使用microsoft Office Xp 及 Microsoft Sharepoint Portal Server 2001建構企業入口網站

使用Microsoft Office XP 及 Microsoft SharePoint Portal Server 2001建構企業入口網站白皮書摘要本手冊在呈現使用Microsoft SharePoint Portal Server 2001建構企業入口網站的優點。它說明了Microsoft Office XP如何幫助使用者快速和輕易的修改預設的儀表板網站，以建立使用者個人的入口網站解決方案，以及Microsoft SharePoint Team Services是如何為入口網站解決方案，增加更多的使用價值。除此之外，它也提供使用Office XP、SharePoint Team Services、和 SharePoint Portal Server部署整個入口網站解決方案的建議，以利使用者在Web瀏覽器或是Office中搜尋、建立、以及分享重要的工作內容。發行日: 2001年四月目錄1簡介1建立企業入口網站2建立入口網站資料3個人化儀表板網站4使用SharePoint Team Services6使用Office XP建立自訂之解決方案7附錄A建立Excel 樞紐分析表Web組件8簡介8從Office XP中建立Web組件9使用Microsoft Office XP及 Microsoft SharePoint Portal Server 2001來建置企業入口網站白皮書發行日: April 2001欲了解更多資訊，請參閱 簡介本手冊在呈現使用Microsoft SharePoint Portal Server 2001建構企業入口網站的優點。它說明了Microsoft Office XP如何幫助使用者快速和輕易的修改預設的儀表板網站，以建立使用者個人的入口網站解決方案，以及Microsoft SharePoint Team Services是如何為入口網站解決方案，增加更多的使用價值。除此之外，它也提供使用Office XP、SharePoint Team Services、和 SharePoint Portal Server部署整個入口網站解決方案的建議，以利使用者在Web瀏覽器或是Office中搜尋、建立、以及分享重要的工作內容。所謂入口網站，係指將各種不同來源的資訊收集在相同位置來顯示的Web網站。除此之外，入口網站常常會提供使用者簡單的Web發佈和尋找的能力。而入口網站的使用範圍也很廣泛，上至整個企業組織 (如Microsoft) 下至部門單位 (如行銷、人力資源、業務部門) 皆可使用。經過個人化的數位儀表板，讓一般使用者也能使用。及至目前，各企業大都還在依賴各種不同的工具軟體來滿足企業入口網站的需要，像是文件管理系統和集結搜尋的解決方案。SharePoint Portal Server對知識工作者來說，是一個相當有彈性的入口網站解決方案。它方便使用者尋找、分享並且發佈資料。而對於Microsoft Windows 和 Microsoft Office的使用者而言，SharePoint Portal Server傳達了一項突出的新價值：它將主流的企業入口網站、文件管理、內容搜尋、以及容易部署的應用程式帶入您的事業中。入口網站必須是容易安裝，並能根據企業組織的特殊需要來量身訂作，以達到最佳的利益。有了SharePoint Portal Server，您可以部署一個全新而完整的入口網站解決方案，以利於在Web瀏覽器上尋找、建立以及分享重要的工作內容。因為儀表板網站是由Web組件組成的，因此您可依工作的需求進行自訂。Web組件係可重複使用的Web元件，包含各式Web為基礎的資料。運用數位儀表板技術，您可以自訂儀表板網站和管理一般的資源，如聯絡資訊、行事曆和郵件等。客戶也可以擴充SharePoint Portal Server，並增加其他的Web應用程式功能。SharePoint Portal Server是依照業界和Internet的標準來設計的，像是OLE DB、Microsoft ActiveX Data Objects (ADO)、可延伸標記語言 (XML) 、和Microsoft Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV)。