公文写作讲座

公 文 写 作 讲 座主 讲 人 ： 卢 洪 涛 主 讲 人 简 介 卢 洪 涛 ， 男 ， 陕 西 师 范 大 学 教 授 ,文 秘 系 主 任 。 主 要 研 究 方 向 为 中 国 现代 文 学 ， 兼 及 公 文 写 作 教 学 与 研 究 。曾 于 1998年 至 2002年 间 主 持 陕 西 省 秘书 职 业 资 格 技 能 鉴 定 工 作 。 一、公文的含义及分类v 1、 什 么 是 公 文 ？ （ 含 义 ）v 公 文 ， 即 公 务 文 书 。 指 各 级 各 类 机 关 、 团体 等 单 位 在 公 务 活 动 过 程 中 ， 依 照 规 定 程序 和 特 定 体 式 形 成 的 、 具 有 法 定 效 力 和 规范 体 式 的 文 字 材 料 ， 是 机 关 单 位 依 法 行 政和 进 行 公 务 活 动 的 重 要 书 面 工 具 。 （ 公 文有 广 狭 二 义 。 其 历 史 沿 革 ， 自 1951年 至2012年 ， 颁 文 计 7次 。 ） v（ 1） 党 政 公 文 ： 2012年 两 办 联 合 颁 发 条例 规 定 党 政 机 关 公 文 共 15种 ：v决 议 、 决 定 、 命 令 、 公 报 、 公 告 、 通 告 、意 见 、 通 知 、 通 报 、 报 告 、 请 示 、 批 复 、议 案 、 函 、 纪 要 。v（ 2） 企 业 事 务 公 文 ： 计 划 、 总 结 、 简 报 、会 议 记 录 、 市 场 调 查 报 告 、 可 行 性 研 究 报告 、 意 向 书 、 投 （ 招 ） 标 书 、 备 忘 录 、 请柬 、 传 真 、 贺 信 、 邀 请 信 、 感 谢 信 、 述 职报 告 、 演 讲 稿 等 。2.公 文 有 哪 些 种 类 二 、 几 个 相 关 概 念l 1、 行 文 关 系 ： 指 发 文 与 收 文 机 关 间 的 关系 ， 它 取 决 于 各 自 的 隶 属 关 系 和 职 权 范 围 。依 据 我 国 现 行 体 制 ， 机 关 单 位 之 间 大 致 有 4种关 系 （ 领 导 、 指 导 、 不 相 隶 属 、 同 级 ） 。l 2、 行 文 方 向 ： 指 公 文 运 行 的 方 向 。 取 决 于行 文 关 系 。 有 上 行 、 下 行 、 平 行 。 l 3、 行 文 方 式 ： 指 公 文 运 行 的 形 式 。 有 逐 级 、多 级 、 越 级 、 直 行 等 。 4、 行 文 规 则 ： 指 公 文 制 发 和 运 行 的 规范 和 准 则 。 大 致 有 下 列 几 项 ：v（ 1） 确 有 必 要 和 讲 求 实 效 的 规 则v（ 2） 依 隶 属 关 系 和 职 权 范 围 行 文 的 规 则v（ 3） 上 行 文 的 规 则v（ 4） 下 行 文 的 规 则v（ 5） 联 合 行 文 的 规 则v（ 6） 部 门 行 文 的 规 则v（ 7） 由 文 秘 机 构 统 一 办 理 的 规 则 三 、 公 文 基 本 格 式 :v 1、 版 头 ： 份 号 、 密 级 和 保 密 期 限 、 紧 急 程 度 、 发 文机 关 标 志 、 发 文 字 号 、 签 发 人 、 分 隔 线 。v 2、 主 体 ： 标 题 、 主 送 机 关 、 正 文 （ 1、 2、 3、 4、5） 、 附 件 说 明 、 署 名 日 期 印 章 、 附 注 、 附 件 。v 3、 版 记 ： 分 隔 线 、 抄 送 机 关 、 印 发 标 记 。 