超市管理61储值卡管理规定

流程编号：S-CW-0-2007-002-A流程名称：储值卡管理流程生效日期：2007年10月15日第一部分 流程说明1 目 的为规范公司储值卡的管理，确保储值卡能正常使用，特制定本流程。2 适用范围华南区各大综超门店及售卡点3 涉及部门的主要职责门店出纳：负责申领、保管分店所需的公司储值卡和分发储值卡给分店其他售卡点，主要负责公司储值卡在门店的日常销售以及回收保存已使用完的储值卡，处理公司储值卡在日常使用中出现的异常情况，及时办理储值卡销售款项的存缴和其他支付手段的完善。 门店核算主管：负责指导检查门店出纳对公司储值卡的日常申领和保管，协助门店出纳储值卡的日常销售，复核门店各售卡点对公司储值卡在日常使用中出现的异常情况的处理，以及协助门店出纳和现金办及时清点核查储值卡销售款项，并根据销售款项缴存情况逐单确认储值卡的入帐。门店服务台人员：门店可安排门店服务台人员，在门店服务台开展公司储值卡的销售。相关服务台人员负责保管相关储值卡并完成日常销售，协助处理公司储值卡在日常使用中出现的异常情况，及时办理储值卡销售款项的存缴和其他支付手段的完善。门店前台经理：负责指导检查门店服务台对公司储值卡的日常申领和保管，协助门店出纳储值卡的日常销售，协助复核门店各售卡点对公司储值卡在日常使用中出现的异常情况的处理，以及协助门店服务台和现金办及时清点核查储值卡销售款项，并根据销售款项缴存情况逐单确认储值卡的入帐。门店现金办：协助门店出纳和门店服务台储值卡销售款项的及时清点，和正确打包缴存。门店行政副总：负责指导检查门店各售卡点对公司储值卡各项日常工作的开展，安排相关人员协助各售卡点及时完成储值卡销售工作。城市公司财务部：负责检查监督门店储值卡日常保管、销售及回收的工作开展，以及申领本区域门店所需储值卡和分发。华南区财务部：负责统一订购，分配各店所需储值卡，以及检查监督门店储值卡管理工作。第二部分 流程描述1 储值卡售前管理1.1 储值卡：是公司发售的一种可在下属分店购买商品的购物凭证。具有现金的特征。顾客可以选择现金、支票、银行卡等支付方式购买公司储值卡，公司根据单笔购买金额，给予不同的赠卡比率。1.2 华南区财务部根据城市公司财务部所报各地储值卡需求，统一订购各地所需储值卡，并及时分发到各城市公司财务部。1.3 各城市公司财务部根据门店出纳申领要求，及时分发储值卡。门店出纳收到储值卡后，要及时清点实物，并审核“分配单”以确保储值卡可以在门店销售。1.4 在完成储值卡分配后，门店出纳要及时进行写卡，写卡时应注意核对卡面卡号与写卡文件卡号是否一致。写卡完成后，要对写卡结果进行验证，确保写卡结果无误。1.5 门店出纳对写卡完成的储值卡，要妥善保管。门店核算主管对相关保管情况，不定期进行检查。2 储值卡销售管理2.1 储值卡的销售过程，共分为收款、制单、发卡、开票、入账五个步骤。一般情况下，前四个步骤由门店出纳或服务台售卡点操作员单独操作，入账则由门店核算主管或门店相关授权人员根据实际收款情况操作。在储值卡销售高峰期，门店应安排相关人员协助门店出纳或服务台售卡点操作员完成相关工作。2.2 收款操作流程：首先由顾客在“购卡登记表”上填写购卡需求，收款人收取顾客相应金额的现金或支票，或通过刷卡从顾客提供银行卡中扣取对应金额。对已收款的，收款人需在“购卡登记表”加盖收讫章，如是支票或银行卡购卡的还需“购卡登记表”上注明“支票”或“银行卡”字样。加盖了收讫章的“购卡登记表”传制单处制单。2.3 制单操作流程：制单人根据顾客在“购卡登记表”上填写要求，将购卡单位、购卡金额、卡种、面额、张数、折让率、支付方式等录入售卡系统中“待入帐储值卡销售单”，其中支票购卡的，一定要登记联系电话和人名。制单人在确认对应的“待入帐储值卡销售单”前必须审核一遍购卡金额、折让率及支付方式，制单完成后打印出“收款通知单”。 2.4 发卡操作流程：发卡处根据“收款通知单”上的卡号，找出对应的卡进行密码验证，并核对每张卡面卡号和系统卡号是否一致，以及核对卡面值和“收款通知单”上一致。核对无误后，在卡面上贴上金额标签。同时将卡和收款通知单交顾客核对，顾客核对无误后，要求顾客在“收款通知单”上签收人处签名，并收回“收款通知单”。 