商务邮件范例以及格式注意事项

、事务邮件:X经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。我是XXXX公司的XXX （职位）的XXX （姓名），今天将您所感兴趣的我司产 品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！请您联系我，电XXXX。如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，话：* ，或联系XXX （该客户的具体主管以上负责人）手机号：恭祝商祺！XXX二、问候邮件:例一：X经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利!XXX公司XX敬上例二:X经理/总：您好！生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！XXX公司XX敬上例三：X经理/总：您好！一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我 最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！XXX公司XX敬上例四:X经理/总：新年好！值此2012新年来临之际，XXXX （公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福, 感谢您长期以来对我们的支持和信任！在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国， 得服务真谛者得天下！ 你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、 融洽、激情的消费天空。 您的标准就是我们努力的方向。 在私下直言批评的是我们的真朋友！ 请提高您对我们的标准！让我们共同携手创造明天、后天 !我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素” ，这是您赐予我们最有价值的礼物。愿我们成为您生命中的礼物， 虽然不期而至闯入您的世界， 但从此为您打开全新的一扇 窗那一片天空下， 生命真挚而温暖， 彼此尊重、 呵护， 彼此温暖。 这是我们共同的愿景， 这是我们共同的理想！新春来临，万象更新， XXXX 全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春 节愉快，身体健康，阖家欢乐！XXXX 公司三、感谢信：X 经理 / 总：您好！感谢您长期以往对我司的支持与信任，一、关于主题1. 一定不要空白标题。2. 最好写上来自 * 公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。5. 可适当用使用大写字母字符（如“ * ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度， 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE 一大串。7. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。二、关于称呼与问候1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。2. Email 开头结尾最好要有问候语“你好”或者“您好” ，开头问候语是称呼换行空两个写。结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼” 。 注意， 在非常正 式的场合应完全使用信件标准格式， “祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头 空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。三、正文1. Email 正文要简明扼要，行文通顺。若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须 通报的以示对对方的尊重。2. 注意 Email 的论述语气尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。3. Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。4. 一次邮件交待完整信息5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查四、附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6. 如果附件过大（不宜超过 2MB ），应分割成几个小文件分别发送。五、语言的选择和汉字编码中文用宋体或者新宋体， 英文就用 Verdana 或者 Arial 字型，字号用五号或 10 号字即可。六、结尾签名1. 签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过 4 行。2. 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。七、回复技巧1. 及时回复 Email收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是 2 小时内。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2. 进行针对性回复当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。3. 回复不得少于 10 个字4. 不要就同一问题多次回复讨论如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。