某公司会务管理手册(34页)

联想电脑公司会务手册（ 1.0 版）企划办秘书处目 录一、手册说明4二、会议制度及规范错误！未指定书签。三、流程图错 误！未指定书签。在公司内召开的会议8在公司外召开的会议9四、程序错 误！未指定书签。会前工作（按顺序）错误！未指定书签。议题及参会人员范围的确定错误！未指定书签。会议场所的选定：错误！未指定书签。会议通知的起草错误！未指定书签。申报会议预算 .错误！未指定书签。人员确认 .错 误！未指定书签。设备准备 .错 误！未指定书签。预定 .错 误！未指定书签。车辆安排 .错 误！未指定书签。会务通知起草 .错误！未指定书签。议程制作 .错 误！未指定书签。食品的采买 .错 误！未指定书签。指导服务员工作 .错误！未指定书签。会议场地布置与熟悉.错误！未指定书签。会中工作（按顺序） .错误！未指定书签。会议室保障 .错 误！未指定书签。汇报人员的保障 .错误！未指定书签。用餐的保障 .错 误！未指定书签。娱乐的保障 .错 误！未指定书签。住宿的保障 .错 误！未指定书签。会后工作（按顺序） .错误！未指定书签。离会车辆安排 .错误！未指定书签。退房 .错 误！未指定书签。设备整理 .错 误！未指定书签。结帐 .错 误！未指定书签。设备归还 .错 误！未指定书签。费用报销 .错 误！未指定书签。会务总结 .错 误！未指定书签。五、注意事项.错误！未指定书签。附件：.18会议通知草稿会务通知草稿会议预算草稿.19 .22 .27会务分工明细表28主要会议场所明细表29一、 手册说明为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经理室会议做好服务保障工作，特编写了联想电脑公司会务手册供大家参考，会务手册内容主要包含组织一次 总经理室 会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。望随时提出修改意见，谢谢！二、会议制度及规范为保障会议顺利召开和会议的效果，电脑公司特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：联想电脑公司会议制度（试行）1. 目的：会议是公司一项重要的工作方式， 为了提高会议效率， 保证会议效果，规范公司的会议工作，特制定本制度。2. 适用范围： 本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。3. 名词解释：3.1汇报： 使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策3.2通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论3.3研讨： 参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花3.4汇报人： 对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；3.5主持人： 对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；3.6参会人员： 对会议议程参与讨论和决策3.7列席人： 列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；3.8与会人员： 参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；4. 会议通知起草与发送4.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；4.2 会议通知应该包括以下几项内容4.2.1会议目的： 明确说明举行此次会议要达到的效果，4.2.2会议时间： 应包括会议的开始时间和结束时间4.2.2.1由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10 开始，下午的会议定为 14:10 开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。4.2.2.2为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在 2 小时以内。4.2.3会议地点： 会议地点应该明确标出 , 如果会议地点在公司外部 ,与会人员并不熟悉 , 会议通知中应附上会议地点示意图 ;4.2.4会议议程：4.2.4.1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求4.2.4.2根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容( 参见名词解释 )4.2.4.3会议议程应以30 分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于30 分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。4.2.4.4每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；4.2.5 会议注意事项4.2.5.1着装要求 : 在工作日期间召开的会议需正式着装；在周末或休息日期间召开的会议可以着便装；如有特殊的着装要求需要明确指出；4.2.5.2会议内容保密要求： 会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。4.2.5.3对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作文件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项，使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作文件应该使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配；对请假的要求。 明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要通过合种途径请假。明确对会议纪律的要求（见后） 。