业务流程梳理培训

P1业务流程梳理方法培训业务流程梳理方法培训用友软件湖南分公司用友软件湖南分公司吴广吴广2010年年0808月月2323日日P2一个小故事描述描述小学生早晨上学要准点到。每天早上，妈妈小学生早晨上学要准点到。每天早上，妈妈7 7点钟叫着起床，在奶奶的照顾下穿衣服，穿好衣服后，点钟叫着起床，在奶奶的照顾下穿衣服，穿好衣服后，在妈妈的敦促下洗漱，然后吃妈妈准备好的早饭，吃完饭后，收拾书包、课本、作业，坐爸爸的车在妈妈的敦促下洗漱，然后吃妈妈准备好的早饭，吃完饭后，收拾书包、课本、作业，坐爸爸的车去学校。去学校。这是一个流程这是一个流程, ,起床起床穿衣服穿衣服洗涑洗涑吃早餐吃早餐收拾收拾坐车坐车上学上学 而且是一个有问题的流程而且是一个有问题的流程 这个流程走下来，往往却迟到了，怎么保证准点到学校（这个流程走下来，往往却迟到了，怎么保证准点到学校（“流程流程”的的目标目标）呢？）呢？ 设想一下这个流程存在的问题，并进行分析，看有没有可以改进的环节？设想一下这个流程存在的问题，并进行分析，看有没有可以改进的环节？因为现在流程需要该小学生和多位家长来完成，而不是小学生自己忙就行了，所以，可以用跨职能的流程图来分析。问题诊断：问题诊断：妈妈要叫他起床，还要一边敦促洗漱，一边准备早饭，结果，早饭准备时间就拖长了流程优化：流程优化：能不能改成 奶奶叫他起床，同又照顾起床，又敦促洗漱，让妈妈安心做早饭？进一步优化：进一步优化：该小学生能不能自己独立起床、洗漱、甚至帮助妈妈做早饭？其他建议：其他建议：生产管理，比如，妈妈做饭使用的“设备”更新换代了；财务管理，比如，是坐爸爸的车经济？还是坐校车经济，就属于财务分析了；人力资源管理，比如，爸爸的开车技能不是很高超，改成爸爸的司机开车了？任何比喻都是有缺陷的，但它至少说明一点：任何比喻都是有缺陷的，但它至少说明一点：流程无处不在，不仅关系着我们的工作质量，也影响着我们的生活流程无处不在，不仅关系着我们的工作质量，也影响着我们的生活P3业务流程梳理 流程梳理的目的 现状：流程梳理是为了了解企业现有业务流程、业务的处理方式和方法，是为分析企业业务并进一步作出优化和调整做准备。 目标：流程梳理也是为了了解企业对业务流程和管理手段有什么需求，也就是说企业希望在哪些业务环节和管理上得到改进以及想达到的目标。 分析：咨询顾问与实施顾问只有在清晰的了解企业业务的处理流程后，才可能分析出企业的业务流程和管理方法哪些不合理，哪些需要作出优化和调整，需要作出什么样的调整 流程梳理的方式 流程梳理培训实施顾问提供流程梳理模板用户在流程梳理模板的基础上准备流程梳理资料（有模板中未涉及的需求请补充）座谈分析P4项目流程优化关键步骤项目组项目组召开核召开核心流程心流程评估大评估大会，传会，传授评估授评估方法方法将所有将所有评分表评分表录入电录入电脑系统，脑系统，进行统进行统计工作计工作筛选出筛选出需要优需要优化的核化的核心流程心流程1234现有业务流现有业务流程梳理程梳理流程评估流程评估流程流程体系体系优化优化体系固化体系固化与实施辅与实施辅导导1a234管理和业务管理和业务诊断诊断1b 