2.5 开票操作流程：发卡后，可根据顾客需要按实收金额开据普通发票，除遵循发票填写规定外，发票内容方面还需要注意：商品明细只限填写公司经营的商品，但不包括家用电器，农副产品等商品。2.6 入账操作流程：每日售卡结束后，门店核算主管或门店相关授权人员对当天所售储值卡的收款情况，对相关“待入帐储值卡销售单”进行入帐操作，以确保销售的储值卡可正常使用。总的原则是：现金/银行卡购卡在发卡的当天确认，支票购卡待款到帐后予以确认。具体操作流程如下：2.6.1 每日储值卡销售结束后，门店出纳或服务台售卡点操作员应及时清点实收现金，整理银行签购单和银行入账回单。并将结果提交给门店核算主管或门店相关授权人员2.6.2 门店核算主管或门店相关授权人员根据售卡系统“售卡单明细表”的未入帐明细，核对其中现金收款总额是否和实收现金一致，银行卡收款总额是否和签购单汇总一致，核对无误后则逐单进行入帐确认。2.6.3 以支票和银行转账购买的售卡单，门店核算主管或门店相关授权人员需核对所记录金额和单位是否和银行回单一致，核对无误的进行入帐确认。2.6.4 以其他支付方式发售的售卡单，门店核算主管或门店相关授权人员需打印相关城市公司财务部的知会后，核对知会内容与销售情况是否一致，核对无误的进行入账确认。2.6.5 实际操作过程中，售卡单的入账可不限于每天售卡结束后，但相关入账程序必须遵照以上流程操作。2.7 当天储值卡销售工作完成后，门店核算主管或门店相关授权人员需对所收款项及时打包，交现金办并存入专用于存放营业款的保险柜中。3 储值卡售后管理3.1 储值卡在售出，主要后续包括业务换卡、冻结/解冻结、挂失/解挂失、回收、卡内余额修补以及退卡。 3.2 换卡，是指对已售出的储值卡，根据持有人的要求，进行组合或拆分成新的储值卡的操作。具体的要求如下：3.2.1 换卡的对象，主要是指已售出，并且已入账，但没有进行消费的储值卡，还包括挂失到期的储值卡。换卡由门店出纳负责制单并回收相关储值卡，门店核算主管在负责在及时审核。3.2.2 进行换卡前，需先核对卡面的号码，卡面金额是否和系统记录一致，并检查卡是否处于正常状态。 3.2.3 进行换卡操作时，需收取相应的工本费（1元/张），以换出的新储值卡数量计算。3.2.4 换卡操作，通过在系统中新建“待审核储值卡换卡单”实现，“待审核储值卡换卡单”一式两联，顾客核对单上记录信息无误后，签字确认。门店出纳应及时将顾客签字确认的“待审核储值卡换卡单”和换入的旧储值卡，传门店核算主管进行核对，核对无误后，门店主管应及时审核“待审核储值卡换卡单”3.2.5 对换出的新储值卡，门店出纳应对相关密码进行验证，确认无误后，才可发出。对换入的旧储值卡，门店出纳应对磁条部分进行剪角。对未收回旧储值卡的，按10元/张对门店出纳进行罚款，并且承担由此带来的其他损失。3.3 冻结,是指对已售出并已入账的储值卡，因入账错误或其他异常情况，由售卡点工作人员采取的应急措施，确保相关储值卡暂时无法进行消费，从而为避免各方损失。待异常情况消除后，再对相关储值卡进行解冻结，储值卡便可继续消费。3.3.1 冻结的对象，主要是已售出并已入账的储值卡。需采取冻结措施的主要原因有：售卡单款项未收，误入帐售卡单；发卡错误等3.3.2 冻结操作，通过在系统中新建“待审核储值卡冻结单”实现，将需要冻结的相关信息录入，及时保存确认。3.3.3 在相关异常原因消除之后，门店出纳应及时新建“待审核储值卡解冻结单”，对相关储值卡进行解冻结，确保储值卡可及时继续消费。3.4 挂失，主要是指因为持卡人不慎遗失、被抢、被盗等原因，由持卡人主动向各售卡点工作人员提出对相应的储值卡采取的应急措施，以减少持卡人的损失。主要分为一般挂失和严重挂失。其中严重挂失，主要是针对持卡人被抢和被盗的情况，要求持卡人除提供身份证明外，还需要提供公安机关的报案证明和报案回执。3.4.1 当顾客请求挂失时，受理人员应首先要求顾客说明明挂失原因，提供准确卡号和余额、并出示本人的有效身份证或单位证明，附上身份证复印件或单位证明复印件，相关联系方式。如属于严重挂失，还须要求顾客出示相关报案证明和报案回执。 