Office高级技巧之Word篇

Office高级技巧之Word篇输入部分一、模版大家都很熟悉DOC文件，这是WORD的默认文件类型，但是可能很少有人注意到另一种：DOT文件，这是Word的模板文件。既然大家对模板文件不熟，说明通过模板可以实现的功能一定有其他方法来实现。而模板文件存在的意义在于：它可以节约时间。例如公文写作，大家都知道这需要有一定的格式，如果我们把这种格式设为模板保存起来的话，那么就不需要每次调整格式了。同样的还有试卷、稿件、论文、教案等等。模板可以自制，也可以从官方或者非官方网站上下载。这里给大家推荐2个地址：1、中关村在线下载频道精彩模板：2、历下教育下载中心：http:/60.232.126.151/Soft/zhuangji/bangong/Index.html，这里有几个东西很有意思：Microsoft Office 2003 应用价值提升套件-1、Microsoft Office 2003 应用价值提升套件-2、Office 2003 应用模板升级包专为教师准备。当然，这几个东西比较大。相对来说，由于工作环境的差异，这些模板并不能够和我们使用要求完全一致，所以建议大家把相关的模板作适度修改后保存起来。保存的时候注意：一定要保存为DOT文件。使用的时候也很简单，双击这个DOT文件，就会自动以此为模板新建文档。二、选择性粘贴我们经常会用到复制粘贴，但是复制过来的东西经常会带有一些莫名其妙的东西（特别是格式），后期调整很不方便，这时候建议大家使用选择性粘贴。或者使用粘贴后右下角的小图标进行选择。给大家一个建议：写文章的时候先写大纲，再填充内容，而在这整个过程中都使用默认格式或者说正文文本格式，最后再进行编排。三、文档结构图在撰写比较长篇文章的时候，使用大纲模式是比较有效而方便的。使用大纲模式需要调整两个地方：视图工具栏大纲；视图文档结构图。使用大纲模式的一个优点是可以自动生成目录，并且可以根据实际情况更新。四、插入数学公式在文档中插入数学公式，可以使用“对象microsoft公式”。这个编辑器功能强大。如果找不到，说明安装的时候不完整。如果一时无法安装公式编辑器或者有一些特殊要求，也可以用EQ域来实现。这里不作详细说明，有兴趣的同志可以看：五、微软拼音输入法现在还使用五笔输入法的人很少了，大多数情况下我们都使用拼音输入。个人认为Office2003自带的微软拼音2003比较好用。需要说明一下：Xp系统也带微软拼音，但是功能上差了很多。鉴别的方法很简单：Office2003自带的微软拼音2003支持混合输入。六、拼音指南与英语音标输入Word2003提供拼音指南，帮助拼音的标注。英语音标的输入需要有phonetic字体的支持，装个金山词霸就行（金山词霸中的音标字体名为Ksphonetic字体）。使用的时候通过“插入符号”来解决。编辑部分：七、查找与替换Word的查找与替换功能功能很强大，支持通配符，支持对格式的查找，可以区分/不区分大小写、全角半角，甚至可以查找英文单词的不同形式。举两个小例子。任务一、批量设置字体格式任务要求：一篇很长的Word文档，其中多个地方含有“博客”一词，现在要求把该词全部设置为带下划线的红色粗体字。操作方法：把文档中的“博客”全部替换为粗体、红色、带下划线的“博客”。第一步：打开文档，先在一个地方选中“博客”一词，然后按组合键Ctrl+F打开Word的“查找和替换”对话框。第二步：在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，“博客”一词已自动输入“查找内容”文本框中，在这一步，我们在“替换为”方框框中也输入“博客”。第三步：这一步我们要为“替换为”方框框中输入的文本内容设置格式。把光标定位在“替换为”文本框中，单击“高级”，点击“格式”，在弹出的菜单中选择“字体”打开“字体”对话框，在该对话框上，“字形”选择“加粗”，“字体颜色”选择“红色”，“下划线线型”选择“细下划线”，最后单击“确定”回到“查找和替换”对话框。