员工报销费用规定制度

v1.0可编辑可修改起草部门From： *部编号No.:呈报部门To：公司总经办日期Date:抄送部门To：各部门批准Sign:员工费用报销管理规定第一条：目的为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。第二条：适用范围本制度适用于公司所有员工。第三条：报销职责：1、报销人须对报销单据的真实可靠、完整性负全部责任；如发现有不真实的报销内容， 不予报销，并给予处罚（请领导补充）。2、报销所属部门主管须认真核实单据再签名，并为所签报销单负连带责任，若有包庇 作假等行为，追加签名者责任（请领导补充）。第四条：报销时间：费用报销单于每月10号之前上交财务部，报销费用审核完后，财务部于 25号之前发放 报销费用（如有特殊原因延后须提前知会）。项目部报销单也必须在10号之前寄到部门主管收取，请提前安排并寄出报销单，以免延误报销时间。5v1.0可编辑可修改第五条：报销流程报销人填制单据一部门负责人一出纳一财务主管一总经办审批（票据 齐全）（审核 并 签名）（审核票据 及 报销内容）第六条：报销单粘贴、填写及发票要求1、费用报销单须采用公司统一报销单、黑色签字笔填制，并注明报销日期，用途，附 件张数、金额及相关备注。费用报销单的填写一律不允许涂改，尤其是金额，合计金额 要精确到分，并要保证大、小写一致，大写金额为零的不得以“X”、“/”等代替，否则无效。2、报销发票须粘贴整齐，贴于费用报销单后方，一份报销单最多报销四项费用。3、报销项目及粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、 办公费等）分类报销、粘贴，便于归类计算和整理。4、员工报销费用必须凭相对应的发票报销，如特殊原因未有发票可凭收据报销（不得 自制收据及原始凭证报销），收据上方须写上公司名称并盖有出票方的章印方可报销。缺少的部分发票，员工须找齐其他发票做填补。如有单据丢失情况发生的，可填写现金 支出证明单由知情人证明情况（无知情人的由上级审核批准），经签字批准后按照费用 报销金额的90%t予报销（请领导补充修改）。第七条：报销规定：1、业务招待费管理：定义a）业务费：指因业务需要赠送客户的礼金、礼品、纪念品、烟、酒等。b）招待费：指因业务需要宴请客户的用餐费（包括工作餐）、娱乐费用、接待客户发生的差旅费、住宿费，参观费等及招待来访客户的茶叶、水果、饮料等费用。招待费的接 待对象为上级领导、业主单位、重要业务联系单位、政府机关相关人员等。管理流程1.2.1 公司用于接待客人的茶叶、水果、饮料，以及以公司名义制作的纪念品、礼品 等，统一由公司综合部按照公司要求采购、订做、保管、发放，各部门需领用时，按有 关规定填写礼品领用单，办理领用手续。1.2.2 各部门因公需要宴请客户及购买礼品赠送客户的， 应事前填写招待费申请单， 经相关领导审批后方可开支。因工作外出或无法填写申请单时，由招待申请人以电话、短信、邮件的方式向有关领导提出申请，经批准后方可实施招待，事后三个工作日内补 办申请手续，无补办手续的不得报销招待费用。申请限额只准“一事一用，不得互 相套用。业务招待费申请标准审批表：金额初审复审审批j请金额10001000部门负责，人分管副总经理总经理1.2.3 因公宴请接待客户时，由相关部门实行对口接待，严格控制公司陪客人数，原则 上陪客人数不得超过2人，若公司陪同用餐人员多于2人时，应事先经过分管副总经理 批准。宴请接待严格执行分档次接待原则，各档次选定1-2家酒家、宾馆对应接待，禁止越档次接待。定点酒家（宾馆）每月定期结账，结账报销时应附每次明细消费清单。1.2.4 公司下属分公司、子公司员工因公务出差到总公司，一律在食用工作餐；总公司员工因公务到分公司、子公司出差原则上用工作餐接待。特殊情况报总经办批准。v1.0可编辑可修改 125接待人员必须在业务招待费发生后10个工作日内填具招待费报销单，并附招待费申请单（如果属于出差过程中产生的招待费， 需附有招待费用使用说明） 经相关部门负责人、总经理审批核准后，出纳人员方得凭以报销。