系：1、北京公司各部门2、总监以上级领导任职资格1、教育行政、管理、中文大专以上学历2、工作经验3年以上相近岗位工作经验3、知识行政管理、中文4、技能/能力公文撰写、OA熟练、良好的沟通协调和组织能力。5、其它服务意识强，有高度的责任心。碧海舟（北京）石油化工设备有限公司网络管理员岗位说明书岗位编号： 日期：2010 年12月1日部 门行政人事部岗位名称网络管理员职位概要工 作 对 象北京总部所有员工；下属企业部分员工。直属上级主管行政人事经理下级无工 作 目 的确保办公自动化软、硬件的良好性能和网络平台的稳定性，提高工作效率。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)办公自动化软硬件设备管理1. 计算机、服务器软、硬件维护与检查，定期对计算机进行系统升级与更新，检查和制止非法使用情况；2. 打印机、传真机、扫描仪等设备的日常维护和共享设置；3. 企业邮箱的日常管理和维护；4. 公司电话网络管理；5. 公司网站信息的及时更新与管理；6. 负责办公设备的统计；65%ERP系统维护7. ERP系统权限设置、修改及任务清理等； 8. 协助外部服务商进行系统更新及维护；20%行政协助9. 负责新员工入职办公设备的准备与软件安装等；10. 负责办公电脑及耗材的采购；11. 负责办公自动化平台的软硬件性能优化，并提出方案；12. 公司VICI模板设计；13. 每季度进行电子资料备份；10%其他14. 公司临时工作。5%外部工作关系：1、 电脑供应商2、 办公设备供应商3、 复印机租赁公司4、 办公设备维护商行政人事经理工作关系图内部工作关系：1、北京公司各部门2、总监以上级领导本岗位任职资格1、教育行政、管理、中文大专以上学历2、工作经验3年以上相近岗位工作经验3、知识行政管理、中文4、技能/能力公文撰写、OA熟练、有沟通能力5、其它碧海舟（北京）石油化工设备有限公司前台秘书岗位说明书部 门 行政人事部岗位名称前台秘书职位概要工 作 对 象各部门员工直属上级主管行政人事经理下级保洁员工 作 目 的注重工作效率与准确率，完成职责范围内的工作，做好后勤保障工作。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)日常文秘工作1. 办公用品采购、定购、领用、发放、登记、结算；2. 电话接听、转接；3. 名片印刷；4. 快递寄出、签收登记、汇总每月明细；5. 传真的接收、发放；6. 月度考勤的核算；7. 每日巡查公司整体办公环境，及时发现问题并处理；60%办公设备维护8. 复印机、传真机、打印机的日常维护、清理，保证各部门办公所需；20%其他工作9. 预订火车票、飞机票；10. 礼品领用登记；11. 部分费用报销。20%外部工作关系1. 物业2. 快递公司3. 订票单位4. 办公用品公司5. 设备维修公司6. 协议酒店、娱乐7. 名片印刷公司8. 纯净水单位9. 水果商10. 废品收购工作关系图行政人事经理内部工作关系1、 公司各部门2、 副总经理以上领导本岗位保洁员任职资格1、教育行政、管理、中文大专以上学历2、工作经验1年以上相近岗位工作经验3、知识专业行政管理4、技能/能力公文撰写、OA熟练、沟通能力强；优秀的计算机操作能力，能熟练运用MS办公软件（Word，Excel，Powerpoint等）；熟练使用现代办公设备及办公软件5、其它身高：1.65米 体重：50kg 形象气质佳 服务意识强岗位编号： 日期：2010 年12月1日碧海舟（北京）石油化工设备有限公司司机岗位说明书岗位编号： 日期：2010 年12月1日部 门行政人事部岗位名称司机职位概要工 作 对 象北京总部所有员工直属上级主管行政人事经理下级无工 作 目 的为各部门员工提供车辆使用服务，为各项业务的顺利开展提供服务保障。岗位职责（按重要性排序）职责细化占用时间(%)车辆信息管理1. 建立机动车档案；2. 建立公务车行驶记录档案；3. 定期进行车辆保养和各项费用缴纳；10%车辆日常使用4. 按照派车单出车；5. 每天对车况情况进行检查，确保行车安全；85%其他6. 公司临时工作5%行政人事经理工作关系图外部工作关系：1、 车管所2、 社区车管办事机构3、 物业公司4、 车辆维修公司内部工作关系：1、北京公司各部门2、总监以上级领导本岗位任职资格1、教育高中以上学历。2、工作经验3年以上驾龄。3、知识熟悉车辆相关法律法规。4、技能/能力熟练的中、小型车辆驾驶技术，无车辆事故记录。5、其它服务意识强，执行力强。