v 印 刷 与 装 订v 格 式 图 示 2 （ 一 ） 公 文 用 纸 采 用 A4型v 公 文 用 纸 采 用 A4型 纸 ， 其 成 品 幅 面 尺 寸 为 ： 210mm 297mmv 公 文 用 纸 天 头 (上 白 边 )为 ： 37mm 1mm v 公 文 用 纸 订 口 (左 白 边 )为 ： 28mm 1mm v 版 心 尺 寸 为 ： 156mm 225mm(不 含 页 码 )（ 二 ） 公 文 印 装 规 范 v 正 文 用 3号 仿 宋 体 字 ， 文 中 如 有 小 标 题 可 用 3号 小 标 宋 体 字 或 黑体 字v 一 般 每 面 排 22行 ， 每 行 排 28个 字 。 v返 回一 、 公 文 用 纸 及 印 装 规 范 标 题 要 素 陕 西 师 范 大 学 关 于 举 办 公 文 写 作 培 训 班 的 通 知 发 文 机 关 介 词 事 由 助 词 文 种 返 回 公 司 关 于 申 请 批 准 建 立 培 训 中 心 的 请 示 报 告 总 公 司 组 建 后 勤 服 务 站 的 申 请 报 告 省 人 民 政 府 关 于 贯 彻 国 务 院 2号 文 件 精 神 的 通 知 工 程 设 计 分 院 院 长 分 工 关 于 表 彰 XXX的 通 知 标 题 制 作 规 则 ： 省 略 要 素 ， 文 号 、 标 点 符 号 不 入 题 4.附 件 说 明 公 文 如 有 附 件 ， 在 正 文 下 空 1行 左 空 2字 用 3号 仿宋 体 字 标 识 “ 附 件 ” ， 后 标 全 角 冒 号 和 名 称 。 附 件如 有 序 号 使 用 阿 拉 伯 数 码 (如 “ 附 件 ：1. ” )； 附 件 名 称 后 不 加 标 点 符 号 。 附 件应 与 公 文 正 文 一 直 装 订 ， 并 在 附 件 左 上 角 第 1行 顶 格标 识 “ 附 件 ” ， 有 序 号 时 标 识 序 号 ； 附 件 的 序 号 和名 称 前 后 标 识 应 一 致 。 如 附 件 与 公 文 正 文 不 能 一 直装 订 ， 应 在 附 件 左 上 角 第 1行 顶 格 标 识 公 文 的 发 文 字号 并 在 其 后 标 识 附 件 (或 带 序 号 )。 返 回 公 文 语 言 的 规 范 化 1.不 能 生 造 、 滥 用 词 语 。 2.不 能 滥 用 描 写 、 抒 情 手 法 。 3.不 能 滥 用 简 称 。 4.数 字 用 法 要 统 一 ， 前 后 要 一 致 。 5.不 能 使 用 不 规 范 的 计 量 单 位 。 6.不 能 滥 用 引 语 。 7.不 能 用 不 规 范 的 方 言 、 口 语 。 8.不 能 滥 用 标 点 。 9.不 能 写 错 别 字 。 返 回 局 研 究 所 关 于 设 立 标 准 化 研 究 室 的 请 示 局 ： 近 年 来 ， 我 所 承 担 着 国 家 下 达 的多 项 标 准 化 研 究 任 务 及 国 家 标 准 草 案的 拟 定 工 作 ， 但 因 没 有 专 门 机 构 ， 不便 最 大 限 度 地 集 中 科 研 力 量 ， 因 而 使研 究 工 作 进 展 缓 慢 ， 主 要 课 题 不 能 正常 进 行 (事 实 依 据 )。 为 此 ， 现 拟 在 本所 内 设 立 标 准 化 研 究 室 (意 图 主 旨 )。该 研 究 室 直 属 我 所 ， 编 制 15人 ， 其 中高 级 职 称 研 究 人 员 7人 ， 中 初 级 职 称 研究 人 员 7人 ， 行 政 秘 书 1人 。 (分 旨 ) 以 上 意 见 当 否 ， 请 予 审 批 。 (意 图主 旨 ) (印 章 ) 二 一 二 年 四 月 二 十 日 以 某 局 研 究 所 的 名 义 拟 一篇 公 文 ， 内 容 主 要 为 向 该 局 提出 请 求 ， 请 其 批 准 在 本 所 内 设立 标 准 化 研 究 室 。 