业务招待费报销遵循 谁经手谁报销的原则，不得由他人代报业务招待费。公司业务招待费报销需凭写有公司 名称的合法、有效发票（陪同人员必须在发票背面签名确认金额并对签名负连带责任） 及招待费申请单报销，不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回已经报销款项 外，并视其情节轻重给予不同程度的处罚；无票、收据、填写不清晰或理由不充分以及 不符合业务招待标准、报销流程、审批权限的，财务部有权拒绝报销。用餐标准及陪同人员1.3.1 一般业务往来单位至公司办公的经理级以下的工作人员需用餐的，可由公司负 责具体接洽办公事务的人员负责至前台工作人员处登记并预订工作餐（标准：20元/餐）；如实际情况确需超标准支付的，须报总经办批准；内部人员招待用餐（到综合部 做登记，就餐对象、人数、金额，签名确定），如未知会批准者，不予报销，对内招待 按30元/人标准。1.3.2 对业主单位和重要业务联系单位经理级以上工作人员的接待，由相关业务部门 负责，内部陪同人员不得超过2人，每次接待及宴请标准控制在80元/人以内，洒水 标准白酒控制在150元/瓶以下，如实际情况确需超标准支付的，须报总经办批准；1.3.3 特殊情况下由总经办批准掌握标准。报销时需提供总经理签名确认的招待费 用申请单；1.3.4 招待用白酒一般不超过2瓶。2、出差管理流程差旅费借支v1.0可编辑可修改a）差旅费借支必须事先填报出差借款单，写明出差日期、出差目的、按公司规定标 准预支差旅费金额等，呈部门负责人、总经理核准后，向财务部门预支差旅费，出差完 毕后凭相关票据进行核销。b）借款原则上由出纳将金额打入借款人银行卡内，特殊情况需领现金且金额在2000元以下，提前2天声明。（建议办公室人员给现金，项目部汇款至指定账户）差旅费报销2.2.1 异地出差且必须在外住宿者才可报销住宿费及差旅补贴。2.2.2 出差人员必须在出差前填写 出差申请单，经审批后交综合部存档，返回后需继 续完善出差申请单的实际出差时间，并办理考勤登记、填写差旅费补贴明细清单 以备出纳核算工资及补贴费用。2.2.3 出差补助出差人员按出差起止时间每人每天补助 70元，其中误餐补贴30元/天，生活补贴40 元/天。起止时间必须与出差申请单中的实际出差时间保持一致。出差人员不得另 行报销出差期间其他任何个人用餐费用与通讯费用。（开会的时候是说：市场部 70元/天,其他部门人员50元/天。）交通工具使用规定：职务分类飞机火车轮船其它交通工具总经理、副总经理、袅总监经济舱软席车二等舱按实报销，他人员特殊情况经总经理批准可乘坐经济舱硬席车（乘坐软席车须事前报总经理批W三等舱（乘坐二等舱须事前报总经理批准按实报销出差交通工具的选择必须以经济为原则，尽量乘坐火车。市区和机场之间的交通工具原 则上应选择大巴、地铁和市内公交车，特别紧急或特殊情况可以选择出租车，但需要同 时填写出租车使用情况汇总审批表做为报销附件交给出纳。乘坐火车及长途汽车， 凭铁路局、公路局或汽车公司的购票证明报销差旅费，乘坐轮船凭轮船公司的船票存根 报销差旅费。因急需公务或情况特殊必需搭乘飞机者应在出差申请单上填写“特殊 说明，具航空保险由公司统一为个人购买，员工个人额外增加购买的保险费用需自行 负担。搭乘公司的交通工具者，不得再报销交通费。其他规定:a）员工出差时限由部门负责人视情况需要事先予以核定。b）因公务紧急、未能及时履行出差审批手续的，出差前可以通讯、邮件等方式请示并经 批准，出差后补办相关手续。c）出差员工在出差返回后须到公司考勤执行人处办理考勤登记。d）出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请部门负责人审核批准，因病或其他不 可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知部门负责人并在出差结束后提供相关证 明，经调查确实后批准支付因延长时限而产生的差旅费。