由於這些標準的支援，您可使用如Microsoft Visual Studio Professional for Windows 等工具將儀表板網站與動態伺服器網頁 (ASP) 功能整合。SharePoint Portal Server與Office XP整合使用時，Office的Web發佈和內容建置功能變得簡易而有力。Office XP成為一個優秀的內容開發工具，利用企業內的搜尋引擎、有效的文件管理、以及SharePoint Portal Server入口網站簡易的自訂功能，讓使用者可以取得整個企業中的資料。使用Office XP時，顧客可以透過Web組件，在企業入口網站中分享和發佈資料；而這些Web組件和Web應用程式可在Office XP中製作。直接將資料由Office應用程式儲存到儀表板網站中，您可將Microsoft Excel 2000 樞紐分析表、Microsoft Word 文件或 Microsoft PowerPoint 的簡報以Web組件型態發佈在企業入口網站上。使用SharePoint Potal Server時，您可取用現有的報告和其他Office的資料或現有的Web網頁，並自訂一個全新的入口網站來分享重要和即時的資訊。和其他工具一起使用時 (如Visual Studio)，您可以更進一步地擴充企業入口網站的能力以收錄其他的內容。SharePoint Portal Server運用儀表板技術提供重要的入口網站功能。Office XP提供自訂預設入口網站的方法，以滿足企業的需要。您可以建立自訂的Web組件以便進一步自訂出您的企業入口網站。欲了解更多自訂Web組件的資訊，請參閱 Digital Dashboard Resource Kit 。建立企業入口網站SharePoint Portal Server包括一個伴有儀表板網站的企業入口網站，作為集中資料的位置。儀表板網站可將遍及組織內外的資料集合到一個儀表板網站中。它提供了組織重要資訊的存取途徑。SharePoint Portal Server能讓您： 修改儀表板網站。儀表板網站是由多個儀表板組成的，而每一個儀表板是由可自訂的Web組件所組成的。SharePoint Portal Server大致包含了12個預設的Web組件，其中包括搜尋 (Search)、類別 (Categories)、首選 (Best Bets)等等。這個預設的儀表板網站讓您以已經初始化的架構和配置好的常見入口網站功能，來部署一個入口網站解決方案。 使用Web組件來輔助協同作業。您可以使用Web組件來新增協同作業的應用程式和工作，像是形成廣泛商業活動解決方案的Outlook群組行事曆或是可用的討論區群組。Office XP讓您可以直接將Office文件儲存成Web組件。 使用動態伺服器網頁 (ASP) 和CDO來新增Web協同作業。快速開發解決方案，使用Collaboration Data Objects (CDO) 來開發應用程式。CDO為雙介面，以利於進行C+、Visual Basic、Visual Basic Scripting Edition、JavaScript 和Java的程式設計。 建置並載入原生Web應用程式。SharePoint Portal Server包含存取應用度高的Web應用程式的內建服務，其中包括XML和WebDAV。它也為ASP、自訂存取資料格式、商業邏輯的情況與可重複使用的元件提供支援。有了這項支援，您可以在SharePoint Portal Server工作區外建立自己的原生Web應用程式，並且建立Web組件來連結到應用程式的內容。想知道更多有關建置和載入原生Web應用程式的資訊，請參閱SharePoint Portal Server Resource Kit。 使用一般的工具開發應用程式。您可以使用像是Microsoft Visual Studio的開發工具來擴充儀表板網站的能力。 使用資料庫技術存取資料。像是OLE DB和 ADO這樣的資料存取技術能使開發人員在建立Web Storage System應用程式時，可以運用現有的技術和應用程式。開發人員可以根據現有的訓練及知識來為入口網站建立自訂解決方案。 使用XML將SharePoint Portal Server 與其他商業伺服器連結。XML使得將SharePoint Portal Server中的資料與組織中其他的應用程式分享變得更容易。