分别组织分别组织项目组关项目组关键人员对键人员对业务流程业务流程评估评估P5项目流程优化关键步骤将核心的将核心的低阶流程低阶流程串成高阶串成高阶流程，从流程，从企业整体企业整体的高度看的高度看问题问题跨部门跨部门组成流组成流程小组程小组并培训并培训流程优流程优化的工化的工具与方具与方法法组织头组织头脑风暴脑风暴会议，会议，对评估对评估出来的出来的核心流核心流程的表程的表象问题象问题进行深进行深度挖掘度挖掘归并挖归并挖掘出来掘出来的根源的根源问题，问题，回归到回归到相应流相应流程，对程，对流程进流程进行优化行优化1234管理和业务管理和业务诊断诊断流程评估流程评估流程体系优流程体系优化化体系固化体系固化与实施辅与实施辅导导1b234现有业务流现有业务流程梳理程梳理1a P6项目流程优化关键步骤提出核提出核心流程心流程的优化的优化建议；建议；辅导修辅导修改流程改流程图、流图、流程说明程说明与相关与相关部门沟部门沟通核心通核心流程的流程的优化建优化建议与实议与实施方法施方法形成最终形成最终的流程体的流程体系手册，系手册，进一步辅进一步辅导实施，导实施，固化优化固化优化成果，移成果，移交给相应交给相应部门部门1234管理和业务管理和业务诊断诊断流程评估流程评估流程体系流程体系优化优化体系固化体系固化与实施辅导与实施辅导1b234现有业务流现有业务流程梳理程梳理1a 培训流培训流程说明程说明撰写方撰写方法和量法和量化采集化采集工具的工具的使用使用P7流程编号一级流程二级流程三级流程流程类型备注DLC-CG采购管理DLC-CG-01供应商管理DLC-CG-01-01供应商月度评审DLC-CG-01-02供应商年度评定DLC-CG-02招投标管理DLC-CG-03采购订单管理DLC-CG-03-01常规物料采购DLC-CG-03-02特殊物料采购DLC-CG-03-03成品外协采购DLC-CG-04物料仓储管理DLC-CG-04-01物料入库管理DLC-CG-04-02物料出库管理DLC-CG-04-03物料盘库管理DLC-CG-05委托加工管理DLC-CG-05-01废品的委托加工DLC-CG-05-02工序委托加工DLC-CG-05-03成品委托加工DLC-CG-06废品管理DLC-CG-06-01废品入库管理DLC-CG-06-02废品报废管理 重新设计的流程重新设计的流程 重点优化的流程重点优化的流程 局部调整的流程局部调整的流程梳理规范的流程梳理规范的流程P8需要准备的流程梳理资料 企业整体主线企业组织结构图及各部门职责企业现状及发展目标（次要）部门业务主线部门组织机构图 本部门的组织机构、岗位设置（岗位名称、人数）;上下级部门 部门岗位职责描述 根据组织机构图，详细描述本厂部各个岗位的名称、职责（即所负责的业务）；人员姓名 部门业务流程图 本部门业务流程，包括上游流程传入和向下游流程的输出；说明动作的名称，产生的单据（数量）、传递方向部门业务流程描述 根据以上绘制的部门业务流程图，详细描述本厂部所负责的业务范围，每个动作产生的单据名称、联数，每一联的传递方向和部门；上游流程传入的单据名称、联数（第几联）、和向下游流程传出的单据名称、联数（第几联）对于需要改进的业务流程可在其后添加对于目标流程的规划P9单据名称：单据名称：单据联数：单据联数：按联数每联单独说明按联数每联单独说明:(1) 第第 联单据从联单据从 部门传入部门传入,传出到传出到 部门去部门去,本部门处理如下本部门处理如下： (2) 第第 联单据从联单据从 部门传入部门传入,传出到传出到 部门去部门去,本部门处理如下本部门处理如下： (3) 第第 联单据从联单据从 部门传入部门传入,传出到传出到 部门去部门去,本部门处理如下本部门处理如下： (4) 第第 联单据从联单据从 部门传入部门传入,传出到传出到 部门去部门去,本部门处理如下本部门处理如下：P10需要准备的流程梳理资料 