合同评审制度

合同评审制度1、目的识别客户的需求和期望并与客户进行有效的沟通，确保产品满足顾客和相关法律法规的要求，确保合同 / 订单的正常履行。2、适用范围适用对顾客要求的识别，对合同 / 订单的评审及与顾客的沟通。3、职责3.1 业务员负责识别顾客的要求，并组织合同 / 订单的评审并与顾客沟通。3.2 相关职能部门配合合同的评审及合同的履行。4、工作程序4.1.1 业务员通过市场调研、顾客来电、来函、来人提出的要求以及与客户签订销售合同、协议等多种渠道和采用多种形式，识别和确定客户的要求。与产品有关的要求包括以下内容：a. 顾客规定的要求（产品编号、品名规格、数量、价格、接收标准等）品交付要求（如运输方式、交付期、包装要求等）和交付后的服务等要求。b. 顾客虽然没有明示，但吉它玩具规定的用途或已知和预期用途所必需的产品要求。c. 与产品有关的法律、 法规和产品标准要求以及公司确定的任何附加要求。4.1.2 当本公司接到客户的合同意向时，业务员主动接待并与客户沟通有关报价及草签合同（包括口头意向、传真）的事宜。4.2 与产品有关要求的评审本公司销售合同均为书面形式，具体形式有：销售合同、订单。应在向顾客做出提供产品的承诺之前进行 (如接受合同或订单及接收合同或订单的更改) ，每份合同 / 订单在接收前均应得到评审。4.2.2 合同分类本公司销售合同分为常规合同和特殊合同二类。常规合同指技术质量要求符合国家、行业标准、顾客要求，并且公司以前生产过的有能力满足顾客要求的产品。a) 特 殊合同指常规合同范围以外的公司未生产过的产品。4.2.3 评审方式1)常规合同评审业务员对每一份合同 / 订单进行评审， 当涉及生产能力或交货期时应与生产部及时沟通。并经总经理批准后，在合同上盖公司印章。2) 特殊合同评审a)业务员召集生产部、检验科、车间等有关部门的负责人，对合同 /订单 中识别和确定的任何要求进行会议评审。b) 会议评审须填写“合同评审表” ，记录需采取的任何措施，参会人员签字并由总经理批准。4.2.4 合同 / 订单评审要求a) 产品要求得到规定；b) 任何与合同 / 订单不一致的要求均已得到解决；c) 公司具有满足合同要求的能力。d) 各项要求都有明确规定并形成文件(销售合同 / 订单、技术协议) 。4.3 销售合同的实施a) 合同评审后，业务员向各车间发出生产通知。b) 各部门接到生产通知后，进行生产前的各项准备。c) 生产部负责技术准备。d) 采购员实施材料采购的准备。1.4 与顾客沟通1.4.1 业务员应对以下有关方面实施与顾客沟通：a) 向顾客介绍本公司产品的有关信息及顾客对产品要求的信息；b) 答复顾客问询及合同或订单的处理，包括对其的修改；c) 及时有效地处理顾客反馈意见，包括顾客抱怨，保持处理记录。1.4.2 本公司提出的合同修改由业务员将修改的内容及时与客户联系，达成共识，征得客户同意后形成记录。1.4.3 客户提出的合同修改，由业务员进行重新评审。1.4.4 合同修改经双方确认后，业务员应将修改的内容及时传递到有关部门。1.5 业务员建立销售台帐，掌握合同信息及履行情况，并通过协调来保证合同的履行。1.6 业务员负责对客户的联络与协调，收集客户对本公司产品的满意程度，并进行分析，按顾客顾客满意度监测指导书的规定实施控制。1.7 业务员保存合同 / 订单、合同评审记录及评审所引起的措施的记录。5 相关文件生产管理制度顾客满意度监测指导书6 质量记录及表式合同台帐合同评审表出货清单附加说明：批准人 / 日期：本文件编制人/ 日期： 审核人 / 日期：本文件由管理者代表负责解释 4