XML能天衣無縫的整合其他的應用程式。欲了解更多開發自訂應用程式的資訊，請參閱SharePoint Portal Server Resource Kit。建立入口網站資料有了SharePoint Portal Server，當使用者在工作區中建立、修改和儲存檔案時，入口網站中的資料會跟著改變。使用者可以藉由SharePoint Portal Server的文件管理功能，參與企業入口網站內容的開發。而Office XP的使用者則不必安裝其他的軟體，就可以準備使用SharePoint Portal Server帶來的全新功能。身為系統管理人員，您的重點應是放在內容的存取和組織上面，而不是花費時間在準備內容。使用者在新增內容時，可以自訂並控制在入口網站上顯示的內容、組織內容的方式，以及讓誰存取這些內容。因為準備Web內容的額外步驟已被排除，所以在搜尋、分享、以及發佈資料的過程將會變得更快而且容易的多。透過這項結合，Office XP和SharePoint Portal Server因減少在準備Web內容的時間，而提昇顧客在使用方面的評價。以下是針對Office的使用者同時使用兩種產品在生產力方面帶來的優點： 開發個人儀表板網站和Web組件。Office XP的使用者可以直接從 檔案 功能表另存新檔 來儲存Web 組件。因此使用者可以建立個人化的儀表板網站，也就是設計檢視所有群組分享資料的自訂介面。 整合搜尋。使用者可經由Office獲得豐富的搜尋功能經驗。他們可以檢視多個區域伺服器、SharePoint Portal Server的電腦、Exchange 伺服器，以及其他的Web伺服器，然後使他們能更容易搜尋並提取資料而不用注意資料的位置。您可以直接使用Office應用程式的 搜尋窗格 搜尋SharePoint Portal Server工作區。在搜尋的過程中，您得到的結果會與您在儀表板網站上進行的搜尋查詢得到的結果相同。 豐富的內建文件管理。和SharePoint Portal Server一起使用時，Office XP的使用者可以體驗其豐富、安全及可自訂的文件管理使用經驗。SharePoint Portal Server會在Office的文件管理過程中加上存入 (check-in)、取出 (check-out)、發佈和建立文件摘要檔。Word、Excel和PowerPoint應用程式都已內建偵測SharePoint Portal Server的能力，以進行文件管理功能。利用Office應用程式中的我的網路位置，使用者可以直接檢查工作區內外的文件。從Office應用程式開啟文件時，SharePoint Portal Server會自動提示使用者在開啟前要先取出文件。另外，Office XP會自動提示使用者在關閉文件時，必須存入這些編輯好的文件。 Office文件中的智慧標籤。使用者可利用Office 文件中的 智慧標籤，直接連結到SharePoint Portal Server中的類別 (category) 或搜尋 (search)。也可直接由Office應用程式存取文件的摘要檔表格。 一次完成的用戶端安裝。只要經過一個簡單的安裝過程，便可以讓Office XP和SharePoint Portal Server進行全新的合作方式。所有Office XP的應用程式都是SharePoint Portal Server之原生用戶端。將Office XP和SharePoint Portal Server一起使用可以簡化由每天的應用程式中取用資料，並且在中心位置的Web上顯示資料的過程。Office XP則讓建立Web網頁像 另存新檔 一樣簡單。個人化儀表板網站有了SharePoint Portal Server，您可在預設的儀表板網站中加入其它的儀表板，來自訂您的入口網站。再者，您可讓其他的使用者建立自己的個人化的儀表板網站，以進行協同作業。透過使用Office XP之後，您可輕易、快速地在任何的儀表板中加上Web組件，提供資料給所有的使用者。以下是將Excel 工作表儲存成Web組件之圖示說明。圖1：將Office文件儲存成Web組件Office XP的使用者可以利用 另存新檔 的功能，直接從Office XP儲存Web組件。另外他們也可以直接從Office中建立個人的儀表板網站，以及自訂工作小組分享資料的檢視介面。