单据流转主线单据流转主线单据流转图业务单据流转关系图，源自何部门、共几联、分别传递路线 描述据据单据流转图，描述流转过程及过程中信息加工情况 业务主线业务主线业务流程图 在部门业务流程图及描述和单据流转图及描述的基础上在部门业务流程图及描述和单据流转图及描述的基础上以业务为主线描绘其业务流程，包括上游流程传入和向下游流程的输出；说明动作的名称，产生的单据（数量）、传递方向业务流程描述 在部门业务流程图及描述和单据流转图及描述的基础上在部门业务流程图及描述和单据流转图及描述的基础上根据绘制的业务流程图，详细描述其各环节所负责的业务处理，每个动作产生的单据名称、联数，每一联的传递方向和部门；上游流程传入的单据名称、联数（第几联）、和向下游流程传出的单据名称、联数（第几联）对于需要改进的业务流程可在其后添加对于目标流程的规划特殊业务处理特殊业务处理 如有必要，详细说明本部门存在的特殊业务处理（很少发生及无相关规章制度可遵循的）P11需要准备的流程梳理资料 单据收集：各个部门提供在业务流程图和业务流程描述中涉及到的所有单据，特别强调单据联数完整、包含业务数据 建议采集方式：提供完整空白原始单据，并附包含数据单据的复印件一张 提交方式：按照本部门业务流程动作的先后顺序装订提交，并注明部门、提交人和提交时间，每份单据复印件在前，原始单据在后；原则上每份单据提供的份数应该覆盖该业务可能出现的所有情况。P12流程图使用说明流程图格式说明流程案例举例P13组织结构图企业CompanyP14岗位职责描述岗岗 位位描描 述述备注备注处长处长负责质计处工作的安排、处理、审核1人统计员负责质计处报表的化验单解密、统计、报送2人原料质检站负责原燃料的收料、取样、送样 取样收样工负责收料、取样、送样14人铲车司机负责原料堆放5人化验室负责原料、烧结、炼铁、炼钢取样、化验 原料制样室负责原燃料的制样4人原料化验室负责原燃料的化验12人P15流程图示例结算业务流程图P16业务描述举例业务描述举例 顺序顺序步步 骤骤描描 述述备注备注1 1商务谈判原料处业务员与供应商谈判2起草合同原料处统计员根据谈判好的条款起草合同9份3供应商签字盖章供应商在合同上签字盖章 4合同送副处长审核副处长审核合同，如果同意，进行第5步，否则进行第1步 5处长审核处长审核合同，如果同意，进行第6步，否则进行第1步 6主管领导主管领导审核合同，如果同意，进行第7步，否则进行第1步 7财务处盖章以上均审核通过后，财务处盖章生效 8合同由各部门保存9份合同由供应商、原料处、处长、财务处、主管领导、企管处、质计处（2份）、结算室保存 P17流程图格式流程图格式动作判断连线一张单据多张单据流程图字体：12号P18箭头箭头入：上、左入：上、左出：下、右出：下、右P19注意事项单据名称一定要与实际单据相符。单据名称一定要与实际单据相符。一个流程图的起始一般为接收单据。一个流程图的起始一般为接收单据。流程图中间只画在本流程产生的单据。流程图中间只画在本流程产生的单据。接收单据压在左上角，产生的单据压右上接收单据压在左上角，产生的单据压右上角。角。P20动作名称动作名称10汉字以内。汉字以内。P21单据举例接收单据B科A科业务处理C科接收单据AAABBBCCC业务处理业务处理单据一式几联，各送何处在说明中描述。各业务流程描述时侧重于本部门，对于接口要描述清楚：接口单位、接收的单据。稽核时对不合格部分的打回在描述中说清楚。正常流程与异常流程分开画（如退货单独做退货流程）报表要求在说明中体现，不画在流程图中。P22谢谢大家！谢谢大家！