e）员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经部门负责人批准并由人力资 源部复核后，可酌情安排补休。f）借款及报销原则为：前款不清，后款不借。g）出差人员往返需要订机票、火车票等务必提前三天以上通知综合管理部安排预订， 否则所产生的相关超支费用自理，或不予以支持！所有机票预订需经总经办同意批准!出差费用标准及相关规定2.5.1 出差时间核算天之内出差时间在4小时以内的按半天计，4小时（含）以上的按全天计算2.5.2 出差住宿费用标准金额：元项目职务分类一般地区北京、上海、厦门和广东省,、海南省总经理、凭单据实报实销凭单据实报实销副总经理、技术总监180250副总工程师、工程总设计师、部门负责人、主任工程师、高级技术人员150200其他人员110150一类地区：特指上海、北京、广州、珠海、深圳、福州、厦门;二类地区：除港澳台及出国地区、一类地区以外的其他地区。以上表格中的费用为最高限额，所有费用必须清楚填写日期，在规定限额内实报实销：若出差应报销住宿费无相关凭证者，则按相应住宿费标准的60%H寸。3、日常办公用品购置如报销费用为购买公司日常办公用品费用的（各部门需采购物品每月初报出纳处汇总， 由出纳填写好请购单一一综合部安排统一采购），报销时须附上综合部经理签字认可的 请购单；购买电器、电脑配件等重大物件须附上总经办签字认可的请购单。所有购买物 品，须同时附上购买明细。4、车辆运营管理公司员工用车须在综合部做好登记用车申请记录，总经办批准方可用车，汽车使用费报 销（只包括加油、路桥、停车、保养洗车等正常费用，不包括交通罚款费及用车不当造 成的损失）须与用车登记一致。5、办法解释本办法自2012年1月1日起执行，公司有权根据本办法的实施情况及具体情况的变化， 对本办法进行修改，如另有追加条款，将另行明文通知。6、附表出差申请单差旅费补贴明细清单出租车使用情况汇总表出差借款单招待费用申请表招待费用使用说明表招待费用报销单礼品领用单出差申请单出差人所属部门出差时间年 月日 至年 月 日出差地点出发时间暂支旅费出差事由交通工具1、飞机：经济舱口（其他人员乘坐，请在卜列填写特殊说明）2、火车：软座口；硬座口3、轮船：二等舱口；三等舱口4、其他：特殊说明：领导审批：综合部审批：部门审批：申请人：实际出差日期：月日至 月 日（共大）综合部确认：差旅费补贴明细清单年 月 日项目名称起讫地点事由补贴/日（元）出差时间补贴金额 合计合计（小写）出差人:合计人民币（大写）综合部确认:出租车使用情况汇总审批表序号使用日期时间金额起止地点使用情况说明合计金额：使用人签名：批准：出租车使用情况汇总审批表序号使用日期时间金额起止地点使用情况说明合计金额：使用人签名：批准：由差借款单申请日期： 年 月 日出差人姓名所属部门出差日期预计出差天数出差事由：序次日期地点客户名称访视目的12345预支差旅费金额其中：预支住宿预支机（车）票费费预支招待费预支其他费用领导审批财务审批部门负责人审批招待费用申请单编号：年 月 日申请人招待事由招待对象招待日期招待天数招待规格接待人员招待费分类餐费礼品其它用餐酒店品名招待内容陪同人员领用/购买购买商店数量单价餐费金额礼品金额招待金额招待费合计万仟佰抬元角分整附：招待对象联系表单位姓名职务联系方式领导审批：部门负责人：报销人:招待费用使用说明表日期招待种类开票单位招待对象姓名招待对象单位招待事由金额合计人民币（大写）合计（小写）领导审批：财务审批：部门负责人审批:说明人:招待费报销单报销部门：年 月 日月日招待开票单位陪同人员金额单据张数形式十力干日十儿用分合计人民币（大写）领导审批：财务审核：部门负责人：报销人：收款人及日期:领用部门:礼品领用单领用日期:礼品名称数量单位赠送单位领用用途备注领导签字：综合管理部负责人签字:领用人签字:领用部门负责人签字:17