办公室管理制度1

办公室管理制度办公室管理制度第一章 总则一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章 职责范围一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。第三章 工作规范一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。第四章 办公室事务管理一、 文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。（一） 文件管理制度第一条 管理要点1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条 制度规范1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条 文件管理流程设计1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁（二） 文书管理制度第一条 管理要点1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条 制度规范1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写发文簿，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条 流程设计起草文书填写发文簿(需要时)张贴存档更新目录(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁（三） 档案管理制度第一条 管理要点1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理，编制编目存档借阅清退二、 办公用品管理制度第一条 管理要点1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条 制度规范1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第三条 管理流程设计编制需求计划表 审批 采购 入库登记 发放 编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记三、 图书管理制度第一条 管理要点1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。第二条 制度规范1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。4、 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。第三条 管理流程设计1、 申购流程：填写申购单审批采购图书入库登记2、 借还流程：查阅图书目录卡填写借阅单图书卡签字图书借阅续借图书，再次填写图书借阅单四、 会议管理制度第一条 管理要点1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度规范1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。第三条 管理流程设计会前：确定议题、会上所需资料准备、通知会中：积极参与，做好会议记录会后：整理会议记录张贴归档整理五、 清洁卫生管理制度第一条 管理要点1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。第二条 制度规范1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、 按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写清洁卫生值日表，监督员认真核实，并填写清洁卫生监督表。6、 未按要求清洁者，按照规定予以处罚。第三条 流程设计安排清洁排班完成清洁项目填值日表监督检查填写监督表办公室人员执行维护发现问题执行处理六、 日常事务管理（一） 接待管理第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。第四条 流程设计：接待来访人员询问来意，需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客整理客人走后清洁（二） 报刊收发整理第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊整理放置资料架定期清理（三） 后勤管理第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。第六条 流程设计：监督如实审核汇总登记报表（四） 文化宣传管理第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源编辑整理张贴学习存档（五） 其他事务第一条 名片制作、收发传真等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。一、办公室管理条例第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条 办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章 责任本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。二、办公室物资管理条例第一章 总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。第二章 物资分类1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等3.管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；5.实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。第三章 办公用品物资采购1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1)定点：公司定大型超市进行物品采购。2)定时：每月月初进行物品采购。3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四章 物资领用管理1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状第五章 公司物资借用1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿第六章 附则1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。三、传真使用管理办法(一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。(二)、使用范围1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。2.