其它需要特殊说明的会议注意事项4.3会议通知的发送跨部门的会议，会议组织部门应该提前3 个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前 5 个工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提前10 个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；如果因特殊情况需要临时召开会议 （会议通知发出距离会议召开24 小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准，总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准；5. 会议主持人5.1 会议主持人负责控制整个会议进程。5.2 会议主持人在会议开始前 , 应该清点参会人员名单 , 向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；5.3 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现；6. 会议纪律6.1与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占1 分钟；6.2会议期间避免随意走动，对机、手机做消音处理；6.3与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人请假并得到允许；7. 会议纪要撰写： 在会议结束之后的 3 个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论；8. 会务组织：8.1 会议预算：会议应本着高效， 节约的原则进行。 每次的会议费用在 5000元以上时，会议组织部门要进行会议预算，并报本部门的直接上级审批；8.2交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；三、流程图在公司内召开的会议部门时序备注总经理室总经理秘书相关部门开 始会前确定参会人员、时间范畴、内容N审批Y会间审 批NY会后确定时间、地点、人员拟定通知修 改下 发准备工作会间服务整理资料修 改下 发结 束接 收反 馈在公司外召开的会议部门总经理室总经理秘书相关部门备注时序开始会 前确认议题及参会人员范围选址及确定起草会议通知会议预算人员确认（住宿，交通）NY设备准备预定会议室，房间，用餐，娱乐车辆安排起草会务通知议程制作食品采买指导服务员工作场所布置与熟悉会 中会 后会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作人员离会车辆安排退房设备整理结帐返回公司设备归还报销会务总结结束四、程序会前工作（按顺序）议题及参会人员范围的确定会议场所的选定：在会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。要求外部环境幽雅，适宜散步；内部设施齐备：会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等）住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜说明：对符合上述条件的场所最终提请总经理室。会议通知的起草在会前一周 确定本次会议的 议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员 等事项 。举例如下：议时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员程19:00 10： 0098 财年经营情况汇报人：、通报、10：00-10： 15休息210： 15 11： 45人力资源情况通人事及培训工作汇报人：、报通报（ 40 分钟通、报 +50 分钟研讨）、结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前十天 发出。申报会议预算依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。会议预算要求在 会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。人员确认结合会议通知中所注明的参会人员名单 （主要是总经理室成员及全程列席人员），与其确认住宿，交通（往返）情况。对于的总经理室成员要了解到京及离京的时间，做好接机、送机及住宿的安排工作；原则上如有继续留京人员，建议安排在翠宫饭店入住。设备准备设备明细数 量设备明细数 量投影仪1 台长线接线板至少 2个胶投1 台激光笔2 个笔记本电脑1 台磁带，电池依据会议长短打印机及驱动程序1 套胶卷依据会议长短幕布（大）1 个胶片1 本白板（笔、擦）至少 2套A4 复印纸1 包照相机1 台订书机1 个宽带透明胶1 卷圆珠笔若干曲别针1 合预定依据征询结果， 进行预定，其中要求确定的有： 会议室，房间，餐饮，娱乐（保龄，乒乓球，游泳，台球等） 。要求：会议室要确认是否有音响设备及白板。车辆安排依据会议议程确定车辆往返的安排， 一般选用依维柯。 要求明确发车时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。车辆安排的原则：A. 结合会议议程安排，并要求车辆于会前10 分钟到达会场；B. 车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主，C.建议在会议结束后单独安排一个车次运送仪器设备，最好在会后 1 小时由会场出发。会务通知起草在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、 会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图（注：要包含会议通知的所有内容） 。如议程中包括总经理室周例会，在会务通知中注明下一周的例会是否召开。会务通知要求在 会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。会务通知要求在 会前三天 发给参会人员。议程制作制作会议议程的文件， 以便会议主持人介绍会议的安排。 其中应包括会议时间，内容，汇报人。食品的采买依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心，具体明细如下：水果干果点心春天草莓，油桃，香蕉，伊丽莎白瓜开心果，应子， 巧克力派，夏天西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊丽莎白瓜话梅，蜜枣，凤梨酥，秋天香蕉，葡萄，橙子，苹果小蛋糕，冬天苹果，芦柑，香蕉萨其玛指导服务员工作确定每次会议需有3 名服务人员。