主 要 理 由 是该 所 承 担 着 国 家 下 达 的 多 项 标准 化 方 面 的 研 究 任 务 ， 承 担 着多 项 国 家 标 准 草 案 的 拟 定 工 作 ，但 因 为 没 有 专 门 机 构 集 中 力 量 ，因 而 使 主 要 课 题 不 能 正 常 进 行 ，有 的 则 因 为 同 样 原 因 使 研 究 工作 进 展 缓 慢 。 标 准 化 研 究 室 直属 该 所 ， 编 制 15人 ， 其 中 有 高级 职 称 的 研 究 人 员 7人 ， 中 初级 职 称 的 7人 ， 行 政 秘 书 1人 。 v返 回 公 文 正 文 写 作 的 规 范 化v 会 议 文 体 会 议 于 年 月 日 召 开 ， （ 依 据 ） 会 议 批 准 了 的 ， 并 对 的 表 示 满 意 。 （ 主 旨 ） 会 议 同 意 ， 会 议 赞 成 ， 会 议 认 为 ， 会 议 指 出 ， 会 议 强 调 ， 会 议 号 召 ， （ 分 旨 ）v “ 请 示 性 ” 文 体 近 年 来 ， ， （ 事 实 依 据 ） 根 据 ， （ 理 论 依 据 ） 为 了 ， （ 目 的 主 旨 ） ； 现 ， （ 意 图 主 旨 ） ， 由 ， （ 分 旨 ） 。 请 予 批 准 。 （ 意 图 主 旨 ） 返 回 公 文 正 文 写 作 的 规 范 化v 逐 条 分 段 式 目 前 ， （ 事 实依 据 ） ； 根 ， （ 理论 依 据 ） ； 为 了 ， （ 目 的 主 旨 ） ； 现 决 ， （ 意 图 主 旨 ） 。 具 体 如 下 （ 过渡 句 ） ： 一 、 要 ， 二 、 要 ， （ 分 旨 ）v 返 回 陕 西 省 人 民 政 府 关 于 重 点 建 设 项 目实 行 统 一 征 地 问 题 的 通 知各 市 、 县 （ 区 ） 人 民 政 府 ， 各 地 区 行 政公 署 ， 省 人 民 政 府 各 工 作 部 门 、 各 直 属机 构 ： 为 在 实 施 西 部 大 开 发 战 略 中 加 快 我省 重 点 项 目 建 设 ， 合 理 利 用 和 保 护 土 地资 源 ， 促 进 国 民 经 济 持 续 快 速 健 康 发 展 ,现 就 国 家 和 省 上 确 定 的 重 点 建 设 项 目 实行 统 一 征 地 的 有 关 问 题 通 知 如 下 ： 一 、 实 行 统 一 征 地 的 范 围 二 、 统 一 征 地 的 安 置 、 补 偿 和 造 地 三 、 统 一 征 地 的 有 关 程 序 公 文 正 文 写 作 的 规 范 化公 文 正 文 外 在 基 本 结 构 类 型 ：v 一 段 式 根 据 ， （ 依 据 ） ，为 了 （ 目 的 主 旨 ） ， 现 决 定 ， （ 意 图 主 旨 ） 。 要 ， （ 分 旨 ） 。 v 两 段 式 根 据 ， （ 依 据 ） ，为 了 （ 目 的 主 旨 ） ， 现 决 ， （ 意 图 主 旨 ） 。 要 ， （ 分 旨 ） 。v 返 回 中 华 人 民 共 和 国 国 务 院中 华 人 民 共 和 国 中 央 军 事 委 员 会 公 告 （ 1996年 1月 29日 ） 根 据 中 华 人 民 共 和 国 宪 法 赋 予 中 国 人 民 解放 军 的 使 命 和 中 华 人 民 共 和 国 香 港 特 别 行 政区 基 本 法 关 于 中 央 人 民 政 府 负 责 管 理 香 港 特别 行 政 区 防 务 的 规 定 ， 为 维 护 国 家 的 主 权 、 统一 和 领 土 完 整 ， 保 持 香 港 特 别 行 政 区 的 繁 荣 和稳 定 ， 中 华 人 民 共 和 国 中 央 人 民 政 府 派 驻 香 港特 别 行 政 区 的 部 队 ， 经 过 精 心 准 备 ， 现 己 组 建完 成 。 驻 香 港 部 队 由 中 国 人 民 解 放 军 陆 军 、 海军 和 空 军 部 队 组 成 ， 隶 属 中 华 人 民 共 和 国 中 央军 事 委 员 会 领 导 ， 这 支 部 队 将 于 1997年 7月 1日零 时 正 式 进 驻 香 港 。 