使用范围包括本地、国内、国际传真。(三)、传真的接收管理1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。3.公司传真机应随时处地开机接由状态。(四)、传真的发送管理1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。3.传真原件留存行政部。(五)、附则传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。四、公司值班管理条例一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。二、管理体制1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。三、管理要点和内容(一).员工值日。1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；2.一般以工作时间为责任时间；3.值班要点：1).巡察办公场所保洁情况；2).电话记录、处理、转送；3).领导交办任务。(二).部门主管值班1.目的：以公司业务工作为主；2.一般以下班时间或节假日为值班时间；3.值班要点：1).接待下班后来客；2).处理未完成工作；3).处置下班后的突发、紧急事件；4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；6).值班人员要按规定准确填写值班日志。四.值班规定1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。五.接听值班电话应注意：1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；2.使用语言文明，切忌粗声粗气；3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。空调使用管理规定 第一条目的 1.加强对空调的启动、使用和责任管理，确保空调安全运行，更好地为广大员工提供良好的工作环境。 2.本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则。第二条适用范围 1.本制度所指空调包括公司所有办公场所、生产车间、食堂等区域的空调设备。2.本制度适用于公司全体员工。第三条责任划分 1.空调使用实行“专人负责制”，由部门指定现场责任人全权管理，并承担相应的责任。有关责任人和员工应根据本制度规定使用、管理好空调，切实保障空调能发挥应有的作用，并避免能源浪费。 2.工程部应经常对空调线路、开关、接线盒以及空调的使用状况进行检查，空调的清洁、 维修、保养工作由工程部负责。3.空调一旦出现故障，有关现场责任人应及时向行政部报告，由行政部部统一联系维修。第四条空调使用条件 1.空调作为办公设施，仅限于各办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调。2.使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。下班要提前15分钟关闭空调，坚决杜绝开窗使用空调现象。 3.办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果，夏季室外最高气温达到30以上，方可 开启空调制冷，制冷温度设置不应低于26左右，其余时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调；冬季室外气温低于8以下的，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于20。4.中央空调上班时开机，下班前15分钟关闭。 5.办公人员离开或办公室无人预计一个小时以上的，应关闭空调，严禁室内长时间无人情况开启空调。 6.夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。第五条空调使用注意事项 1.全体员工必须增强节约用电，安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线。更不得让部门以为其他任何人员进入办公区域开启空调（专职维修人员除外）。 2.空调需要按照使用说明规定进行操作，如发生故障应及时向行政报修，不得自行拆卸，否则责任自负。3.空调使用中不得随意改变风叶方向，因为人为因素造成空调设备或遥控器损坏的，所发生的维修费用由损坏人承担。第六条违规责任 1.凡违反上述“空调使用条件”开启空调的（特殊情况事先经批准的除外），给与现场责任人罚款30元/次。 2.凡发现办公室（区域）人员已下班离开工作场所，空调仍开放的，给与现场责任人罚款30元/次。 3.凡发现私自拆装空调、挪动空调、开启空调外壳等情况的，给与违规操作者罚款50元/ 词，若无人承认违规操作的，由现场责任人承担监督管理不力责任。 4.凡空调遥控器保管不当，导致违反本制度规定开启空调的，除按上述对应条款处罚外，同时给与遥控器保管人罚款30元/次。 5.凡空调遥控器造成丢失或损坏的，由遥控器保管人照价赔偿，赔偿金额直接从工资中扣除。 6.如涉及使用不当或者故意损坏，由使用部门或故意损坏者负责修理或承担赔偿责任，行政部将视设备损坏情况对故意损坏者做出相应的处理。 7.凡违反本制度规定的，由行政部就处理情况通告全公司，罚款金额从当月工资中扣除。第七条附则1. 本制度自公布之日起执行。办公室空调开启使用管理规定学校办公室安装的空调，是供教师们夏季防暑降温、冬季取暖用的；本着正确使用、安全管理，节约能耗的原则，根据季节气温的变化，学校对空调的开启使用、管理作如下规定：一空调的启用： 1、依据当地气象台的预报，按照学校公告的温度和通知的开启时间，空调方可启用；2、空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常的使用；3、为节约能耗和延长空调的使用寿命，空调开启后，设置的温度要适中：制热温度应设置在25度以下，制冷温度应设置在25度以上；以免空调机长时间工作，压缩机发热、发烫，影响正常使用。二空调启用温度： 1、冬季室外最低气温达到0度以下可以开启制热；夏季室外最高气温达到35度以上可以开启制冷； 2、在规定的空调开启温度以外，学校还没有通知使用空调时，不准使用空调；随意开启空调者，学校将依据节约用电管理规定进行处罚。 三空调的使用与责任管理： 1、做到人走机关：办公室的空调，中午休息时间，晚上下班以后，应将空调关闭；分体空调，做到人离开时，关闭空调机；公司将定期、不定期组织检查，将检查情况进行全校通报或经济处罚。 2、办公室的空调使用管理责任人为办公室负责人；会议室的空调，本着谁使用，谁管理的原则，加强责任管理。 3、由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，要追究其使用者的责任；空调遥控器要妥善保管，造成丢失或损坏的，要照价赔偿； 4、当空调出现故障时，要及时报修，由电工上门检修，是人为原因损坏，要照价赔偿；是质量原因，及时联系空调维修部上门维修。办公室日常管理制度 第一章总则 办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境，特制定本制度。