行政人事文档管理一览表序号记录名称记录编号编制审批使用存档1 图书、标准申购单 FM-801-相关部门部门经理/总监相关部门行政人事部2 图书、标准管理台帐 FM-802-行政助理行政人事部行政人事部3 图纸资料管理台帐 FM-803-行政助理行政人事部行政人事部4 图书借阅登记表 FM-804-行政助理相关部门经理/总监相关部门行政人事部5 文件存档目录 FM-805-相关部门相关部门经理/总监相关部门行政人事部6 文件存档清单 FM-806-相关部门相关部门经理/总监相关部门行政人事部7 档案资料一览表 FM-807-行政助理行政人事部行政人事部8 档案资料借阅登记表 FM-808-行政助理相关部门经理/总监相关部门行政人事部9 档案销毁登记表 FM-809-行政助理相关部门经理/总监相关部门行政人事部10 信息收发表 FM-810-相关部门相关部门经理/总监相关部门相关部门/行政人事部11 内部信息反馈单 FM-811-相关部门相关部门经理/总监相关部门相关部门/行政人事部12 年度培训计划表 FM-812-行政人事部经理总裁行政人事部行政人事部13 员工岗前培训确认函 FM-813-人事助理行政人事部行政人事部14 培训签到表 FM-814-相关部门相关部门经理/总监相关部门相关部门/行政人事部15 培训实施记录表 FM-815-人事助理行政人事部经理行政人事部行政人事部16 培训评估表 FM-816-相关员工相关部门经理/总监行政人事部行政人事部17 个人外派培训申请表 FM-817-相关员工相关部门经理/总监相关部门行政人事部18 岗位定员表 FM-818-相关部门行政人事部经理/总裁相关部门行政人事部19 年度招聘计划 FM-819-行政人事部经理总裁行政人事部行政人事部20 部门招聘需求表 FM-820-相关部门相关部门经理/总监相关部门行政人事部21 岗位空缺新增编制申报表 FM-821-相关部门相关部门经理/总监相关部门行政人事部22 应聘人员登记表 FM-822-候选人行政人事部行政人事部23 面试评价报告书 FM-823-相关部门行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部24 员工个人资料表 FM-824-相关员工行政人事部行政人事部25 员工入职配备物品情况表 FM-825-人事助理行政人事部行政人事部26 实习日志 FM-826-实习员工相关部门经理/总监行政人事部行政人事部27 员工转正考核表 FM-827-相关部门相关部门经理/总监/行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部28 员工异动审批表 FM-828-人事助理相关部门经理/总监/行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部29 员工离职审批表 FM-829-人事助理相关部门经理/总监/行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部30 工作交接表 FM-830-人事助理相关部门经理/总监/行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部31 办公用品购买申请表 FM-831-行政前台行政人事部经理行政人事部行政人事部32 名片印制申请表 FM-832-相关员工相关部门经理/总监/行政人事部经理行政人事部行政人事部33 办公用品采购入库登记 FM-833-行政前台行政人事部经理行政人事部行政人事部34 办公用品领用登记表 FM-834-行政前台行政人事部行政人事部35 办公设备申购单 FM-835-行政助理相关部门经理/总监/行政人事部经理行政人事部行政人事部36 办公设备管理台帐 FM-836-行政助理行政人事部行政人事部37 办公设备（工具）领用登记表 FM-837-行政助理相关部门经理/总监/行政人事部经理行政人事部行政人事部38 派车单 FM-838-相关部门相关部门经理/总监/行政人事部经理相关部门行政人事部39 公务用车管理卡 FM-839-司机行政人事部行政人事部40 公务车外借交接单 FM-840-司机班长行政人事部经理行政人事部行政人事部41 车辆维修申请单 FM-841-司机行政人事部经理行政人事部行政人事部42 车辆保险及养路费记录表 FM-842-司机班长行政人事部行政人事部43 IT设备统计清单 FM-843-网络管理员行政人事部行政人事部44 计算机维护及故障处理记录 FM-844-网络管理员行政人事部经理行政人事部行政人事部45 工作追溯表 FM-845-相关部门总裁/分公司总经理相关部门行政人事部46 工作追溯汇总表 FM-846-人事助理行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部47 员工奖惩申请单FM-847-人事助理行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部48 员工奖惩通知单FM-848-人事助理行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部49 年度积分汇总表FM-849-人事助理行政人事部经理/总裁行政人事部行政人事部50