通知服务人员每15 分钟续茶。指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。会议场地布置与熟悉事先与宾馆人员联系，保证服务人员的及时到位。所有会议所需用品需在 会前 2 小时运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前 1 小时摆放并调试完毕。在抵达宾馆后将会议所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前 30 分钟摆放完毕。会议室的灯光、音响、空调等设备要求在 会前 30 分钟准备并调试完毕。会议室内的茶水需在 会前 10 分钟开始冲泡。摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。通知汇报人员于 会前 5 分钟就座并准备好汇报资料。会中工作（按顺序）会议室保障会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。协助汇报人员做好汇报文件的调试及资料分发工作。在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。汇报人员的保障落实汇报人员及时到会。了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。落实汇报人员用餐情况。落实汇报人员返回情况。用餐的保障要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。要求凉菜在正餐开始前15 分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。娱乐的保障满足总经理室成员的娱乐需求。要有 1 名会务人员进行保障。要在活动期间提供饮用冰水。住宿的保障在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。叫早并通知早饭时间。在会议结束的当天13：00 之前，将所有房间的钥匙收齐。会后工作（按顺序）离会车辆安排全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。的总经理室成员如要返回安排好送机工作； 如继续留在北京则送至事先安排好的宾馆。退房在会议最后一天的中午 13：00 之前，将所有住宿房间的钥匙收齐后，办理退房手续。设备整理在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。结帐在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。设备归还返回公司后，归还所借设备。费用报销在会后三天内 进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。会务总结会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。五、注意事项会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以做好联系。全程会议要至少保证有2 辆会议用车。会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。会务人员要携带至少5 份会务通知，以备查询。财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。附件：会议通知草稿会务通知草稿会议预算草稿会务分工明细表主要会议场所明细表附件一联想电脑公司联想电脑公司文件第 1页，共2页 0097-99发文日期：1999年5月20日文件类别：会议通知文件编号：拟文：审核：批准：刘收文部门：总经理室、参会各部门收文者：总经理室成员，参会人员抄送： 各位总经理秘书传阅阅后存档保密 保密期限其他99 年 5 月份总经理室例会通知99 年 5 月份总经理室例会定于 5 月 28 日下午（星期五）和 29日（星期六）举行。会议的各项内容安排如下：一、会议地点：天安门宾馆5 号楼第 9 会议室二 、参会人员：总经理室成员三 、会议主持人：四、议程安排：议时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报列席人员程人员15月 28日（周时代嵌入式应用系统基于 的嵌入式陈新、五）技术概述应用技术概述（公司）、14：00 16：（50 分钟 +20 分熊锐、00钟交流）主题研究报告（20 分钟介绍+30 分钟研讨）16： :00 16： 15休息216： 15-18 ： 00信息化建设情况通报、 、18： 1519： 15晚餐19： 3022： 30自由活动、交流，22：30 分以前必须休息，35 月 29 日（星期总经理室周例会六） 8：00 9：3049： 30-10 ： 30经营情况通报、10： 30-10 ： 45休息510： 4512： 30联想电脑服务模式研讨适合联想电脑产、品的服务模式提、案（ 30 分钟）、研讨：确定现有、产品的服务模、式，针对当前服、务中存在的主要问题，确定解决方案的原则（65分钟）12： 30返回五、会议注意事项1、5 月 29 日早 8：00 举行总经理室周例会，5 月 31 日的总经理室周例会取消；2、总经理室会议的内容属于公司的商业秘密，与会人员请注意保密；3、各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会；4、会议期间请不要随意走动，请对手机、机做消音处理；5、请汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；6、各汇报部门请事先准备好文件，如需要准备文字材料，请准备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；7、如因特殊原因无法参会，总经理室成员需要杨元庆总经理准假，其他人员需要本部门的主管总经理室成员准假并通知秘书处8、5 月 28 日前将给与会人员发出详细的会务通知，请注意查收。