第二章员工行为规范1、员工着装要求得体、大方、整洁。 a)女员工上班时间不可着浓妆，勿佩戴过多饰品；领口过低，裙、裤过短的服装禁止穿着。 b)男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。2、员工举止要求文雅、礼貌、精神。 a)上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，乐观进取。 b)对待上司要尊重，对待同事要礼貌，对待客户要热情，处理工作保持头脑清醒冷静，提倡微笑待人，微笑服务。c)保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。 d)出入会议室或上司办公室，主动敲门示意；出入房间随手关门。3、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。 a)与他人交谈，要专心致志，面带微笑，言语平和，语意明确。b)严禁说脏话、忌语，使用文明用语。 c)同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，平和。 d)见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。第三章员工日常工作行为规范 1、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静，禁止高声喧哗、嬉戏打闹。2、禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。 3、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先向人力资源部提出申请，经批准后方可使用。 4、员工产生打印或传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。5、严禁在上班时间内使用公司电话播打私人电话；上班时间如需接听或拨打私人手机，应做到言简意赅、长话短说，不允许长时间接听或拨打私人电话。6、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。7、工作中未经他人许可，不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。8、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。9、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。10、未经人力资源部同意，禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。 11、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。 12、工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。第四章办公室安全卫生管理规范（一）卫生管理 办公室是大家日常工作的劳动场所，卫生情况能直接影响到个人的工作情绪，为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情，营造洁净、宜人的办公环境，制定本制度。 1、公共卫生已由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。具体维护措施如下： 公用设备：打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品，打印废纸需码整齐后放在打印机旁。 会议室：使用过后需将桌面整理干净，杂志水杯各自归位，并将椅子推进会议桌下面，保持横面平行。 休息区：沙发、茶几使用过后主动整理干净，不允许存放杂志和报纸等。卫生间：保持地面干净无水渍，便池、洗手池使用过后冲洗干净。 地面：保持地面干净清洁、无污物，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。 2、员工个人卫生员工个人工位卫生由个人负责整理干净，须做到：办公电脑：要定期清理，需做到表面干净、无污渍灰尘。资料：摆放整齐，堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。 桌面：保持干净、整洁、无污渍灰尘，不得在桌面上摆放与工作无关的物品。 3、软环境吸烟：公共、办公区域内严禁吸烟，需要吸烟的人可去楼道或者不影响他人工作的地方。 食品：禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。 （二）安全管理 为保证公司财产及员工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。1、防盗意识重要文件：要做好重要资料保存工作，不得随意摆放保密文件，对于发明专 利、软件、图纸要重点管理，不得随意泄露。公司钥匙：办公室钥匙由各个分公司指定人员配备，不得转交本室以外的人员使用，未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。外来人员：员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留，如需外人来我公司等候，需向人力资源部申请，方可进入。严禁将外人单独留在办公室内。门窗：办公室门窗要牢固，人离时要关锁门窗，员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品，以防被盗。 产品：公司的产品、样机，不得随意摆放，人机不在一处时要随时收起锁好，若有因个人疏忽大意而导致的产品、样机损坏或者丢失，由个人负责赔偿。 2、安全意识危险品：员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。 空调：开启空调时须按国家相关要求调整温度（夏季不得低于26，冬季 不得高于20），人员长时间离开办公室时应关闭空调，下午下班后须关闭空调。 水：用水后，要将水龙头关闭，如有发现渗漏立即报告人力资源部。电：要做到人离电停，下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及办公室电灯，周五下班后，最后走的人需要将办公室总闸关掉。使用笔记本的员工，不得在无人状态下给笔记本电池充电，凡因充电而引起的事故和损失由当事人自负。 （三）节约意识 勤俭节约是中华民族的传统美德，我们做为新千年祖国建设者之一，鼓励大家继承和发扬这个美德。 节约用水：水是生命之源泉，洗手或者洗涮杯具时，尽量将水量掰成中速，用后立即关闭水龙头，如发现水管有滴漏或水龙头关不严，要立即告知人力资源部，任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。 节约用电：下班后要立即关闭计算机，中午下班后至少要做到关闭显示器， 会议室使用以后要及时关灯关空调、长时间无人的办公室要关灯、下班后饮水机要断电，周五下班后必须关总闸。节约用纸：使用打印机时，需事先设置好打印格式，检查好打印区域，避免错打和重打，所产生的错误报告或废纸等须码整齐放在打印机旁边，可再利用于非正式公文或内部流通文件。 