中 央 人 民 政 府 派 驻 香 港 特别 行 政 区 负 责 防 务 的 军 队 不 干 预 香 港 特 别 行 政区 的 地 方 事 务 。 香 港 特 别 行 政 区 政 府 在 必 要 时 ，可 向 中 央 人 民 政 府 请 求 驻 军 协 助 维 持 社 会 治 安和 救 助 灾 害 。 驻 军 人 员 除 须 遵 守 全 国 性 的 法 律外 ， 还 须 遵 守 香 港 特 别 行 政 区 的 法 律 。 驻 军 费用 由 中 央 人 民 政 府 负 担 。 公 文 正 文 写 作 的 规 范 化公 文 正 文 外 在 结 构 与 公 文 正 文 内 在 要 素 的 相 互 关 系公 文 正 文 内 在 要 素 : v 主 旨 ： 公 文 最 主 要 的 意 义 和 目 的 。 回 答 “ 干 什 么 ” 类 型 ： 目 的 主 旨 意 图 主 旨 v 依 据 ： 公 文 主 旨 提 出 和 成 立 的 理 由 和 根 据 。 回 答 “ 为 什 么 ” 如 此 干 类 型 ： 理 论 依 据 事 实 依 据 v 分 旨 ： 具 体 的 说 明 “ 怎 么 样 ” 干 的 问 题 。 类 型 ： 办 法 事 项 返 回 行 政 公 文 特 定 格 式 （ 一 ）X X 市 人 民 政 府 机 密 X年 XX函 2012 X号特 急 关 于 X X X X 的 函X X X X : X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 附 件 ： 1、 X X X X 2、 X X X X 二 0一 二 X年 X月 行 政 公 文 特 定 格 式 （ 二 ） XX市 人 民 政 府 专 题 会 议 纪 要 （ 2012年 第 X号 ） X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 已 发 ： X X X X， X X X X X， X X X X X， X X X X X X X X市 人 民 政 府 办 公 厅 20 X X 年 X 月 X日 印 发 行 政 公 文 特 定 格 式 （ 三 ） XX市 人 民 政 府 令第 X号 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。 市 长 ： X X X 二 0 X X年 X月 X日 公 文 体 式 的 规 范 化三 、 公 文 主 体v 1.公 文 标 题 红 色 反 线 下 空 2行 ， 2号 小 标 宋 体 字 。v 2.主 送 机 关 标 题 下 空 1行 ， 左 侧 顶 格 3号 仿 宋 体 字 标 识 ， 回 行 时 仍 顶 格 。v 3.公 文 正 文 数 字 、 年 份 不 能 回 行 。 v 4.附 件 在 正 文 下 空 1行 左 空 2字 用 3号 仿 宋 体 字 标 识 “ 附 件 ” ， 后 标 全 角 冒 号 和 名 称 。v 5.成 文 日 期 用 汉 字 将 年 、 月 、 日 标 全 ； “ 零 ” 写 为 “ ” 。v 6.公 文 生 效 标 识 （ 1） 单 一 发 文 印 章 单 一 机 关 制 发 的 公 文 在 落 款 处 不 署 发 文机 关 名 称 ， 只 标 识 成 文 日 期 。 成 文 日 期 右 空 4字 ； 加 盖 印 章 应上 距 正 文 1行 之 内 。 采 用 下 套 方 式 和 中 套 方 式 。 （ 2） 联 合 行 文 印 章 返 回 6.公 文 生 效 标 识 返 回6.1 单 一 发 文 印 章 单 一 机 关 制 发 的 公 文 在 落 款 处 不 署 发 文 机 关 名 称 ， 只 标 识 成 文 日 期 。 