附件二联想集团有限公司联想电脑公司文件第 1页，共4 页文件编号： 0105-99发文日期： 1999/5/25文件类别：通知拟文：审核：批准：收文部门：总经理室，与会部门收文者：与会人员抄送：企管办秘书处传阅阅后存档保密保密期限其他5 月份总经理室月例会会务通知一、会议时间 ： 5 月 28 日下午、 29 日二、会议地点 ：天安门宾馆 5 号楼第 9 会议室三、会议主持人：议时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报列席人员程人员15月 28日（周时代嵌入式应用系统基于 的嵌入式陈新、五）技术概述应用技术概述（公司）、14：00 16：（50 分钟 +20 分熊锐、00钟交流）主题研究报告（20 分钟介绍+30 分钟研讨）16： :00 16： 15休息216： 15-18 ： 00信息化建设情况通报、 、18： 1519： 15晚餐19： 3022： 30自由活动、交流，22：30 分以前必须休息，35 月 29 日（星期总经理室周例会六） 8：00 9：3049： 30-10 ： 30经营情况通报、10： 30-10 ： 45休息510： 4512： 30联想电脑服务模式研讨适合联想电脑产、品的服务模式提、案（ 30 分钟）、研讨：确定现有、产品的服务模、式，针对当前服、务中存在的主要问题，确定解决方案的原则（65分钟）12： 30返回四、 房间安排 ：住宿人员房号住宿人员房号5206、5209、5208、52105207、5211、5205、5202、5204、5212、5203、5201六、就餐安排 ：5月 28日晚餐 18：1519：155月 29日早 8：00 总经理室早餐会5月 29日午餐 12：3013：30七、会务组 ： ：137。：139。5201 房间： 64231199转 5201 房八、车辆安排：日期时间路线安排13： 005500门口天安门宾馆15： 205500门口天安门宾馆5月 28日16： 00天安门宾馆 5500门口18： 00天安门宾馆 5500门口19： 30天安门宾馆 5500 门口8：205500 门口天安门宾馆9：455500 门口天安门宾馆5月 29日：40天安门宾馆5500门口1012： 305500 门口天安门宾馆12： 40天安门宾馆5500 门口九、活动安排 ：时间地点活动内容5月28日3 号楼一层乒乓球20：0022：006 号楼一层游泳（凭房卡）6 号楼二层台球6 号楼二层保龄球注： 5 月 28 日提供以上娱乐项目，如有需求请与会务组联系。十、会议注意事项1、各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会；请汇报人 严格控制时间 ，保证会议议程顺利、按时进行；2、各汇报部门请事先准备好文件，如需要准备文字材料，请准备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；1、如因特殊原因无法参会，总经理室成员必须向杨总亲自请假；其它人员需向部门主管总经理成员请假，并及时通知会务组 。2、会间请不要随意走动，请对手机、机做消音处理；3、此次会议议程较多，会议的结束时间可能会有所延长；4、5 月 31 日的周例会取消；5、如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于5 月 31 日下班前交给 ，由会务组统一报销 （同时请在票据后注明姓名及行车路线），逾期请自行报销。6、每一房间只有一把 钥匙，请注意保管，并在 29 日下午开会前 交给会务组，若有损坏或丢失需自行补偿50 元。7、参会人员如有住宿或用车需要，请及时通知或。附：路线图安来广营西路立天 安 门路宾馆四环路安慧桥三 环 路安贞桥附件三联想集团有限公司联想电脑文件第1页，共1页文件编号：发文日期： 1999/5/6文件类别：会议预算拟文：审核：批准：收文部门：总经理室收文者：杨总，王总抄送：传阅阅后存档保密保密期限其他5 月份总经理室例会费用预算申请5 月份总经理室月例会定于5 月 28 日 29 日在天安门宾馆举行，本次会议预算如下：1、场地费：1600 元2、住宿费：2520 元3、餐费：2700 元4、娱乐： 420 元5、食品： 800 元6、交通费： 200 元7、磁带：150 元8、不可预见费：500 元总计： 8890 元以上为本次会议的预算。妥否，请批示！会务细节表工作项目责任人核查工作项目责任人核查1、选择会议地点12、会间摆放（点心、水果）2、会议项目13、提示，指引牌提示3、会议时间14、娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、网球）4、活动负责人15、会议通知5、活动作业分工明细16、预算审批、借支票6、会场预定（大小、桌椅17、会务通知放置、温度、灯光、音响、18、购买用品、水果麦克、电源、投影位置、背19、房间安排景音乐、桌台花饰）20、接听电话、安排事情7、确认人员（时间、住宿、21、文件发送、传递信息车辆、特殊要求）22、会场应急8、用餐（时间、地点、人23、会后结帐数、标准、菜单、特殊要求）24、设备整理25、费用报销9、车辆安排（时间表、用 26、会务总结车人、接机、机动用车）10、借还设备实物投影胶片投影投影幕（大）白板胶片 （1）激光笔(2)白板笔、白板擦（ 2）笔记本（ 1）打印机及驱动程序磁带、电池（ 12）照相机及胶卷长线插线板（ 3）复印纸（ 1）签字笔（ 10）剪刀、信封（ 10）订书机及订书钉曲别针圆珠笔（ 10）宽带透明胶（ 1）11、服务员指导工作附件四主要会议场所介绍表序号宾馆名称地 址联系电话及联系人会议室1天安门宾馆朝阳区北苑64231199，刘继东50 人800/次/半天（带白板）2杏林山庄海淀正蓝旗甲一号63091376，高淑琴50 人3600/次/半天九华山庄昌平小汤山1381312017，马涛1700/天4 军都渡假村昌平十三陵，20人607133382588徐金利300/次/半天白板： 50/天5知识产权培训中心上地信息产业基地62983355，王文军50 人500/次/半天白板： 100/天6达园宾馆海淀福缘门甲一号62561115，赵景力50 人800/次/半天（带白板）设施及价格标准间娱乐240/天乒乓球： 30/小时保龄： 30/局游泳：凭房卡280/天保龄： 30/局游泳： 50/人天保龄： 20/局500/（4 人） 游泳： 35/人乒乓球： 30/小时240/天保龄： 240/小时游泳： 40/人羽毛球： 30/小时240/天乒乓球： 30/小时保龄： 15/局300/天乒乓球： 30/小时台球： 20/小时