3.4.2 受理人审核顾客报案资料，确认无误后，在售卡系统“待审核储值卡挂失单”中填列相关资料，确认打印出“挂失单”（一联）由顾客签字确认后登记存档，并在挂失卡档案中注明。 制单完成后，受理人应查询储值卡状态是否处于挂失状态。同时应将相关挂失资料传门店出纳保管。3.4.3 对于顾客挂失时不能取得有效证明的，受理人应要求顾客在第二天（节假日顺延）补齐上述有效证明。否则告知顾客将对此卡将在系统中自动解挂，后果由顾客自负。 3.4.4 如顾客找到或他人交回卡，受理挂失的门店需通知挂失人凭个人有效身份证明前来门店办理解挂失手续。3.4.5 门店出纳审核顾客解挂失资料后，在售卡系统“待审核储值卡解挂失单”，录入挂失单号或卡号，录入顾客身份证号码，保存、审核后，顾客即可使用储值卡。 3.4.6 如顾客所挂失的卡自挂失之日起一个月之后仍无着落的，门店须先按3.4.5进行挂失卡解挂后，在换卡模块中给顾客换一张等额新卡，具体按“换卡”程序操作。 3.5 回收，是指当储值卡内余额等于或小于一元时，应回收该储值卡并将卡内余额清理。3.5.1 收银员在收银时，发现储值卡消费完毕卡内余额等于或小于一元时，应按收银流程，主动提示顾客回收储值卡事宜，待顾客确认后，收回储值卡。如顾客执意要求保留，需提示顾客务必在一个月内消费完毕。并且重打一联小票，由前台经理签字确认。3.5.2 收银员在收银结束后，将回收的储值卡正面右下角剪角交现金办汇总后，次日传门店出纳。门店出纳收到回收的储值卡后，及时在售卡系统中，刷卡清理卡内余额3.5.3 门店出纳刷卡回收完毕后，应对比系统中的回收差异。对没有按规定及时回收卡，同时也不能提供前台经理确认的收银小票的收银员，按10元/张对收银员进行罚款。3.6 卡磁条加磁，是指顾客在持卡消费时，因储值卡磁条无磁无法进行消费时，门店服务台人员应及时给予对应储值卡进行加磁，具体操作可参看写卡操作流程。3.7 卡内余额修补，是指当顾客在持卡进行销售时出现多扣卡内金额的情况，由城市公司财务部根据售卡系统中出现的相关收入差异，及时对相关的储值卡多扣的金额补回。3.8 退卡，一般情况下，储值卡一经售出，不论是否进行了消费，都不得办理退卡事宜。如有特殊情况，需经华南区财务总监同意，由各城市公司财务部统一处理。4 其他管理：4.1 储值卡售卡折让率，由华南区财务部统一制定，具体情况见附表。并作如下说明：4.1.1 附表中折让率指一次购卡所享受的折让率。4.1.2 在现有折让率基础上增加0.5以下（含0.5）的折让，由华南大综超营运总监审批；4.1.3 在现有折让率基础上增加0.5以上的折让，由华南大综超总经理或其授权人员审批4.1.4 对于大宗长期合作客户需要特殊折让政策的，由业务谈判部门以报告的形式上报华南大综超总经理审批；必要时需签订合作协议，并对相关条款进行保密。4.1.5 前2）-4）款所述审批均为一单一审批，不得沿袭继续使用。4.1.6 用银行卡买卡享受的折让比现金/支票购卡享受的折让低1。不够享受折让条件的，不收取手续费。4.2 储值卡面值要求：原则上最低售卡面值100元,如有特殊面值需求，需经区总经理审批，且该单笔购卡额不低于当地享受折让的最低购卡额；最高售卡面值一律不得超过1万元（含1万元）。附表：单笔购卡金额深圳地区东莞地区惠州地区中山地区珠海地区广州地区0.5万1万（含0.5万）1.00%1.00%1.00% 1万3万（含1万）2.00%2.00%2.00%2.00%2.00%1.00% 3万5万（含3万）3.00%3.00%3.00%3.00%3.00%2.00% 5万8万（含5万）3.50%3.50%3.50%3.50%3.50%3.00% 8万10万（含8万）4.00%4.00%4.00%4.00%4.00%3.00%10万-30万（含10万）5.00%5.00%5.00%5.00%5.00%4.00%30万-50万（含30万）5.50%5.00%5.00%5.00%5.00%5.00%50万-200万（含50万）6.00%6.00%6.00%6.00%6.00%5.00%200万以上6.50%6.00%6.00%6.00%6.00%5.00%5 / 5文档可自由编辑打印