第四步：在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上，上一步设置的查找和替换选项会显示在“查找内容”和“替换为”文本框的下方，如果在“替换为”文本框的下方显示“加粗”、“下划线”、“红色”，说明上面的设置正确，最后单击“全部替换”按钮。任务二、使用通配符查找任务要求：文档中含有多个书名，要求将书名(即包含在书名号“”之间的文本)统一设置为黑体、红色。操作方法：使用通配符查找书名，然后将找到的文本用上文介绍的方法全部替换为黑体、红色的文字。第一步：按组合键Ctrl+F打开Word的“查找和替换”对话框，单击“高级”打开隐藏的查找和替换选项，选择“使用通配符”，然后在“查找”文本框中输入“*”。第二步：将光标定位在“替换为”文本框中，不要输入任何内容，单击“高级”，点击“格式”，在弹出的菜单中选择“字体”打开“字体”对话框，在该对话框上，“字体”选择“黑体”，“字体颜色”选择“红色”，最后单击“确定”关闭“字体”对话框。第三步：在“替换”选项卡上检查上面设置的查找和替换选项，确定无误后单击“全部替换”。提示：常用通配符1、任意字符串*例如，“s*d”可查找“sad”和“started”。2、意单个字符?例如，“s?t”可查找“sat”和“set”。3、词的开头例如，“例如，“(in)”查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。5、定字符之一 例如，“wion”查找“win”和“won”。6、定范围内的任意单个字符-例如，“r-tight”(必须用升序表示范围)可查找“right”和“sight”。7、定范围外的任意单个字符!x-z例如，“t!a-mck”查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。8、个重复的前一字符或表达式n例如，“fe2d”查找“feed”，但不查找“fed”。9、少n个前一字符或表达式n,例如，“fe1,d”查找“fed”和“feed”。10、n到m个前一字符或表达式n,m例如，“101,3”查找“10”、“100”和“1000”。11、个以上的前一字符或表达式例如，“lot”查找“lot”和“loot”。八、分隔符制作方法Word中制作分隔符很简单，只要在文档中任何一个区域连续输入三个特定的字符，Word便会自动将这三个字符转换为某个对应的分隔符，一共有五个这样的字符：-、=、*、#。九、快速转换大写金额在Word中输入12345，然后点击“插入数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁 ”单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。十、标尺的作用在标尺前端空白处双击，则启动“页面设置”对话框。在有表格的情况下，在表格上方的标尺处双击，会有不同的效果。十一、审阅模式在校稿的时候可以使用审阅模式，添加批注。也可以使用“比较合并文档”来比对两篇文档的不同。输出部分：十二、合并文档批量打印格式基本相同的文档，如：准考证、奖状等，可以使用邮件合并功能。使用前应该先建立一个Excel表格，将相关数据准备好。然后建立一个新的文档（我们称之为“样板”），将相同的部分输入进去。点击“工具信函与邮件邮件合并”启用邮件合并向导，直接点击下一步，直到进入“选择收件人”项目，选择“浏览”，找到Excel数据文件，选择你存放数据的工作簿（默认是第一个），选择你需要提取的数据（默认是全部数据），点选“视图工具栏邮件合并”，开启“邮件合并”工具栏，在合适的位置插入相应的域，选择“合并到新文档”，你就可以看到合并后的成果了。如果不满意，我们可以直接关闭新的文档（不保存），回到“样板”文件重新调整后再次合并。对于聘书、奖状之类每个记录一张纸的情况，这就可以了，但是对于工资条、成绩单之类需要在一张纸上容纳多条记录的该怎么办呢？注意工具栏中“插入word域”，我们可以选择在每条记录后面插入“下一记录”域，但是切记：“样板”文件最后一个记录后面不能使用这个域，否则每次新建页的时候都会丢失一条记录。