成 文 日期 右 空 4字 ； 加 盖 印 章 应 上 距 正 文 1行 之 内 （ 2-4mm） ， 端 正 、 居 中 下 压 成 文 日期 ， 印 章 用 红 色 。 当 印 章 下 弧 无 文 字 时 ， 采 用 下 套 方 式 ， 即 仅 以 下 弧 压 在 成 文 日 期 上 ； 当 印 章 下 弧 有 文 字 时 ， 采 用 中 套 方 式 ， 即 印 章 中 心 线 压 在 成 文 日 期 上 。 6.2 联 合 行 文 印 章 当 联 合 行 文 需 加 盖 两 个 印 章 时 ， 应 将 成 文 日 期 拉 开 ， 左 右 各 空 7字 ； 主 办 机关 印 章 在 前 ； 两 个 印 章 均 压 成 文 日 期 ， 印 章 用 红 色 。 只 能 采 用 同 种 加 盖 印 章 方式 ， 以 保 证 印 章 排 列 整 齐 。 两 印 章 间 互 不 相 交 或 相 切 ， 相 距 不 超 过 3mm。 当 联 合 行 文 需 加 盖 3个 以 上 印 章 时 ， 为 防 止 出 现 空 白 印 章 ， 应 将 各 发 文 机 关名 称 (可 用 简 称 )按 加 盖 印 章 顺 序 排 列 在 相 应 位 置 ， 并 使 印 章 加 盖 或 套 印 在 其 上 。主 办 机 关 印 章 在 前 ， 每 排 最 多 排 3个 印 章 ， 两 端 不 得 超 出 版 心 ； 最 后 一 排 如 余 一个 或 两 个 印 章 ， 均 居 中 排 布 ； 印 章 之 间 互 不 相 交 或 相 切 ； 在 最 后 一 排 印 章 之 下 右 空 2字 标 识 成 文 时 间 。 6.3 特 殊 情 况 说 明 当 公 文 排 版 后 所 剩 空 白 处 不 能 容 下 印 章 位 置 时 ， 应 采 取 调 整 行 距 、 字 距 的 措施 加 以 解 决 ， 务 使 印 章 与 正 文 同 处 一 面 ， 不 得 采 取 标 识 “ 此 页 无 正 文 ” 的 方 法解 决 。 7.附 注 公 文 如 有 附 注 ， 用 3号 仿 宋 体 字 ， 居 左 空 2字 加 圆 括 号 标 识 在 成 文 日 期 下 1行 。 四 、 版 记 （ 文 尾 ） 格 式 1.抄 送 机 关 公 文 如 有 抄 送 机 关 ， 在 主 题 词 下 1行 ， 左 空 1字 ， 用 3号 仿 宋 体 字 标 识“ 抄 送 ” ， 后 标 全 角 冒 号 ； 抄 送 机 关 间 用 逗 号 隔 开 ， 回 行 时 与 冒 号 后 的 抄送 机 关 对 齐 ； 在 最 后 一 个 抄 送 机 关 后 标 句 号 。 如 主 送 机 关 移 至 主 题 词 之 下 ，标 识 文 法 同 抄 送 机 关 。 2.印 发 机 关 和 印 发 日 期 位 于 抄 送 机 关 之 下 (无 抄 送 机 关 在 主 题 词 之 下 )占 1行 位 置 ； 用 3号 仿 宋 体字 。 印 发 机 关 左 空 1字 ， 印 发 日 期 右 空 1字 。 印 发 日 期 以 公 文 付 印 的 日 期 为准 ， 用 阿 拉 伯 数 码 标 识 。 3.版 记 中 的 反 线 版 记 中 各 要 素 之 下 均 加 一 反 线 ， 宽 度 同 版 心 。 返 回4.版 记 的 位 置 版 记 应 置 于 公 文 最 后 一 面 ， 版 记 的 最 后 一 个 要 素 置 于 最 后 一 行 。 五 、 页 码 用 4号 半 角 白 体 阿 拉 伯 数 码 标 识 ， 置 于 版 心 下 边 缘 之 下 一 行 ， 数 码 左 右 各放 一 条 4号 一 字 线 ， 一 字 线 距 版 心 下 边 缘 7mm。 单 页 码 居 右 空 1字 ， 双 页 码居 左 空 1字 。 空 白 页 和 空 白 页 以 后 的 页 不 标 识 页 码 。