當使用者將Office文件儲存成個人儀表板資料夾中的Web組件時，SharePoint Portal Server會提示使用者應提供Web組件的名稱與說明，並指定其在儀表板版面上的位置。以下圖示呈現Web組件的設定網頁。圖2：將文件儲存成Web組件個人儀表板是由建置者所選擇一個以上的Web組件組成的儀表板網站。使用由SharePoint Portal Server收錄的個人儀表板Web組件，使用者可以建立出自訂的儀表板網站來組織並顯示所需要的Web內容。舉例來說，使用者可能希望建立儀表板網站來呈現特定主題或專案的相關資訊，像是當季銷售業績報告；或是希望能建立Web網站，來顯示與其他人分享的多樣化的資料，像是競爭對手的行銷報告、競爭產品的資料，以及股市消息等等。以下圖示顯示將Excel工作表儲存成Web組件的情形。圖3：具有由Excel工作表儲存成自訂Web組件的個人儀表板網站在修改SharePoint Portal Server的工作區及儀表板網站之後，藉由加上其他的儀表板和Web組件，像是Microsoft Web組件藝廊的提供Web組件，您可以進一步自訂您的企業入口網站。上圖例中包含了一個Microsoft MSN Encarta Reference Web 組件。此外，您可以選擇讓使用者建立個人的儀表板網站，發佈他們的專案資料。其中自訂的範圍包括：將自訂的儀表板加到主要儀表板網站當中。從儀表板網站中建立、匯入或移除Web組件。決定是否執行SharePoint Portal Server的個人儀表板網站的功能。使用Office XP來開發儀表板網站時，組織並修改網站上的內容。Office XP提供的工具，讓SharePoint Portal Server更具使用價值。您不需要改變或重建資料，即可將Office文件轉換成可在Web上呈現的內容。使用SharePoint Team Services包含Office XP的SharePoint Team Services，提供使用者建立群組和專案網站和提供網站內容的能力。SharePoint Portal Server可將儲存在SharePoint Team Services Web網站文件庫中的文件收錄到工作區的索引當中。這使得大家都可以在儀表板網站上藉由搜尋獲得這些內容。SharePoint Team Services 提供一個工作小組Web網站之解決方案，使得在商場上或組織中的小組能夠輕易地進行管理活動並且有效率地合作。SharePoint Team Services 讓小組與在任何組織中的特殊群組能透過Web來有效進行管理。SharePoint Team Services提供豐富而又簡單的方法，來部署與Office XP緊密整合的協同作業Web網站。以下表格是將SharePoint Team Services與SharePoint Portal Server比較的結果：功能SharePoint Portal ServerSharePoint Team Services企業搜尋RTF文件管理功能使用數位儀表板及Web組件進行自訂以Web Storage System為基礎的自訂協同作業解決方案可用Visual Studio與OLEDB, ADO及 CDO等常見程式設計介面進行擴充部門和企業資訊的入口網站工作小組協同作業Web網站簡易的文件分享與團體組織可透過ISP連結的內部網域與外部網域與Office XP使用者的經驗整合利用Microsoft FrontPage自訂內容輕鬆建立Web網站的工作小組範本可以用來建立網際網路及內部網路網站SharePoint Team Services能幫助您使用Office XP來管理小組與特殊性的專案網站，而Share Portal Server則是幫您取得這些網站和企業組織中的其他類型的內容。此外，SharePoint Portal Server 提供一個易於部署的企業入口網站、企業搜尋、以及豐富的文件管理功能。SharePoint Team Services 及SharePoint Portal Server可提供點對點的解決方案，滿足所有大小組織在分享資訊上的需要。SharePoint Team Services 能使組織提供群組協同作業及訊息交流之解決方案，幾乎不需要資訊技術方面的支援；而Microsoft SharePoint Portal Server則是允許企業能有效率地集結SharePoint Team Services Web網站、檔案伺服器、資料庫、公用資料夾、以及Internet網站上的企業知識。