无锡职院学生档案管理规定

无锡职院学生档案管理规定第一条 为进一步规范我院学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、就业、国家公务等方面的作用，特制定本规定。第二条 学生档案是指学生进入中学学习之日起，到大学毕业这段时间个人历史的记载。存档材料主要包括：1、中学时期的材料，如入团（入党）材料、奖惩材料、中学毕业生登记表、政审表、体检表等；2、高考材料，包括考生登记表、高考成绩表、政审表、体检表等材料；3、高校学生体检表、历年成绩总表、毕业生登记表、就业报到证存根联、党团材料等；4、大学期间的奖惩材料：奖励主要是历年受院系二级及以上的表彰奖励，包括“学习一等奖”、“学习二等奖”、“三好学生”、“优秀学生干部”及其他单项奖励等材料；处分主要是指历年受院系二级及以上的处分，包括警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分与解除处分的材料。第三条 凡具有我院学籍的学生其档案均由学生工作处统一集中管理。对集中归档材料的要求： 1、各系部（分院）在档案材料送到学生处存档之前，应把每位学生（含学籍异动学生）的材料集中在一起（即将每位学生的多份材料装在一起）；2、将归档材料按专业、班次分开，并按学号的先后顺序依次排列； 3、 依照毕业生档案转递的日程安排，在学生毕业派遣前四个星期通知系部辅导员对学生档案进行整理，经学生档案室工作人员对归档材料审核无误后，再按要求将档案材料归入每个毕业生的档案袋中；4、将所缺材料以班级为单元以系部（分院）为单位作好统计，列出明细清单，由各系部（分院）分管学生工作的负责人组织专人限时完成，一时无法完成的要说明原因，清单和说明须交学生处备案，以便核查。第四条学生工作处由一名管理人员专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。1、新生入学后，由招生办将新生档案移交档案管理人员，学生档案管理人员应认真做好档案的接收工作；2、学生档案管理人员应将各有关部门移交的学生相关材料及时归入本人档案；3、学生转学或毕业就业或学生应征入伍提干或学生应征入伍后退伍安置，学生档案管理人员应将其档案及时转给就业办，由就业办通过机要局转递给有关单位，由就业办追回和保存档案回执；学生应征入伍要求复学或毕业参加国家计划，其档案保存在学校；学生因其他原因离校，其档案须有调档单位出据接收函，否则不予转递；4、学生档案室要配备必要的设施，达到防盗、防火、防晒、防蛀、防潮等要求，定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其它技术处理；5、档案管理人员调动工作时，应在离职前将保管档案的数量、状况交代清楚，并办好移交手续。档案管理人员负责组织开展全校学生人事档案各项业务工作，其职责是：、保管国家计划内招生的学生人事档案； 、做好学生人事档案的安全、保密和保护工作，接收学生人事档案材料；、鉴别学生人事档案材料，为有关部门提供学生情况；、办理学生人事档案查阅、借阅和转递； 、不断提高学生人事档案管理水平；第五条有关部门或人员借阅学生档案要根据档案借用的不同作用和范围，经学生工作处处长批准后，方可办理借阅、借用手续并按期归还。第六条对借阅、借用的学生档案，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密，妥善保存。违者将追究有关人员的责任。第七条本规定从公布之日起施行，以前所制定的相关规定同时废止。其他有关文件规定与本规定不一致的，以本规定为准。第八条 本规定由学生处负责解释。二00六年六月