第五章罚则 1、本制度的检查、监督由各分公司相关负责人执行； XXX负责人：XXX负责人：XXX负责人：2、若有员工违反此规定，公司将给予口头警告、通报批评、降职降薪、辞退等处罚；第六章附则 本规定由各个分公司相关负责人协商修订，并具有最终解释权。本规定自二一一年XXXX公司 人发(管)字【2012】3号 办公室管理规范 第一章：目的 为加强公司管理，规范行为，维护公司良好形象，创造良好的企业文化氛围。第二章：细则1、着装要求： 1.1、员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。 1.2、男员工上班不得穿背心、短裤、拖鞋、沙滩鞋及各类奇装异服，不能敞胸、挽裤腿。1.3、女员工严禁穿紧身、暴露、颜色过分鲜艳的衣服，严禁穿无袖及低胸上衣、吊带装、超短裙、短裤或运动装等。 1.4、员工上班时，应将头发梳理整齐。男员工不得留长发，胡须应及时修剪，严禁穿着休闲凉鞋和拖鞋；女员工不得浓妆艳抹，不得佩戴繁杂饰物，。 1.5、生产线员工提倡穿工作服，工作服须干净整洁、勤洗勤换，无污垢、汗渍及异味，严禁穿高跟鞋、休闲凉鞋和拖鞋。2、举止要求： 2.1、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，大方得体，不卑不亢。 2.2、在任何场合应使用文明语言，语气温和，切忌粗声粗气；严禁在办公室大声喧哗。2.3、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 2.4、工作期间，私人电话尽量避免，确需处理时，力求简短。 2.5、不准随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物爱护公物，看见垃圾及时收起。3、办公秩序要求： 3.1、员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 3.2、办公桌上减少与工作无关物品放置，工作中的相关文件、记录分类摆放整齐，离开办公室时要将印章、秘密文件、资料锁在文件柜或抽屉内，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作，不准在室内和走廊堆放物品。 3.3、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 3.4、员工间的工作交流可通过公司内线电话或网络联系，如需在公共区域内进行谈话的，不能影响他人办公，时间一般不宜过长。 3.5、各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。 3.6、办公室谢绝吸烟（单独办公室及接待室除外），严禁喧哗、嘻闹、打牌、趴伏、躺卧、听音响、用电脑玩游戏，不准看与工作无关的书籍和报刊杂志，营造良好的工作环境。3.7、下班时必须关好窗，锁好门，离开办公室前，必须关闭照明灯，切断电器设备的电源。3.8、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，应立即向行政部报修，以便及时解决问题。 3.9、员工要熟悉本室周围消防器材放置地点及使用方法。 4节约要求： 4.1、节约照明用电；白天工作时间，办公室不开灯，尽量使用室外光源；夜间加班时，在不影响视力的情况下尽量节约用电，下班之后及时关闭灯具、空调及办公设备的电源。4.2在计算机、复印机和打印机等办公设备长时间不用的情况下，请尽可能关闭电源。4.3开空调时要关闭门窗，炎夏的空调温度以度为宜，冬天空调温度以度为宜。4.4节约用纸：在满足要求的前提下，注意打印格式尽量少用纸。需要打印的文件事先仔细检查，没有错误再打印。 4.5、对于一些在公司内部流通的文件，提倡双面复印，在进行普通复印时，复印机调到省墨状态。 4.6、提倡无纸化办公；不管是通知还是工作交流等，都尽可能采取电子版的方式互相传阅。4.7、节约办公用品，严格审批和控制办公用品发放数量。同时使用办公用具和办公设施时注意节俭，尽可能延长其使用寿命和减少耗品使用量。 4.8、节约通信费用：根据工作需要，提倡言简意赅，缩短通话时间。5、计算机及网络管理 5.1、禁止工作时间浏览与工作无关的网站，禁止在任何时间浏览、下载不健康的网站和内容。 5.2、禁止利用互联网络进行国家法律法规所不许的各项内容。5.3、禁止外来人员未经许可使用公司电脑。 5.4、禁止任何人在工作时间打游戏、看视频，严禁任何人下班后不关闭电脑（含显示器）进行与工作无关的下载活动 5.5、禁止任何人私自更换公司计算机硬件设施。5.6、其它关于网络的管理执行公司网络管理规定。 第三章、办公用品管理1、采购 1.1、人事行政部根据固定资产及办公用品管理办法负责办公用品的集中采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。1.2、各部门设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用。 2、申请：每月的25日，各部门统计所需办公用品，按规定填写（办公用品申请单），相关领导签字后交到人事行政部，由专人集中采购、验收。 3、发放：每月30号前，人事行政部及时采购，按时以部门为单位发放办公用品.3.1不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。 4、申请标准；职能部门个人办公用品标准是部门的办公用品使用以节约为原则，费用将计入各部门年度费用。5、使用 5.1、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外） 5.2、应本着节约的原则使用办公用品。 5.3、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 5.4、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经部门负责人审核批准后，并报请相关负责人增加该项费用。6、分类 6.1、职能部门新员工入职一次性办公用品领用：文件插、笔筒、计算器、剪刀、裁纸刀、插线板、鼠标、电话机、鼠标垫、直尺各1个。 6.2、生产（实习）新员工入职一次性办公用品领用：签字笔、笔记本。 6.3、个人消耗品：签字笔、铅笔、笔芯、笔记本、电池、抽杆夹、装订针、回形针、大头针、胶棒、墨水、涂改液等。 6.4、部门消耗品：档案盒、资料册、文件夹、印泥、印油、票夹、账册等6.5、办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、刻录盘、复印（打印）纸等。 6.6、低值易耗品：拖把、扫把、水桶、洗拖把清洁桶、扫把、抹布、垃圾袋、洗洁净等清洁类。 6.7、生产易耗品：用于生产过程、产品的办公及低值易耗。第四章值班制度 4.1、值班制度：公司实行干部值班制度。1、值班人员： 1.1、工厂领导、部门经理（主管）。1.2、当日值班干部可指定本部门专人代班。2、职责 2.1、接待下班后来客来访。2.2、处理突发、紧急事件。2.3、检查排除财产及人员安全隐患。 2.4、督促检查车间生产加班情况；办公室（照明灯、电脑等）电源关闭情况。2.5、认真填好每天的值班记录表，并做好交接工作。3、值班时间： 3.1、下班后值班时间为：18:00-次日8:30. 日