欲了解更多同時使用SharePoint Team Services與SharePoint Portal Serve的資訊，請參看 Microsoft SharePoint 技術：釋放資料分享的力量白皮書。使用Office XP建立自訂之解決方案SharePoint Portal Server提供全新的企業入口網站。它提供可作為資訊集中地的儀表板網站、進行文件管理的工作區、以及以角色為基礎，用來確保存取資料安全性的機制。透過數位儀表板技術，您可以修改預設的儀表板網站，以自訂出您自己的儀表板網站。您也可以讓其他使用者為自己的專案和組織中的工作小組建立個人的儀表板網站。有了Office XP，使用者可以將Office文件加到儀表板網站任何一個儀表板中，變成一個Web組件。使用者可以利用SharePoint Team Services建立非正式或臨時性的專案Web網站。SharePoint Portal Server則可以將這些網站的文件收錄在索引中，以供其他人在企業入口網站上透過搜尋獲取這些文件。您可以使用Office XP和SharePoint Portal Server製作一個功能豐富強大的入口網站。這個整體的入口網站解決方案將資料集中在一起，以便使用者可不拘位置或格式來搜尋或分享文件。Office XP和SharePoint Portal Server簡化了發佈Web和內容建置的過程。同時可作為內容開發工具的Office XP，可以利用企業搜尋引擎、強大的文件管理功能以及SharePoint Portal Server簡易的入口網站自訂能力。使用SharePoint Portal Server時，您可以取用現有的報告和其他Office 或現有Web網頁上的資料，依您自身的需要來自訂一個全新的入口網站。而在使用Office XP時，顧客可以透過Web組件分享和發送企業入口網站中的資訊。配合其他工具的使用（如Visual Studio），您可以更進一步擴展您的企業入口網站以收錄其他的內容。SharePoint Portal Server運用數位儀表板技術，提供了重要的入口網站功能。Office XP則提供了修改預設的入口網站，以滿足企業組織需要的方法。您也可以自行建立Web組件，以進一步訂出您自己的企業入口網站。有了Office XP與SharePoint Portal Server，所有您需要自行建立入口網站解決方案的工具都彈指可得。在此份白皮書中，我們將呈現給您使用Microsoft SharePoint Portal Server 2001建構企業入口網站的優點。它能告訴您Microsoft Office XP可以如何幫助您快速和輕易的修改預設的儀表板網站，以建立您自己的入口網站解決方案，以及Microsoft SharePoint Team Services是如何可為您的入口網站解決方案，增加更多的使用價值。除此之外，它也提供使用Office XP、SharePoint Team Services、和 SharePoint Portal Server部署完整入口網站解決方案的建議，以利於使用者在Web瀏覽器或是Office中搜尋、建立、以及分享重要的工作內容。欲了解更多資訊，請參閱：uuuu附錄A建立Excel 樞紐分析表Web組件本附錄會帶領您了解將Excel樞紐分析表儲存成儀表板網站中互動式Web組件時的整個過程。簡介將Office文件儲存成Web組件，提昇簡易迅速發佈資料到企業入口網站的能力。使用SharePoint Portal Server及 Office XP，您可以簡易且迅速地自訂您的企業入口網站，以提供使用者需要的內容。有了SharePoint Portal Server和Office XP，發佈文件變得更容易了。從Office XP中建立Web組件有了SharePoint Portal Server，具備coordinator身份的使用者可以賦予個人使用者在SPS伺服器上建立儀表板網站的能力。以下圖示呈現出我所建立的個人儀表板網站。圖4檢視我的個人儀表板網站下一步是要將我的檔案在Excel中儲存成Web組件。進行到 另存新檔 的步驟幾乎與在Office 2000中建立Web元件的方法相同。首先，我先開啟Excel 檔案圖5檢視Excel 樞紐分析表這是我從OLAP cube建立的Excel樞紐分析表。選擇 檔案 功能表 另存成Web網頁 。下一個圖示呈現的是 另存成Web網頁 對話方塊。備註：您可以在任何的Office XP應用程式中，使用 檔案 功能表中的 另存成Web網頁 指令。圖6選取 另存成Web網頁 的選項在Excel中選取這個選項來啟動 另存成Web網頁 之對話方塊。圖7加入互動功能就Excel 樞紐分析表而言，您可以選擇是否啟用互動功能。在 另存新檔 對話方塊中，我選擇了 加入互動功能，讓使用者可以在Web組件中處理資料。然後，按一下 發佈 。Excel 會顯示 發佈為網頁 對話方塊，如同以下圖示。圖8發佈為網頁勾選 每次儲存此活頁簿即自動重新發佈 ，Excel 會在每次有人更新原始檔案時，同時更新您的Web組件。我在選取好檢視的選項後，按一下 發佈 。Excel 又回到 另存新檔 對話方塊。在此，我使用 我的Web資料夾 瀏覽到我的個人儀表板資料夾。備註：您必須具備coordinator或author的角色，才能在將內容存至個人儀表板網站中。圖9選擇網路位置我按一下 我的網路位置 ，以找尋適合儲存我的個人儀表板工作區的位置。圖10選擇Dashboards資料夾我按了一下Dashboards資料夾。備註：所有的個人儀表板都儲存在Dashboards資料夾之下。圖11選取個人儀表板資料夾現在我要選取適當的個人儀表板資料夾，所以我選擇了gary2資料夾。圖12為我的Web組件取名在確認新Web組件的檔案名稱後，我按了一下 確定 。Excel 會再次顯示 發佈為網頁 對話方塊。圖13完成發佈的過程在我第二次選擇 發佈 後，SharePoint Portal Server會顯示 Web Part Settings 對話方塊。圖14檢視SharePoint Portal Server Web組件設定網頁SharePoint Portal Server 和 Office XP會發現我將檔案儲存到在SharePoint Portal Server工作區的資料夾中，而且不只是一般發佈到Internet上的Web資料夾。SharePoint Portal Server會顯示新Web組件的設定網頁。圖15修改Web組件設定我輸入了Web組件的名稱及詳細描述，並且指定它在網頁上的位置。在輸入這些資訊之後，我按了一下 確定 。當我在Web瀏覽器中重新整理我的個人儀表板網站時，新的Web組件會自動顯示出來。圖16檢視個人儀表板與新自訂的Web組件藉由使用Office XP，使用者可在企業入口網站中使用Web組件來快速且輕易的分享及發佈資訊。 本文件涵蓋的內容，係Microsoft Corporation在本文件出版日對本文件主題所提供的當時資訊。因為Microsoft必須因應市場變化，讀者不應將本文視為Microsoft所提供的承諾；Microsoft亦不保證本文件在出版日之後的準確性。本白皮書僅做資訊提供之用。Microsoft並不對本文件內容提供任何明確或是暗示性的擔保。遵守所有適用之著作權法係使用者的責任。在不限制著作權法所保障之權利的前題下，非經Microsoft Corporation書面許可，您不得為任何目的使用任何形式或方法（包含電子形式、機械形式、影印、記錄或其它方式）複製或傳送本文件之任何部分，也不得將本文件的任何部分儲存或引進任何可再次讀取之系統。 Microsoft可能擁有本文件所提及內容中所含之專利權、專利優先權、商標權、著作權，或是其它智慧財產權。除非Microsoft書面合約中另有說明，否則提供本文件並不授予貴用戶上述專利權、商標權、著作權或其它智慧財產權。文中所例舉之公司、組織、產品、人物及事件皆屬虛構，且無意影射任何公司、組織、產品、人物及事件。 2001 Microsoft Corporation。版權所有。Microsoft, ActiveX, Encarta, MSN, PivotTables, PowerPoint, SharePoint, Visual Basic, Visual Studio, 及 Windows，係Microsoft Corporation在美國及（或）其他國家中的註冊商標或商標。本文件所提及之公司和產品，為該公司或產品各自擁有者所擁有之商標。22使用Microsoft Office XP及 Microsoft SharePoint Portal Server 2001來建置企業入口網站22